Ja, je kunt projectbeheer software zeker combineren met je boekhoudpakket. Dit kan via directe koppelingen tussen beide systemen of door te kiezen voor een geïntegreerde oplossing die beide functies in één platform aanbiedt. De koppeling zorgt ervoor dat gegevens zoals uren, facturen en projectkosten automatisch worden uitgewisseld tussen je projectbeheer en financiële administratie. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je direct inzicht in de financiële prestaties van je projecten.
Waarom zou je projectbeheer software en je boekhoudpakket willen koppelen?
Het koppelen van projectbeheer software en je boekhoudpakket bespaart je vooral veel tijd en voorkomt fouten. In plaats van gegevens handmatig over te typen tussen systemen, stromen ze automatisch door. Dit betekent dat je projecturen, kosten en facturen maar één keer hoeft in te voeren.
Handmatig werk tussen systemen kost je niet alleen tijd, het leidt ook tot typefouten en vergeten posten. Je kent het wel: een collega registreert uren in het projectbeheersysteem, maar vergeet ze door te geven aan de boekhouding. Of er sluipt een typfout in een bedrag waardoor je factuur niet klopt. Dit soort problemen verdwijnen grotendeels met een goede koppeling.
Daarnaast krijg je direct inzicht in je projectrendement. Je ziet meteen wat een project kost en wat het oplevert, zonder dat je eerst gegevens uit verschillende systemen bij elkaar moet zoeken. Dit helpt je om sneller bij te sturen wanneer een project dreigt uit te lopen of over budget gaat. Je financiële controle wordt een stuk beter omdat alle informatie op één plek samenkomt.
Voor veel MKB-bedrijven is dit het verschil tussen achteraf verrast worden door tegenvallende cijfers en proactief kunnen sturen op winstgevendheid.
Hoe werkt de koppeling tussen projectbeheer en boekhouding in de praktijk?
Een koppeling tussen projectbeheer en boekhouding werkt meestal via een API (Application Programming Interface). Dit is een technische verbinding die ervoor zorgt dat de twee systemen met elkaar kunnen communiceren en gegevens kunnen uitwisselen. Je hoeft hier als gebruiker zelf niets technisch voor te doen, de koppeling draait op de achtergrond.
Wanneer je bijvoorbeeld uren schrijft op een project, worden deze automatisch doorgezet naar je boekhouding zodra je ze goedkeurt. Hetzelfde geldt voor projectkosten die je registreert. Als je een factuur verstuurt vanuit je projectbeheersysteem, verschijnt deze automatisch in je boekhoudpakket met alle juiste gegevens zoals bedragen, BTW en klantinformatie.
Een concreet voorbeeld: je rondt een project af en maakt de eindfactuur. De koppeling zorgt ervoor dat alle geregistreerde uren, materiaalkosten en eventuele onkosten automatisch worden meegenomen in de factuur. Deze factuur wordt vervolgens direct in je boekhouding geregistreerd als openstaande post. Zodra de klant betaalt en je dit afletteren in je boekhoudpakket, kun je ook in je projectbeheersysteem zien dat het project volledig is afgerekend.
De synchronisatie gebeurt vaak real-time of op vaste momenten gedurende de dag. Zo werk je altijd met actuele informatie in beide systemen.
Welke gegevens worden er tussen projectbeheer en boekhouding uitgewisseld?
De belangrijkste gegevens die heen en weer gaan zijn urenregistraties, facturen en klantgegevens. Wanneer je uren schrijft op een project, moeten deze naar de boekhouding voor facturatie en winstberekening. Facturen die je in het projectbeheersysteem aanmaakt, moeten in de boekhouding terechtkomen voor je financiële administratie en BTW-aangifte.
Daarnaast worden ook projectkosten uitgewisseld. Denk aan ingekochte materialen, externe inhuur of reiskosten die je aan een project koppelt. Deze kosten zijn belangrijk om het rendement van een project te kunnen bepalen. In je projectbeheer wil je zien of je binnen budget blijft, terwijl je boekhouding deze kosten nodig heeft voor de juiste winstberekening.
Ook offertes en budgetinformatie kunnen worden gedeeld. Wanneer een offerte wordt geaccepteerd en omgezet naar een project, helpt het om deze informatie ook in je boekhouding te hebben als verwachte omzet. Budgetinformatie uit je projectbeheer kan dienen als voorcalculatie in je financiële planning.
Klantgegevens worden gesynchroniseerd om te voorkomen dat je dezelfde klant dubbel moet aanmaken. Wijzigingen in naam, adres of contactgegevens worden automatisch doorgevoerd in beide systemen. Dit zorgt voor een compleet overzicht waarbij je financiële cijfers en projectprestaties altijd aan de juiste klant gekoppeld zijn.
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij het combineren van deze systemen?
Een veelvoorkomend probleem is incompatibiliteit tussen verschillende softwarepakketten. Niet alle projectbeheersystemen kunnen zomaar koppelen met elk boekhoudpakket. Soms zijn er standaard koppelingen beschikbaar, maar vaak heb je een tussenstuk nodig of moet er maatwerk worden ontwikkeld. Dit kan de kosten flink opdrijven.
Dubbele klantgegevens zijn ook een regelmatige ergernis. Wanneer je al klanten in je boekhoudpakket hebt staan en je begint met projectbeheer software, moet je oppassen dat je niet per ongeluk dezelfde klant twee keer aanmaakt. Dit leidt tot verwarring over welke gegevens nu kloppen en kan ervoor zorgen dat facturen naar het verkeerde adres gaan.
Verschillen in hoe systemen data structureren kunnen ook problemen geven. Het ene systeem werkt misschien met projectcodes van 6 cijfers, terwijl het andere maar 4 cijfers toestaat. Of de manier waarop BTW wordt berekend wijkt net iets af. Deze kleine verschillen kunnen grote gevolgen hebben voor de betrouwbaarheid van je gegevens.
De kosten van koppelingen worden vaak onderschat. Naast de aanschafkosten van beide systemen komen er vaak nog kosten bij voor het opzetten en onderhouden van de koppeling. Ook de leercurve voor medewerkers is niet te verwaarlozen. Ze moeten leren werken met twee systemen die net iets anders werken.
Om deze problemen te voorkomen: check vooraf of systemen goed kunnen samenwerken, maak goede afspraken over wie verantwoordelijk is voor welke gegevens, en investeer in goede training voor je team.
Wanneer is een geïntegreerde oplossing beter dan losse systemen koppelen?
Een geïntegreerde alles-in-één oplossing is vaak handiger wanneer je een relatief standaard werkproces hebt en niet per se de allernieuwste features van gespecialiseerde tools nodig hebt. Je werkt in één systeem met een consistente interface, wat de leercurve voor medewerkers verkleint. Je hebt ook maar één aanspreekpunt voor vragen en problemen, in plaats van dat twee leveranciers naar elkaar wijzen.
Voor kleinere MKB-bedrijven is een geïntegreerde oplossing vaak de eenvoudigste keuze. De complexiteit blijft beperkt, de totale kosten zijn meestal overzichtelijker, en je hoeft je geen zorgen te maken over of systemen wel goed blijven samenwerken na updates.
Losse systemen koppelen kan zinvoller zijn wanneer je hele specifieke eisen hebt aan projectbeheer of boekhouding die een geïntegreerd systeem niet kan bieden. Misschien werk je in een branche met bijzondere facturatieregels, of je hebt geavanceerde projectplanningsfuncties nodig die alleen gespecialiseerde software biedt.
Ook wanneer je al een boekhoudpakket hebt waar je tevreden over bent en dat goed is ingericht, kan het logischer zijn om daar een projectbeheertool aan te koppelen. De kosten van overstappen naar een volledig nieuw geïntegreerd systeem wegen dan misschien niet op tegen de voordelen.
Denk bij je keuze na over je bedrijfsgrootte, hoe complex je processen zijn, wat je budget is, en vooral: wat past het beste bij hoe jij werkt. De beste oplossing is die welke jouw team daadwerkelijk gaat gebruiken.
Waar moet je op letten bij het kiezen van software die beide functies combineert?
Gebruiksgemak staat voorop. De mooiste software helpt je niet als je team er niet mee kan of wil werken. Test daarom altijd met de mensen die er dagelijks mee moeten werken. Kunnen ze snel vinden wat ze zoeken? Voelt de interface logisch aan? Is het duidelijk waar je moet zijn voor welke taak?
Let ook op flexibiliteit in aanpassing aan jouw processen. Elk bedrijf werkt net iets anders. Kun je de software aanpassen aan hoe jij werkt, of moet jij je processen aanpassen aan de software? Idealiter sluit de software aan bij jouw manier van werken, niet andersom. Vraag naar vrije velden, aanpasbare workflows en de mogelijkheid om eigen rapportages te maken.
De kwaliteit van de integratie tussen projectbeheer en boekhouding is natuurlijk belangrijk. Worden gegevens echt automatisch uitgewisseld of moet je toch nog handmatig stappen zetten? Hoe snel worden wijzigingen doorgevoerd? Wat gebeurt er als er een fout optreedt in de synchronisatie?
Ondersteuning en implementatiehulp maken vaak het verschil tussen succes en mislukking. Krijg je goede begeleiding bij de implementatie? Is er training beschikbaar? Kun je terecht met vragen, en hoe snel krijg je antwoord? Check ook of de leverancier ervaring heeft met bedrijven zoals het jouwe.
Denk aan schaalbaarheid voor groei. Misschien ben je nu een klein team, maar wat als je over twee jaar verdubbeld bent? Kan de software meegroeien? En let op de totale kosten, niet alleen de maandelijkse licentie maar ook implementatie, training en eventuele aanpassingen. Bekijk ook de prijzen van verschillende oplossingen om een compleet beeld te krijgen.
Hoe Compenda helpt bij het combineren van projectbeheer en boekhouding
Bij Compenda hebben we projectbeheer, urenregistratie, facturatie en financiële administratie volledig geïntegreerd in één platform. Dit betekent dat je niet hoeft te schakelen tussen verschillende systemen of je zorgen hoeft te maken over koppelingen die niet werken.
Onze geïntegreerde aanpak biedt je:
- Automatische doorstroom van offerte naar project naar factuur – zodra een offerte wordt geaccepteerd, zet je deze om in een project met automatisch de juiste budgetten en voorcalculatie
- Real-time rendementsinzicht – zie direct wat een project kost versus wat het oplevert, zodat je snel kunt bijsturen
- Geïntegreerde urenregistratie – medewerkers schrijven uren die direct zichtbaar zijn in zowel projectbeheer als facturatie
- Koppelingen met boekhoudpakketten – voor wie toch een apart boekhoudpakket wil gebruiken, bieden we koppelingen met onder andere SnelStart via PowerBI integraties
- Overzichten en rapportages – vergelijk eenvoudig kosten met omzet en analyseer waar je projecten kunt verbeteren
We richten ons specifiek op MKB-bedrijven die net buiten de standaard vallen en maatwerk nodig hebben. In plaats van software over de schutting te gooien, kijken we samen naar jouw bedrijfsprocessen en richten we de software zo in dat deze aansluit bij hoe jij werkt.
Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt voor jouw bedrijf? Vraag een gratis demo aan via ons contactformulier en ontdek hoe Compenda je helpt om projectbeheer en financiële administratie naadloos te combineren. Ons team staat klaar om je verder te helpen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een koppeling tussen projectbeheer en boekhouding op te zetten?
De implementatietijd varieert van enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van de complexiteit van je systemen en processen. Bij standaard koppelingen kun je vaak binnen 1-2 weken operationeel zijn, terwijl maatwerk koppelingen 4-8 weken kunnen duren. Plan ook extra tijd in voor het testen van de koppeling en het trainen van je team om fouten in de praktijk te voorkomen.
Wat gebeurt er met mijn bestaande gegevens bij het koppelen van systemen?
Je bestaande gegevens blijven behouden in beide systemen. Bij het opzetten van de koppeling wordt er een eenmalige synchronisatie uitgevoerd waarbij je kunt kiezen welk systeem leidend is voor bepaalde gegevens (bijvoorbeeld klantgegevens uit je boekhoudpakket). Het is verstandig om vooraf een back-up te maken en de eerste synchronisatie goed te controleren op dubbele gegevens of inconsistenties.
Kan ik de koppeling ook zelf ongedaan maken als het niet bevalt?
Ja, koppelingen kunnen vrijwel altijd worden losgekoppeld zonder dat je data verliest. Beide systemen blijven zelfstandig functioneren, alleen de automatische uitwisseling stopt. Let wel op dat je daarna weer handmatig gegevens moet overdragen tussen systemen. Bij geïntegreerde oplossingen is dit complexer, omdat alle data in één systeem staat en migratie naar losse systemen meer werk vergt.
Hoe voorkom ik dat medewerkers gegevens dubbel invoeren na het koppelen?
Maak duidelijke werkafspraken over waar welke gegevens worden ingevoerd en communiceer dit goed naar je team. Stel één systeem aan als 'bron' voor specifieke data (bijvoorbeeld projecturen worden alleen in het projectbeheersysteem ingevoerd). Investeer in goede training zodat iedereen begrijpt hoe de koppeling werkt en welke gegevens automatisch worden doorgezet. Controleer de eerste weken regelmatig of medewerkers de nieuwe werkwijze correct toepassen.
Wat zijn de typische maandelijkse kosten voor gekoppelde systemen?
Voor losse systemen met koppeling kun je rekenen op €50-150 per maand voor projectbeheer software en €20-80 voor boekhoudpakket, plus eventueel €20-50 voor de koppeling zelf. Geïntegreerde oplossingen kosten meestal tussen €75-200 per maand afhankelijk van het aantal gebruikers en functionaliteit. Reken ook eenmalige kosten voor implementatie (€500-3000) en training (€300-1000) mee in je totale investering.
Werkt de koppeling ook als ik offline ben of bij een internetstoring?
Bij cloud-gebaseerde systemen heb je internet nodig voor de synchronisatie. Sommige oplossingen bieden offline functionaliteit waarbij je lokaal kunt werken en gegevens automatisch synchroniseren zodra je weer online bent. Check dit vooraf bij je softwareleverancier, vooral als je regelmatig op locaties werkt zonder stabiele internetverbinding. De meeste moderne systemen kunnen omgaan met tijdelijke verbrekingen zonder dataverlies.
Hoe weet ik of mijn huidige boekhoudpakket geschikt is voor koppeling?
Controleer of je boekhoudpakket een open API heeft of officiële integraties ondersteunt met projectbeheersoftware. Populaire pakketten zoals Exact Online, Twinfield, SnelStart en AFAS hebben meestal goede koppelingen beschikbaar. Vraag je huidige softwareleverancier naar een lijst van ondersteunde integraties, of neem contact op met de projectbeheersoftware van je keuze om te checken of ze jouw boekhoudpakket ondersteunen.
