Geen categorie

Hoe stel je een Programma van Eisen op voor Softwareselectie

door

Hoe stel je een Programma van Eisen op voor Softwareselectie

Bij het kiezen van de juiste software voor je bedrijf of organisatie kan het opstellen van een goed doordacht “Programma van Eisen” (PvE) een waardevolle tool zijn. Let wel op, als je het PvE niet goed opstelt kan het juist ook zorgen voor veel verwarring, vertraging en mogelijk een mislukte implementatie.

In deze blog  bespreken we een aantal basisstappen voor het opstellen van een succesvol PvE. Als aanvulling kun je onze gratis “PvE Do’s en Dont’s” downloaden op basis van een aantal praktijksituaties die we als softwareleverancier regelmatig tegenkomen. 

Wat is een Programma van Eisen (PvE)?

Een PvE is een document dat de specifieke eisen, verwachtingen en doelen van je organisatie vastlegt met betrekking tot de nieuwe software (én de leverancier). Het fungeert als een leidraad voor zowel jou, als de potentiële softwareleveranciers.

Een PvE bevat een gedetailleerde lijst van wat je verwacht van de software, inclusief functies, prestaties, integraties en andere relevante criteria. Een goed PvE bevat ook informatie over je bedrijfsprocessen, gebruikersbehoeften en budgettaire beperkingen. Zie het als een uitgebreide en onderbouwde boodschappenlijst!

Hoe stel je een PvE op?

Als je nog nooit een programma van eisen hebt opgesteld is het moeilijk te weten waar je moet beginnen. Als softwareleverancier zien we iedere dag PvE’s voorbijkomen en de kwaliteit daarvan is heel erg wisselend. Daarom hebben we hieronder een eenvoudig stappenplan opgesteld om goed van start te gaan met het opstellen van een PvE.

1. Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en doelstellingen

Breng de belangrijkste belanghebbenden binnen je organisatie samen, zoals gebruikers, managers en IT-personeel (of je externe leverancier). Definieer duidelijk de doelstellingen en het beoogde nut van de nieuwe software. Wat wil iedereen bereiken met de software en wanneer? Vaak is het ook een goed idee om vast in kaart te brengen waarom het traject gestart wordt door een huidige en gewenste situatie in kaart te brengen. 

2. Inventariseer en prioriteer eisen en wensen

Vervolgens kun je bepalen welke eisen en wensen er zijn om de doelen te bereiken. Hiervoor stel je het PvE op, dit kan zo simpel zijn als een spreadsheet met daarin een gecategoriseerde lijst aan eisen en wensen. Het kan nooit kwaad om hier meer context bij te geven in de vorm van procesomschrijvingen of stroomdiagrammen. Hierdoor kunnen leveranciers beter zien wat de uiteindelijke verwachting is.

TIP: Probeer alle eisen en wensen zo concreet mogelijk te verwoorden met wat het voor jouw organisatie moet opleveren, zonder zelf alvast een oplossing te bedenken. Als je de oplossing openlaat geef je de leveranciers de ruimte om hierin mee te denken.


Werk samen met alle belanghebbenden om de eisen en wensen voor de nieuwe software te inventariseren. Dit kunnen technische, functionele en niet-functionele vereisten zijn. Maak voor je overleg met collega’s alvast een geraamte voor alle wensen met de mogelijke categorieën en prioriteiten die je wil geven, zodat je tijdens het overleg niet vertraagd wordt.

Prioriteer de eisen en wensen op basis van hun belang voor het bereiken van de doelstellingen. Voor de indeling van prioriteiten kun je gebruikmaken van een MoSCoW analyse. Hierbij deel je de prioriteiten in op basis van 4 categorieën: Musthave, Should have, Could have en Won’t have. Dit geeft je handvaten om de afweging tussen leveranciers op te baseren. 

TIP: Zorg ervoor dat de eisen en wensen meetbaar, specifiek en haalbaar zijn. Gebruik indien mogelijk kwantitatieve criteria. Zo weet je zeker dat alle betrokkenen op één lijn zitten met betrekking tot het gewenste resultaat en de oplevertermijn. 

3. Valideer en verfijn de eisen en wensen

Bespreek de eventueel conflicterende eisen en wensen met belanghebbenden om ervoor te zorgen dat ze volledig begrepen en geaccepteerd worden. Verfijn de vereisten op basis van de feedback en inzichten die je ontvangt. Het kan zeker slim zijn om in dit stadium het PvE eens voor te leggen bij één of meer potentiële leveranciers en te vragen om feedback. Wellicht stellen zij vragen die je niet op voorhand had verwacht. Met deze informatie kun je vervolgens je PvE finetunen. 

4. Benader leveranciers

Als je PvE compleet is, kun je van start gaan met het benaderen van leveranciers. In onze blog over hoe je een software selectie start hebben we al kort benoemd waarom het niet verstandig is om in één keer een hele grote lijst leveranciers aan te schrijven.

Verder is het handig om vooraf goed na te denken hoe je de communicatie met leveranciers gaat stroomlijnen en plannen. Denk aan onderdelen zoals:

  • Het uitzetten van je PvE bij leveranciers
  • De vastlegging van reacties op je PvE
  • Communicatie richting selectie leveranciers voor demonstraties
  • Plannen van de demo’s met de betrokken interne medewerkers
  • Communicatie richting de afgevallen leveranciers

Een programma van eisen kan je organisatie ontzettend helpen bij het succesvol selecteren van een softwarebedrijf. Echter zijn er ook veel manieren waarop het je juist kan tegenwerken of onnodig veel tijd kan kosten. Bekijk onze verzameling met Do’s en Dont’s voor het opstellen van een PvE om een aantal van deze valkuilen te ontwijken. Deze lijst hebben we voor jou op gesteld op basis van de vele PvE’s die we voorbij zien komen als softwareleverancier.

Wil jij graag nog even sparren over jouw eisen en wensen, voordat je begint aan het opstellen van een document? Neem gerust contact op met ons en dan denken we graag met je mee!

Download onze

Do's & dont's

Het opstellen van een programma van eisen doe je waarschijnlijk niet dagelijks, daarom des te belangrijker om je goed voor te bereiden. Met onze lijst aan do’s en don’t navigeer je om de valkuilen naar een succesvolle softwareselectie!

  • Op basis van 15 jaar ervaring als softwareleverancier
  • Makkelijk te begrijpen en zonder vaktaal
  • Direct toe te passen op jouw softwareselectie

 

088 059 0000
contact@compenda.nl

Download de gratis lijst nu!

Download onze

Gratis Gids

Het opstellen van een programma van eisen doe je waarschijnlijk niet dagelijks, daarom des te belangrijker om je goed voor te bereiden. Met onze lijst aan do’s en don’t navigeer je om de valkuilen naar een succesvolle softwareselectie!

  • Op basis van 15 jaar ervaring als softwareleverancier
  • Makkelijk te begrijpen en zonder vaktaal
  • Direct toe te passen op jouw softwareselectie

 

088 059 0000
contact@compenda.nl

Neem contact op met Luuk

Is Compenda ook interessant voor jou?

We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken. 

Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in jouw zoektocht. Bel hem direct óf vul ons contactformulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op. 

Bel direct

* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure!

CRM software: een goed begin is het halve werk!

door

CRM software: een goed begin is het halve werk!

