Facturatie via CRM en Exact Online werkt door een directe koppeling tussen beide systemen, waarbij debiteuren- en crediteurengegevens real-time worden gesynchroniseerd. Wanneer je klantgegevens wijzigt in je CRM-systeem, wordt deze informatie direct doorgestuurd naar Exact Online voor de financiële administratie. Deze integratie zorgt ervoor dat boekhoudkundig relevante informatie accuraat wordt overgedragen en dat je financiële boekingen correct worden verwerkt inclusief BTW.
Wat betekent facturatie via CRM en Exact Online integratie?
Een CRM Exact Online koppeling betekent dat financiële gegevens tussen je relatiebeheer en boekhoudsoftware worden gesynchroniseerd. Je CRM-systeem houdt alle klantcontacten en verkoopactiviteiten bij, terwijl Exact Online zorgt voor de financiële administratie en facturatie. De koppeling is bewust puur financieel gehouden en werkt voornamelijk one-way van je CRM naar Exact Online.
De technische koppeling werkt via API-verbindingen die real-time financiële integratie mogelijk maken. Wanneer je een factuur aanmaakt in je CRM, worden de boekhoudkundig relevante gegevens automatisch doorgestuurd naar de juiste grootboeken in Exact Online. Alle debiteureninformatie en contactpersonen worden hierbij meegenomen, waarbij Exact Online meerdere contactpersonen per relatie ondersteunt.
Voor MKB-bedrijven betekent dit praktisch dat je bedrijfsprocessen volledig in je CRM kunnen blijven, terwijl de boekhouder wordt geholpen doordat alle financiële gegevens kloppen. Je hoeft niet meer handmatig gegevens over te typen tussen verschillende programma’s voor de boekhoudkundige verwerking.
Hoe werkt de koppeling tussen CRM en Exact Online in de praktijk?
Het proces begint wanneer je een nieuwe klant toevoegt aan je CRM-systeem. Deze debiteuren- en crediteurengegevens worden real-time doorgestuurd naar Exact Online. Vervolgens doorloop je deze stappen:
- Je maakt een factuur in het CRM-systeem met de juiste financiële gegevens
- Het CRM stuurt de financiële boekingen door naar de juiste grootboeken inclusief BTW
- Exact Online verwerkt de boeking automatisch in de financiële administratie
- Openstaande posten kunnen worden terugelezen om de betaalstatus te controleren
- Projecten worden als kostenplaats gesynchroniseerd voor juiste toerekening
Deze workflow zorgt ervoor dat je altijd actuele financiële informatie hebt. Je kunt geboekte inkopen per project teruglezen in je CRM en hebt direct inzicht in de betaalstatus van je facturen.
Welke gegevens worden automatisch overgedragen tussen de systemen?
De financiële integratie synchroniseert specifieke boekhoudkundig relevante gegevens tussen je CRM en Exact Online. Dit overzicht toont welke informatie automatisch wordt uitgewisseld:
| Gegevenstype | Van CRM naar Exact Online | Van Exact Online naar CRM |
|---|---|---|
| Debiteuren/Crediteuren | Naam, adres, contactgegevens, BTW-nummer | Debiteurnummer, openstaande posten |
| Contactpersonen | Contactgegevens (meerdere mogelijk) | Relatie-informatie |
| Financiële boekingen | Factuurgegevens, BTW-bedragen | Boekingsstatus, grootboeknummers |
| Projectgegevens | Projectnummer en omschrijving (kostenplaats) | Geboekte inkopen per project |
Deze automatische synchronisatie van financiële gegevens elimineert dubbele invoer en zorgt ervoor dat je boekhouding altijd actueel is. De administratieve last wordt hierdoor aanzienlijk verminderd.
Wat zijn de voordelen van deze geïntegreerde facturatie-aanpak?
De grootste voordelen van CRM facturatie via Exact Online zijn dat de boekhouder wordt geholpen doordat alle financiële gegevens kloppen. Je hoeft boekhoudkundig relevante informatie maar één keer in te voeren, waarna deze automatisch beschikbaar is in beide systemen.
