De beste CRM’s voor Exact Online zijn die met native integratie zoals HubSpot, Salesforce en Microsoft Dynamics, maar ook flexibele oplossingen die via API’s kunnen koppelen. Voor MKB-ondernemingen zijn vooral CRM-systemen interessant die financiële gegevens synchroniseren tussen beide platforms, waardoor je geen dubbele invoer meer hebt van debiteuren- en crediteurengegevens. Compenda biedt hiervoor uitstekende maatwerk oplossingen die naadloos integreren met Exact Online.
Waarom zou je een CRM koppelen aan Exact Online?
Een CRM integratie Exact Online zorgt voor een naadloze verbinding tussen je klantbeheer en boekhouding. Je elimineert dubbele invoer omdat debiteuren- en crediteurengegevens automatisch synchroniseren tussen beide systemen.
De grootste voordelen van een CRM koppeling Exact Online zijn duidelijk merkbaar in je dagelijkse werkzaamheden. Wanneer je een nieuwe klant aanmaakt in je CRM, verschijnt deze automatisch als debiteur in Exact Online. Financiële boekingen die je verstuurt via je CRM worden direct doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW.
Voor MKB-ondernemingen betekent dit een enorme tijdsbesparing. Je krijgt ook betere klantinzichten omdat je financiële gegevens uit Exact Online kunt combineren met je klantinteracties uit het CRM. Door openstaande posten terug te lezen kun je in één oogopslag de betaalstatus controleren en zien welke klanten het meest winstgevend zijn.
De gestroomlijnde bedrijfsprocessen helpen je om fouten te voorkomen. Geen verkeerde klantnummers meer, geen vergeten facturen en altijd de juiste gegevens in beide systemen. Bedrijfsprocessen blijven volledig in Compenda, terwijl de boekhoudkundig relevante informatie wordt overgedragen naar Exact Online.
Welke CRM-systemen hebben native integratie met Exact Online?
Verschillende CRM-platforms bieden directe koppelingen met Exact Online zonder tussenliggende software. HubSpot, Salesforce en Microsoft Dynamics 365 behoren tot de bekendste opties met native integratie.
HubSpot’s Exact Online connector synchroniseert automatisch contactgegevens en deals. Je kunt vanuit HubSpot direct financiële boekingen doorzetten die in Exact Online worden verwerkt. De koppeling is voornamelijk one-way van het CRM naar de boekhoudsoftware, waarbij betalingsinformatie uit Exact Online wel terug te lezen is voor statuscontrole.
Microsoft Dynamics 365 heeft een uitgebreide integratie die niet alleen debiteuren- en crediteurengegevens synchroniseert, maar ook projecten als kostenplaats kan doorzetten. Meerdere contactpersonen zijn mogelijk, waardoor het ideaal is voor bedrijven met complexere relatiestructuren.
Salesforce biedt via de AppExchange verschillende Exact Online connectors. Deze variëren van eenvoudige contactsynchronisatie tot real-time financiële integratie die boekhoudkundig relevante informatie uit beide systemen combineert.
Voor MKB-ondernemingen zijn vooral CRM-systemen interessant die automatische synchronisatie bieden van debiteuren- en crediteurengegevens, financiële boekingen en projectinformatie tussen beide platforms, waardoor je geen dubbele invoer meer hebt en altijd actuele gegevens in beide systemen. Compenda biedt hiervoor uitstekende maatwerk oplossingen die naadloos integreren met Exact Online.
| CRM-systeem | Type integratie | Belangrijkste voordelen |
|---|---|---|
| HubSpot | Native connector | Financiële boekingen, real-time debiteurensync |
| Microsoft Dynamics 365 | Native integratie | Projectsync als kostenplaats, meerdere contactpersonen |
| Salesforce | AppExchange apps | Flexibele configuratie, financiële dashboards |
| Compenda | Custom integratie | Maatwerk oplossingen, volledige procesbeheer |
Hoe werkt de synchronisatie tussen CRM en Exact Online?
De synchronisatie tussen CRM-systemen en Exact Online gebeurt via API-verbindingen die in real-time of op geplande momenten financiële gegevens overdragen. De meeste koppelingen gebruiken de Exact Online REST API voor veilige gegevensoverdracht.
Debiteuren- en crediteurengegevens vormen de basis van elke synchronisatie. Wanneer je een contact aanmaakt in je CRM, wordt automatisch een debiteur aangemaakt in Exact Online met hetzelfde klantnummer. Real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen zorgt ervoor dat contactinformatie actueel blijft.
Financiële boekingen stromen van je CRM naar Exact Online zodra je een factuur verstuurt. De koppeling zorgt ervoor dat alle factuurregels naar de juiste grootboeken worden doorgezet inclusief BTW-tarieven en klantreferenties. Openstaande posten kun je teruglezen om de betaalstatus te controleren.
Projectgegevens kunnen als kostenplaats worden gesynchroniseerd als je CRM projectbeheer ondersteunt. Geboekte inkopen per project zijn terug te lezen in je CRM, gekoppeld aan het juiste project met omschrijving en nummer.
Real-time updates werken via webhooks die direct triggeren wanneer gegevens wijzigen. Batch-synchronisatie draait meestal ’s nachts om grote hoeveelheden data efficiënt te verwerken. Compenda ontwikkelt robuuste synchronisatieoplossingen die betrouwbaar werken onder alle omstandigheden.
Wat zijn de kosten van CRM-integratie met Exact Online?
De kosten voor CRM software Exact Online integratie variëren sterk per oplossing en bestaan uit verschillende componenten. Native integraties zijn vaak duurder maar bieden meer functionaliteit dan custom koppelingen.