Klantrelaties vormen de kern van elk succesvol bedrijf. Het kiezen van een CRM-systeem dat past bij jouw bedrijf is daardoor ook erg belangrijk. Maar waar begin je? In deze blog gaan we dieper in op de te nemen stappen om de meest geschikte CRM-software voor jouw bedrijf te selecteren.

1. Inventariseer je doelen, budget en planning

Het begint allemaal met een duidelijke visie. Voordat je enthousiast begint met het bekijken van softwareopties, is het van essentieel belang om je doelen, budget en planning te definiëren. Dit vormt het fundament van je CRM-software selectieproces.

Marktverkenning
Neem de tijd om de markt te verkennen, voordat je in de diepte duikt. Je kunt zelfs contact opnemen met leveranciers en je doelen voorleggen. Vaak denken leveranciers graag met je mee, omdat het ook simpelweg hun hobby is (wel die van ons in ieder geval😉). Een leverancier kan je helpen je wensen scherper te krijgen en te voorkomen dat je zelf een oplossing bedenkt die niet past bij je probleem. Daarbij weten ze de juiste hedendaagse terminologie waarmee jij vervolgens de boer op kunt tijdens je zoektocht.

Als je aangeeft dat je aan het begin van dit proces zit en aan het oriënteren bent, weet de leverancier ook waar hij aan toe is en wordt je niet wekelijks gevraagd of je al een beslissing genomen hebt.

Planning
Maak een duidelijke planning voor de implementatie van de nieuwe oplossing. Werk vanuit je gewenste startdatum terug naar het heden. Houd echter ook rekening met enige flexibiliteit, omdat projecten vaak onvoorziene uitdagingen met zich meebrengen. Omdat je altijd te maken hebt met een veelvoud aan betrokken mensen en organisaties, heb je simpel weg niet overal controle over. Probeer ook intern tijd in te plannen voor de implementatie, je zult voor een goede implementatie hoe dan ook zelf informatie moeten gaan aanleveren aan de softwarepartner.  

2. Stel een programma van eisen op

Als je op zoek bent naar standaard software (in plaats van maatwerk), zul je merken dat de software nooit helemaal aansluit op jouw bedrijf of proces. In sommige situaties is dan wel een stukje aanpassing mogelijk, maar het kan zijn dat dat tijd en soms ook geld kost. Daarom is het belangrijk om je eisen en wensen goed in kaart te brengen en prioriteiten te stellen.

Het opstellen van een programma van eisen (PvE) kan hierbij helpen. Hierin breng je alle eisen en wensen van interne belanghebbenden in kaart, zodat je geen cruciale functionaliteit mist. Een PvE is niet voor ieder selectieproces nodig, maar het kan je wel helpen met het verduidelijken van je doelen, prioriteiten en het vergelijken van leveranciers. Daarnaast geeft het je leverancier (indien je het goed opstelt) een duidelijk beeld van wat je nodig hebt en een basis voor een demonstratie.

Lees onze blog over het opstellen van een PvE voor meer gedetailleerde informatie over hoe je een dergelijk document opstelt, zodat je beslagen ten ijs komt.

3. Neem contact op met leveranciers

Nu je een duidelijk PvE in handen hebt, kun je leveranciers benaderen om te reageren op jouw eisen en wensen. Voordat je enthousiast je PvE gaat rondsturen, hebben we nog een aantal tips om dit proces soepel te laten verlopen:

Maak een voorselectie
Als je je PvE goed hebt opgesteld weet je ook waar je op kunt zoeken én waar je grenzen liggen. Is een koppeling met een andere applicatie voor jou essentieel, dan kun je beginnen te zoeken op de website van die specifieke applicatie. Vaak is er een pagina aanwezig met een lijst van koppelpartners. Heb je een klein budget, dan is prijs iets om op te letten in je voorselectie. Het heeft geen zin om bedrijven aan te schrijven die ver boven je beschikbare budget liggen.

Selectief benaderen
In plaats van direct alle leveranciers op je lijst te benaderen, is het vaak verstandiger om eerst slechts enkele geselecteerde leveranciers uit te nodigen om te reageren op je PvE. Hierdoor voorkom je een overweldigende hoeveelheid reacties en onvoorziene vragen die je moet beantwoorden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je PvE nog onduidelijkheden bevat. Deze methode geeft je de kans om dit op te lossen, voordat je een grotere groep softwarebedrijven aanschrijft.

Gesprekken en demonstraties
Demonstraties kosten jou en de leverancier relatief veel tijd, maak er dus goed gebruik van. Zorg ervoor dat je leverancier jouw proces goed begrijpt en in staat is om de demo zo goed mogelijk aan te laten sluiten op je gewenste situatie. Het helpt hierbij om samen met de leverancier nog eens telefonisch door het PvE heen te lopen om iets meer context te geven bij de wensen. Leg vervolgens goed vast welke software voldoet aan welke wensen en maak verslagen van de demonstraties of gesprekken die je gehad hebt.

Zorg vervolgens dat je de demonstratie plant met bij voorkeur alle beslissingsbevoegde belanghebbenden binnen je organisatie. Zo voorkom je dat het traject stagneert, omdat het belang en voordeel van de oplossing niet duidelijk is bij degene die de beslissing moet nemen.

4. Conclusie

De keuze voor CRM-software gaat niet over één nacht ijs. De keuze heeft immers effect op je volledige organisatie en gaat over een samenwerking van meerdere jaren. Daarom is het belangrijk dat je dit proces zorgvuldig aanpakt. 

Wil je eens sparren over je eisen en wensen? Neem gerust contact met ons op we gaan graag met je in gesprek!

Neem contact op met Luuk

Is Compenda ook interessant voor jou?

We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken. 

Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in jouw zoektocht. Bel hem direct óf vul ons contactformulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op. 

Bel direct

* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure!

Ureninschattingen maken voor projecten, waar moet je op letten?

door

Een (potentiële) klant komt bij jouw bedrijf met een opdracht. Na het gezamenlijk besproken te hebben ben je ervan overtuigd dat deze past bij jouw dienstverlening. Nu stelt de klant jou vervolgens de vraag: “Hoeveel gaat het mij kosten?”. 

Als je in de dienstverlenende sector werkzaam bent, weet je ongetwijfeld hoe lastig het is om tot een sluitende ureninschatting te komen voor een project. Helemaal als je te maken hebt met diverse externe variabelen die invloed kunnen hebben op de urenbesteding. In deze blog geven we je een paar tips op basis van de ervaring die wij door de jaren heen hebben opgedaan uit eigen projecten en die van onze klanten.

Het belang van een goede uren inschatting

Of je nu op nacalculatie of op basis van een fixed-price werkt, het inschatten van je uren is een belangrijk onderdeel van je prijsbepaling. Werk je op nacalculatie dan is je klant erbij gebaat dat ze weten wat de opdracht ze ongeveer gaat kosten en geeft een goede inschatting ook een indicatie van de doorlooptijd. Voor jezelf is een accurate inschatting niet alleen belangrijk voor de planning, maar ook om ervoor te zorgen dat je niet meer tijd moet besteden dan ingeschat. 

Fixed price projecten
Als je voor een fixed-price werkt is een goede inschatting misschien nog wel belangrijker. Bij een te lage inschatting snijd je namelijk direct in je eigen uurtarief en dus de netto winst van het project. 

