CRM systemen vergelijken? Kijk verder dan de software!

Ben je op zoek naar CRM software? Dan ben je wellicht ook een aantal CRM pakketten aan het vergelijken. Misschien heb je al een eisen- en wensenlijst gemaakt waarin je functionaliteiten en prijzen van verschillende CRM systemen kunt vergelijken. Voordat je een nieuw CRM systeem goed kunt gaan gebruiken komt er echter een stuk meer om de hoek kijken dan alleen de software.

 

In deze blog geven wij je vanuit onze eigen ervaring een aantal tips om rekening mee te houden bij je softwarevergelijking. Deze tips zijn vooral gericht op service- en implementatievlak. We komen namelijk vaak organisaties tegen die zich focussen op software en features, maar de menselijke kant even zijn vergeten.

 

Een pakketje kopen

 

De tijd van “een pakketje kopen” is al lang voorbij. Bedrijven die het nog wel zo zien komen er vroeg of laat vaak achter dat je op deze manier nooit een geschikte oplossing vindt. CRM is namelijk veel meer dan alleen de software. Het is een proces. Dit proces moet gedragen worden door de medewerkers van je bedrijf. Het is van belang dat je medewerkers de nieuwe software en het bijbehorende proces accepteren en in hun voordeel gaan gebruiken. Een zorgvuldige implementatie is hierdoor een vereiste om de software in het gehele bedrijf optimaal te laten werken.

Het Reismaatje

Om je te behoeden voor valkuilen op de weg naar een ideaal proces heb je dus een ervaren softwarepartner nodig die je helpt de software én het proces te implementeren en door te ontwikkelen. Selecteer je leverancier dus niet alleen op basis van de software maar ook op basis van service die erbij geleverd wordt. Dit kun je eenvoudig opmerken en uitvragen tijdens het selectieproces. Hiervoor zijn de volgende onderwerpen op zijn minst van toepassing:

1.     Goede voorbereiding

– Stelt je leverancier voldoende vragen?

– Zijn ze bezig met het begrijpen van jouw proces?

– Wordt er een sessie gepland waarin een real live situatie vanuit jouw bedrijf samen wordt doorgenomen?

– Krijgt de leverancier goede recensies van klanten op het gebied van de samenwerking?

Allemaal vragen die je helpen om erachter te komen of de leverancier in staat is je goed te helpen bij de implementatie van je nieuwe 
CRM software. Om je nieuwe software optimaal te implementeren is het namelijk van cruciaal belang dat de leverancier JOUW proces begrijpt om de inrichting dusdanig efficiënt te maken dat je op termijn je investering terugverdient. 

Trap niet in de val van een “snelle” implementatie waarbij je een inrichting krijgt die iedere andere klant ook ontvangt. Hiermee loop je het risico dat het naar verloop van tijd niet blijkt aan te sluiten op jouw specifieke proces. Op dat moment is het een stuk lastiger, duurder en tijdrovender om dit terug te draaien of nog aan te passen. 

Tevens is het vaak zo dat bedrijven door een te vluchtige implementatie slechts gebruik maken van de essentiële functionaliteiten binnen het pakket. Dat is weliswaar een eerste stap, maar door daarna even door te pakken, kan het best zijn dat je nog veel meer voordeel uit je nieuwe software kan halen. Een goede CRM leverancier plant dit proces samen met jou in, zodat je weet waar je aan toe bent. 

2.     Je waardevolle data overzetten

Houdt er rekening met dat er een overdracht moet plaatsvinden vanuit je huidige systeem naar het nieuwe systeem. Het mooiste is natuurlijk om dit moment te gebruiken voor een schone start, waarbij je precies vastlegt wat je nodig hebt en er geen verdubbelingen bestaan binnen je relatiebestand.

Afhankelijk van de mogelijkheden van je huidige systeem en hoe netjes je gegevens voorheen zijn vastgelegd kan het opschonen van je data een variabele hoeveelheid tijd in beslag nemen. De keuze is aan jou om hier zelf onderdeel in uit te gaan maken (zelf de gegevens ontdubbelen, opschonen en in het juiste format zetten) of om dit door je leverancier te laten doen. Hoe beter jij je data schoonmaakt voordat je het aanlevert, des te minder tijd zal de import kosten.

