Bij de koppeling tussen CRM-systemen en SnelStart kun je specifiek financiële gegevens synchroniseren die boekhoudkundig relevant zijn. Je kunt debiteuren- en crediteurengegevens actueel houden, contactpersonen synchroniseren (SnelStart ondersteunt slechts 1 contactpersoon per relatie), en projecten als kostenplaats overdragen. Deze real-time financiële integratie zorgt ervoor dat je boekhouder altijd met correcte gegevens werkt, terwijl je bedrijfsprocessen volledig in je CRM kunnen blijven.
Waarom zou je CRM en SnelStart met elkaar verbinden?
De koppeling tussen je CRM-systeem en SnelStart is bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way van je CRM naar SnelStart. Deze financiële integratie biedt concrete voordelen voor je boekhoudkundige processen.
Het grootste voordeel is dat alles klopt voor je boekhouder. Boekhoudkundig relevante informatie wordt automatisch overgedragen, waarna financiële boekingen naar de juiste grootboeken worden doorgezet inclusief BTW. Dit betekent dat klantgegevens die je in je CRM vastlegt, direct correct beschikbaar zijn in SnelStart voor facturatie.
Daarnaast blijven je bedrijfsprocessen volledig in je CRM. Je hoeft je werkwijze niet aan te passen – alleen de financiële gegevens worden doorgestuurd naar SnelStart. Dit vermindert de administratieve last aanzienlijk omdat je geen dubbele invoer meer hebt.
Voor MKB-bedrijven is deze financiële integratie bijzonder waardevol omdat het de boekhoudkundige processen stroomlijnt. Je kunt je meer focussen op je kernactiviteiten terwijl de financiële administratie automatisch op orde blijft. Software voor MKB bedrijven zoals Compenda biedt hiervoor uitstekende oplossingen.
Welke gegevens kun je synchroniseren tussen CRM en SnelStart?
De debiteuren- en crediteurengegevens worden real-time gesynchroniseerd bij wijzigingen, zodat je financiële administratie altijd actueel blijft.
Contactpersonen worden automatisch overgenomen, waarbij SnelStart maximaal 1 contactpersoon per relatie ondersteunt (dit is een beperking van SnelStart zelf). NAW-gegevens, telefoonnummers en e-mailadressen worden hierbij meegenomen.
Bedrijfsinformatie zoals KvK-nummers, BTW-nummers en bankrekeningnummers worden eveneens uitgewisseld. Dit zorgt ervoor dat je facturen altijd de juiste gegevens bevatten zonder dat je deze handmatig hoeft na te kijken.
| Type gegevens | Voorbeelden | Synchronisatierichting |
|---|---|---|
| Debiteuren/Crediteuren | Naam, telefoon, e-mail | CRM naar SnelStart |
| Contactpersonen | Max. 1 contactpersoon | CRM naar SnelStart |
| Projecten | Als kostenplaats (omschrijving + nummer) | CRM naar SnelStart |
| Openstaande posten | Betaalstatus controle | SnelStart naar CRM |
Projecten worden als kostenplaats gesynchroniseerd, waarbij alleen de omschrijving en het nummer worden overgenomen. Geboekte inkopen per project kun je vervolgens teruglezen in je CRM.
Hoe werkt de synchronisatie van financiële boekingen?
De financiële boekingen worden automatisch naar de juiste grootboeken doorgezet inclusief de correcte BTW-behandeling.
Facturen uit je CRM worden als boeking overgenomen in SnelStart, waarbij alle financiële details correct worden verwerkt. Bij SnelStart Online worden facturen zelfs als bijlage bij de boekingen toegevoegd voor complete traceerbaarheid.
Openstaande posten kun je teruglezen vanuit SnelStart om de betaalstatus te controleren. Dit geeft je inzicht in welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan, zonder dat je handmatig moet controleren.