Het is dan ook belangrijk om vooraf duidelijk te hebben wat de ‘Scope’ van de opdracht is. Heb je te maken met veel externe factoren en onduidelijkheid overweeg dan om te werken op basis van nacalculatie. Mocht dit niet mogelijk zijn, zorg dan dat je de kaders heel duidelijk op papier zet en doorspreekt. 

Als je voor de opdracht weinig te maken hebt met externe factoren en goede controle hebt over de tijdsbesteding, is een fixed price een goede manier om de klant zekerheid te bieden over projectkosten.

Uren inschatten is makkelijker met een scherpe scope

De allereerste stap is om vóór aanvang van het project goed te inventariseren naar wat er precies moet gebeuren. Wat “omvat” het project en waar liggen de grenzen, dit wordt ook wel de scope genoemd. Wees ook niet bang om hierover kritisch te zijn richting je klant en hen gerichte vragen te stellen die jouw beeld van het gewenste resultaat verscherpen.

TIP: Gebruik cases van vorige projecten om de juiste vragen te bedenken voor een nieuwe aanvraag.

Stel iemand vraagt je “Hoeveel kost het om een fiets voor mij te maken?”, dan is het mogelijk dat je beide een ander beeld hebt van wat het resultaat moet zijn. Daarom is is het belangrijk  om door te vragen tot je beiden helder hebt wat de scope van het project is. Welk materiaal?, wat wil je ermee kunnen?, hoeveel versnellingen?, welke kleur?, welk ontwerp? en meer. Ga van algemeen tot gedetailleerd en zie een “vaag” antwoord van de klant als een teken om nóg meer door te vragen. 

Voor een complex project waarbij het eindproduct niet zo concreet is als een fiets is het des te belangrijker om de scope vooraf haarscherp in beeld te krijgen.

TIP: Definieer ook wat er NIET bij het project hoort als er een reële kans bestaat dat hierover anders misverstanden ontstaan.

Door de scope scherp op te stellen verklein je de kans op “scope-creep” gedurende het project. Dit houdt in dat er tijdens het project extra functies gevraagd worden die buiten de definitie van de scope vallen. Als je dit niet goed bewaakt, groeit je project (vaak door goedbedoeld enthousiasme van de klant) uit tot overschrijding van je budget. 

Heb je de scope vooraf goed gedefinieerd kun je eenvoudig zeggen: “Nee dit valt niet binnen de scope.”. Wil de klant het echt in de eerste versie betrekken, kun je de definitie aanpassen maar dan is een aanpassing in je inschatting ook geen nare verassing. Vervolgens kan in goed overleg alsnog gekozen worden om de wens uit te voeren als ‘meerwerk’ of in een volgend project. Eventueel zou je hier voor aanvang al afspraken over kunnen maken om verrassingen te voorkomen. 

Houd je scope klein of breek het in stukjes

Een manier om projecten overzichtelijk te houden is om de scope van je project zo klein mogelijk te houden (indien mogelijk). Hoe kleiner de scope, des te makkelijker de inschatting accuraat te maken is. Ook verlaag je hiermee het risico als er toch nog iets misloopt. Dit is nog belangrijker bij projecten waarin je zelf nog niet al te veel ervaring hebt opgedaan.

Een begrip dat wij regelmatig voor maatwerk trajecten gebruiken is een MVP. Dit staat voor Minimum viable product; het minimale eindresultaat dat je nodig zou hebben om waarde te kunnen bieden aan de eindgebruiker. Hiermee houd je je project klein en kun je in de toekomst doorontwikkelen met nieuwe projecten voor extra gewenste “producteigenschappen” die in eerste instantie niet noodzakelijk zijn.

Analyseer en evalueer projecten

Eenmaal gestart is het belangrijk om tijdens het project een duidelijke urenregistratie bij te houden. Zo wordt het na afloop eenvoudig om te zien hoe de opdracht gelopen is ten opzichte van de inschatting. Heb je minder tijd nodig gehad dan ingeschat dan kan je hier bij een volgende inschatting rekening mee houden om een scherper aanbod te doen. Heb je meer tijd besteedt dan ingeschat probeer dan na te gaan waar dit aan gelegen heeft zodat je hier een volgende keer rekening mee kunt houden. 

Het klinkt voor de hand liggend, maar veel bedrijven hebben hier veel moeite mee. Het registreren van de uren is vaak een struikelblok voor medewerkers, goede urenregistratie software helpt hierbij.

Ga niet enkel uit van goodflow

Dat jij een fiets kunt maken in 16 uur is mooi, maar wat nou als er iets fout gaat in de levering van benodigde materialen? Of als een van je leveranciers ineens geen tijd voor je heeft. Wat doe je dan met de tijd die je nodig hebt om dit recht te zetten? Heb je dit vooraf ingecalculeerd of ben je enkel uitgegaan van de situatie waarin alles gladjes verloopt?

Vooral bij grotere projecten is het belangrijk om dit soort risico’s goed in kaart te brengen en hier in je inschattingen rekening mee te houden. Een probleem met een leverancier kan al gauw veel van je budget opslokken.

Mocht een risico niet binnen jouw eigen invloed liggen, kun je er ook voor kiezen het niet in je inschatting mee te nemen maar er wel een voorwaarde aan te koppelen. Zo hebben wij bijvoorbeeld wel eens een IT leverancier of andere derde partij nodig voor de uitrol van maatwerk. Als alles goed gaat zou het ons x uren kosten, maar we zetten er op offerte dan vaak ook bij dat dit op voorwaarde is dat de derde partij goed bereikbaar is en ons toegang verleent tot de benodigde infrastructuur.

Mocht er dan onverhoopt een probleem ontstaan, kunnen we de klant hiernaar verwijzen. Wij proberen dit ook altijd mondeling vooraf met de klant te bespreken om te voorkomen dat het overkomt alsof we het enkel “in de kleine lettertjes” zetten.

Beter te veel uren geschat dan naar verrast

In lijn met het vorige punt is het vaak beter om je inschatting niet te strak te doen en altijd rekening te houden met risico’s die je niet vooraf kunt afdekken. Een zekere marge is hierin altijd belangrijk. Het is beter om een klant te verassen met een lager uitvallende factuur, dan om hem te moeten bellen omdat je het budget naar verwachting gaat overschrijden. Als dit leidt tot discussies, zorgt het enkel voor meer verloren tijd en frustratie.

Al met al is het maken van een ureninschatting een stuk lastiger dan het lijkt. Het is ook iets dat je niet altijd volledig zuiver kunt doen. Zorg vooral dat je inschatting altijd goed doordacht is. Probeer echter voor kleinere projecten ook niet ieder risico af te vangen. Iedereen kan fouten maken en meestal heeft de klant er ook begrip voor als je door onvoorziene omstandigheden iets over je inschatting heen gaat.

Weersta de neiging te snijden in je ureninschatting

Als je eenmaal een ureninschatting gedaan hebt en hij valt hoger uit dan de klant verwacht kun je wel eens op weerstand stuiten. Dooddoeners als “maar x hoeft toch niet zóveel tijd te kosten” gaan soms door merg en been. Helemaal als je met trots een prachtig voorstel hebt gepresenteerd.

Vaak gebeurt dit vooral bij relaties met wie je nog geen zaken hebt gedaan. Probeer echter de neiging te weerstaan om je inschatting in uren te verlagen om een akkoord te krijgen. Ervan uitgaande dat je een eerlijke inschatting hebt gemaakt is dit simpelweg niet mogelijk. Dit zou ten koste kunnen gaan van de kwaliteit van je werk en daar is niemand bij gebaat. 

