Ja, je kunt bellen vanuit je CRM-systeem via geïntegreerde telefonie. Dit betekent dat je direct vanuit klantprofielen kunt bellen zonder nummers handmatig in te voeren. De functionaliteit werkt meestal via VoIP-technologie of koppelingen met externe telefonieplatforms, waarbij gesprekken automatisch worden geregistreerd en gekoppeld aan de juiste klantgegevens. Dit bespaart tijd en zorgt dat je tijdens elk gesprek direct toegang hebt tot alle relevante klantinformatie.
Wat is bellen vanuit een CRM-systeem precies?
Bellen vanuit een CRM-systeem is geïntegreerde telefonie waarbij je rechtstreeks vanuit klantprofielen kunt bellen. Je klikt simpelweg op een telefoonnummer in het systeem en de verbinding wordt automatisch opgezet. Het systeem registreert vervolgens het gesprek, de duur en eventuele notities die je maakt, allemaal gekoppeld aan het klantprofiel.
De technische basis hiervoor is meestal VoIP (Voice over Internet Protocol), wat betekent dat je via internet belt in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Je ziet vaak de term “click-to-call” functionaliteit, wat precies beschrijft wat het doet: je klikt en je belt.
Dit is fundamenteel anders dan gewoon een telefoon naast je computer hebben. Bij traditioneel bellen moet je het nummer handmatig intoetsen, vergeet je vaak notities te maken tijdens het gesprek, en moet je achteraf nog zoeken naar waar je die informatie moet opslaan. Met geïntegreerde telefonie gebeurt dit allemaal automatisch binnen je CRM-omgeving.
Het grote verschil zit in de automatische koppeling tussen gesprek en klantdata. Zodra je belt, opent het systeem het klantprofiel, laat het eerdere contactmomenten zien, en maakt het mogelijk om direct tijdens het gesprek informatie bij te werken.
Welke voordelen levert bellen vanuit je CRM op?
Tijdsbesparing is het meest directe voordeel. Je hoeft geen nummers meer over te tikken, wat vooral bij veel uitgaande gesprekken flink scheelt. Daarnaast voorkom je typefouten bij het intoetsen van nummers, waardoor je minder vaak verkeerd belt.
De automatische gespreksregistratie zorgt dat elk contactmoment wordt vastgelegd. Je hoeft niet meer te onthouden wanneer je iemand voor het laatst sprak of wat er besproken werd. Deze informatie staat direct in het systeem, gekoppeld aan de juiste klant.
Tijdens het gesprek heb je direct toegang tot de complete klantgeschiedenis. Je ziet eerdere bestellingen, openstaande vragen, lopende projecten en alle notities van collega’s. Dit maakt je klantenservice veel persoonlijker en effectiever.
Voor sales- en serviceteams betekent dit een flinke efficiëntieslag. Een accountmanager die twintig klanten per dag belt, bespaart al snel een half uur alleen aan het opzoeken van gegevens en intoetsen van nummers. Maar belangrijker nog: de kwaliteit van elk gesprek gaat omhoog omdat je beter voorbereid bent.
Stel je voor: een klant belt met een vraag over een lopend project. In plaats van te zeggen “ik zoek het even voor je op”, zie je direct de projectstatus, welke collega eraan werkt, en wanneer de volgende deadline is. Je kunt meteen een concreet antwoord geven.
Hoe werkt de technische integratie tussen telefonie en CRM?
Er zijn twee hoofdvarianten: CRM-systemen met ingebouwde belfunctionaliteit en systemen die koppelen met externe telefonieplatforms. Beide hebben hun eigen voor- en nadelen, afhankelijk van je situatie.
Bij ingebouwde functionaliteit zit de telefonie direct in je CRM-software. Je hebt meestal alleen een internetverbinding en een headset nodig om te kunnen bellen. De software regelt alles via VoIP-technologie, waarbij je stem wordt omgezet in datapakketten die via internet worden verstuurd.
VoIP klinkt misschien technisch, maar het werkt eigenlijk net als videobellen via Teams of Zoom, alleen dan voor gewone telefoongesprekken. Je hebt geen aparte telefooncentrale of vaste lijn nodig, wat vooral voor kleinere bedrijven aantrekkelijk is.
Externe koppelingen werken met bestaande telefonieplatforms die je al gebruikt. Denk aan diensten die je huidige telefoonsysteem verbinden met je CRM. Het voordeel hiervan is dat je je bestaande infrastructuur kunt blijven gebruiken, terwijl je toch de voordelen van geïntegreerde registratie krijgt.
Wat je nodig hebt hangt af van de gekozen oplossing. Voor basis VoIP-functionaliteit volstaat meestal een stabiele internetverbinding, een computer of laptop, en een degelijke headset. Grotere organisaties met complexere telefonie-eisen hebben mogelijk extra hardware of specifieke externe diensten nodig.
Verschillende bedrijfsgroottes vragen om verschillende oplossingen. Een eenmanszaak of klein team kan prima uit de voeten met eenvoudige ingebouwde VoIP. Grotere organisaties met meerdere vestigingen of een apart callcenter hebben vaak meer geavanceerde koppelingen nodig die integreren met hun bestaande telefooncentrale.
Wat kun je allemaal doen tijdens en na een gesprek in je CRM?
Tijdens het gesprek zie je direct alle klantinformatie op je scherm. Je kunt door eerdere notities scrollen, openstaande offertes bekijken, en zien welke collega’s recent contact hebben gehad met deze klant. Dit alles zonder het gesprek te onderbreken of de klant te laten wachten.
Terwijl je belt, kun je meteen notities maken die automatisch worden opgeslagen bij het klantprofiel. Belooft de klant volgende week terug te bellen? Dan plan je direct een afspraak in de agenda. Moet er een offerte worden opgesteld? Dan maak je meteen een taak aan voor jezelf of een collega.
Het systeem registreert automatisch wanneer het gesprek plaatsvond, hoe lang het duurde, en wie er belde. Deze gesprekslogging gebeurt op de achtergrond, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Alle gesprekken worden zo onderdeel van de klantgeschiedenis.
Na het gesprek kun je je notities nog aanvullen of verfijnen. Je kunt taken aanmaken voor follow-up acties, zoals het sturen van informatie of het plannen van een vervolgafspraak. Als het gesprek ging over een lopende deal, kun je direct de status updaten in je CRM.
Deze functies helpen enorm bij follow-up en klantrelatiebeheer. Stel je belt een prospect die interesse toont maar nog niet klaar is om te beslissen. Je maakt een notitie van de bezwaren, plant een taak om over twee weken terug te bellen, en koppelt relevante productinformatie aan het klantprofiel. Zo vergeet je nooit meer een belangrijke follow-up.
Een praktisch voorbeeld: een accountmanager belt een klant voor een jaarlijks evaluatiegesprek. Tijdens het gesprek blijkt dat de klant interesse heeft in een nieuwe dienst. De accountmanager maakt direct een notitie, koppelt de betreffende productinformatie, en creëert een taak voor de sales collega om een offerte op te stellen. Alles gebeurt in één systeem, zonder losse mailtjes of post-its.
Voor welke bedrijven is bellen vanuit CRM het meest nuttig?
Salesteams met veel uitgaande gesprekken hebben het meeste baat bij geïntegreerde telefonie. Als je dagelijks tientallen prospects of klanten belt, scheelt de tijdsbesparing en betere voorbereiding enorm. Je kunt meer gesprekken voeren met een hogere kwaliteit.
Klantenserviceafdelingen profiteren van de directe toegang tot klantgeschiedenis. Wanneer een klant belt met een vraag, zie je meteen eerdere contactmomenten, openstaande tickets en productinformatie. Dit maakt je service sneller en persoonlijker.
Accountmanagers die langdurige klantrelaties beheren, vinden vooral de automatische gespreksregistratie waardevol. Je bouwt zo een compleet overzicht op van alle interacties, wat helpt bij relatieonderhoud en het identificeren van upsell-mogelijkheden.
Recruiters die dagelijks kandidaten benaderen en screenen, kunnen hun proces flink versnellen. De combinatie van snel bellen en direct notities maken bij kandidaatprofielen maakt het wervingsproces efficiënter.
Voor bedrijven met vijf tot vijftig medewerkers is deze functionaliteit vaak het meest zinvol. Je bent groot genoeg dat de efficiëntiewinst echt meetbaar is, maar klein genoeg dat de implementatie relatief eenvoudig blijft.
Er zijn ook situaties waarin bellen vanuit CRM minder relevant is. Als je maar een paar keer per week belt, weegt de tijdsbesparing misschien niet op tegen de investering. Ook bedrijven die vooral inkomende gesprekken ontvangen via een groot callcenter hebben vaak al gespecialiseerde telefonie-oplossingen.
Vraag jezelf af: hoeveel tijd besteden je medewerkers aan bellen? Hoe vaak gaat er informatie verloren omdat gesprekken niet goed worden gedocumenteerd? Als deze punten herkenbaar zijn, is geïntegreerde telefonie waarschijnlijk waardevol voor jouw situatie.
Wat kost bellen vanuit je CRM-systeem?
De kosten variëren sterk afhankelijk van het gekozen model. CRM-systemen met ingebouwde belfunctionaliteit rekenen vaak een vast bedrag per gebruiker per maand. Dit kan variëren van ongeveer vijf tot vijftien euro per gebruiker, bovenop de reguliere CRM-kosten.
Losse telefonie-integraties werken meestal met aparte abonnementen. Je betaalt dan voor zowel je CRM-systeem als voor de telefonie-oplossing die ermee koppelt. Dit kan duurder uitpakken, maar biedt soms meer flexibiliteit als je specifieke telefonie-eisen hebt.
Naast de abonnementskosten zijn er vaak eenmalige implementatiekosten. Denk aan het instellen van de koppeling, het configureren van gebruikersaccounts, en eventueel training voor je team. Voor een klein bedrijf kan dit enkele honderd euro’s zijn, voor grotere organisaties met complexere wensen kan dit oplopen.
De daadwerkelijke belkosten verschillen tussen VoIP en traditionele telefonie. VoIP-gesprekken zijn meestal goedkoper, vooral voor internationale gesprekken. Sommige aanbieders rekenen een vast bedrag voor onbeperkt bellen binnen Nederland, andere werken met een tarief per minuut.
Let op verborgen kosten zoals extra gebruikers, opslagcapaciteit voor gespreksopnames, of kosten voor klantenservice en ondersteuning. Vraag altijd een compleet overzicht van alle kosten voordat je een keuze maakt.
Voor MKB-bedrijven is de kosten-batenafweging meestal positief als je team regelmatig belt. Reken uit hoeveel tijd je per week bespaart door niet handmatig te hoeven bellen en informatie op te zoeken. Vermenigvuldig dit met je uurtarief, en je ziet snel of de investering zich terugverdient.
Een realistisch voorbeeld: een bedrijf met tien medewerkers die elk gemiddeld een uur per dag bellen, betaalt ongeveer honderd euro per maand voor geïntegreerde telefonie. Als dit slechts vijftien minuten per dag per persoon bespaart, heb je al 2,5 uur per dag gewonnen. Bij een uurtarief van vijftig euro is dat een besparing van ruim tweeduizend euro per maand. Wil je weten wat de prijzen zijn voor een compleet geïntegreerde oplossing? Bekijk dan onze transparante tarieven.
Hoe Compenda helpt bij bellen vanuit je CRM
Wij hebben telefonie volledig geïntegreerd in onze CRM-oplossing, speciaal afgestemd op de behoeften van MKB-bedrijven. Onze aanpak zorgt dat je niet alleen kunt bellen vanuit het systeem, maar dat alle gespreksinformatie automatisch wordt gekoppeld aan je klantgegevens en projecten.
Wat onze telefonie-integratie biedt:
- Click-to-call functionaliteit direct vanuit klantprofielen, projecten en taken
- Automatische gespreksregistratie met tijdstip, duur en gekoppelde notities
- Realtime toegang tot complete klantgeschiedenis tijdens het gesprek
- Mobiele app ondersteuning zodat je ook onderweg professioneel kunt bellen met toegang tot alle klantgegevens
- Integratie met taken en agenda voor directe follow-up planning tijdens gesprekken
- Flexibele configuratie die past bij jouw specifieke werkwijze en bedrijfsprocessen
Omdat wij werken als een extensie van jouw team, kijken we samen naar hoe telefonie het beste in jouw proces past. We richten de functionaliteit in op basis van hoe jij werkt, niet andersom. Dat betekent dat aanvullende tools volledig worden geïntegreerd, zodat alles op één centrale plek staat.
Wil je zien hoe bellen vanuit je CRM jouw team efficiënter maakt? Plan een vrijblijvende demo waarin we de telefonie-functionaliteit laten zien met jouw eigen werkwijze als uitgangspunt. Neem contact met ons op en ontdek hoe je meer uit je klantgesprekken haalt.
Veelgestelde vragen
Heb ik speciale hardware nodig om te kunnen bellen vanuit mijn CRM?
Voor de meeste VoIP-gebaseerde CRM-telefonie heb je alleen een stabiele internetverbinding, een computer of laptop, en een goede headset nodig. Er is geen aparte telefooncentrale of vaste lijn vereist. Als je een bestaand telefoniesysteem wilt koppelen aan je CRM, kan er wel extra hardware of configuratie nodig zijn, afhankelijk van je huidige infrastructuur.
Wat gebeurt er als mijn internetverbinding uitvalt tijdens het bellen?
Omdat VoIP-telefonie via internet werkt, heb je inderdaad een stabiele verbinding nodig. Bij een uitval wordt het gesprek verbroken. Het is daarom verstandig om een betrouwbare internetprovider te hebben en eventueel een backup-verbinding te overwegen voor bedrijfskritische gesprekken. Veel moderne CRM-systemen hebben ook mobiele apps waarmee je via 4G/5G kunt terugvallen als alternatief.
Kunnen meerdere teamleden tegelijk bellen via het CRM-systeem?
Ja, geïntegreerde CRM-telefonie ondersteunt meestal meerdere gelijktijdige gebruikers. Elke medewerker met een account en de juiste rechten kan tegelijkertijd bellen. De gesprekken worden automatisch gekoppeld aan de juiste gebruiker en klantprofielen. Let wel op dat je voldoende licenties hebt en dat je internetverbinding de bandbreedte aankan voor meerdere gelijktijdige VoIP-gesprekken.
Hoe zit het met privacy en AVG-wetgeving bij gespreksregistratie?
Gespreksregistratie in je CRM moet voldoen aan AVG-wetgeving. Je mag metadata (zoals tijdstip, duur en wie er belde) registreren voor legitieme bedrijfsdoeleinden. Voor het opnemen van gespreksinhoud heb je toestemming nodig van de gebelde partij. Zorg dat je privacy statement duidelijk maakt hoe je gespreksinformatie verwerkt en bewaar gegevens niet langer dan noodzakelijk voor je bedrijfsdoelen.
Kan ik mijn bestaande telefoonnummer behouden bij overstap naar CRM-telefonie?
In de meeste gevallen kun je je bestaande bedrijfsnummer(s) porteren naar een VoIP-oplossing. Dit proces heet 'number porting' en wordt meestal door je nieuwe telefonieprovider geregeld. Het kan enkele dagen tot weken duren, afhankelijk van je huidige provider. Vraag dit altijd vooraf na bij je CRM-leverancier of telefonie-partner om te zorgen dat de overgang soepel verloopt.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het implementeren van CRM-telefonie?
De grootste fout is onvoldoende training van medewerkers, waardoor ze terugvallen op oude gewoontes. Daarnaast wordt vaak de internetverbinding onderschat - zorg voor voldoende bandbreedte. Een andere veelgemaakte fout is het niet goed instellen van gespreksregistratie en notitievelden, waardoor belangrijke informatie alsnog verloren gaat. Begin klein met een pilotgroep en schaal daarna pas op naar het hele team.
Werkt bellen vanuit CRM ook op mobiele telefoons?
Ja, de meeste moderne CRM-systemen hebben mobiele apps met volledige telefonie-ondersteuning. Je kunt dan onderweg bellen met toegang tot alle klantgegevens, en gesprekken worden net als op desktop automatisch geregistreerd. Dit is vooral handig voor accountmanagers en servicemedewerkers die veel op locatie werken. Controleer wel of de mobiele app van jouw gekozen CRM deze functionaliteit volledig ondersteunt.
