De implementatie van projectbeheer software doorloop je in verschillende fases: voorbereiding en inventarisatie van je werkprocessen, selectie van de juiste software, technische configuratie en inrichting, training en onboarding van je team, en evaluatie van de resultaten. Een goede implementatie vraagt gemiddeld enkele weken, waarbij je stapsgewijs je team meeneemt in de verandering. Door elke fase zorgvuldig aan te pakken, zorg je ervoor dat je projectbeheer software MKB-bedrijven daadwerkelijk helpt in plaats van een extra administratieve last wordt.
Waarom is een goede voorbereiding zo belangrijk bij projectbeheer software?
Een goede voorbereiding bepaalt voor een groot deel of je implementatie slaagt of faalt. Je brengt in deze fase je huidige werkprocessen in kaart, identificeert knelpunten en bepaalt wat je precies nodig hebt van je nieuwe projectbeheer software. Door je team al vroeg te betrekken, creëer je draagvlak en voorkom je weerstand later in het proces.
Veel bedrijven maken de fout om te snel te starten zonder goed na te denken over wat ze eigenlijk willen bereiken. Ze installeren de software en verwachten dat alles vanzelf beter gaat. Het resultaat? Frustratie bij medewerkers, dubbel werk omdat oude systemen blijven doorlopen, en uiteindelijk een dure investering die niet wordt gebruikt.
Neem de tijd om met je team te bespreken welke problemen jullie nu ervaren. Lopen projecten uit de hand? Weet je niet waar je budgetten blijven? Missen jullie overzicht in wie wat doet? Door deze vragen te beantwoorden, weet je precies waar je nieuwe systeem in moet voorzien.
Betrek ook medewerkers die dagelijks met projecten werken. Zij weten precies waar het schoentje wringt en hebben vaak waardevolle ideeën over wat beter kan. Bovendien voelen ze zich gehoord, wat de kans vergroot dat ze de nieuwe software straks ook echt gaan gebruiken.
Hoe kies je de juiste projectbeheer software voor jouw bedrijf?
De juiste projectbeheer software sluit aan bij je specifieke werkprocessen en groeit mee met je bedrijf. Let op functionaliteiten die je echt nodig hebt: kun je budgetten monitoren, uren registreren, teams samenstellen en rapportages genereren? Kijk ook naar gebruiksvriendelijkheid, want de beste software is waardeloos als niemand ermee wil werken.
Integratiemogelijkheden zijn voor MKB-bedrijven vaak doorslaggevend. Je wilt niet overal opnieuw dezelfde gegevens invoeren. Kan de projectbeheer software koppelen met je boekhoudsoftware, CRM-systeem of andere tools die je al gebruikt? Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten door dubbele invoer.
Schaalbaarheid is een ander belangrijk punt. Misschien werk je nu met vijf medewerkers, maar wat als je team over twee jaar verdubbelt? Kies software die meegroeit zonder dat je elk jaar opnieuw moet investeren in een compleet nieuw systeem. Flexibiliteit in het aanpassen van workflows en processen is hierbij belangrijk.
Budget speelt natuurlijk ook een rol, maar kijk verder dan alleen de aanschafprijs. Wat zijn de maandelijkse kosten? Wat kost implementatie en training? En hoeveel tijd bespaar je uiteindelijk door betere processen? Soms is duurdere software op de lange termijn goedkoper omdat het meer oplevert. Wil je een duidelijk overzicht van de investering? Bekijk dan de prijzen en mogelijkheden.
Betrek je team bij het testen van verschillende opties. Laat ze meedenken en proberen. Vraag om demo’s waarin je jouw eigen werkprocessen kunt doorlopen. Zo zie je direct of de software past bij hoe jullie werken, niet alleen hoe de leverancier denkt dat je zou moeten werken.
Wat gebeurt er tijdens de configuratie en inrichting van de software?
Tijdens de configuratie richt je de software in volgens jouw werkwijze. Je maakt projectstructuren aan die passen bij hoe jullie projecten organiseren, stelt gebruikersrechten in zodat iedereen precies ziet wat nodig is, en configureert workflows die aansluiten bij jullie processen. Deze fase vraagt technische kennis en goed begrip van je bedrijfsprocessen.
Het koppelen met andere systemen gebeurt ook in deze fase. Denk aan je boekhoudsoftware, CRM-systeem of urenregistratie. Deze koppelingen zorgen ervoor dat data automatisch wordt uitgewisseld en je niet overal handmatig moet invoeren. Bij een goede implementatie test je deze koppelingen grondig voordat je live gaat.
Het uploaden van bestaande projectdata is een belangrijk onderdeel. Je wilt niet met een leeg systeem beginnen terwijl je lopende projecten hebt. Zorg dat relevante informatie wordt overgezet: klantgegevens, projecthistorie, budgetten en afspraken. Dit vraagt zorgvuldigheid, want fouten in deze fase werk je maanden door.
De keuze tussen maatwerk en standaardinstellingen komt hier aan bod. Standaardinstellingen werken vaak prima en zijn sneller te implementeren. Maatwerk geeft meer flexibiliteit maar kost meer tijd en geld. De kunst is om te kiezen wat echt waardevol is. Niet alles hoeft op maat, maar sommige processen zijn zo specifiek dat standaard niet werkt.
Gemiddeld kun je rekenen op enkele weken voor een complete inrichting, afhankelijk van de complexiteit van je organisatie. Bij een goede aanpak heb je na die tijd een werkend systeem waar je team mee aan de slag kan. Kleine aanpassingen volgen vaak nog gedurende de eerste maanden van gebruik.
Hoe zorg je ervoor dat je team de nieuwe software gaat gebruiken?
Gebruikersadoptie maak je of breek je met goede training en duidelijke communicatie over de voordelen. Medewerkers moeten snappen waarom ze anders gaan werken en wat het hen oplevert. Niet alleen wat het bedrijf oplevert, maar wat hun dagelijkse werk makkelijker maakt. Dat is de boodschap die aanslaat.
Wijs super users aan binnen je team. Dit zijn collega’s die de software goed beheersen en andere teamleden kunnen helpen. Zij fungeren als eerste aanspreekpunt bij vragen en kunnen snel kleine problemen oplossen. Dit ontlast je en zorgt ervoor dat mensen niet vastlopen bij kleine obstakels.
Een gefaseerde uitrol werkt vaak beter dan alles tegelijk veranderen. Start bijvoorbeeld met één afdeling of projectteam. Laat hen ervaring opdoen, verzamel feedback en pas aan waar nodig. Daarna breid je uit naar andere teams. Dit geeft je de ruimte om te leren en voorkomt dat het hele bedrijf vastloopt als er toch iets niet goed gaat.
Communiceer regelmatig over successen en verbeteringen. Laat zien wat er beter gaat sinds de invoering. Projecten die op tijd en binnen budget blijven, betere overzichten, minder administratieve rompslomp. Deze positieve verhalen motiveren mensen om door te zetten, ook als de beginperiode wat moeizaam verloopt.
Weerstand is normaal en vaak gebaseerd op onzekerheid of eerdere slechte ervaringen met nieuwe systemen. Neem deze serieus en ga het gesprek aan. Vraag wat mensen tegenhoudt en zoek samen naar oplossingen. Soms is het een kwestie van extra uitleg, soms moet je iets aanpassen in de inrichting.
Welke valkuilen moet je vermijden tijdens de implementatie?
Te snel willen gaan is de meest voorkomende fout. Je wilt resultaat zien en bent enthousiast over de mogelijkheden, maar je team heeft tijd nodig om te wennen. Geef mensen de ruimte om te leren en fouten te maken. Haast leidt tot frustratie en uiteindelijk tot weerstand.
Onvoldoende testen voor je live gaat zorgt voor vervelende verrassingen. Test alle belangrijke processen grondig: kunnen medewerkers uren schrijven, worden budgetten correct berekend, werken de koppelingen met andere systemen? Beter een week langer testen dan maanden repareren wat niet goed werkt.
Gebrek aan duidelijke communicatie laat mensen in onzekerheid. Vertel vooraf wat er gaat veranderen, waarom jullie dit doen en wat de planning is. Houd iedereen op de hoogte van de voortgang en wees transparant over problemen die je tegenkomt. Mensen kunnen veel hebben, maar niet weten wat er gebeurt is frustrerend.