Als je de inschatting verlaagt laat je ook zien dat je eerste inschatting dus eigenlijk hoger dan nodig was, wat alleen maar ten koste gaat van het vertrouwen van de klant. Vindt je klant het echt te duur, kijk dan of er onderdelen van de opdracht weggelaten kunnen worden om zo geld te besparen. 

Uiteindelijk blijft het altijd een kwestie van vertrouwen van beide kanten. Als jij netjes je urenregistratie bijhoudt, kunt specificeren en hier duidelijk over communiceert heeft de klant er geen reden voor om je te wantrouwen. Als dit wel het geval is, kun je je ook afvragen of dit een klant is waar je zaken mee wilt doen, je kunt altijd zelf nee zeggen.

Hoe wij je verder kunnen helpen

Vanuit Compenda bieden wij één softwareoplossing aan om zowel je inschatting netjes op offerte te krijgen, als je urenregistratie tijdens het project bij te houden. Zodra je klant de offerte (eventueel digitaal) heeft ondertekend, kun je deze gemakkelijk omzetten naar een project. Hierdoor zijn de budgetten gelijk inzichtelijk zijn bij het schrijven van je uren. Deze uren (of je fixed-price) zet je vervolgens met een druk op de knop op factuur. Achteraf check je hoe je project gelopen is versus de vooraf beoogde planning, zodat je inschattingen in de toekomst steeds zuiverder worden.

Neem contact met ons op om eens te zien hoe dit voor jouw organisatie zou kunnen werken!

Neem contact op met Luuk

Vragen? Geen probleem!

We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken. 

Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in jouw zoektocht. Bel hem direct óf vul ons contactformulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op. 

Bel direct

* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure!

Is jouw bedrijf CRM in Excel aan het ontgroeien?

door

Het is natuurlijk super om tijdens de start van je bedrijf te werken vanuit Excel om informatie over klanten, uren en projecten bij te houden. Maar ben jij aan het groeien en is het eigenlijk niet meer goed bij te houden op deze manier? Dan is het tijd voor de volgende stap! Je merkt dit al gauw aan zaken als:

  • Niet precies meer weten in welk bestand welke gegevens staan
  • Gegevens kwijt raken of verschillen per “versie” van het Excelbestand
  • Veel moeten overtypen of kopiëren/plakken tussen bestanden en applicaties
  • Weinig inzicht hebben in wat er speelt binnen jouw organisatie en bij je klanten
  • Overzicht kwijtraken over welke gegevens waar staan

CRM in Excel hoeft niet verkeerd te zijn

Natuurlijk zijn er genoeg organisaties die hun CRM ook in tijden van groei prima in Excel kunnen blijven doen. Dit is tevens afhankelijk van de rest van je bedrijfsproces en software landschap. Maar als je eerlijk tegen jezelf bent en merkt dat je tegen één van de bovenstaande symptomen aanloopt, wordt het wellicht tijd om eens te kijken wat er verder mogelijk is.

Van CRM in Excel naar een systeem dat bij jou past

Stel je hebt het gevoel dat je klaar bent voor een CRM-systeem binnen jouw organisatie, dan is het zaak dat je goed kijkt wat de beste volgende stap is. Als je je gaat oriënteren kan het best zijn dat je nog niet precies weet wat je wilt of nodig hebt.

Ons advies is om in dit geval te gaan kijken bij meerdere leveranciers die bereid zijn met jou hierover in gesprek te gaan en eventueel ook een demo wil geven toegepast op jouw proces. Zo krijg je een beeld van hoe het voor jou in de praktijk kan gaan werken. Vaak is een niet-ingerichte “gratis proberen” demo-omgeving dan een beetje zonde van de tijd. Deze zijn vaak succesvoller wanneer je al met een CRM-systeem ervaring hebt óf al een persoonlijke demo gehad hebt.

Softwareleveranciers hebben dit pad vaker bewandeld en komen dagelijks met verschillende bedrijfsprocessen in aanraking. De kans is groot dat het jou ontzettend veel tijd bespaart door simpelweg in gesprek te gaan met iemand die het software keuzetraject al talloze keren heeft meegemaakt en je kan wijzen op mogelijke valkuilen.

Veel softwareleveranciers vinden het sparren over jouw proces juist interessant en willen je graag helpen met een demo op maat. Past het niet? Dan kost het jou enkel de tijd voor de demo, maar het heeft je dan in ieder geval nuttige inzichten opgeleverd om weer verder te kunnen kijken.

Kijk verder dan je wensenlijst lang is

We hebben hier in onze blog al eens aandacht aan besteed, maar de keuze voor bedrijfssoftware gaat écht verder dan enkel de functionaliteit. Je gaat (als het goed is) een meerjarige relatie aan met je leverancier. Dan is het belangrijk dat deze zich ook verdiept in jouw proces om zich . Elkaar begrijpen, vertrouwen en gezamenlijk kunnen werken aan jouw doelen is daarvoor erg belangrijk. Realiseer je ook dat leveranciers er niet bij gebaat zijn om jou op korte termijn klant te maken, als ze je na een half jaar weer ontevreden weg zien gaan. 

Het ideale CRM systeem

Wat voor jou nu het ideale CRM systeem is, kan over twee jaar al niet meer bij je proces passen. Als het systeem dat je kiest voldoende aanpasbaar is om hierin mee te gaan helpt dit jouw organisatie toekomstbestendig te maken. 

Ga eens praten met een van de vele leveranciers, vraag een demo aan en kijk wat het je oplevert. Zie jij hier geen voordeel in voor jouw bedrijf in de komende vijf jaar? Dan kun je altijd nog bij Excel blijven, maar dan weet je in ieder geval zeker dat je een weloverwogen keuze maakt. 

De eerste stap zetten? Dat kan natuurlijk ook bij ons. Vul een formulier in en we bellen je graag terug voor een vrijblijvend adviesgesprek. Je kunt ons natuurlijk ook direct bellen, als je gelijk in contact wil komen met ons. 

CRM  |  Projectbeheer  |  Facturatie  |  Urenregistratie  |  Mobiel

Vraag een demo aan
Bekijk onze brochure

CRM  |  Projecten  |  Facturatie
en meer…

Urenregistratie voor werknemers: de voordelen en nadelen

door

Urenregistratie is voor veel dienstverlenende organisaties een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Uren schrijven voor projecten op regiebasis is natuurlijk vanzelfsprekend, anders verdien je immers niets. Maar schrijf je ook netjes je uren als ze niet op nacalculatie gefactureerd worden?

Het doel van een sluitende urenregistratie

Veel dienstverleners zien het doel van het registreren van uren wanneer ze gefactureerd kunnen worden. Als het echter gaat om projecten waarop een vaste prijs is afgesproken wordt de urenregistratie nog vaak “vergeten”. Ondanks dat de uren dan niet direct gefactureerd kunnen worden, is het zeker nuttig om uren bij te houden. Het geeft je namelijk talloze handvaten om je bedrijfsproces te verbeteren. 

