Een (potentiële) klant komt bij jouw bedrijf met een opdracht. Na het gezamenlijk besproken te hebben ben je ervan overtuigd dat deze past bij jouw dienstverlening. Nu stelt de klant jou vervolgens de vraag: “Hoeveel gaat het mij kosten?”.
Als je in de dienstverlenende sector werkzaam bent, weet je ongetwijfeld hoe lastig het is om tot een sluitende ureninschatting te komen voor een project. Helemaal als je te maken hebt met diverse externe variabelen die invloed kunnen hebben op de urenbesteding. In deze blog geven we je een paar tips op basis van de ervaring die wij door de jaren heen hebben opgedaan uit eigen projecten en die van onze klanten.
Het belang van een goede uren inschatting
Of je nu op nacalculatie of op basis van een fixed-price werkt, het inschatten van je uren is een belangrijk onderdeel van je prijsbepaling. Werk je op nacalculatie dan is je klant erbij gebaat dat ze weten wat de opdracht ze ongeveer gaat kosten en geeft een goede inschatting ook een indicatie van de doorlooptijd. Voor jezelf is een accurate inschatting niet alleen belangrijk voor de planning, maar ook om ervoor te zorgen dat je niet meer tijd moet besteden dan ingeschat.
Fixed price projecten
Als je voor een fixed-price werkt is een goede inschatting misschien nog wel belangrijker. Bij een te lage inschatting snijd je namelijk direct in je eigen uurtarief en dus de netto winst van het project.
Het is dan ook belangrijk om vooraf duidelijk te hebben wat de ‘Scope’ van de opdracht is. Heb je te maken met veel externe factoren en onduidelijkheid overweeg dan om te werken op basis van nacalculatie. Mocht dit niet mogelijk zijn, zorg dan dat je de kaders heel duidelijk op papier zet en doorspreekt.
Als je voor de opdracht weinig te maken hebt met externe factoren en goede controle hebt over de tijdsbesteding, is een fixed price een goede manier om de klant zekerheid te bieden over projectkosten.
Uren inschatten is makkelijker met een scherpe scope
De allereerste stap is om vóór aanvang van het project goed te inventariseren naar wat er precies moet gebeuren. Wat “omvat” het project en waar liggen de grenzen, dit wordt ook wel de scope genoemd. Wees ook niet bang om hierover kritisch te zijn richting je klant en hen gerichte vragen te stellen die jouw beeld van het gewenste resultaat verscherpen.
TIP: Gebruik cases van vorige projecten om de juiste vragen te bedenken voor een nieuwe aanvraag.
Stel iemand vraagt je “Hoeveel kost het om een fiets voor mij te maken?”, dan is het mogelijk dat je beide een ander beeld hebt van wat het resultaat moet zijn. Daarom is is het belangrijk om door te vragen tot je beiden helder hebt wat de scope van het project is. Welk materiaal?, wat wil je ermee kunnen?, hoeveel versnellingen?, welke kleur?, welk ontwerp? en meer. Ga van algemeen tot gedetailleerd en zie een “vaag” antwoord van de klant als een teken om nóg meer door te vragen.
Voor een complex project waarbij het eindproduct niet zo concreet is als een fiets is het des te belangrijker om de scope vooraf haarscherp in beeld te krijgen.
TIP: Definieer ook wat er NIET bij het project hoort als er een reële kans bestaat dat hierover anders misverstanden ontstaan.
Door de scope scherp op te stellen verklein je de kans op “scope-creep” gedurende het project. Dit houdt in dat er tijdens het project extra functies gevraagd worden die buiten de definitie van de scope vallen. Als je dit niet goed bewaakt, groeit je project (vaak door goedbedoeld enthousiasme van de klant) uit tot overschrijding van je budget.
Heb je de scope vooraf goed gedefinieerd kun je eenvoudig zeggen: “Nee dit valt niet binnen de scope.”. Wil de klant het echt in de eerste versie betrekken, kun je de definitie aanpassen maar dan is een aanpassing in je inschatting ook geen nare verassing. Vervolgens kan in goed overleg alsnog gekozen worden om de wens uit te voeren als ‘meerwerk’ of in een volgend project. Eventueel zou je hier voor aanvang al afspraken over kunnen maken om verrassingen te voorkomen.
Houd je scope klein of breek het in stukjes
Een manier om projecten overzichtelijk te houden is om de scope van je project zo klein mogelijk te houden (indien mogelijk). Hoe kleiner de scope, des te makkelijker de inschatting accuraat te maken is. Ook verlaag je hiermee het risico als er toch nog iets misloopt. Dit is nog belangrijker bij projecten waarin je zelf nog niet al te veel ervaring hebt opgedaan.
Een begrip dat wij regelmatig voor maatwerk trajecten gebruiken is een MVP. Dit staat voor Minimum viable product; het minimale eindresultaat dat je nodig zou hebben om waarde te kunnen bieden aan de eindgebruiker. Hiermee houd je je project klein en kun je in de toekomst doorontwikkelen met nieuwe projecten voor extra gewenste “producteigenschappen” die in eerste instantie niet noodzakelijk zijn.