Te weinig tijd voor training is een klassieke bezuiniging die duur uitpakt. Medewerkers die niet goed weten hoe ze de software moeten gebruiken, maken fouten of vallen terug op oude werkwijzen. Investeer in goede training, niet alleen bij de start maar ook doorlopend voor nieuwe medewerkers en bij updates.
Geen duidelijke projectleider betekent dat niemand de regie heeft. Wie neemt beslissingen? Wie houdt de planning in de gaten? Wie is aanspreekpunt voor het team? Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de implementatie en de bevoegdheid heeft om knopen door te hakken.
Het negeren van feedback van gebruikers is gevaarlijk. Zij werken dagelijks met het systeem en merken wat wel en niet werkt. Luister naar hun opmerkingen en pas aan waar dat kan. Dit verbetert niet alleen het systeem, maar laat ook zien dat je hun inbreng waardeert.
Hoe meet je of de implementatie succesvol is?
Het bepalen van succescriteria en KPI’s doe je het beste vooraf, zodat je weet waar je naartoe werkt. Gebruikersadoptie is een belangrijke indicator: hoeveel medewerkers gebruiken de software actief? Als de helft van je team nog steeds met Excel werkt, is er iets mis. Streef naar minimaal 80% actief gebruik binnen drie maanden.
Tijdsbesparing is vaak een belangrijke reden om projectbeheer software te implementeren. Meet hoeveel tijd medewerkers kwijt zijn aan administratie voor en na de implementatie. Kunnen ze sneller projecten opzetten? Kost rapportage minder tijd? Deze concrete tijdwinst laat zien of je investering loont.
Projectoverzicht en transparantie zijn moeilijker te meten maar wel belangrijk. Kun je nu sneller zien welke projecten goed lopen en welke aandacht nodig hebben? Weet je waar je budgetten blijven? Beter overzicht leidt tot betere beslissingen en minder verrassingen.
Datakwaliteit zegt veel over hoe goed het systeem werkt. Als medewerkers hun uren niet goed registreren of projectinformatie niet actueel is, gebruik je de software niet optimaal. Monitor regelmatig of de data compleet en actueel is. Dit vraagt soms wat discipline en herinneren, vooral in het begin.
Teamtevredenheid peilen doe je door regelmatig te vragen hoe het gaat. Korte evaluaties na een maand, drie maanden en een half jaar geven inzicht in hoe je team de software ervaart. Wat gaat goed? Wat kan beter? Deze feedback gebruik je om bij te sturen en te verbeteren.
Plan evaluatiemomenten in en neem de tijd om echt te kijken naar de resultaten. Vergelijk de situatie met je doelstellingen uit de voorbereidingsfase. Bereik je wat je wilde? Zo niet, wat moet er anders? Implementatie is geen eenmalige actie maar een doorlopend proces van verbeteren.
Hoe Compenda helpt bij de implementatie van projectbeheer software
Bij Compenda begeleiden we je persoonlijk door het hele implementatietraject. We gooien niet alleen software over de schutting, maar kijken samen met jou naar wat jouw bedrijf echt verder helpt. Onze aanpak zorgt ervoor dat projectbeheer software MKB-bedrijven daadwerkelijk ondersteunt in plaats van extra werk oplevert.
Wat wij voor je doen:
- Persoonlijke begeleiding vanaf het eerste gesprek tot ver na de livegang, waarbij we fungeren als extensie van jouw team
- Maatwerk integraties met je bestaande systemen zoals SnelStart, zodat al je data op één centrale plek staat
- Uitgebreide training voor je hele team, inclusief doorlopende ondersteuning via ons portaal met handleidingen en telefonische hulp
- Flexibele inrichting die aansluit bij jouw werkprocessen, niet andersom
- Snelle implementatie waarbij we vaak binnen een week de software draaiend hebben, mits de juiste gegevens zijn aangeleverd
- Relatie-import standaard inbegrepen, zodat je met een complete database fris van start kunt
We werken met maandelijkse opzegging en één maand opzegtermijn omdat we geloven dat je klant moet blijven omdat je dat wil, niet omdat het moet. Wil je weten hoe wij jouw implementatie succesvol maken? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek over jouw situatie en mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kost een complete implementatie van projectbeheer software voor een MKB-bedrijf?
