CRM software richt zich op het opbouwen en onderhouden van klantrelaties, terwijl helpdesk software zich focust op het oplossen van klantvragen en problemen. CRM helpt je om verkoopkansen te volgen en relaties te beheren, helpdesk zorgt voor gestructureerde afhandeling van support tickets en vragen. Beide systemen hebben een ander doel, maar kunnen elkaar goed aanvullen wanneer je ze samen gebruikt.
Wat doet CRM software precies en voor wie is het bedoeld?
CRM software helpt je om alle informatie over je klanten en prospects op één plek te bewaren en te beheren. Je kunt er contactgegevens in vastleggen, verkoopkansen volgen, offertes maken en communicatie bijhouden. Het systeem geeft je overzicht in wie je klanten zijn, wat er speelt bij hun organisatie en waar kansen liggen om ze beter van dienst te zijn.
De software gaat verder dan alleen een digitaal adresboek. Je kunt processen zoals projectbeheer, facturatie en urenregistratie erin integreren, waardoor je complete bedrijfsvoering op één plek staat. Dit maakt het gemakkelijk om samen te werken met collega’s en niemand hoeft meer te zoeken naar informatie over klanten.
CRM is vooral bedoeld voor sales teams, marketing en management die actief bezig zijn met het binnenhalen en behouden van klanten. Als je regelmatig contact hebt met prospects, offertes maakt of klantrelaties wilt opbouwen voor de lange termijn, dan is CRM een handige tool. Ook als je op projectbasis werkt en overzicht wilt houden in budgetten, uren en voortgang, helpt een goed CRM systeem je enorm.
Het draait bij CRM om het opbouwen van duurzame relaties. Je leert je klanten beter kennen door alles bij te houden wat belangrijk is. Dankzij die informatie kun je gerichter communiceren en inspelen op wat klanten nodig hebben. Dat zorgt voor meer tevreden klanten en uiteindelijk voor groei van je bedrijf.
Wat doet helpdesk software en wanneer heb je het nodig?
Helpdesk software is speciaal gemaakt om klantvragen en problemen gestructureerd af te handelen. Wanneer een klant een vraag of melding heeft, wordt er automatisch een ticket aangemaakt. Dit ticket wordt toegewezen aan een medewerker die het kan oplossen. Zo raakt geen enkele vraag zoek en weet je precies welke problemen er spelen en hoe lang het duurt om ze op te lossen.
Het systeem houdt bij wie wat doet, wanneer iets is opgelost en hoe lang het heeft geduurd. Je kunt prioriteiten toekennen aan urgente problemen en minder belangrijke vragen later oppakken. Ook kun je standaard antwoorden maken voor veelgestelde vragen, wat tijd bespaart. Klanten kunnen vaak zelf de status van hun vraag bekijken, wat voor duidelijkheid zorgt.
Je hebt helpdesk software vooral nodig wanneer je veel support vragen en technische problemen krijgt die je gestructureerd wilt oplossen. Als klanten regelmatig bellen of mailen met vragen, als je een technisch product verkoopt dat ondersteuning vraagt, of als meerdere collega’s tegelijk support geven, dan helpt een helpdesk systeem enorm. Het voorkomt dat vragen tussen wal en schip vallen of dat meerdere mensen dezelfde vraag behandelen.
Zonder helpdesk software loop je het risico dat je overzicht verliest. Vragen komen binnen via verschillende kanalen zoals mail, telefoon of chat, en het wordt lastig om bij te houden wat er speelt. Een helpdesk systeem bundelt alles op één plek en zorgt ervoor dat je klantenservice professioneel en efficiënt werkt. Je kunt ook meten hoe snel je reageert en waar verbeteringen mogelijk zijn.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen CRM en helpdesk software?
Het grootste verschil zit in het doel van beide systemen. CRM draait om relatiebeheer en groei, helpdesk om het oplossen van problemen. Met CRM bouw je aan klantrelaties, volg je verkoopkansen en werk je aan omzetgroei. Met helpdesk zorg je ervoor dat klanten snel geholpen worden wanneer ze een vraag of probleem hebben.
Ook de gebruikers zijn verschillend. CRM wordt vooral gebruikt door sales teams, marketing en management die nieuwe klanten willen binnenhalen en bestaande klanten willen behouden. Helpdesk software is het domein van je support team en klantenservice medewerkers die reactief werken op vragen en meldingen die binnenkomen.
De functies die je aantreft zijn ook anders:
- CRM: klantgegevens beheren, verkoopkansen volgen, offertes maken, projecten beheren, factureren, rapportages over omzet en pipeline
- Helpdesk: tickets aanmaken en toewijzen, responstijden bijhouden, kennisbank voor veelgestelde vragen, prioriteiten stellen, incident management
De doelstelling verschilt ook fundamenteel. Met CRM wil je je omzet verhogen door meer te verkopen aan nieuwe en bestaande klanten. Met helpdesk software streef je naar tevreden klanten door hun problemen snel en goed op te lossen. Beide zijn belangrijk voor je bedrijf, maar ze pakken het vanuit een andere hoek aan.
Kun je CRM en helpdesk software samen gebruiken?
Ja, en dat is vaak juist heel waardevol. Wanneer je CRM en helpdesk software integreert, krijg je een compleet beeld van je klant. Je sales team ziet welke support vragen er spelen, en je support team weet welke producten een klant heeft gekocht en wat er is afgesproken. Die informatie helpt beide teams om beter te presteren.
Een praktisch voordeel is dat je de complete klantgeschiedenis op één plek hebt staan. Als een klant belt met een vraag, zie je direct eerdere contactmomenten, lopende projecten en openstaande offertes. Je hoeft niet meer te schakelen tussen verschillende systemen of te vragen wat er eerder is besproken. Dat scheelt tijd en zorgt voor een professionelere indruk.
Ook de overdracht tussen teams verloopt soepeler. Wanneer een support vraag leidt tot een verkoopkans, kan je sales team daar direct mee aan de slag. Omgekeerd kan support snel inspringen wanneer een nieuwe klant vragen heeft over een net afgesloten project. Die naadloze samenwerking verbetert de ervaring voor je klant en maakt je organisatie efficiënter.
Je kunt de customer journey beter volgen wanneer beide systemen samenwerken. Je ziet hoe een prospect klant wordt, welke vragen er tijdens de implementatie spelen en hoe tevreden ze zijn met je service. Die inzichten helpen je om processen te verbeteren en je dienstverlening steeds beter af te stemmen op wat klanten nodig hebben.
Welke software moet je kiezen: CRM, helpdesk of beide?
De keuze hangt af van waar jouw bedrijf nu staat en wat je het hardst nodig hebt. Als je vooral bezig bent met verkoop en groei, dan is CRM de logische eerste stap. Je wilt nieuwe klanten binnenhalen, overzicht houden in je verkoopkansen en zorgen dat geen enkele prospect vergeten wordt. CRM helpt je om gestructureerd te werken aan omzetgroei.
Kies voor helpdesk software wanneer je merkt dat je veel support vragen krijgt en het overzicht verliest. Als klanten regelmatig bellen of mailen met problemen, als vragen soms blijven liggen of als meerdere collega’s dezelfde vraag behandelen, dan heb je een gestructureerd systeem nodig. Helpdesk zorgt ervoor dat elke vraag wordt opgepakt en opgelost.
Een geïntegreerde oplossing of beide systemen zijn zinvol wanneer je bedrijf groeit en zowel sales als support belangrijk worden. Concrete signalen zijn:
- Je sales team mist informatie over support vragen bij klanten
- Je support team weet niet wat er is verkocht of afgesproken
- Klanten moeten hun verhaal meerdere keren vertellen aan verschillende collega’s
- Je wilt meten hoe de complete klantervaring is, van eerste contact tot nazorg
Voor veel MKB bedrijven is het praktisch om te beginnen met één systeem dat het belangrijkste probleem oplost. Daarna kun je uitbreiden of integreren wanneer je organisatie groeit en de behoefte aan meer functionaliteit toeneemt. Het hoeft niet perfect te zijn vanaf dag één, als het maar meegroeit met je bedrijf.
Hoe Compenda de juiste oplossing kiest voor jouw bedrijf
Wij beginnen altijd met goed luisteren naar hoe jouw bedrijf werkt. Niet elk MKB bedrijf past in een standaard hokje, en dat hoeft ook niet. We kijken samen naar je processen, waar knelpunten zitten en wat je nodig hebt om beter te kunnen werken. Pas daarna bepalen we welke software het beste bij je past.
Onze aanpak voor MKB bedrijven:
- Procesanalyse: we analyseren hoe je nu werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn
- Maatwerk binnen flexibel systeem: onze CRM software kun je aanpassen aan jouw specifieke situatie met vrije velden en flexibele inrichting
- Integratie van functionaliteiten: CRM, projectbeheer, facturatie, urenregistratie en meer werken naadloos samen op één plek
- Persoonlijke begeleiding: je krijgt een eigen consultant die jouw proces kent en meedenkt over oplossingen
We zien onszelf niet als leverancier die software over de schutting gooit. We worden een extensie van jouw team en blijven beschikbaar voor vragen en aanpassingen. Of je nu vooral CRM functionaliteit nodig hebt, support wilt stroomlijnen of een complete geïntegreerde oplossing zoekt, we zorgen dat het bij jouw bedrijf past.
Wil je weten wat de beste oplossing is voor jouw situatie? Bekijk de functionaliteiten van ons systeem, informeer naar de prijzen of neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We laten je graag zien hoe onze software jouw processen kan verbeteren en je meer grip geeft op je bedrijf.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een CRM of helpdesk systeem te implementeren?
De implementatietijd hangt af van de complexiteit van je processen en hoeveel maatwerk je nodig hebt. Voor een standaard CRM implementatie kun je rekenen op 2-4 weken, inclusief datamingratie en training. Bij een geïntegreerde oplossing met zowel CRM als helpdesk functionaliteit kan dit 4-8 weken duren. We werken gefaseerd, zodat je al snel met de basis kunt starten terwijl we verder optimaliseren.
Wat kost het om CRM en helpdesk software te combineren?
De kosten variëren sterk per leverancier en de functionaliteiten die je nodig hebt. Voor MKB bedrijven liggen de maandelijkse kosten vaak tussen €30-€100 per gebruiker voor een geïntegreerde oplossing. Let op dat sommige leveranciers aparte licenties rekenen voor CRM en helpdesk modules, terwijl anderen een all-in pakket aanbieden. Vraag altijd naar implementatiekosten en eventuele kosten voor maatwerk of migratie.
Kunnen we data uit ons huidige systeem overzetten naar een nieuw CRM of helpdesk?
Ja, datamigratie is bijna altijd mogelijk en is een belangrijk onderdeel van een goede implementatie. We kunnen klantgegevens, contacthistorie, openstaande tickets en andere relevante informatie overzetten vanuit Excel, oude CRM systemen of andere databases. Het is wel belangrijk om vooraf je data op te schonen, zodat je niet onnodige of verouderde informatie meeneemt naar het nieuwe systeem.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het kiezen tussen CRM en helpdesk software?
De grootste fout is kiezen op basis van functies in plaats van je daadwerkelijke proces en behoefte. Veel bedrijven nemen te uitgebreide software die ze maar voor 30% gebruiken, of juist te basic software waar ze snel uit groeien. Een andere veelvoorkomende fout is geen rekening houden met integratiemogelijkheden, waardoor je later met losse systemen zit die niet met elkaar praten. Start altijd met een grondige analyse van je werkprocessen.
Hoe zorg je ervoor dat je team het nieuwe systeem ook echt gaat gebruiken?
Gebruikersacceptatie is cruciaal voor succes. Betrek je team vroeg bij de keuze en implementatie, zodat ze zich gehoord voelen en begrijpen waarom het nieuwe systeem waardevol is. Zorg voor goede training die aansluit bij hun dagelijkse werkzaamheden, niet alleen een technische handleiding. Maak één of twee ambassadeurs in je team die anderen kunnen helpen, en vier kleine successen in het begin om momentum te creëren.
Kan ik beginnen met alleen CRM en later helpdesk functionaliteit toevoegen?
Absoluut, en dat is vaak een verstandige aanpak voor groeiende bedrijven. Begin met het systeem dat je grootste knelpunt oplost en breid later uit wanneer de behoefte groeit. Kies wel een platform dat uitbreidbaar is en goede integratiemogelijkheden biedt, zodat je later niet opnieuw hoeft te migreren. Een flexibel systeem groeit mee met je bedrijf en voorkomt dat je vastzit aan beperkingen.
Hoe meet je of je CRM of helpdesk software succesvol is?
Stel van tevoren duidelijke KPI's vast die aansluiten bij je doelen. Voor CRM kun je kijken naar conversieratio's, verkoopsnelheid, pipeline waarde en klanttevredenheid. Voor helpdesk zijn belangrijke metrics: gemiddelde oplostijd, first response time, aantal openstaande tickets en klanttevredenheidsscores. Meet deze metrics regelmatig en gebruik de inzichten om je processen continu te verbeteren.