Ook kun je meerdere financiële administraties koppelen, bijvoorbeeld een stichting en BV met een gedeeld klantenbestand. Dit is ideaal voor bedrijven met meerdere rechtspersonen.
Wat zijn de technische vereisten voor CRM-SnelStart koppeling?
Voor een succesvolle CRM koppeling SnelStart zijn de technische vereisten bewust eenvoudig gehouden door CRM-leveranciers.
Je hebt een API-koppeling nodig tussen beide systemen. Voor SnelStart wordt vaak de koppelsleutel methodiek gebruikt, wat de implementatie vereenvoudigt. Je CRM-systeem moet deze koppeling kunnen aanspreken. Voor meer informatie over verschillende koppelingen kun je onze uitgebreide gids raadplegen.
Qua software-vereisten heb je een actief abonnement nodig op zowel je CRM-systeem als SnelStart. Beide systemen moeten up-to-date zijn voor optimale compatibiliteit, maar de implementatie is als een eenvoudig proces opgezet.
Beveiliging is ingebouwd met beveiligde verbindingen en encryptie om je financiële data te beschermen tijdens overdracht. Ook worden er toegangsrechten ingesteld zodat alleen geautoriseerde gebruikers data kunnen synchroniseren.
Een stabiele internetverbinding zorgt voor real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen. Bij verbindingsproblemen worden de gegevens tijdelijk opgeslagen en gesynchroniseerd zodra de verbinding hersteld is.
Hoe vaak wordt data gesynchroniseerd tussen CRM en SnelStart?
De frequentie van real-time financiële integratie is afgestemd op de financiële behoeften van je bedrijf.
Real-time synchronisatie vindt plaats bij relatiewijzigingen. Dit betekent dat wijzigingen aan debiteuren en crediteuren direct worden doorgevoerd in SnelStart, zodat je boekhouder altijd met actuele gegevens werkt.
Financiële boekingen worden doorgaans direct verwerkt wanneer facturen worden aangemaakt of goedgekeurd in je CRM. Dit zorgt ervoor dat je grootboeken altijd up-to-date zijn.
Voor het teruglezen van openstaande posten kun je verschillende frequenties instellen, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks, afhankelijk van hoe vaak je de betaalstatus wilt controleren. De verschillende features van moderne CRM-systemen maken dit eenvoudig instelbaar.
Bij meerdere financiële administraties wordt de synchronisatie per administratie afgehandeld, zodat elk onderdeel van je bedrijf de juiste financiële gegevens ontvangt.
Welke beperkingen heeft de CRM-SnelStart koppeling?
Bij het opzetten van een CRM SnelStart verbinding is het belangrijk om te weten wat de koppeling wel en niet doet, zodat je realistische verwachtingen hebt.
De koppeling is bewust beperkt tot financieel relevante gegevens. Offertes worden niet automatisch doorgezet naar SnelStart – alleen goedgekeurde facturen. Ook urenregistratie en artikelen worden niet overgenomen, omdat deze geen directe boekhoudkundige relevantie hebben.
Van projectinformatie worden alleen de omschrijving en het nummer als kostenplaats overgenomen. Uitgebreide projectdetails zoals planning of resources blijven in je CRM, waar ze thuishoren.
Ook worden er geen orders aangemaakt in SnelStart – de koppeling richt zich puur op het correct overnemen van financiële boekingen nadat beslissingen in je CRM zijn genomen.
Deze beperkingen zijn geen nadeel, maar zorgen juist voor een heldere scheiding: bedrijfsprocessen blijven in je CRM, terwijl alleen boekhoudkundig relevante informatie wordt overgedragen naar SnelStart. Voor een overzicht van de kosten kun je de prijzen bekijken.
Een goed ingerichte CRM SnelStart koppeling zorgt voor correcte financiële gegevens en vermindert de administratieve last voor je boekhouder. We helpen je graag bij het opzetten van een koppeling die perfect aansluit bij jouw financiële processen en werkwijze. Neem gerust contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek.
