CRM software: een goed begin is het halve werk!
Klantrelaties vormen de kern van elk succesvol bedrijf. Het kiezen van een CRM-systeem dat past bij jouw bedrijf is daardoor ook erg belangrijk. Maar waar begin je? In deze blog gaan we dieper in op de te nemen stappen om de meest geschikte CRM-software voor jouw bedrijf te selecteren.
1. Inventariseer je doelen, budget en planning
Het begint allemaal met een duidelijke visie. Voordat je enthousiast begint met het bekijken van softwareopties, is het van essentieel belang om je doelen, budget en planning te definiëren. Dit vormt het fundament van je CRM-software selectieproces.
Marktverkenning
Neem de tijd om de markt te verkennen, voordat je in de diepte duikt. Je kunt zelfs contact opnemen met leveranciers en je doelen voorleggen. Vaak denken leveranciers graag met je mee, omdat het ook simpelweg hun hobby is (wel die van ons in ieder geval😉). Een leverancier kan je helpen je wensen scherper te krijgen en te voorkomen dat je zelf een oplossing bedenkt die niet past bij je probleem. Daarbij weten ze de juiste hedendaagse terminologie waarmee jij vervolgens de boer op kunt tijdens je zoektocht.
Als je aangeeft dat je aan het begin van dit proces zit en aan het oriënteren bent, weet de leverancier ook waar hij aan toe is en wordt je niet wekelijks gevraagd of je al een beslissing genomen hebt.
Planning
Maak een duidelijke planning voor de implementatie van de nieuwe oplossing. Werk vanuit je gewenste startdatum terug naar het heden. Houd echter ook rekening met enige flexibiliteit, omdat projecten vaak onvoorziene uitdagingen met zich meebrengen. Omdat je altijd te maken hebt met een veelvoud aan betrokken mensen en organisaties, heb je simpel weg niet overal controle over. Probeer ook intern tijd in te plannen voor de implementatie, je zult voor een goede implementatie hoe dan ook zelf informatie moeten gaan aanleveren aan de softwarepartner.
2. Stel een programma van eisen op
Als je op zoek bent naar standaard software (in plaats van maatwerk), zul je merken dat de software nooit helemaal aansluit op jouw bedrijf of proces. In sommige situaties is dan wel een stukje aanpassing mogelijk, maar het kan zijn dat dat tijd en soms ook geld kost. Daarom is het belangrijk om je eisen en wensen goed in kaart te brengen en prioriteiten te stellen.
Het opstellen van een programma van eisen (PvE) kan hierbij helpen. Hierin breng je alle eisen en wensen van interne belanghebbenden in kaart, zodat je geen cruciale functionaliteit mist. Een PvE is niet voor ieder selectieproces nodig, maar het kan je wel helpen met het verduidelijken van je doelen, prioriteiten en het vergelijken van leveranciers. Daarnaast geeft het je leverancier (indien je het goed opstelt) een duidelijk beeld van wat je nodig hebt en een basis voor een demonstratie.
Lees onze blog over het opstellen van een PvE voor meer gedetailleerde informatie over hoe je een dergelijk document opstelt, zodat je beslagen ten ijs komt.
3. Neem contact op met leveranciers
Nu je een duidelijk PvE in handen hebt, kun je leveranciers benaderen om te reageren op jouw eisen en wensen. Voordat je enthousiast je PvE gaat rondsturen, hebben we nog een aantal tips om dit proces soepel te laten verlopen:
Maak een voorselectie
Als je je PvE goed hebt opgesteld weet je ook waar je op kunt zoeken én waar je grenzen liggen. Is een koppeling met een andere applicatie voor jou essentieel, dan kun je beginnen te zoeken op de website van die specifieke applicatie. Vaak is er een pagina aanwezig met een lijst van koppelpartners. Heb je een klein budget, dan is prijs iets om op te letten in je voorselectie. Het heeft geen zin om bedrijven aan te schrijven die ver boven je beschikbare budget liggen.
Selectief benaderen
In plaats van direct alle leveranciers op je lijst te benaderen, is het vaak verstandiger om eerst slechts enkele geselecteerde leveranciers uit te nodigen om te reageren op je PvE. Hierdoor voorkom je een overweldigende hoeveelheid reacties en onvoorziene vragen die je moet beantwoorden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je PvE nog onduidelijkheden bevat. Deze methode geeft je de kans om dit op te lossen, voordat je een grotere groep softwarebedrijven aanschrijft.
Gesprekken en demonstraties
Demonstraties kosten jou en de leverancier relatief veel tijd, maak er dus goed gebruik van. Zorg ervoor dat je leverancier jouw proces goed begrijpt en in staat is om de demo zo goed mogelijk aan te laten sluiten op je gewenste situatie. Het helpt hierbij om samen met de leverancier nog eens telefonisch door het PvE heen te lopen om iets meer context te geven bij de wensen. Leg vervolgens goed vast welke software voldoet aan welke wensen en maak verslagen van de demonstraties of gesprekken die je gehad hebt.
Zorg vervolgens dat je de demonstratie plant met bij voorkeur alle beslissingsbevoegde belanghebbenden binnen je organisatie. Zo voorkom je dat het traject stagneert, omdat het belang en voordeel van de oplossing niet duidelijk is bij degene die de beslissing moet nemen.
4. Conclusie
De keuze voor CRM-software gaat niet over één nacht ijs. De keuze heeft immers effect op je volledige organisatie en gaat over een samenwerking van meerdere jaren. Daarom is het belangrijk dat je dit proces zorgvuldig aanpakt.
Wil je eens sparren over je eisen en wensen? Neem gerust contact met ons op we gaan graag met je in gesprek!
Neem contact op met Luuk
Is Compenda ook interessant voor jou?
We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken.
Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in jouw zoektocht. Bel hem direct óf vul ons contactformulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op.
* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure!