Dataverlies bij een CRM-overstap voorkom je door grondige voorbereiding, het maken van meerdere backups en het uitvoeren van testrondes voordat je volledig overgaat. Maak een gedetailleerde inventarisatie van alle data die je wilt meenemen, test of alles correct is overgezet door steekproeven te doen, en zorg dat je altijd een backup hebt waar je op terug kunt vallen als er iets misgaat. Goede planning en systematisch werken maken het verschil tussen een soepele overstap en het verliezen van waardevolle klantinformatie.
Waarom gaat er vaak data verloren bij een CRM-overstap?
Data gaat verloren tijdens een CRM-overstap doordat systemen verschillende datastructuren gebruiken, exports niet compleet zijn, en menselijke fouten optreden bij het kopiëren van gegevens. Koppelingen tussen verschillende soorten informatie kunnen verloren gaan, en incompatibele dataformaten zorgen ervoor dat bepaalde velden niet goed worden overgenomen. Het verschil tussen hoe je oude en nieuwe CRM gegevens opslaat speelt hierbij de grootste rol.
Je kent het waarschijnlijk wel: in je huidige systeem heb je alles netjes ingericht zoals jij het wilt, maar het nieuwe CRM werkt net even anders. Misschien gebruikt je oude systeem een vrij tekstveld voor notities, terwijl het nieuwe systeem daar een gestructureerd veld voor heeft. Of je hebt koppelingen tussen klanten en projecten die niet automatisch worden meegenomen.
Een veelvoorkomende situatie is dat je denkt alles te hebben geëxporteerd, maar later ontdek je dat bijlagen, e-mailgeschiedenis of specifieke custom velden niet zijn meegenomen. Dat komt omdat niet alle CRM-systemen dezelfde informatie op dezelfde manier bewaren. Wat in het ene systeem één veld is, kan in het andere systeem verspreid zijn over meerdere velden.
Ook menselijke fouten spelen een grote rol. Je vergeet een stap in het exportproces, of je selecteert per ongeluk niet alle gegevens. Soms denk je dat een automatische import alles regelt, maar blijken er toch handmatige stappen nodig die je over het hoofd ziet.
Wat moet je voorbereiden voordat je begint met de overstap?
Goede voorbereiding begint met een volledige inventarisatie van alle data in je huidige CRM: welke klantgegevens heb je, welke projecten, welke documenten en welke koppelingen tussen verschillende onderdelen. Vergelijk vervolgens de datastructuur van beide systemen om te zien waar verschillen zitten. Maak een migratie-checklist met alle stappen die je moet doorlopen, informeer je team over de planning, en zet een realistische tijdlijn uit waarin je ruimte laat voor onverwachte problemen.
Begin met het in kaart brengen van wat je allemaal hebt. Loop door je huidige CRM en schrijf op welke modules je gebruikt: relatiebeheer, projecten, offertes, facturen, documenten, e-mails. Check ook of je custom velden hebt toegevoegd die specifiek voor jouw bedrijf belangrijk zijn.
Daarna ga je kijken naar het nieuwe systeem. Hoe zijn daar de gegevens georganiseerd? Heeft het nieuwe CRM dezelfde mogelijkheden? Zo niet, hoe ga je dan om met die verschillen? Misschien moet je bepaalde informatie anders structureren of in andere velden plaatsen.
Betrek je team bij de voorbereiding. Zij werken dagelijks met het systeem en weten precies welke informatie belangrijk is. Vraag hun input over wat absoluut moet worden meegenomen en waar ze het meeste mee werken. Zo voorkom je dat je achteraf hoort dat belangrijke data ontbreekt.
Maak een realistische planning. Een CRM-overstap doe je niet in een middag. Reken op voldoende tijd voor het exporteren, controleren, importeren en testen van je data. Plan het liefst in een rustige periode, zodat je niet onder tijdsdruk staat.
Hoe maak je een goede backup van je huidige CRM-data?
Een betrouwbare backup maak je door je data in meerdere formaten te exporteren: CSV voor tabellen, Excel voor overzichtelijke lijsten, en als het kan SQL voor een complete database-export. Controleer na elke export of alle velden en records zijn meegenomen door aantallen te vergelijken en steekproeven te doen. Bewaar je backups op minimaal twee verschillende locaties (bijvoorbeeld lokaal en in de cloud) en maak meerdere backups op verschillende momenten tijdens het voorbereidingsproces.
Begin met het exporteren van je belangrijkste gegevens. De meeste CRM-systemen hebben een export-functie waarbij je kunt kiezen welke data je wilt exporteren. Kies voor CSV als je een universeel formaat wilt dat bijna elk systeem kan lezen. Excel is handig als je de data zelf nog wilt controleren en bewerken.
Let op dat je niet alleen je hoofdgegevens exporteert, maar ook de relaties tussen gegevens. Als je klanten hebt met bijbehorende projecten, zorg dan dat je ook die koppelingen bewaart. Soms moet je hiervoor meerdere exports doen.
Controleer je backup altijd. Open de geëxporteerde bestanden en kijk of alles er staat. Tel het aantal records en vergelijk dat met wat je in je CRM ziet. Check of speciale tekens (zoals accenten of symbolen) goed zijn overgekomen. Zijn alle kolommen aanwezig? Staan er geen rare tekens of foutmeldingen in je data?
