CRM is een afkorting van ‘Customer Relationship Management’. Ofwel het beheren van jouw relatie met je (potentiële) klanten. Het doel van CRM is om als organisatie te weten wat er speelt bij jouw klanten, zodat je een actueel beeld krijgt van verkoopkansen voor jouw organisatie.
Het CRM proces bestaat uit het vastleggen én benutten van klantgegevens. Het vastleggen van deze gegevens kan handmatig, maar in veel gevallen ook automatisch gebeuren. Je kunt hierbij denken aan gegevens als:
- Contactgegevens
- Bedrijfsspecifieke gegevens
- Correspondentie en Communicatie
- Gespreksnotities
- Documenten en Contracten
- Offertes
- Projectinformatie
- Facturen
- Financiële gegevens
De gegevens leg je op een gestructureerde wijze vast, zodat je de data kunt benutten in analyses en in je communicatie met de klant.
Het CRM proces wordt tegenwoordig door de meeste bedrijven gedaan in een CRM-systeem. Dit is software waarmee de verzamelde gegevens gecentraliseerd worden opgeslagen, zodat de data door de gehele organisatie optimaal benut kan worden vanuit één bron. Daarmee vergroot het de efficiëntie en samenwerking binnen het bedrijfsproces.
Wat zijn de voordelen van een CRM-systeem?
De voordelen van een CRM systeem zijn onder andere te merken op het gebied van overzicht, efficiëntie en samenwerking. Hieronder kun je meer informatie vinden over de individuele voordelen:
1. Overzicht
Ondernemers zonder CRM systeem komen vaak als eerste bij ons omdat ze in de groei van hun onderneming het overzicht kwijt beginnen te raken. Zeker als er meer medewerkers in een organisatie actief worden, begint de noodzaak voor een CRM systeem vaak te dringen. Het gebrek aan overzicht kan al gauw leiden tot fouten en onnodig veel zoekwerk om klantinformatie terug te vinden. Dit is slecht voor het vertrouwen van je klant en zorgt intern vaak voor onnodige stress.
2. Efficientie
Efficiëntie wordt door de software verbeterd, doordat routinematige bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd. Daarnaast wordt de efficiëntie binnen je bedrijfsproces verhoogd doordat je klantinformatie beter vindbaar is, omdat je het gestructureerd hebt opgeslagen. Door de data in één systeem op te slaan (of de systemen onderling te koppelen), voorkom je dat je informatie dubbel moet invoeren.
3. Samenwerking
De samenwerking tussen de medewerkers en afdelingen is met een CRM systeem ook beter te stroomlijnen. Door één bron te creëren kunnen medewerkers zelfstandig hun benodigde informatie vinden, zonder collega’s te hoeven raadplegen. Hierdoor verlaag je daarbij ook de afhankelijkheid van individuele medewerkers. Als een medewerker ziek is of een andere baan vindt, heb je de belangrijkste klantinformatie namelijk nog binnen je systeem staan.
Deze voordelen zorgen er samen voor een hogere omzet, omdat kansen bij klanten makkelijker te spotten zijn. Daarbij verhoog je je netto winst, omdat de tijd en inzet van medewerkers efficiënter gebruikt wordt
Hoe begin je met CRM?
Als je je als ondernemer realiseert dat het tijd wordt om meer grip en overzicht op je bedrijf te krijgen kun je ervoor kiezen om je CRM proces te professionaliseren. Er zijn gelukkig oneindig veel manieren om dit te doen, maar helaas leidt dit bij veel ondernemers tot keuzestress. Lees onze blog over hoe je een programma van eisen opstelt, om een goed begin te kunnen maken.
Liever persoonlijke hulp met jou bedrijfsproces? Wij helpen je graag het overzicht weer te krijgen. Neem contact met ons op voor een gratis en vrijblijvende inventarisatie en demonstratie van onze software.