Licentiekosten voor CRM-systemen met Exact Online integratie beginnen rond €25 per gebruiker per maand voor basis HubSpot, tot €150+ voor uitgebreide Salesforce of Dynamics 365 licenties. Deze prijzen zijn exclusief de Exact Online abonnementskosten.
Implementatiekosten lopen uiteen van €2.500 voor eenvoudige koppelingen tot €15.000+ voor complexe integraties met maatwerk. Dit hangt af van hoeveel financiële gegevens je wilt synchroniseren en welke specifieke bedrijfsprocessen je wilt automatiseren.
Maandelijkse kosten voor de integratie zelf variëren van €50 voor standaard connectors tot €200+ voor geavanceerde koppelingen met real-time financiële integratie. Sommige leveranciers rekenen per transactie, wat duurder uitpakt bij hoge factuurvolumes.
Extra kosten ontstaan vaak bij migratie van bestaande gegevens, training van medewerkers en onderhoud van custom koppelingen. Reken op 10-20% van de implementatiekosten per jaar voor onderhoud. Compenda biedt transparante prijzen en uitgebreide ondersteuning bij implementatie en beheer.
Hoe kies je het juiste CRM voor jouw Exact Online omgeving?
Het kiezen van het juiste CRM voor je Exact Online omgeving begint met een grondige analyse van je huidige bedrijfsprocessen. Bepaal welke financiële gegevens je wilt synchroniseren en hoe vaak dit moet gebeuren.
Bedrijfsgrootte speelt een belangrijke rol bij je keuze. MKB CRM oplossingen hebben andere behoeften dan enterprise oplossingen. Kleinere bedrijven hebben vaak baat bij eenvoudige, betaalbare koppelingen, terwijl grotere organisaties complexere integraties nodig hebben.
Je branche bepaalt welke functionaliteiten belangrijk zijn. Adviesbureaus hebben vooral behoefte aan projectkoppeling als kostenplaats, terwijl handelsbedrijven prioriteit geven aan debiteuren- en crediteurenbeheer.
Belangrijke selectiecriteria zijn:
- Ondersteunde Exact Online modules (CRM, projecten)
- Frequentie van synchronisatie (real-time vs batch)
- Mogelijkheid voor meerdere financiële administraties
- Gebruiksvriendelijkheid voor je team
- Schaalbaarheid bij bedrijfsgroei
- Kwaliteit van support en documentatie
Test altijd met een proefperiode voordat je definitief kiest. De meeste CRM-leveranciers bieden demo-omgevingen waar je de Exact Online koppeling kunt uitproberen met je eigen gegevens. Compenda biedt uitgebreide demo’s en persoonlijke begeleiding tijdens het selectieproces.
Welke problemen kun je tegenkomen bij CRM-Exact Online koppelingen?
Gegevensmapping vormt vaak de grootste uitdaging bij CRM-Exact Online koppelingen. Velden in beide systemen komen niet altijd overeen, waardoor je moet bepalen hoe boekhoudkundig relevante informatie wordt vertaald tussen de platforms.
Synchronisatieproblemen ontstaan wanneer beide systemen tegelijkertijd worden gewijzigd. Dit kan leiden tot real-time financiële integratie conflicten waarbij niet duidelijk is welke versie van de debiteuren- of crediteurengegevens correct is.
Dubbele records zijn een veelvoorkomend probleem, vooral bij de initiële migratie. Wanneer dezelfde klant met verschillende schrijfwijzen in beide systemen staat, kunnen er meerdere debiteuren ontstaan in Exact Online.
Veelvoorkomende technische problemen:
- API-limieten die synchronisatie vertragen
- Netwerkonderbrekingen die data-inconsistentie veroorzaken
- Versieupdates die koppelingen tijdelijk verstoren
- Machtigingsproblemen bij toegang tot Exact Online data
Oplossingen bestaan uit grondige data-opschoning vooraf, het instellen van duidelijke mapping-regels en het implementeren van error-handling procedures. Regelmatige monitoring van de synchronisatie helpt problemen vroegtijdig te signaleren.
Een goede backup-strategie is onmisbaar. Zorg dat je altijd kunt terugvallen op een werkende situatie als er iets misgaat tijdens updates of wijzigingen aan de koppeling. Compenda bouwt robuuste systemen met uitgebreide foutafhandeling en monitoring.
De beste CRM-keuze voor jouw bedrijf maken
De juiste CRM-keuze voor je Exact Online omgeving hangt af van je specifieke bedrijfsbehoeften, budget en toekomstplannen. Bedrijfssoftware integratie is geen eenmalige beslissing, maar een investering in de efficiëntie van je bedrijfsprocessen.
Native integraties bieden de meeste stabiliteit en functionaliteit, maar zijn vaak duurder. Custom koppelingen via API’s geven meer flexibiliteit maar vereisen meer technische kennis en onderhoud.
Voor MKB-ondernemingen die unieke processen hebben en niet in standaardoplossingen passen, kan maatwerk de beste optie zijn. Compenda heeft meer dan 15 jaar ervaring met het ontwikkelen van flexibele CRM-oplossingen die naadloos integreren met verschillende boekhoudpakketten, waaronder Exact Online.
Compenda’s alles-in-één aanpak combineert CRM, projectbeheer en facturatie in één platform dat volledig aansluit bij jouw werkwijze. Door intensieve samenwerking met onze klanten zorgen we ervoor dat de software écht een verschil maakt in hun dagelijkse bedrijfsvoering, terwijl alle financiële gegevens correct synchroniseren met je boekhouding.
De beste CRM-keuze is die welke groeit met je bedrijf en je processen ondersteunt in plaats van beperkt. Neem de tijd om verschillende opties te evalueren en kies voor een partner die je begrijpt en langdurig ondersteunt. Wil je meer weten over Compenda’s mogelijkheden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