Concrete voordelen voor MKB-bedrijven:
- Tijdsbesparing: Geen handmatige overdracht van financiële gegevens meer nodig
- Minder fouten: Real-time synchronisatie voorkomt invoerfouten in de boekhouding
- Betere controle: Openstaande posten direct zichtbaar voor betaalstatus
- Projectinzicht: Geboekte inkopen per project teruglezen in CRM
- Meerdere administraties: Koppeling van bijvoorbeeld stichting + BV met gedeeld klantenbestand
Je krijgt ook beter inzicht in je financiële prestaties. Omdat debiteuren- en crediteurengegevens actueel blijven, kun je eenvoudig rapportages maken over openstaande vorderingen en betaalgedrag per klant.
Hoe stel je de integratie tussen CRM en Exact Online in?
Het instellen van de financiële koppeling is een eenvoudig proces dat door CRM-leveranciers zo makkelijk mogelijk is gemaakt. Beide systemen moeten de juiste API-toegang hebben voor real-time financiële integratie.
De implementatiestappen zijn:
- Voorbereiding: Inventariseer welke financiële gegevens je wilt synchroniseren
- Configuratie: Stel de API-verbindingen in voor debiteuren- en crediteurensynchronisatie
- Mapping: Koppel de juiste financiële velden aan elkaar en stel grootboeken in
- Testen: Voer testboekingen uit om de financiële koppeling te valideren
- Go-live: Activeer de real-time synchronisatie voor dagelijks gebruik
Voor een soepele overgang is het belangrijk om je team goed te trainen in de nieuwe werkwijze. Plan voldoende tijd in voor het oefenen met de gekoppelde financiële processen voordat je volledig overschakelt.
Welke uitdagingen kun je tegenkomen bij de koppeling?
De meest voorkomende uitdaging bij financiële automatisering zijn dataconflicten tussen de systemen. Dit gebeurt vooral wanneer dezelfde debiteur verschillende gegevens heeft in het CRM en Exact Online.
Andere veelvoorkomende obstakels:
- Synchronisatieproblemen: Vertraagde of incomplete overdracht van financiële gegevens
- Gebruikersadoptie: Medewerkers die moeite hebben met de nieuwe financiële workflow
- Beperkte functionaliteit: Alleen financiële gegevens worden gesynchroniseerd, geen uitgebreide projectinformatie
- Contactpersoon beperkingen: Exact Online ondersteunt meerdere contactpersonen, maar andere systemen mogelijk niet
Preventieve maatregelen helpen deze uitdagingen te voorkomen. Zorg voor schone financiële data voordat je start met de integratie en stel duidelijke werkafspraken op over wie welke boekhoudkundige gegevens waar invoert.
Belangrijkste punten voor een succesvolle CRM-Exact Online integratie
Een succesvolle MKB financiële integratie vereist goede voorbereiding, zorgvuldige implementatie en doorlopend onderhoud. Begin met het opschonen van je bestaande debiteuren- en crediteurengegevens.
Kernpunten voor succes:
- Zorg voor consistente financiële gegevens in beide systemen voordat je start
- Train je team grondig in de nieuwe boekhoudkundige werkprocessen
- Monitor de eerste weken intensief om synchronisatieproblemen snel op te lossen
- Stel regelmatige controles in om de kwaliteit van financiële data te waarborgen
- Houd beide systemen up-to-date voor optimale real-time integratie
De investering in een goede CRM-Exact Online koppeling betaalt zich snel terug door de tijd die je bespaart en de fouten die je voorkomt in je financiële administratie. Voor MKB-bedrijven die hun boekhoudkundige processen willen professionaliseren, is deze financiële integratie een logische stap. Bekijk onze features voor meer informatie over de mogelijkheden en ontdek onze prijzen voor verschillende pakketopties.
Bij Compenda helpen we MKB-bedrijven al meer dan 15 jaar met het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen door slimme financiële software-integraties. We geloven dat business software enkel een middel is, en door samen goed naar jouw processen te kijken, kunnen we echt een verschil maken in de efficiency van jouw financiële administratie.