De kosten variëren sterk afhankelijk van de software, het aantal gebruikers en de complexiteit van je organisatie. Naast de maandelijkse licentiekosten (vaak €15-€50 per gebruiker) moet je rekenen op eenmalige implementatiekosten voor configuratie, data-migratie en training. Voor een MKB-bedrijf met 5-15 medewerkers kun je rekenen op een totale investering van €2.000-€10.000 voor de implementatie, plus doorlopende maandelijkse kosten. Belangrijk is om ook de tijdsinvestering van je eigen team mee te rekenen in je calculatie.
Kunnen we tijdens de implementatie gewoon doorwerken met onze huidige systemen?
Ja, sterker nog, dat is zelfs aan te raden. Een parallelle periode waarbij je beide systemen naast elkaar gebruikt, geeft je team de tijd om te wennen zonder dat de dagelijkse werkzaamheden stilvallen. Plan typisch 2-4 weken overlap in waarin je nieuwe projecten al in het nieuwe systeem zet, maar lopende projecten nog in het oude systeem afrondt. Zo voorkom je chaos en kunnen medewerkers rustig leren werken met de nieuwe software zonder druk.
Wat als onze medewerkers niet digitaal vaardig zijn?
Moderne projectbeheer software is juist ontworpen om gebruiksvriendelijk te zijn, ook voor mensen die niet technisch aangelegd zijn. Kies software met een intuïtieve interface en investeer extra tijd in persoonlijke training en begeleiding. Wijs super users aan die minder digitaal vaardige collega's kunnen ondersteunen, en start met de basis-functionaliteiten voordat je geavanceerde features introduceert. Geduld en goede begeleiding zijn hierbij belangrijker dan technische kennis.
Hoe vaak moeten we trainingen organiseren voor nieuwe medewerkers?
Plan standaard een onboarding-sessie in voor elke nieuwe medewerker binnen de eerste week van hun dienstverband. Dit kan een individuele sessie van 1-2 uur zijn of een groepstraining als je meerdere mensen tegelijk start. Daarnaast is het verstandig om elk kwartaal een opfriscursus aan te bieden voor het hele team, waarin je nieuwe functionaliteiten bespreekt en best practices deelt. Zorg ook voor toegankelijke documentatie en video-tutorials die medewerkers op elk moment kunnen raadplegen.
Wat doen we met historische projectdata uit ons oude systeem?
Je hebt drie opties: alles migreren, alleen actieve projecten overzetten, of het oude systeem in read-only modus bewaren voor referentie. Voor de meeste MKB-bedrijven werkt een hybride aanpak het beste: migreer lopende projecten en belangrijke referentiedata (zoals klantinformatie en contracten), maar laat afgeronde oude projecten in het oude systeem staan. Zo start je met een opgeschoonde database zonder waardevol historisch overzicht te verliezen. Bewaar toegang tot het oude systeem minimaal één jaar voor eventuele opzoekingen.
Kunnen we de software later nog aanpassen als onze processen veranderen?
Absoluut, en dat is juist één van de grote voordelen van goede projectbeheer software. De meeste systemen zijn flexibel in te richten en je kunt workflows, velden en processen aanpassen naarmate je bedrijf groeit of verandert. Plan wel regelmatig evaluatiemomenten in (bijvoorbeeld elk half jaar) om te bekijken of de inrichting nog optimaal is. Kleine aanpassingen kun je vaak zelf doen, voor grotere wijzigingen kun je terugvallen op de ondersteuning van je softwareleverancier.
Hoe voorkomen we dat het project uitloopt of vastloopt?
Stel een realistische planning op met duidelijke mijlpalen en deadlines, en wijs één persoon aan als projectleider die verantwoordelijk is voor de voortgang. Communiceer wekelijks over de status en escaleer problemen direct in plaats van ze te laten liggen. Bouw buffer in je planning voor onverwachte problemen en wees bereid om scope aan te passen als dat nodig is - beter een werkend basissysteem op tijd dan een perfect systeem dat maanden vertraagd is. Een ervaren implementatiepartner kan hierbij helpen door realistische verwachtingen te scheppen en proactief mee te sturen.
