CRM integraties met boekhoudsoftware zijn mogelijk via API-koppelingen die financiële gegevens synchroniseren tussen systemen. Deze koppelingen verbinden debiteuren- en crediteurengegevens automatisch met boekhoudpakketten zoals Exact Online en SnelStart. De integratie zorgt voor real-time financiële integratie waarbij boekhoudkundig relevante informatie wordt overgedragen, zodat je handmatig dubbelwerk vermijdt en een foutloze dataflow tussen verkoop en financiën creëert.
Waarom CRM integratie met boekhoudsoftware belangrijk is
De koppeling tussen je CRM systeem en boekhoudsoftware zorgt voor een gestroomlijnde werkwijze die veel tijd bespaart. In plaats van debiteuren- en crediteurengegevens handmatig over te typen van je CRM naar je boekhoudpakket, gebeurt dit automatisch via real-time synchronisatie.
Voor MKB-bedrijven betekent dit dat de boekhouder wordt geholpen doordat “alles klopt” tussen de systemen. Je voorkomt typfouten die ontstaan bij handmatige invoer en zorgt ervoor dat financiële gegevens actueel blijven. Bedrijfsprocessen blijven volledig in je CRM systeem, terwijl alleen boekhoudkundig relevante informatie wordt doorgestuurd.
De voordelen zijn direct merkbaar in je dagelijkse werkzaamheden. Wanneer een prospect in je CRM een klant wordt, verschijnen de debiteuren gegevens automatisch in je boekhoudsysteem. Dit vermindert de administratieve last aanzienlijk omdat je facturen kunt versturen zonder eerst alle klantgegevens opnieuw in te voeren.
Welke soorten CRM integraties bestaan er met boekhoudsoftware?
Compenda koppelingen zijn bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way (van Compenda naar boekhoudsoftware). De meest gebruikte methode is een API-koppeling, waarbij financiële gegevens direct worden overgedragen via een technische verbinding.
Real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen houdt debiteuren- en crediteurengegevens actueel. Wanneer je klantgegevens wijzigt in je CRM, past dit automatisch aan in je boekhoudsoftware. Dit type koppeling werkt het beste voor bedrijven die veel wijzigingen doorvoeren in hun relatiebestand.
De koppeling synchroniseert ook contactpersonen, waarbij SnelStart maximaal 1 contactpersoon ondersteunt (een beperking van SnelStart), terwijl Exact meerdere contactpersonen mogelijk maakt. Projecten worden als kostenplaats gesynchroniseerd, zodat geboekte inkopen per project teruglezen kunnen worden in je CRM.
Daarnaast kunnen financiële boekingen worden doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW, en kun je openstaande posten teruglezen om de betaalstatus te controleren.
Hoe werkt de koppeling tussen CRM en boekhoudsoftware?
Het proces begint wanneer je een nieuwe klant toevoegt aan je CRM systeem. Deze debiteuren gegevens worden automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware, inclusief contactinformatie, facturatieadres en betalingsvoorwaarden via real-time synchronisatie.
Wanneer je werkt met projecten, worden deze als kostenplaats gesynchroniseerd naar je boekhoudsoftware. Let op: alleen de projectomschrijving en het nummer worden doorgestuurd voor kostenplaats doeleinden – uitgebreide projectinformatie wordt niet overgedragen.
Vervolgens kun je kosten registreren die gekoppeld zijn aan het project. Deze financiële boekingen stromen door naar je boekhoudsoftware waar ze naar de juiste grootboeken worden geboekt inclusief BTW-verwerking.
Bij gebruik van SnelStart Online kunnen facturen als bijlage bij boekingen worden toegevoegd. Het systeem houdt automatisch bij welke facturen betaald zijn door openstaande posten terug te lezen uit je boekhoudsoftware.
Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde financiële integratie?
Geïntegreerde systemen geven je realtime inzicht in je financiële prestaties doordat debiteuren- en crediteurengegevens actueel blijven zonder handmatige invoer. Je ziet direct welke facturen nog openstaan via de terugkoppeling van openstaande posten.
Cashflow overzichten worden betrouwbaarder omdat alle financiële gegevens automatisch worden gesynchroniseerd tussen je CRM en boekhoudsoftware. Dit helpt je om betere beslissingen te nemen over investeringen en uitgaven.
Projectrendement wordt inzichtelijk door geboekte inkopen per project terug te lezen in je CRM. Je ziet meteen welke projecten winstgevend zijn omdat alle financiële boekingen correct zijn doorgezet naar de juiste grootboeken.
