Het verschil tussen on-premises en cloud-CRM zit in waar je gegevens worden opgeslagen en hoe je toegang krijgt tot je systeem. On-premises CRM draait op je eigen servers in je bedrijf, terwijl cloud-CRM online beschikbaar is via internet. Deze keuze bepaalt je kosten, veiligheid, flexibiliteit en IT-beheer. Beide opties hebben specifieke voor- en nadelen die afhangen van je bedrijfsgrootte, budget en technische capaciteit.
Wat betekent on-premises CRM eigenlijk in de praktijk?
On-premises CRM betekent dat je CRM-software op je eigen servers draait, binnen je bedrijfspand. Je koopt de software, installeert deze op eigen hardware en beheert alles zelf. Dit geeft je volledige controle over je gegevens en systeem, maar je bent ook verantwoordelijk voor onderhoud, updates en beveiliging.
In de praktijk heb je bij on-premises CRM een eigen IT-infrastructuur nodig. Je hebt servers, een netwerk en vaak een IT-medewerker of externe partij die het systeem beheert. Toegang tot je CRM gebeurt meestal via het bedrijfsnetwerk, wat betekent dat medewerkers op kantoor moeten zijn of via een VPN-verbinding inloggen.
Voor MKB-bedrijven brengt dit concrete uitdagingen met zich mee. Je moet investeren in hardware, softwarelicenties en technische kennis. Updates en back-ups zijn jouw verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd heb je wel de zekerheid dat alle klantgegevens binnen je eigen muren blijven en je niet afhankelijk bent van een internetverbinding voor basisfunctionaliteit.
De dagelijkse bedrijfsvoering vraagt meer planning. Systeemonderhoud moet je zelf inplannen, en bij problemen ben je afhankelijk van je eigen IT-kennis of externe ondersteuning. Dit kan vooral voor kleinere bedrijven een uitdaging zijn.
Hoe werkt cloud-CRM en waarom kiezen bedrijven ervoor?
Cloud-CRM draait op externe servers van je softwareleverancier. Je opent een webbrowser, logt in met je accountgegevens en werkt direct in je CRM-systeem. Alle gegevens worden automatisch opgeslagen in de cloud en je betaalt meestal een maandelijks bedrag per gebruiker.
De toegankelijkheid is een groot voordeel. Medewerkers kunnen vanaf elke locatie met internetverbinding bij hun klantgegevens. Of je nu thuis werkt, bij een klant op bezoek bent of onderweg bent – je CRM is altijd beschikbaar via computer, tablet of smartphone.
Bedrijven kiezen voor cloud-CRM omdat het sneller te implementeren is. Je kunt vaak binnen een dag beginnen, zonder hardware aan te schaffen of complexe installaties uit te voeren. Updates gebeuren automatisch, back-ups zijn geregeld en je hebt toegang tot de nieuwste functionaliteiten zonder extra kosten.
De flexibiliteit speelt ook een belangrijke rol. Groeit je team? Dan voeg je eenvoudig gebruikers toe. Krimpt je bedrijf tijdelijk? Dan verlaag je het aantal licenties. Deze schaalbaarheid maakt cloud-CRM aantrekkelijk voor groeiende MKB-bedrijven die niet willen vastzitten aan grote investeringen in IT-infrastructuur.
Wat zijn de belangrijkste kosten van on-premises versus cloud-CRM?
On-premises CRM vereist hoge initiële investeringen, maar lagere maandelijkse kosten. Cloud-CRM heeft lage opstartkosten, maar doorlopende maandelijkse uitgaven. De totale kosten over meerdere jaren kunnen sterk verschillen, afhankelijk van je bedrijfsgrootte en gebruiksduur.
Bij on-premises CRM betaal je vooraf voor softwarelicenties, servers, netwerkapparatuur en installatie. Voor een klein bedrijf met 5 gebruikers kun je rekenen op € 10.000 tot € 25.000 aan opstartkosten. Daarbovenop komen jaarlijkse onderhoudskosten van 15–20% van de software-investering, plus kosten voor IT-beheer en updates.
Cloud-CRM werkt met maandelijkse abonnementskosten per gebruiker, meestal tussen € 20 en € 80 per maand. Voor hetzelfde bedrijf met 5 gebruikers betekent dit € 1.200 tot € 4.800 per jaar aan softwarekosten. Geen servers, geen installatie, geen IT-beheer – alles zit in de prijs inbegrepen.
