Om een CRM-koppeling met Exact Online te maken, moet je verschillende instellingen configureren in Exact Online. Je hebt API-toegang nodig, juiste gebruikersrechten, en moet applicatie-registraties aanmaken voor authenticatie. Daarnaast configureer je welke financiële gegevens je wilt synchroniseren tussen beide systemen, zoals debiteuren- en crediteurengegevens en projectinformatie voor kostenplaatsen.
Waarom een CRM-koppeling met Exact Online maken?
Een exact crm koppeling biedt MKB-bedrijven aanzienlijke voordelen door automatisering van financiële processen en betere data-integratie. Je hoeft niet meer handmatig boekhoudkundig relevante informatie over te typen tussen systemen, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.
Door je CRM-systeem te koppelen met Exact Online krijg je alle debiteuren- en crediteurengegevens actueel gehouden in beide systemen. Relatiebeheer wordt veel effectiever omdat je direct inzicht hebt in openstaande facturen, betalingsgedrag en orderhistorie vanuit je CRM-omgeving. De koppeling helpt je boekhouder doordat alle financiële gegevens kloppen.
Voor projectgebaseerde bedrijven is de real-time financiële integratie extra waardevol. Je kunt projecten als kostenplaats synchroniseren en geboekte inkopen per project teruglezen in je CRM-systeem. Ook houd je eenvoudig het rendement van projecten in de gaten door inkoopboekingen te tonen binnen je CRM-systeem, terwijl alle bedrijfsprocessen volledig in je CRM blijven.
Welke basisinstellingen heb je nodig in Exact Online?
Voor een succesvolle exact online configuratie moet je verschillende fundamentele instellingen vooraf regelen. Begin met het controleren van gebruikersrechten in Exact Online. De gebruiker die de koppeling beheert heeft specifieke rechten nodig voor API-toegang en gegevensbeheer.
Zorg dat je database-instellingen correct zijn geconfigureerd. Dit betekent dat je de juiste administratie selecteert waarin de financiële gegevens gesynchroniseerd moeten worden. Let op dat je voldoende opslagruimte hebt voor de extra data-uitwisseling. Je kunt ook meerdere financiële administraties koppelen, bijvoorbeeld een stichting en BV met gedeeld klantenbestand.
Controleer ook je netwerkverbinding en firewall-instellingen. De koppeling heeft stabiele internetverbinding nodig en bepaalde poorten moeten open staan voor communicatie tussen de systemen.
| Instelling | Vereiste | Locatie in Exact |
|---|---|---|
| Gebruikersrechten | API-toegang en databeheer | Beheer → Gebruikers |
| Administratie | Actieve administratie selecteren | Hoofdmenu → Administratie |
| Netwerkverbinding | Stabiel internet, open poorten | Systeem → Netwerkinstellingen |
Hoe stel je de API-verbinding in voor je CRM-koppeling?
Het instellen van exact api instellingen is een belangrijke stap voor je CRM-integratie. Log in op je Exact Online omgeving en ga naar het App Center. Hier maak je een nieuwe applicatie-registratie aan voor je CRM-systeem. Dit proces is eenvoudiger dan vaak wordt gedacht, omdat CRM-leveranciers dit zo makkelijk mogelijk hebben gemaakt.
Bij het aanmaken van de applicatie-registratie krijg je een Client ID en Client Secret. Bewaar deze gegevens veilig, want je hebt ze nodig voor de authenticatie tussen je CRM en Exact Online. Stel ook de juiste redirect URL in die je CRM-systeem gebruikt.
Configureer de OAuth 2.0 authenticatie door de juiste scopes te selecteren. Deze bepalen welke financiële gegevens je CRM-systeem mag uitlezen en wijzigen in Exact Online. Kies alleen de rechten die je echt nodig hebt voor optimale beveiliging.
Test de API-verbinding door een eenvoudige call te maken naar Exact Online. Als je een geldig access token terugkrijgt, weet je dat de basisverbinding werkt en kun je verder met de configuratie van je CRM-systeem.
Welke gegevens kun je synchroniseren tussen Exact en je CRM?
Met een crm integratie exact kun je specifieke financiële datatypes synchroniseren tussen beide systemen. Debiteuren- en crediteurengegevens vormen de basis van de koppeling en worden real-time gesynchroniseerd bij wijzigingen. Dit omvat contactinformatie en bedrijfsgegevens, waarbij Exact meerdere contactpersonen per relatie ondersteunt.