Analyseer en evalueer projecten
Eenmaal gestart is het belangrijk om tijdens het project een duidelijke urenregistratie bij te houden. Zo wordt het na afloop eenvoudig om te zien hoe de opdracht gelopen is ten opzichte van de inschatting. Heb je minder tijd nodig gehad dan ingeschat dan kan je hier bij een volgende inschatting rekening mee houden om een scherper aanbod te doen. Heb je meer tijd besteedt dan ingeschat probeer dan na te gaan waar dit aan gelegen heeft zodat je hier een volgende keer rekening mee kunt houden.
Het klinkt voor de hand liggend, maar veel bedrijven hebben hier veel moeite mee. Het registreren van de uren is vaak een struikelblok voor medewerkers, goede urenregistratie software helpt hierbij.
Ga niet enkel uit van goodflow
Dat jij een fiets kunt maken in 16 uur is mooi, maar wat nou als er iets fout gaat in de levering van benodigde materialen? Of als een van je leveranciers ineens geen tijd voor je heeft. Wat doe je dan met de tijd die je nodig hebt om dit recht te zetten? Heb je dit vooraf ingecalculeerd of ben je enkel uitgegaan van de situatie waarin alles gladjes verloopt?
Vooral bij grotere projecten is het belangrijk om dit soort risico’s goed in kaart te brengen en hier in je inschattingen rekening mee te houden. Een probleem met een leverancier kan al gauw veel van je budget opslokken.
Mocht een risico niet binnen jouw eigen invloed liggen, kun je er ook voor kiezen het niet in je inschatting mee te nemen maar er wel een voorwaarde aan te koppelen. Zo hebben wij bijvoorbeeld wel eens een IT leverancier of andere derde partij nodig voor de uitrol van maatwerk. Als alles goed gaat zou het ons x uren kosten, maar we zetten er op offerte dan vaak ook bij dat dit op voorwaarde is dat de derde partij goed bereikbaar is en ons toegang verleent tot de benodigde infrastructuur.
Mocht er dan onverhoopt een probleem ontstaan, kunnen we de klant hiernaar verwijzen. Wij proberen dit ook altijd mondeling vooraf met de klant te bespreken om te voorkomen dat het overkomt alsof we het enkel “in de kleine lettertjes” zetten.
Beter te veel uren geschat dan naar verrast
In lijn met het vorige punt is het vaak beter om je inschatting niet te strak te doen en altijd rekening te houden met risico’s die je niet vooraf kunt afdekken. Een zekere marge is hierin altijd belangrijk. Het is beter om een klant te verassen met een lager uitvallende factuur, dan om hem te moeten bellen omdat je het budget naar verwachting gaat overschrijden. Als dit leidt tot discussies, zorgt het enkel voor meer verloren tijd en frustratie.
Al met al is het maken van een ureninschatting een stuk lastiger dan het lijkt. Het is ook iets dat je niet altijd volledig zuiver kunt doen. Zorg vooral dat je inschatting altijd goed doordacht is. Probeer echter voor kleinere projecten ook niet ieder risico af te vangen. Iedereen kan fouten maken en meestal heeft de klant er ook begrip voor als je door onvoorziene omstandigheden iets over je inschatting heen gaat.
Weersta de neiging te snijden in je ureninschatting
Als je eenmaal een ureninschatting gedaan hebt en hij valt hoger uit dan de klant verwacht kun je wel eens op weerstand stuiten. Dooddoeners als “maar x hoeft toch niet zóveel tijd te kosten” gaan soms door merg en been. Helemaal als je met trots een prachtig voorstel hebt gepresenteerd.
Vaak gebeurt dit vooral bij relaties met wie je nog geen zaken hebt gedaan. Probeer echter de neiging te weerstaan om je inschatting in uren te verlagen om een akkoord te krijgen. Ervan uitgaande dat je een eerlijke inschatting hebt gemaakt is dit simpelweg niet mogelijk. Dit zou ten koste kunnen gaan van de kwaliteit van je werk en daar is niemand bij gebaat.
Als je de inschatting verlaagt laat je ook zien dat je eerste inschatting dus eigenlijk hoger dan nodig was, wat alleen maar ten koste gaat van het vertrouwen van de klant. Vindt je klant het echt te duur, kijk dan of er onderdelen van de opdracht weggelaten kunnen worden om zo geld te besparen.
Uiteindelijk blijft het altijd een kwestie van vertrouwen van beide kanten. Als jij netjes je urenregistratie bijhoudt, kunt specificeren en hier duidelijk over communiceert heeft de klant er geen reden voor om je te wantrouwen. Als dit wel het geval is, kun je je ook afvragen of dit een klant is waar je zaken mee wilt doen, je kunt altijd zelf nee zeggen.
Hoe wij je verder kunnen helpen
Vanuit Compenda bieden wij één softwareoplossing aan om zowel je inschatting netjes op offerte te krijgen, als je urenregistratie tijdens het project bij te houden. Zodra je klant de offerte (eventueel digitaal) heeft ondertekend, kun je deze gemakkelijk omzetten naar een project. Hierdoor zijn de budgetten gelijk inzichtelijk zijn bij het schrijven van je uren. Deze uren (of je fixed-price) zet je vervolgens met een druk op de knop op factuur. Achteraf check je hoe je project gelopen is versus de vooraf beoogde planning, zodat je inschattingen in de toekomst steeds zuiverder worden.
Neem contact met ons op om eens te zien hoe dit voor jouw organisatie zou kunnen werken!
Neem contact op met Luuk
Vragen? Geen probleem!
We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken.
Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in jouw zoektocht. Bel hem direct óf vul ons contactformulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op.
* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure!