Per klantaccount moet je basisgegevens bijhouden zoals contactinformatie (naam, telefoonnummer, e-mail, adres), bedrijfsgegevens en functietitels. Daarnaast is het belangrijk om communicatiehistorie vast te leggen (e-mails, gesprekken, meetings), aankoopinformatie (offertes, facturen, contracten) en relevante extra gegevens zoals klantvoorkeuren en belangrijke data. Met een goed CRM-systeem houd je al deze informatie overzichtelijk op één centrale plek bij.
Waarom is het belangrijk om klantinformatie gestructureerd bij te houden?
Gestructureerd klantbeheer zorgt ervoor dat je altijd precies weet waar je staat met je klanten. Je voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat tussen collega’s, verbetert je klantenservice en communiceert efficiënter. Wanneer iemand anders een klant overneemt, heeft die persoon direct toegang tot alle relevante informatie zonder eindeloos te hoeven zoeken.
In de dagelijkse praktijk maakt dit een groot verschil. Je kunt bijvoorbeeld snel terugvinden wat je tijdens het laatste gesprek hebt besproken, welke afspraken je hebt gemaakt en wat de klant specifiek nodig heeft. Dit helpt je om persoonlijker en professioneler over te komen.
Bovendien bouw je zo betere klantrelaties op. Wanneer je precies weet wat er speelt bij een klant en welke geschiedenis jullie hebben, kun je veel gerichter inspelen op hun behoeften. Je klant wordt meer dan een nummertje in je systeem, en dat gaan ze voelen in jullie samenwerking.
Welke basisgegevens horen in elk klantaccount?
De fundamentele klantinformatie die altijd in je systeem moet staan, vormt de basis voor goed klantbeheer. Deze gegevens heb je bij vrijwel elk contact met je klant nodig. Hier is een praktische checklist:
Contactgegevens:
- Volledige naam (voor- en achternaam)
- Telefoonnummer (zowel vast als mobiel)
- E-mailadres
- Bezoekadres en postadres
Bedrijfsinformatie:
- Bedrijfsnaam
- KvK-nummer
- BTW-nummer
- Branche of sector
Functiegegevens:
- Functietitel
- Afdeling
- Rol in het besluitvormingsproces
Deze basisgegevens zijn nodig om überhaupt met je klant te kunnen communiceren en zaken te doen. Zonder deze informatie kun je geen facturen versturen, geen afspraken maken en geen gerichte communicatie voeren. Zorg er daarom voor dat deze gegevens altijd compleet en actueel zijn.
Hoe houd je communicatiehistorie effectief bij?
Het vastleggen van alle interacties met klanten geeft je continuïteit in je klantrelaties. Registreer e-mails, telefoongesprekken, meetings en belangrijke notities op één centrale plek. Zo weet elke collega die met de klant aan de slag gaat direct wat er is besproken en afgesproken.
Wat moet je wel noteren? Leg vast wat er is besproken, welke afspraken je hebt gemaakt, welke vervolgstappen nodig zijn en wat de uitkomst van het contact was. Noteer ook de datum en wie het gesprek heeft gevoerd. Dit helpt je om later snel terug te vinden wat er is gebeurd.
Wat kun je beter niet noteren? Vermijd het opschrijven van persoonlijke details die niet relevant zijn voor de zakelijke relatie. Houd je notities zakelijk en to the point. Je hoeft niet elk woord vast te leggen, maar wel de kern van het gesprek en de concrete afspraken.
Het grote voordeel van goede communicatieregistratie wordt pas echt duidelijk wanneer een collega een klant overneemt. Die persoon kan dan in een paar minuten de hele geschiedenis doornemen en weet meteen waar hij of zij aan toe is. Geen vervelende situaties meer waarin je een klant moet vragen om dingen te herhalen die al besproken zijn.
Welke aankoopinformatie moet je per klant vastleggen?
Transactiegegevens geven je inzicht in de zakelijke relatie met je klant en helpen je om betere service te verlenen. Houd de aankoopgeschiedenis bij met alle producten of diensten die de klant heeft afgenomen. Dit overzicht laat zien wat de klant waardeert en waar mogelijkheden liggen voor aanvullende diensten.
Belangrijke aankoopgegevens:
- Alle verzonden offertes (zowel geaccepteerd als afgewezen)
- Facturen met factuurbedragen en datums
- Betalingsvoorwaarden en betalingstermijnen
- Lopende contracten met start- en einddata
- Gemaakte afspraken over prijzen of kortingen
Deze informatie is nuttig voor verschillende doeleinden. Bij cross-selling zie je bijvoorbeeld welke aanvullende producten of diensten interessant kunnen zijn voor de klant. Voor je service is het handig om te weten wat de klant heeft aangeschaft en onder welke voorwaarden. En bij het begrijpen van klantbehoeften helpt de aankoopgeschiedenis je om patronen te herkennen.
Bovendien voorkom je vervelende situaties waarin je niet meer weet welke prijsafspraken je hebt gemaakt of wanneer een contract afloopt. Alles staat overzichtelijk bij elkaar, zodat je professioneel kunt opereren.
Wat zijn handige extra gegevens om bij te houden?
Naast de basisinformatie zijn er aanvullende gegevens die waarde toevoegen aan je klantbeheer. Welke dat zijn, hangt af van jouw type bedrijf en hoe je met klanten werkt. Denk aan informatie die je helpt om persoonlijker en effectiever te communiceren.
Voorkeuren van de klant: Hoe wil de klant benaderd worden? Liever e-mail of telefoon? Welke communicatiestijl past bij deze klant? Dit soort informatie helpt je om je aanpak af te stemmen.
Belangrijke data: Verjaardagen, jubilea of contractverlengingen kun je gebruiken om op het juiste moment contact op te nemen. Een persoonlijk berichtje op het juiste moment wordt gewaardeerd en houdt de relatie warm.
Specifieke wensen of eisen: Heeft de klant bepaalde voorkeuren bij levering? Zijn er technische vereisten waar je rekening mee moet houden? Leg dit vast zodat je het niet steeds opnieuw hoeft te vragen.
Segmentatie-informatie: Gegevens die je helpen om klanten te groeperen, zoals branche, bedrijfsgrootte, regio of type dienstverlening. Handig voor gerichte marketingacties of het maken van overzichten.
Bepaal voor jouw bedrijf welke extra gegevens echt relevant zijn. Vraag je af: helpt deze informatie me om betere service te verlenen of effectiever te werken? Als het antwoord ja is, is het de moeite waard om bij te houden.
Hoe zorg je dat klantinformatie actueel blijft?
Het bijhouden van klantgegevens is één ding, maar ze actueel houden is minstens zo belangrijk. Verouderde informatie leidt tot fouten, gemiste kansen en een onprofessionele uitstraling. Hier zijn praktische tips om je data up-to-date te houden.
Plan regelmatige checks in waarbij je systematisch je klantgegevens doorneemt. Dit hoeft niet voor alle klanten tegelijk, maar bijvoorbeeld per kwartaal voor je belangrijkste relaties. Controleer of contactgegevens nog kloppen en of alle recente interacties zijn vastgelegd.
Moedig medewerkers aan om wijzigingen direct door te voeren. Wanneer een klant tijdens een gesprek meldt dat hij is verhuisd of een nieuw telefoonnummer heeft, moet dit meteen worden aangepast. Maak dit onderdeel van je werkproces in plaats van een losse taak die je later nog moet doen.
Automatische herinneringen kunnen helpen. Stel bijvoorbeeld notificaties in voor het controleren van contractgegevens of het updaten van klantinformatie na een bepaalde periode. Zo vergeet je het niet en blijft je database schoon.
Creëer een cultuur waarin datakwaliteit belangrijk is. Bespreek met je team waarom goede klantinformatie waardevol is en hoe het jullie werk makkelijker maakt. Wanneer iedereen begrijpt dat accurate data tijd bespaart en fouten voorkomt, wordt het bijhouden vanzelfsprekender.
Hoe Compenda helpt bij het bijhouden van klantaccounts
Ons CRM-systeem maakt het beheer van klantinformatie overzichtelijk en eenvoudig. We hebben de software specifiek ontwikkeld voor MKB-bedrijven die alle klantgegevens op één centrale plek willen beheren zonder ingewikkelde systemen.
Dit biedt onze oplossing:
- Alle klantinformatie overzichtelijk op één plek, niet verspreid over verschillende systemen
- Automatische logging van communicatie dankzij de Outlook-koppeling, zodat e-mails direct bij de juiste klant worden gearchiveerd
- Aanpasbare vrije velden waarmee je precies die informatie vastlegt die voor jouw bedrijf relevant is
- Mobiele app voor toegang tot klantgegevens waar je ook bent, ideaal voor medewerkers die vaak onderweg zijn
- KvK-koppeling die bedrijfsgegevens automatisch invult, zodat je geen tijd verspilt aan overtypen
- Slimme filters en segmentatie om snel de juiste klantgroepen te vinden
We richten ons op MKB-bedrijven die net buiten de standaardoplossingen vallen en maatwerk nodig hebben. Ons team denkt met je mee over welke klantinformatie belangrijk is voor jouw specifieke situatie en hoe je dit het beste kunt vastleggen.
Wil je zien hoe onze CRM-software jouw klantbeheer kan verbeteren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo. We richten de demo in naar jouw wensen, zodat je precies ziet wat het voor jouw bedrijf kan betekenen. Bekijk ook onze features en prijzen voor meer informatie over wat Compenda voor jouw bedrijf kan betekenen.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met het opschonen van mijn bestaande klantendatabase?
Start met je belangrijkste klanten en werk systematisch door je database. Maak een prioriteitenlijst op basis van omzet of strategisch belang. Controleer per klant de essentiële gegevens (contactinfo, bedrijfsgegevens) en vul ontbrekende informatie aan. Plan hiervoor bijvoorbeeld één uur per week in, zodat het een behapbare taak blijft en je binnen enkele maanden een schone database hebt.
Wat doe ik als klanten bezwaar maken tegen het opslaan van hun gegevens?
Leg uit dat je alleen zakelijk relevante informatie vastlegt die nodig is voor jullie samenwerking en betere service. Verwijs naar je privacybeleid en AVG-compliance. Benadruk dat klanten altijd inzage kunnen krijgen in hun gegevens en wijzigingen kunnen aanvragen. In de meeste gevallen accepteren klanten dit wanneer je transparant bent over het doel en de beveiliging van hun informatie.
Hoeveel tijd moet ik per klantcontact uittrekken voor het bijwerken van gegevens?
Reken op 2-5 minuten direct na elk klantcontact om de belangrijkste punten vast te leggen. Dit lijkt misschien veel, maar bespaart je later veel meer tijd doordat je niet hoeft te zoeken naar informatie of klanten opnieuw moet benaderen. Maak het een gewoonte om notities direct te maken, niet pas aan het einde van de dag wanneer details al zijn vervaagd.
Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij klantregistratie?
De grootste fout is te veel of irrelevante informatie vastleggen waardoor je systeem onoverzichtelijk wordt. Andere veelvoorkomende fouten zijn: geen duidelijke afspraken maken over wie verantwoordelijk is voor updates, communicatie niet direct registreren maar uitstellen, en verschillende schrijfwijzen gebruiken voor dezelfde klant. Houd je aan een vaste structuur en maak duidelijke afspraken met je team.
Kan ik klantinformatie uit verschillende systemen samenvoegen?
Ja, de meeste moderne CRM-systemen bieden importfuncties voor data uit Excel, andere CRM's of boekhoudpakketten. Begin met het exporteren van je huidige data naar een gestandaardiseerd format zoals CSV of Excel. Schoon de data op voordat je importeert: verwijder duplicaten en standaardiseer de opmaak. Veel CRM-leveranciers, waaronder Compenda, helpen je bij het migreren van bestaande klantgegevens.
Hoe voorkom ik dat mijn team dubbele klantaccounts aanmaakt?
Implementeer een zoekprocedure waarbij medewerkers altijd eerst zoeken op bedrijfsnaam, e-mailadres of telefoonnummer voordat ze een nieuw account aanmaken. Kies een CRM-systeem met automatische duplicaatdetectie die waarschuwt bij overeenkomsten. Stel duidelijke richtlijnen op over naamgeving en maak één persoon verantwoordelijk voor het periodiek controleren en samenvoegen van duplicaten.
Wat is de beste manier om gevoelige klantinformatie te beveiligen?
Gebruik een CRM-systeem met sterke beveiliging zoals encryptie en regelmatige back-ups. Stel toegangsrechten in zodat medewerkers alleen de informatie zien die ze nodig hebben voor hun werk. Maak afspraken over veilig wachtwoordgebruik en zorg dat medewerkers nooit klantgegevens opslaan op privé-apparaten of onbeveiligde locaties. Train je team regelmatig over AVG-compliance en databescherming.