Voor bedrijven met meerdere entiteiten is het mogelijk om meerdere financiële administraties te koppelen, bijvoorbeeld een stichting en BV met een gedeeld klantenbestand, waardoor je overzicht houdt over alle financiële stromen.
Welke uitdagingen kom je tegen bij CRM-boekhouding integraties?
De grootste uitdaging is vaak datamigratie wanneer je overschakelt van handmatige processen naar geïntegreerde systemen. Bestaande debiteuren- en crediteurengegevens moeten worden opgeschoond en geïmporteerd zonder duplicaten te creëren.
Het is belangrijk om realistische verwachtingen te hebben over wat de koppeling wel en niet doet. De integratie richt zich puur op financiële gegevens – functionaliteiten zoals het doorzetten van offertes, urenregistratie of artikelen naar je boekhoudsoftware zijn niet mogelijk.
Gebruikerstraining is nodig omdat medewerkers moeten begrijpen dat bedrijfsprocessen volledig in het CRM blijven, terwijl alleen boekhoudkundig relevante informatie wordt overgedragen. Dit vraagt aanpassing van werkgewoontes.
Onderhoud van koppelingen vraagt aandacht wanneer een van beide systemen wordt geüpdatet. Gelukkig hebben CRM-leveranciers dit implementatieproces zo eenvoudig mogelijk gemaakt, bijvoorbeeld door gebruik van koppelsleutel methodiek voor SnelStart.
Hoe kies je de juiste CRM-boekhouding combinatie voor je bedrijf?
Begin met het in kaart brengen van je financiële processen. Welke debiteuren- en crediteurengegevens moet je synchroniseren? Dit helpt je bepalen welke functionaliteiten je nodig hebt in een geïntegreerde oplossing die zich richt op real-time financiële integratie.
Kijk naar de grootte van je bedrijf en toekomstige groeiplannen. Een oplossing die nu voldoet voor het synchroniseren van financiële gegevens, moet ook geschikt blijven wanneer je team groeit of je meer klanten krijgt.
Branche-specifieke eisen spelen een rol bij je keuze. Werk je veel met projecten? Dan heb je andere functionaliteiten nodig voor kostenplaats synchronisatie dan een bedrijf dat alleen debiteuren- en crediteurengegevens hoeft over te dragen.
Compatibiliteit tussen systemen is belangrijk. Controleer of je gewenste CRM kan koppelen met je huidige boekhoudsoftware voor het overdragen van boekhoudkundig relevante informatie, en welke beperkingen er zijn (zoals de 1 contactpersoon beperking bij SnelStart).
| Bedrijfstype | Belangrijkste functionaliteiten | Aandachtspunten |
|---|---|---|
| Dienstverlening | Debiteuren synchronisatie, project kostenplaats, financiële boekingen | Geboekte inkopen per project teruglezen |
| Handel | Crediteuren koppeling, BTW verwerking, openstaande posten | Real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen |
| Adviesbureau | Contactpersonen synchronisatie, facturen als bijlage | Meerdere administraties koppelen mogelijk |
Belangrijke punten bij CRM en boekhoudsoftware integratie
Een succesvolle integratie begint met goede voorbereiding en realistische verwachtingen over financiële gegevens synchronisatie. Bepaal vooraf welke boekhoudkundig relevante informatie je wilt overdragen en welke processen je wilt automatiseren.
Zorg voor schone data voordat je begint met koppelen. Dubbele debiteuren- en crediteurengegevens kunnen problemen veroorzaken in geïntegreerde systemen die real-time synchroniseren.
Plan voldoende tijd in voor training van je team. Iedereen moet begrijpen hoe de nieuwe werkwijze functioneert waarbij bedrijfsprocessen in het CRM blijven en alleen financiële gegevens worden overgedragen.
Test de koppeling grondig voordat je volledig overschakelt. Controleer of debiteuren- en crediteurengegevens correct worden overgedragen, of projecten juist als kostenplaats worden gesynchroniseerd, en of financiële boekingen naar de juiste grootboeken gaan inclusief BTW.
Bij Compenda helpen we MKB-bedrijven met het implementeren van geïntegreerde oplossingen die CRM, projectbeheer, urenregistratie en facturatie combineren. Deze software voor MKB bedrijven kijkt samen naar jouw specifieke bedrijfsprocessen om een oplossing te creëren die echt verschil maakt in je dagelijkse werkzaamheden. Voor meer informatie over de kosten kun je onze prijzen bekijken.