De voordelen van urenregistratie

Urenregistratie doe je niet voor je lol, het moet iets opleveren. Bij projecten op regiebasis zijn je uren direct gerelateerd aan je omzet. In het geval van projecten met vaste prijsafspraken is er geen direct verband tussen je urenregistratie en de omzet, dit is immers al vooraf bepaald. Wel is het aantal bestede uren in dat geval direct gerelateerd aan je netto winst, je zou zeggen dat het dus des te belangrijker is om dan uren te registreren. Toch zien we vaak ondernemers die enkel uren registreren als deze gefactureerd kunnen worden. In onze ogen een gemiste kans.

Hieronder noemen we een aantal voordelen en nadelen van urenregistratie: 

Onderbouwing van je inzet

Wat gebeurt er als je project niet loopt zoals verwacht? Dit brengt ons bij het eerste voordeel van urenregistratie: bewijslast. Ieder project wordt natuurlijk naar je beste kunnen ingeschat en begroot. Toch kan zich een onvoorziene situatie voordoen die roet in het eten gooit. Wellicht verandert de klant zijn initiële plan gedurende het project of er zijn externe factoren van invloed. Het wordt als je uren registreert een stuk gemakkelijker om met je opdrachtgever in gesprek te gaan over waarom je over het budget heengaat. Als je de uren niet direct hebt geregistreerd kun je er achteraf (of tijdens het project) niks meer mee.

Betrouwbaarheid

Als je een product verkoopt krijgt je klant er een fysiek object voor terug. Als je een dienst verkoopt, is het voor klanten vaak een stuk lastiger om te zien waar de waarde en tijd inzit. Door nauwgezet uren te registreren, is het voor jouw klanten altijd duidelijk waar ze voor betalen.

Verhoogde declarabiliteit

Veel werknemers vinden het “eng” om uren te schrijven die op de factuur richting de klant terecht komen. Dit resulteert er soms in dat uren die wel declarabel zouden moeten zijn, niet geregistreerd worden. Door een volledige urenregistratie bij te houden krijg je als organisatie een totaalbeeld van de bestede tijd van werknemers. Zodoende krijg je snel inzicht in potentiële omzet die je nu misschien misloopt.

Als blijkt dat er veel facturabele uren “verdwijnen” laat je omzet liggen. Je kunt er nu voor kiezen om hierover afspraken te maken met je medewerkers en dit in toekomstige projectbegrotingen mee te nemen.

De nadelen van urenregistratie

Uiteraard zitten er ook nadelen aan een volledige urenregistratie. Het is goed om ook de nadelen mee te nemen in je overweging om volledig uren te registreren, zodat je je bewust bent van eventuele valkuilen. Hieronder noemen we een aantal zaken waar je tegenaan zou kunnen lopen:

Tijd registreren kost tijd

Het registreren van tijd kost tijd van je medewerkers. Dit valt natuurlijk gemakkelijk te beperken door hiervoor een goede tool te gebruiken die dit proces optimaliseert. Er moet echter meer gebeuren dan enkel het registreren van de uren. Denk hierbij aan gezamenlijk bepalen hoe je uren registreert. Welke werkzaamheden schrijf je op welk project? Moeten er budgetten worden ingericht? Met welke tool ga je uren registreren? Hoe past dit in de rest van je bedrijfsproces? 

Dit soort zaken kun je beter vooraf bedenken, zodat je een goede start kunt maken. Tip: ga eens in gesprek met iemand uit je netwerk die al aan urenregistratie doet of met een expert die je kan helpen vanuit ervaring. Je kunt ons altijd eens bellen en we denken graag met je mee!

Urenregistratie brengt vaak kosten met zich mee

In sommige gevallen kan een urentool kosten met zich meebrengen. Ondanks dat dit vaak niet opweegt tegen het voordeel aan inzicht en declarabele uren die je eruit haalt, is dit wel iets om rekening mee te houden. Afhankelijk van welke oplossing je kiest kunnen de kosten hiervan variëren. Het is verstandig om dit af te stemmen op jouw proces en organisatie.

Weerstand bij medewerkers

Urenregistratie is vaak een gevoelig onderwerp bij de medewerkers die hun uren moeten registreren.
Al helemaal als dit nog niet in de cultuur verweven is. Het kan medewerkers een gevoel geven dat je hen wantrouwt of controleert. Het is belangrijk om vanaf het begin dit gevoel serieus te nemen en dit te bespreken met de mensen die hun uren moeten registreren. Je hebt je medewerkers namelijk hard nodig om deze uren netjes te registreren, als ze dit niet nauwkeurig doen heb je alsnog onbruikbare data.

Hoe kun je urenregistratie digitaal bijhouden

Urenregistratie is een proces dat voor ieder bedrijf anders is. Dat maakt het soms lastig in te schatten hoe je er het beste aan kunt beginnen. Hieronder bespreken we een aantal methoden die veel gebruikt worden voor het bijhouden van urenregistratie. 

Urenregistratie via Excel

Een spreadsheet om je uren in bij te houden. Goedkoop, flexibel en snel. Vaak heb je de software al in huis en kun je gelijk beginnen. Dit is hoe veel kleine organisaties beginnen en daar is niks mis mee. Als het aantal medewerkers groeit wordt het echter vaak te foutgevoelig en inefficiënt, omdat het niet koppelt met bijvoorbeeld het CRM, projectadministratie, facturatie en boekhoudsoftware.

Urenregistratie via een losstaande app

Naast Excel zijn er talloze apps die speciaal gemaakt zijn voor het registreren van uren. Het voordeel ervan is dat hier de workflow van het registreren van uren goed in wordt ondersteund. Wat echter vaak nog te wensen overlaat is de integratie met verder gebruikte software. Dit resulteert in heen en weer switchen tussen applicaties en het maken van exports van uren overzichten voor de facturatie.

Urenregistratie via geïntegreerde software

De derde optie is om te kijken naar een systeem dat meer doet dan enkel urenregistratie. Als je in één systeem je relatiebeheer, projectbeheer, urenregistratie en facturatie kunt doen levert dat overzicht en efficiëntie op. Je hoeft daardoor geen data dubbel in te voeren of te exporteren. Ook is het proces eenduidig en weet iedereen waar ze moeten zijn om hun werk te kunnen doen. Het is echter wel belangrijk om bij de aanschaf van software goed te kijken naar wat de wensen zijn binnen je organisatie. Lees onze tips voor het opstellen van een goed Programma van Eisen om een vliegende start te maken!

Urenregistratie via Compenda Software

Compenda software is ontstaan vanuit de behoefte aan geïntegreerde urenregistratie. We hebben hierdoor ervaring met dit proces vanuit talloze klantcases. Onze tool is erop toegespitst om de urenregistratie zo eenvoudig mogelijk te maken, maar ook de workflow daaromheen zo efficiënt mogelijk te maken.

Eén vloeiend proces van het eerste contact met de klant tot en met de factuur is wat we met Compenda voor onze klanten mogelijk maken. Wil je meer weten over hoe we jouw proces kunnen stroomlijnen? Of heb je simpelweg advies nodig over urenregistratie binnen jouw bedrijf? Neem nu contact met ons op, voor een gratis inventarisatie óf een demo.

Download onze

Gratis brochure

Graag eerst even zelf kijken naar een overzicht van onze features en diensten? Download gratis onze brochure via het formulier hiernaast. Als je de informatie hebt ingevuld ontvang je de brochure direct in je mailbox. 