Verborgen kosten maken het verschil. On-premises systemen hebben kosten voor elektriciteit, koeling, back-ups, beveiligingsupdates en eventuele systeemuitval. Cloudsystemen kunnen kosten hebben voor extra opslag, API-calls of premium support. Over een periode van 5 jaar kunnen de totale kosten dicht bij elkaar liggen, maar de cashflow is heel anders. Bekijk daarom altijd de prijzen in het totaalplaatje voordat je een beslissing neemt.
Welke CRM-optie biedt meer veiligheid voor je bedrijfsgegevens?
Beide opties kunnen veilig zijn, maar de verantwoordelijkheid ligt anders. Bij on-premises CRM ben je zelf verantwoordelijk voor alle beveiligingsmaatregelen. Bij cloud-CRM deel je deze verantwoordelijkheid met je leverancier, die vaak meer geavanceerde beveiligingsmiddelen heeft dan kleine bedrijven zelf kunnen implementeren.
On-premises geeft je volledige controle over je gegevens. Ze verlaten nooit je bedrijf en je bepaalt zelf wie toegang heeft en hoe gegevens worden beveiligd. Dit kan belangrijk zijn voor bedrijven met strenge compliance-eisen of gevoelige klantinformatie. Tegelijkertijd ben je zelf verantwoordelijk voor firewalls, encryptie, toegangscontrole en het up-to-date houden van beveiligingspatches.
Cloud-CRM-leveranciers investeren miljoenen in beveiliging. Ze hebben gespecialiseerde teams, geavanceerde firewalls, 24/7-monitoring en automatische back-ups naar meerdere locaties. De meeste cloudproviders voldoen aan internationale beveiligingsstandaarden zoals ISO 27001 en hebben certificeringen die kleine bedrijven nooit zelf zouden kunnen behalen.
Het risico verschilt per situatie. Een klein bedrijf zonder IT-expertise loopt mogelijk meer risico met een zelf beheerd systeem dan met een professionele cloudoplossing. Grote bedrijven met eigen IT-teams kunnen soms beter uit de voeten met volledige controle. De praktijk wijst uit dat goed beheerde cloudsystemen vaak veiliger zijn dan slecht onderhouden on-premises installaties.
Hoe kies je tussen on-premises en cloud-CRM voor jouw bedrijf?
De juiste keuze hangt af van je IT-capaciteit, budget, groeiplannen en beveiligingseisen. Stel jezelf praktische vragen over je huidige situatie en toekomstplannen om te bepalen welke optie het beste bij je bedrijf past.
Begin met je IT-situatie. Heb je eigen IT-medewerkers of een betrouwbare IT-partner? Zijn je huidige servers en netwerk geschikt voor een CRM-systeem? Zonder goede IT-ondersteuning wordt on-premises CRM een risico voor je bedrijfsvoering.
Bekijk je werkwijze. Werken medewerkers vaak buiten kantoor? Heb je vestigingen op meerdere locaties? Werk je samen met externe partners die toegang nodig hebben? Cloud-CRM biedt hier duidelijke voordelen door de flexibele toegang.
Overweeg je groeiplannen. Verwacht je de komende jaren meer medewerkers aan te nemen? Wil je nieuwe functionaliteiten kunnen toevoegen zonder grote investeringen? Cloudoplossingen schalen gemakkelijker mee met je bedrijfsgroei.
Denk na over compliance en gegevenscontrole. Werk je in een sector met strenge regelgeving? Heb je klanten die eisen dat hun gegevens niet de deur uitgaan? Dan kan on-premises de betere keuze zijn, mits je de beveiliging goed kunt regelen.
Test beide opties als dat mogelijk is. Veel leveranciers bieden proefperiodes aan. Zo kun je ervaren hoe beide systemen in de praktijk werken voor jouw specifieke bedrijfsprocessen.
Hoe Compenda helpt bij het kiezen van de juiste CRM-oplossing
Compenda begrijpt dat iedere MKB-onderneming uniek is en net buiten de standaardoplossingen valt. Daarom kijken we samen met je naar je specifieke bedrijfsprocessen en helpen we je de CRM-keuze te maken die echt bij je past – nu en in de toekomst.
Onze aanpak bestaat uit:
- Grondige analyse van je huidige werkprocessen en toekomstplannen
- Praktische demo’s die laten zien hoe onze flexibele CRM-oplossing aansluit bij jouw bedrijf
- Maatwerkimplementatie waarbij we aanvullende programma’s volledig integreren
- Persoonlijke begeleiding van je eigen consultant gedurende het hele proces
- Doorlopende ondersteuning als extensie van je team, niet als traditionele leverancier
We bieden de flexibiliteit van cloudtoegang, gecombineerd met de mogelijkheid voor lokale installatie waar dat nodig is. Onze alles-in-één-oplossing integreert CRM met projectbeheer, facturatie, urenregistratie en voorraadbeheer, zodat je niet hoeft te kiezen tussen verschillende systemen. Ontdek alle features die we bieden om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Wil je weten welke CRM-optie het beste bij jouw bedrijf past? Plan een vrijblijvende demo en ervaar zelf hoe we jouw unieke bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen met de juiste technologie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om over te stappen van on-premises naar cloud-CRM?
Een overstap naar cloud-CRM duurt gemiddeld 2-6 weken, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens en complexiteit van je processen. De meeste leveranciers bieden migratiehulp aan, waarbij je oude gegevens automatisch worden overgezet. Plan wel extra tijd in voor het trainen van je team en het aanpassen van werkprocessen aan het nieuwe systeem.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als mijn internet uitvalt bij cloud-CRM?
Bij een internetstoring kun je tijdelijk niet bij je cloud-CRM, maar je gegevens blijven veilig opgeslagen. Veel cloud-CRM-systemen hebben offline functionaliteiten waarmee je belangrijke gegevens kunt bekijken via mobiele apps. Zodra je internet weer werkt, synchroniseren alle wijzigingen automatisch. Overweeg een back-up internetverbinding voor kritieke bedrijfsprocessen.
Kan ik mijn huidige CRM-gegevens behouden bij een overstap?
Ja, vrijwel alle CRM-leveranciers bieden gegevensmigratie aan vanuit bestaande systemen. Ze kunnen klantgegevens, contacthistorie, deals en documenten overzetten via standaard export/import procedures. Het is wel belangrijk om vooraf te controleren welke gegevensformaten ondersteund worden en of er kosten verbonden zijn aan de migratie.
Welke internetsnelheid heb ik minimaal nodig voor cloud-CRM?
Voor cloud-CRM is een stabiele internetverbinding van minimaal 10 Mbps download per 10 gebruikers voldoende voor normale bedrijfsvoering. Voor het uploaden van grote bestanden of video's heb je meer bandbreedte nodig. Belangrijker dan snelheid is de stabiliteit van je verbinding – een betrouwbare 25 Mbps werkt beter dan een wisselende 100 Mbps.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het kiezen van een CRM-systeem?
De meest voorkomende fouten zijn: te weinig betrekken van eindgebruikers bij de keuze, onderschatten van trainingstijd, kiezen op prijs alleen zonder naar functionaliteit te kijken, en geen duidelijke implementatieplanning maken. Zorg dat je team het systeem test tijdens een proefperiode en maak concrete afspraken over support en training met je leverancier.
Hoe zit het met GDPR-compliance bij cloud-CRM?
Serieuze cloud-CRM-leveranciers zijn GDPR-compliant en hebben datacenters binnen de EU. Controleer of je leverancier een Data Processing Agreement (DPA) aanbiedt, voldoet aan privacy-by-design principes en tools biedt voor het beheren van toestemming en verwijderverzoeken. Bij on-premises CRM ben je zelf volledig verantwoordelijk voor GDPR-compliance.
Kan ik later nog wisselen tussen on-premises en cloud-CRM?
Een overstap is technisch mogelijk maar kan complex en kostbaar zijn. Cloud naar on-premises vereist nieuwe hardware en IT-expertise. On-premises naar cloud is meestal eenvoudiger via gegevensexport. Plan daarom je initiële keuze zorgvuldig en kies een leverancier die beide opties ondersteunt, zodat je flexibel blijft als je bedrijfsbehoeften veranderen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe gebruik je Power BI om projectresultaten live te volgen?
- Hoe stuur je proactief bij als het budget bijna op is?
- Kan ik contactpersonen automatisch overzetten naar SnelStart?
- Welke rapportages in een CRM geven je het meeste inzicht in je business?
- 10 Tips om projectmanagement slimmer in te richten voor je team