Financiële boekingen worden doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW-behandeling. Je kunt openstaande posten teruglezen om de betaalstatus te controleren, wat je salesteam direct inzicht geeft in de financiële situatie van klanten.
Projecten worden als kostenplaats gesynchroniseerd, waarbij alleen de omschrijving en het nummer worden overgedragen. Geboekte inkopen per project kun je teruglezen in je CRM-systeem om het rendement van projecten te monitoren.
Real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen zorgt ervoor dat beide systemen altijd actuele informatie bevatten. De koppeling is bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way van je CRM naar Exact Online, wat de administratieve last aanzienlijk vermindert.
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij het instellen van de koppeling?
Authenticatieproblemen komen vaak voor bij het exact online koppelen. Dit gebeurt meestal door verkeerde Client ID of Client Secret, of door verlopen tokens. Controleer altijd of je de juiste gegevens gebruikt en vernieuw tokens tijdig.
Rechtenissues zijn een andere veelvoorkomende uitdaging. Gebruikers hebben soms onvoldoende rechten in Exact Online om bepaalde financiële gegevens uit te lezen of te wijzigen. Controleer de gebruikersrechten en API-scopes zorgvuldig.
Dataconflicten kunnen optreden wanneer dezelfde gegevens in beide systemen worden gewijzigd. Stel duidelijke regels op over welk systeem leidend is voor specifieke datatypes. Bijvoorbeeld: klantgegevens worden beheerd in het CRM, boekhoudkundig relevante informatie in Exact Online.
Netwerkproblemen of firewall-blokkades kunnen de verbinding verstoren. Zorg dat alle benodigde poorten open staan en test de verbinding regelmatig. Ook rate limiting van de Exact Online API kan problemen veroorzaken bij intensief gebruik.
Hoe test je of je CRM-koppeling correct werkt?
Begin met het testen van de exact crm koppeling door een eenvoudige financiële gegevenssynchronisatie uit te voeren. Maak een testklant aan in je CRM-systeem en controleer of deze correct wordt doorgestuurd naar Exact Online met alle juiste debiteuren- en crediteurengegevens.
Test de real-time synchronisatie door gegevens in je CRM te wijzigen en te controleren of deze updates correct verschijnen in Exact Online. Let hierbij op de synchronisatietijd en eventuele vertragingen in de financiële data-uitwisseling.
Valideer verschillende scenario’s zoals het synchroniseren van projecten als kostenplaats, wijzigen van relatiegegevens, en het teruglezen van openstaande posten. Maak een testplan met alle belangrijke financiële use cases die in je bedrijf voorkomen.
Monitor de logfiles van beide systemen om eventuele foutmeldingen of waarschuwingen te identificeren. Veel koppelingen hebben ingebouwde logging die je helpt bij het opsporen van problemen in de financiële data-uitwisseling.
Belangrijke aandachtspunten voor een succesvolle CRM-koppeling
Een succesvolle crm koppeling maken vereist goede planning en voorbereiding. Bepaal vooraf welke financiële gegevens je wilt synchroniseren. De koppeling is bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way van je CRM naar Exact Online.
Zorg voor een duidelijke data-governance strategie. Bepaal welk systeem leidend is voor specifieke gegevenstypes en train je medewerkers in het correct gebruik van beide systemen. Consistentie in data-invoer is belangrijk voor een goed werkende financiële integratie, waarbij alle bedrijfsprocessen volledig in je CRM blijven.
Plan regelmatig onderhoud en updates van de koppeling. API’s kunnen wijzigen en nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Houd beide systemen up-to-date en test de financiële gegevenssynchronisatie na elke update.
Maak back-ups van je configuratie-instellingen en documenteer de koppeling goed. Dit helpt bij troubleshooting en maakt het mogelijk om de koppeling snel te herstellen bij problemen. Voor meer informatie over beschikbare features kun je de uitgebreide functionaliteiten bekijken.
Bij Compenda hebben we ruim 15 jaar ervaring met het koppelen van CRM-systemen aan boekhoudpakketten zoals Exact Online. We helpen MKB-bedrijven bij het opzetten van deze koppelingen en zorgen ervoor dat alle financiële gegevens naadloos synchroniseren. Onze software voor MKB is specifiek ontwikkeld voor deze doelgroep. Wil je meer weten over de kosten? Bekijk dan onze prijzen of neem contact met ons op. Want business software is enkel een middel – door samen goed naar je bedrijfsproces te kijken, kunnen we pas echt een verschil maken.