Het uurtarief van de leverancier is vaak hoger, maar door ervaring kan het zijn dat zij ook een stuk sneller zijn in het opschonen van je data. Bedenk je dus goed of het de moeite waard is om dit zelf te doen en vraag desnoods om een tijdsinschatting van de leverancier om hier een weloverwogen beslissing in te maken

3.     Inrichting

De initiele inrichting van je softwarepakket is een belangrijke factor in het slagen van je implementatie. Natuurlijk hoeft het niet direct tot in de puntjes perfect te zijn, maar zorg ervoor dat je op zijn minst de basis goed hebt draaien. Zo voorkom je dat je medewerkers bij voorbaat de software al afwijzen (als dit gebeurt is het soms lastig om weer opnieuw draagvlak onder de gebruikers te creëren).

Een goede manier om dit te doen is om wat extra tijd te besteden aan het doornemen van je proces met de softwareleverancier. Dingen die voor jou vanzelfsprekend zijn, zijn dat niet altijd voor de softwareleverancier dus vergeet ook niet de details goed te overleggen.

4.     Mensen/Team meenemen in de verandering

Het is erg belangrijk om gebruikers van verschillende afdelingen te betrekken in de selectie en het voortraject voor de implementatie. Zo creëer je voor deze medewerkers een gevoel dat zij invloed hebben op de implementatie en dat is goed voor de acceptatie van het nieuwe proces.

Ook is het zo dat er op afdelingen vaak toch van nature eigen processen ontstaan waar je zelf wellicht niet van op de hoogte bent. Dit is een mooi moment om dit ook zelf opnieuw te inventariseren en het voor de software leverancier duidelijk te maken.

5.     Training

Vaak zit er wel een training inbegrepen bij de implementatie van een softwarepakket. Toch kan het geen kwaad om na te vragen wat dit inhoudt voor de leverancier. Gaat het om een basic training? Een training die gebaseerd is op je eigen proces? En wordt iedereen opgeleid of alleen een super-user die het vervolgens aan zijn afdeling moet overbrengen? Afhankelijk van je proces en je huidige situatie kan iedere optie goed zijn, maar het is de moeite waard om deze opties mee te nemen in je softwarevergelijking.

6.     Nazorg

Tot slot is het altijd goed om een blik te werpen op de toekomst. Na een implementatie zal er altijd nog het een en ander gewijzigd moeten worden. Sommige zaken lopen nou eenmaal in de praktijk anders dan vooraf bedacht. Kijk dus goed naar hoe de potentiele leveranciers dit doen. Is er een serviceovereenkomst? Welke support is gratis en waar moet je voor betalen? In hoeverre biedt de software zelf jou de ruimte om te veranderen of te groeien? Is er mogelijkheid tot aanpassing of maatwerk? Je gaat immers meerjarige samenwerking aan en in een paar jaar kan er veel veranderen.

Wij hopen dat dit stuk je inzicht geeft in een aantal zaken waar je op moet letten bij het selecteren van een nieuw CRM systeem. De meeste zaken zullen overigens op de aanschaf van de meeste software van toepassing zijn. Als je hier eens over verder wilt sparren, neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder!

Neem Contact op met Luuk

Vragen? Geen probleem!

We helpen je graag in de reis naar het beste CRM proces. Of onze software goed past bij jouw bedrijf, daar kunnen we alleen achter komen door dit samen te bespreken. 

Luuk is altijd in voor een goed gesprek en helpt je graag verder in deze zoektocht. Bel hem direct óf vul het onderstaande formulier in en dan neemt hij z.s.m. contact met je op. 

Video afspelen

* Speur je liever eerst zelf door onze features om te kijken wat de mogelijkheden zijn? Download onze brochure of kijk op onze features pagina!

Bekijk onze brochure

*Je ontvangt hem direct in je mailbox! 

Bekijk onze brochure

*Je ontvangt hem direct in je mailbox!