Een CRM en Exact Online koppeling biedt je bedrijf financiële gegevens synchronisatie, foutloze debiteuren- en crediteurengegevens en gestroomlijnd financieel beheer. Door beide systemen te verbinden voorkom je dubbel werk bij boekhoudkundig relevante informatie en verbeter je de facturatie-efficiency aanzienlijk.
Waarom een CRM en Exact Online koppeling nuttig is voor je bedrijf
Voor MKB-bedrijven is een financiële koppeling tussen CRM en Exact Online een logische stap naar meer efficiency. Je werkt nu waarschijnlijk met verschillende systemen waarbij je dezelfde financiële gegevens meerdere keren invoert. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.
De koppeling zorgt ervoor dat debiteuren- en crediteurengegevens, contactpersonen en facturen automatisch synchroniseren tussen beide systemen. Je bedrijfsprocessen blijven volledig in Compenda, terwijl de boekhoudkundig relevante informatie wordt overgedragen naar Exact Online. Zo vermindert dit de administratieve last aanzienlijk.
Voor veel bedrijven betekent dit een aanzienlijke tijdsbesparing. Je medewerkers kunnen zich focussen op belangrijkere taken dan het handmatig overzetten van financiële gegevens. Bovendien helpt de koppeling de boekhouder doordat “alles klopt” – alle financiële informatie is consistent en up-to-date.
Wat is een koppeling tussen CRM en Exact Online precies?
Een CRM Exact Online koppeling is een financiële integratie die ervoor zorgt dat beide systemen automatisch boekhoudkundig relevante gegevens uitwisselen. De koppeling is bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way (van Compenda naar boekhoudsoftware).
De systemen communiceren via API-koppelingen. Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe klant toevoegt in je CRM-systeem, verschijnt deze automatisch ook in Exact Online. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in bestaande relatiegegevens – deze worden real-time gesynchroniseerd.
De uitgewisselde gegevens omvatten specifiek:
- Debiteuren en crediteuren (real-time bij wijzigingen)
- Contactpersonen (Exact: meerdere mogelijk, beperking: SnelStart ondersteunt slechts 1 contactpersoon per relatie)
- Projecten als kostenplaats (omschrijving en nummer)
- Financiële boekingen naar juiste grootboeken inclusief BTW
- Openstaande posten voor betaalstatus controle
Deze real-time financiële integratie betekent dat je altijd met actuele boekhoudkundige informatie werkt, ongeacht vanuit welk systeem je de gegevens bekijkt.
Welke voordelen biedt automatisering van je financiële processen?
Automatisering van financiële processen door een CRM-Exact Online koppeling bespaart je team dagelijks uren werk. Geen handmatig overzetten van debiteuren- en crediteurengegevens meer, geen dubbele invoer van factuurinformatie en geen risico op typefouten.
De tijdsbesparing is direct merkbaar. Waar je voorheen mogelijk een uur per dag kwijt was aan het synchroniseren van financiële gegevens, gebeurt dit nu automatisch op de achtergrond. Je medewerkers kunnen deze tijd besteden aan klantcontact of andere waardevolle activiteiten.
Fouten worden drastisch verminderd omdat menselijke invoer wegvalt. Een verkeerd ingetypt bedrag of een foutieve relatienummer behoort tot het verleden. Dit verhoogt niet alleen de betrouwbaarheid van je financiële data, maar voorkomt ook vervelende situaties met klanten.
De efficiëntie van dagelijkse werkzaamheden stijgt omdat financiële processen gestroomlijnder verlopen. Van factuur tot boeking, alles gebeurt sneller en accurater.
Hoe verbetert een koppeling je relatiegegevens en rapportages?
Door debiteuren- en crediteurengegevens actueel te houden heb je altijd consistente en actuele informatie over je relaties. Wijzigingen in contactgegevens of nieuwe projecten worden real-time gesynchroniseerd tussen beide systemen.
Dit zorgt voor betere klantservice omdat je medewerkers altijd beschikken over de meest recente financiële informatie. Wanneer een klant belt over een factuur, zie je direct de betalingsstatus via de openstaande posten zonder tussen systemen te hoeven schakelen.