  • Inzicht in al onze features én de prijzen
  • Gemakkelijk overleggen met je collega's
  • Klantcases uit de praktijk

 

088 059 0000
contact@compenda.nl

Download de brochure nu

Wat is CRM? De definitie van CRM

door

CRM is een afkorting van ‘Customer Relationship Management’. Ofwel het beheren van jouw relatie met je (potentiële) klanten. Het doel van CRM is om als organisatie te weten wat er speelt bij jouw klanten, zodat je een actueel beeld krijgt van verkoopkansen voor jouw organisatie.

Het CRM proces bestaat uit het vastleggen én benutten van klantgegevens. Het vastleggen van deze gegevens kan handmatig, maar in veel gevallen ook automatisch gebeuren. Je kunt hierbij denken aan gegevens als:

  • Contactgegevens
  • Bedrijfsspecifieke gegevens
  • Correspondentie en Communicatie
  • Gespreksnotities
  • Documenten en Contracten
  • Offertes
  • Projectinformatie
  • Facturen
  • Financiële gegevens

De gegevens leg je op een gestructureerde wijze vast, zodat je de data kunt benutten in analyses en in je communicatie met de klant.  

Het CRM proces wordt tegenwoordig door de meeste bedrijven gedaan in een CRM-systeem. Dit is software waarmee de verzamelde gegevens gecentraliseerd worden opgeslagen, zodat de data door de gehele organisatie optimaal benut kan worden vanuit één bron. Daarmee vergroot het de efficiëntie en samenwerking binnen het bedrijfsproces.

Wat zijn de voordelen van een CRM-systeem?

De voordelen van een CRM systeem zijn onder andere te merken op het gebied van overzicht, efficiëntie en samenwerking. Hieronder kun je meer informatie vinden over de individuele voordelen:

1. Overzicht

Ondernemers zonder CRM systeem komen vaak als eerste bij ons omdat ze in de groei van hun onderneming het overzicht kwijt beginnen te raken. Zeker als er meer medewerkers in een organisatie actief worden, begint de noodzaak voor een CRM systeem vaak te dringen. Het gebrek aan overzicht kan al gauw leiden tot fouten en onnodig veel zoekwerk om klantinformatie terug te vinden. Dit is slecht voor het vertrouwen van je klant en zorgt intern vaak voor onnodige stress.

2. Efficientie

Efficiëntie wordt door de software verbeterd, doordat routinematige bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd. Daarnaast wordt de efficiëntie binnen je bedrijfsproces verhoogd doordat je klantinformatie beter vindbaar is, omdat je het gestructureerd hebt opgeslagen. Door de data in één systeem op te slaan (of de systemen onderling te koppelen), voorkom je dat je informatie dubbel moet invoeren.

3. Samenwerking

De samenwerking tussen de medewerkers en afdelingen is met een CRM systeem ook beter te stroomlijnen. Door één bron te creëren kunnen medewerkers zelfstandig hun benodigde informatie vinden, zonder collega’s te hoeven raadplegen. Hierdoor verlaag je daarbij ook de afhankelijkheid van individuele medewerkers. Als een medewerker ziek is of een andere baan vindt, heb je de belangrijkste klantinformatie namelijk nog binnen je systeem staan.

Deze voordelen zorgen er samen voor een hogere omzet, omdat kansen bij klanten makkelijker te spotten zijn. Daarbij verhoog je je netto winst, omdat de tijd en inzet van medewerkers efficiënter gebruikt wordt

Hoe begin je met CRM?

Als je je als ondernemer realiseert dat het tijd wordt om meer grip en overzicht op je bedrijf te krijgen kun je ervoor kiezen om je CRM proces te professionaliseren. Er zijn gelukkig oneindig veel manieren om dit te doen, maar helaas leidt dit bij veel ondernemers tot keuzestress. Lees onze blog over hoe je een programma van eisen opstelt, om een goed begin te kunnen maken. 

Liever persoonlijke hulp met jou bedrijfsproces? Wij helpen je graag het overzicht weer te krijgen. Neem contact met ons op voor een gratis en vrijblijvende inventarisatie en demonstratie van onze software. 

Vraag een demo aan
Brochure aanvragen

Kennisoverdracht: hoe zorg je voor kennisdeling tussen collega’s

door

Binnen een organisatie waarin meerdere mensen samenwerken, heb je altijd te maken met kennisoverdracht tussen collega’s. Denk bijvoorbeeld aan kennis over je klanten, hun processen en de projecten die er lopen. De gezamenlijke kennis van jouw team maakt jouw bedrijf uniek en waardevol voor de klant. Het stelt je daarbij in staat om je klanten een persoonlijke benadering te bieden en je hiermee te onderscheiden van je concurrentie.

Het belang van intern kennis delen

Door kennis met elkaar te delen maakt jouw organisatie zichzelf sterker en minder afhankelijk van individuele teamleden. Mocht een teamlid bijvoorbeeld ziek of op vakantie zijn, dan kan de rest het gemakkelijk overnemen.

Kenniseilandjes 
Het overdragen van kennis kan op verschillende manieren, maar is niet altijd vanzelfsprekend. Je merkt dat er vaak binnen bedrijven toch kenniseilandjes ontstaan doordat er niet goed wordt overgedragen of gedocumenteerd.

Er wordt bijvoorbeeld wel informatie over en weer gemaild of overleg gepleegd, maar dat is in veel gevallen maar met een beperkt aantal medewerkers. Het is belangrijk om ook deze interne kennisoverdracht goed vast te leggen, zodat alle relevante medewerkers gebruik kunnen maken van deze informatie.

Stuur je een mail naar een collega over een klant? Leg hem dan dus ook vast bij die klant in je CRM-systeem. Heb je overleg over deze klant? Maak hierbij dan even een verslag van de essentiële punten en zet dit ook in je CRM.

Op deze manier weet een medewerker die niet betrokken is geweest bij de initiële kennisoverdracht wel altijd waar hij of zij de laatste stand van zaken van een klant kan vinden.

 

Kennis centraliseren

Het centraal vastleggen van communicatie met de klant klinkt allemaal logisch, maar toch gaat dit bij veel organisaties nog fout. Vaak wordt het geweten aan een gebrek aan discipline om het vast te leggen. Dit is mogelijk wel een deel van het probleem, maar ook heerst er vaak onduidelijkheid over welk proces gehanteerd moet worden.

Als je hier een eenduidig proces voor creëert geef je je medewerkers handvaten om hier actief mee bezig te zijn. Zorg dat je aangeeft wat vastgelegd moet worden, waar het vastgelegd moet worden en bij voorkeur ook wanneer het vastgelegd moet worden.

Voorbeeld

Proces: Inventarisatie prospect

Wat: uitgangssituatie, huidige oplossing, probleemstelling, gewenste situatie
Waar: In het CRM, bij de relatie in de categorie “Gespreksverslagen”
Wanneer: Direct na het inventarisatiegesprek

Efficiënt kennis delen binnen de software van Compenda

Begin bij de vastere processen zoals een inventarisatie en werk toe naar meer “adhoc” overleggen. Het zal in het begin niet perfect gaan, maar de enige manier om dit te verbeteren is door het consistent vol te houden. Het helpt om een goed takensysteem te gebruiken die bijvoorbeeld automatisch een taak inplant voor het maken van een gespreksverslag, nadat je de afspraak zelf “voltooid” hebt. Hierbij kan een CRM systeem zoals Compenda je perfect helpen. 