Je rapportages worden betrouwbaarder omdat alle data gebaseerd is op dezelfde, gesynchroniseerde financiële informatie. Boekingen uit je CRM komen overeen met de financiële gegevens in Exact Online. Dit geeft je management betere inzichten voor strategische beslissingen.
Real-time synchronisatie betekent ook dat je financiële dashboards en overzichten altijd actueel zijn. Je kunt op elk moment betrouwbare cijfers presenteren aan stakeholders of gebruiken voor interne analyses.
Wat zijn de voordelen voor facturatie en financieel beheer?
De koppeling vereenvoudigt je facturatie proces aanzienlijk. Facturen worden automatisch doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW in Exact Online. Dit voorkomt dubbel werk en verkort de doorlooptijd van je facturatieproces.
Je financiële administratie wordt nauwkeuriger omdat alle boekhoudkundig relevante gegevens consistent zijn tussen beide systemen. Relatiegegevens en factuurinformatie komen automatisch overeen, waardoor boekingsfouten praktisch uitgesloten zijn.
Het beheer van openstaande posten wordt eenvoudiger omdat betalingsinformatie uit Exact Online direct terug te lezen is voor betaalstatus controle. Je salesteam weet meteen welke klanten nog openstaande facturen hebben en kan hier rekening mee houden in hun klantcontact.
Ook je cashflow management verbetert door real-time inzicht in betalingen en openstaande bedragen. Je kunt sneller actie ondernemen bij betalingsachterstanden en hebt een beter overzicht van je financiële positie.
Hoe kies je de juiste koppeling voor jouw bedrijf?
Bij het selecteren van een software voor MKB met Exact Online koppeling zijn verschillende factoren belangrijk. Kijk naar de specifieke features die je nodig hebt en welke financiële gegevens je wilt synchroniseren.
Stel jezelf deze vragen:
- Welke financiële processen wil je automatiseren?
- Heb je meerdere financiële administraties die je wilt koppelen?
- Werk je met projecten die je als kostenplaats wilt synchroniseren?
- Wat is je budget voor implementatie en onderhoud?
De implementatie is een eenvoudig proces dat CRM-leveranciers zo makkelijk mogelijk hebben gemaakt. Let ook op de kwaliteit van ondersteuning en implementatiebegeleiding. Een goede partner helpt je niet alleen bij de technische installatie, maar denkt ook mee over je financiële processen en hoe je deze kunt optimaliseren.
Vraag naar referenties van vergelijkbare bedrijven en test de software uitgebreid voordat je een definitieve keuze maakt. Een demo op maat geeft je het beste inzicht in wat de oplossing voor jouw specifieke situatie kan betekenen.
De belangrijkste voordelen van CRM en Exact Online integratie op een rij
Een financiële integratie samenvatting toont duidelijk waarom deze koppeling waardevol is voor je bedrijf. Je bespaart tijd door automatisering, vermindert fouten door wegvallen van dubbele invoer en krijgt betere inzichten door consistente financiële data.
De belangrijkste voordelen zijn:
- Real-time synchronisatie van debiteuren- en crediteurengegevens
- Gestroomlijnd facturatieproces naar juiste grootboeken
- Betrouwbaardere financiële rapportages
- Tijdsbesparing voor je team
- Betere klantservice door actuele betalingsstatus
Voor veel MKB-bedrijven is de financiële koppeling een logische stap in hun digitalisering. Het zorgt ervoor dat je systemen beter samenwerken en je organisatie efficiënter wordt, waarbij alle bedrijfsprocessen in je CRM blijven en alleen de boekhoudkundig relevante informatie wordt overgedragen.
Wil je weten wat een CRM-Exact Online koppeling specifiek voor jouw bedrijf kan betekenen? Bekijk onze prijzen of neem contact met ons op om de mogelijkheden te verkennen en de beste oplossing voor jouw situatie te vinden. Onze ervaring met MKB-bedrijven stelt ons in staat om maatwerk te leveren dat écht aansluit bij jouw financiële processen.