Voor processen zoals een inventarisatiegesprek, zou je ook formats kunnen maken om het nog gemakkelijker te maken om vast te leggen. Wij gebruiken hiervoor standaarddocumenten in Compenda. Hierdoor staat het gelijk op een centrale plek vastgelegd en kan iedereen het terugvinden. 

Ook voor processen die wellicht een minder vaste structuur hebben kan het handig zijn om goed vast te leggen. Denk hierbij aan algemeen mailverkeer met klanten over vragen en afspraken. Het is essentieel om jezelf en medewerkers aan te leren om na klantcontact te denken “moet ik of een collega deze informatie later terug kunnen vinden?”. 

Iets dat op vlak van mailverkeer al erg helpt is een Outlook koppeling, zoals die van Compenda. Onze plug-in helpt je met het automatisch vastleggen van uitgaande communicatie per mail en ook met het archiveren van binnenkomende e-mail. Wij hebben een systeem dat ervoor zorgt dat je enkel de belangrijke zaken gemakkelijk archiveert op de juiste plek. Zo centraliseer je de communicatie en niet de ruis. 

Heb je meer vragen over CRM beheer? Of wil je weten hoe onze software jou kan ondersteunen bij kennisoverdracht en andere processen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!

CRM systemen vergelijken? Kijk verder dan de software!

door

Ben je op zoek naar CRM software? Dan ben je wellicht ook een aantal CRM pakketten aan het vergelijken. Misschien heb je al een eisen- en wensenlijst gemaakt waarin je functionaliteiten en prijzen van verschillende CRM systemen kunt vergelijken. Voordat je een nieuw CRM systeem goed kunt gaan gebruiken komt er echter een stuk meer om de hoek kijken dan alleen de software.

 

In deze blog geven wij je vanuit onze eigen ervaring een aantal tips om rekening mee te houden bij je softwarevergelijking. Deze tips zijn vooral gericht op service- en implementatievlak. We komen namelijk vaak organisaties tegen die zich focussen op software en features, maar de menselijke kant even zijn vergeten.

 

Een pakketje kopen

 

De tijd van “een pakketje kopen” is al lang voorbij. Bedrijven die het nog wel zo zien komen er vroeg of laat vaak achter dat je op deze manier nooit een geschikte oplossing vindt. CRM is namelijk veel meer dan alleen de software. Het is een proces. Dit proces moet gedragen worden door de medewerkers van je bedrijf. Het is van belang dat je medewerkers de nieuwe software en het bijbehorende proces accepteren en in hun voordeel gaan gebruiken. Een zorgvuldige implementatie is hierdoor een vereiste om de software in het gehele bedrijf optimaal te laten werken.

Het Reismaatje

Om je te behoeden voor valkuilen op de weg naar een ideaal proces heb je dus een ervaren softwarepartner nodig die je helpt de software én het proces te implementeren en door te ontwikkelen. Selecteer je leverancier dus niet alleen op basis van de software maar ook op basis van service die erbij geleverd wordt. Dit kun je eenvoudig opmerken en uitvragen tijdens het selectieproces. Hiervoor zijn de volgende onderwerpen op zijn minst van toepassing:


1.     Goede voorbereiding

– Stelt je leverancier voldoende vragen?

– Zijn ze bezig met het begrijpen van jouw proces?

– Wordt er een sessie gepland waarin een real live situatie vanuit jouw bedrijf samen wordt doorgenomen?

– Krijgt de leverancier goede recensies van klanten op het gebied van de samenwerking?

Allemaal vragen die je helpen om erachter te komen of de leverancier in staat is je goed te helpen bij de implementatie van je nieuwe CRM software. Om je nieuwe software optimaal te implementeren is het namelijk van cruciaal belang dat de leverancier JOUW proces begrijpt om de inrichting dusdanig efficiënt te maken dat je op termijn je investering terugverdient. 

Trap niet in de val van een “snelle” implementatie waarbij je een inrichting krijgt die iedere andere klant ook ontvangt. Hiermee loop je het risico dat het naar verloop van tijd niet blijkt aan te sluiten op jouw specifieke proces. Op dat moment is het een stuk lastiger, duurder en tijdrovender om dit terug te draaien of nog aan te passen. 

Tevens is het vaak zo dat bedrijven door een te vluchtige implementatie slechts gebruik maken van de essentiële functionaliteiten binnen het pakket. Dat is weliswaar een eerste stap, maar door daarna even door te pakken, kan het best zijn dat je nog veel meer voordeel uit je nieuwe software kan halen. Een goede CRM leverancier plant dit proces samen met jou in, zodat je weet waar je aan toe bent. 


2.     Je waardevolle data overzetten

Houdt er rekening met dat er een overdracht moet plaatsvinden vanuit je huidige systeem naar het nieuwe systeem. Het mooiste is natuurlijk om dit moment te gebruiken voor een schone start, waarbij je precies vastlegt wat je nodig hebt en er geen verdubbelingen bestaan binnen je relatiebestand.

Afhankelijk van de mogelijkheden van je huidige systeem en hoe netjes je gegevens voorheen zijn vastgelegd kan het opschonen van je data een variabele hoeveelheid tijd in beslag nemen. De keuze is aan jou om hier zelf onderdeel in uit te gaan maken (zelf de gegevens ontdubbelen, opschonen en in het juiste format zetten) of om dit door je leverancier te laten doen. Hoe beter jij je data schoonmaakt voordat je het aanlevert, des te minder tijd zal de import kosten.

Het uurtarief van de leverancier is vaak hoger, maar door ervaring kan het zijn dat zij ook een stuk sneller zijn in het opschonen van je data. Bedenk je dus goed of het de moeite waard is om dit zelf te doen en vraag desnoods om een tijdsinschatting van de leverancier om hier een weloverwogen beslissing in te maken


3.     Inrichting

De initiele inrichting van je softwarepakket is een belangrijke factor in het slagen van je implementatie. Natuurlijk hoeft het niet direct tot in de puntjes perfect te zijn, maar zorg ervoor dat je op zijn minst de basis goed hebt draaien. Zo voorkom je dat je medewerkers bij voorbaat de software al afwijzen (als dit gebeurt is het soms lastig om weer opnieuw draagvlak onder de gebruikers te creëren).

Een goede manier om dit te doen is om wat extra tijd te besteden aan het doornemen van je proces met de softwareleverancier. Dingen die voor jou vanzelfsprekend zijn, zijn dat niet altijd voor de softwareleverancier dus vergeet ook niet de details goed te overleggen.


4.     Mensen/Team meenemen in de verandering

Het is erg belangrijk om gebruikers van verschillende afdelingen te betrekken in de selectie en het voortraject voor de implementatie. Zo creëer je voor deze medewerkers een gevoel dat zij invloed hebben op de implementatie en dat is goed voor de acceptatie van het nieuwe proces.

Ook is het zo dat er op afdelingen vaak toch van nature eigen processen ontstaan waar je zelf wellicht niet van op de hoogte bent. Dit is een mooi moment om dit ook zelf opnieuw te inventariseren en het voor de software leverancier duidelijk te maken.


5.     Training

Vaak zit er wel een training inbegrepen bij de implementatie van een softwarepakket. Toch kan het geen kwaad om na te vragen wat dit inhoudt voor de leverancier. Gaat het om een basic training? Een training die gebaseerd is op je eigen proces? En wordt iedereen opgeleid of alleen een super-user die het vervolgens aan zijn afdeling moet overbrengen? Afhankelijk van je proces en je huidige situatie kan iedere optie goed zijn, maar het is de moeite waard om deze opties mee te nemen in je softwarevergelijking.


6.     Nazorg

Tot slot is het altijd goed om een blik te werpen op de toekomst. Na een implementatie zal er altijd nog het een en ander gewijzigd moeten worden. Sommige zaken lopen nou eenmaal in de praktijk anders dan vooraf bedacht. Kijk dus goed naar hoe de potentiele leveranciers dit doen. Is er een serviceovereenkomst? Welke support is gratis en waar moet je voor betalen? In hoeverre biedt de software zelf jou de ruimte om te veranderen of te groeien? Is er mogelijkheid tot aanpassing of maatwerk? Je gaat immers meerjarige samenwerking aan en in een paar jaar kan er veel veranderen.

Wij hopen dat dit stuk je inzicht geeft in een aantal zaken waar je op moet letten bij het selecteren van een nieuw CRM systeem. De meeste zaken zullen overigens op de aanschaf van de meeste software van toepassing zijn. Als je hier eens over verder wilt sparren, neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder!

Neem Contact op met Luuk

Vragen? Geen probleem!

We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken. 

Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in deze zoektocht. Bel hem direct óf vul het onderstaande formulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op. 

Video afspelen
Bel direct

* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure of kijk op onze features pagina!

Dit is hoe goede urenregistratie jou effectiever laat werken!

door

Zijn jouw projecten niet rendabel genoeg? Wordt het aantal te besteden uren constant overschreden? Kost het schrijven en controleren van uren te veel tijd? Worden de verstuurde facturen niet op tijd betaalt? Een goede urenregistratie neemt deze zorgen voor je weg. Benieuwd hoe? Lees gauw verder!

Verdien jouw tijd en inspanningen terug

Projecten zijn pas rendabel als tenminste de besteedde uren worden terugverdiend. Nog vaak zien we dat uren op klantniveau worden geregistreerd in plaats van projectniveau. Zo kan het erg lastig zijn om te zien welke projecten rendabel zijn en welke niet.

Door je medewerkers op projectniveau uren te laten schrijven krijg je een gedetailleerd overzicht en is meteen duidelijk of het verloop van een project klopt met de begroting die vooraf is opgesteld. Zo niet, dan kan er tijdig worden bijgestuurd.

Maak het gehele team declarabel

Eén van de andere aandachtspunten betreft de volledige urenregistratie. Hiermee bedoelen we dat het niet alleen belangrijk is om de declarabele uren te schrijven, maar misschien nog wel belangrijker om ook de niet-declarabele uren te schrijven. Alleen zo krijg je een volledig beeld van de besteedde tijd aan een project en of dit binnen het budget blijft.

Doordat je ook precies ziet wie welke uren schrijft, kan een medewerker persoonlijk op zijn of haar declarabiliteit worden aangesproken. Vervolgens kijk je samen waar het probleem ligt: is het de begroting of zijn er andere factoren die ervoor zorgen dat uren worden overschreden?

Creëer grip in de gehele organisatie

Op het moment dat je de uren specifiek én volledig bijhoudt krijgen jij en je medewerkers echt grip op de lopende projecten. Als je er daarnaast voor zorgt dat je in hetzelfde systeem ook je afspraken en de communicatie met de klant vastlegt, is het krijgen van overzicht heel eenvoudig.

Tenslotte is het ook belangrijk dat je gemakkelijk gedetailleerde rapportages kunt draaien op de uren zodat je niet te veel tijd kwijt bent aan het krijgen van het inzicht dat je nodig hebt.

Krijg facturen sneller betaald

Klanten betalen sneller voor een factuur met een duidelijke specificatie. Hierop wordt ieder uur verantwoord met een omschrijving van de werkzaamheden. Als je de uren netjes, volledig en per project geschreven hebt, begrijpt de klant beter wat hij terugkrijgt voor zijn investering. Zo ontvang je betalingen sneller en heb je minder discussies over je facturen.

Door onze jarenlange ervaring met urenregistratie bij vele verschillende bedrijven bieden wij jou de beste software om met eenvoudige invoer een maximaal resultaat te behalen. Natuurlijk weten wij ook dat urenregistratie slechts een van de vele onderdelen van je bedrijfsproces is. 

Ben jij na het lezen van deze blog benieuwd geworden naar de mogelijkheden van Compenda? We kijken graag samen met jou welke functies aansluiten bij jouw werkprocessen en deze versnellen of vereenvoudigen. Graag eerst zelf even kijken? Ga naar www.compenda.nl of bekijk onze brochure.

Accountant? Zo krijgt jouw klant meer grip op zijn bedrijfsproces!

door

Als accountant ben je afhankelijk van jouw klant en hoe hij zijn administratie vastlegt. Compenda geeft klanten grip op hun bedrijfsprocessen, van offerte tot factuur. Door hier als accountant op in te spelen, bied je jouw klanten financieel advies op maat. Meer weten? Lees snel verder!

Jouw rol als accountant

Als accountant ben je naast administrateur vooral adviseur. Je denkt graag mee over het optimaliseren van de financiële koers van jouw klant. Vaak mist hij het overzicht in zijn bedrijfsprocessen, waardoor niet terug te halen is waar het goed of fout gaat. Er gaat veel aan vooraf voordat een factuur wordt verstuurd en daarom is het belangrijk om inzicht in dat traject te hebben. Alleen dan kun je als accountant passend advies geven.

Een compleet overzicht van het verloop van projecten

Om te evalueren, wil je een compleet overzicht hebben van hoe projecten verlopen. Dit kan alleen als elke stap binnen een project is vastgelegd. Compenda biedt dit onder andere aan middels urenregistratie, waarbij in één oogopslag duidelijk is hoeveel van de geschreven uren declarabel zijn. Rapportages worden automatisch in Excel of PowerBI opgemaakt, waarin ook de marges zichtbaar zijn.

Multi-factuur: koppel jouw CRM data aan meerdere financiële administraties!

Bestaat jouw organisatie uit meerdere BV’s met een grotendeels overlappend klantenbestand? Met onze multi-factuur module koppel je één klantenbestand aan meerdere financiële administraties tegelijk. Bij het versturen van de facturen krijgt iedere factuur zijn eigen briefpapier en worden de boeking automatisch doorgezet naar de financiële administratie die hoort bij de BV van waaruit de factuur verstuurd is. Vervolgens staan de openstaande posten per BV overzichtelijk in één lijst in Compenda. 

Koppel Compenda aan jouw boekhoudpakket: Exact, Snelstart of Twinfield

Ons software systeem zorgt ervoor dat jij jouw werk als accountant efficiënt uitvoert. Zo is Compenda gekoppeld aan boekhoudpakketten als Exact, Snelstart en Twinfield. Deze koppeling zorgt er niet alleen voor dat de relatiegegevens automatisch worden ingevuld, maar laten ook de boekingsregels als resultaat van de facturatie zien. Naast dat dit efficiënter werkt, behoed je jezelf hiermee voor snel gemaakte fouten in de administratie.

Wil jij jouw klanten advies op maat kunnen geven, dan heb je inzicht in hun volledige bedrijfsprocessen nodig. Compenda helpt hen dit van A tot Z te creëren. Nieuwsgierig? Neem direct vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Vraag onze brochure aan

*Je ontvangt hem direct in je mailbox! 

Bekijk onze brochure

*Je ontvangt hem direct in je mailbox!