Maak niet één backup, maar meerdere. Maak er een aan het begin van je voorbereidingen, een vlak voor de migratie, en bewaar ook oudere versies. Zo kun je altijd terug naar een eerdere staat als er iets misgaat. Bewaar ze op je computer, maar ook op een externe schijf of in de cloud.
Welke gegevens moet je allemaal meenemen naar het nieuwe systeem?
De belangrijkste data-categorieën zijn klantgegevens (namen, adressen, contactpersonen), contacthistorie (gesprekken, afspraken, notities), offertes en facturen, e-mailcorrespondentie, documenten en bijlagen, gebruikersinstellingen, en eventuele custom velden die specifiek voor jouw bedrijf zijn. Prioriteer op basis van wat je dagelijks gebruikt en wat wettelijk bewaard moet worden. Historische data die je nooit meer raadpleegt kun je eventueel archiveren in plaats van migreren.
Je klantgegevens zijn natuurlijk de basis: namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en contactpersonen. Maar vergeet niet de informatie die je in de loop der tijd hebt toegevoegd. Misschien heb je notities over voorkeuren, eerdere problemen of specifieke afspraken die je hebt gemaakt.
De contacthistorie is vaak waardevoller dan je denkt. Als je weet wat je vorige week met een klant hebt besproken, kun je veel beter inspelen op hun situatie. Neem dus gespreknotities, afspraken en belangrijke momenten mee.
Financiële gegevens zoals offertes en facturen zijn niet alleen handig, maar vaak ook wettelijk verplicht om te bewaren. Check welke bewaartermijnen voor jou gelden. E-mailcorrespondentie kan ook waardevol zijn, vooral als je daarin afspraken hebt gemaakt of belangrijke informatie hebt gedeeld.
Documenten en bijlagen zoals contracten, presentaties of technische specificaties horen bij je klantdossier. Als je CRM die mogelijkheid heeft, neem ze dan mee. Anders moet je een alternatieve opslagplek regelen.
Niet alles hoeft mee. Data van prospects die al jaren geleden zijn afgehaakt, testaccounts, of dubbele records kun je beter opschonen. Zie een CRM-overstap als een goede gelegenheid om je database schoon te maken.
Hoe test je of de data correct is overgezet?
Test je migratie door steekproeven te doen in verschillende categorieën: controleer een aantal klanten volledig, check of projecten nog aan de juiste klanten zijn gekoppeld, en verifieer of financiële gegevens kloppen. Vergelijk het totaal aantal records tussen oud en nieuw systeem, controleer of speciale tekens en opmaak correct zijn overgezet, en laat een testgroep gebruikers hun eigen klanten checken. Doe dit allemaal voordat je het oude systeem uitzet, zodat je nog kunt corrigeren.
Begin met het tellen. Hoeveel klanten had je in het oude systeem? Hoeveel zie je nu in het nieuwe? Zijn die aantallen gelijk? Doe dit voor alle belangrijke categorieën: projecten, contactpersonen, offertes, facturen.
Pak vervolgens een aantal klanten die je goed kent en check ze tot in detail. Kloppen alle gegevens? Staan de contactpersonen er nog bij? Zijn de notities overgekomen? Zijn documenten nog gekoppeld? Controleer ook een aantal complexe klanten met veel informatie, want daar gaat het vaak mis.
Test de koppelingen tussen verschillende onderdelen. Als je op een klant klikt, zie je dan de bijbehorende projecten? Als je een project opent, zijn de uren en facturen dan zichtbaar? Deze relaties gaan vaak verloren tijdens een migratie.
Let op speciale tekens. Zijn namen met accenten goed overgekomen? Staan er geen rare symbolen of vraagtekens in je data? Is de opmaak van tekstvelden behouden?
Laat je team meehelpen met testen. Zij kennen hun eigen klanten het beste en zien sneller of er iets ontbreekt. Geef ze een checklist en vraag ze een aantal klanten door te nemen. Hun feedback is waardevol.
Wat doe je als er toch iets misgaat tijdens de migratie?
Als er problemen ontstaan, stop dan direct met importeren en identificeer wat er precies fout gaat voordat je verder gaat. Grijp terug naar je backup om opnieuw te beginnen als de import ernstig is mislukt. De meeste CRM-systemen hebben een functie om gedeeltelijke imports ongedaan te maken. Communiceer helder met je team over wat er aan de hand is en hoe lang het duurt voordat het is opgelost. Schakel externe hulp in als je er zelf niet uitkomt, vooral bij technische problemen met dataformaten of koppelingen.
Raak niet in paniek. Bijna elke CRM-migratie kent uitdagingen. Het belangrijkste is dat je systematisch te werk gaat en niet verder gaat met een gedeeltelijk mislukte import.
Probeer te achterhalen wat er precies fout is gegaan. Zijn alle records geïmporteerd maar missen bepaalde velden? Of is de import halverwege gestopt? Zijn koppelingen verloren gegaan? Door het probleem goed te begrijpen, kun je gerichter oplossen.
Als je een backup hebt gemaakt (en dat heb je natuurlijk gedaan), kun je terug naar de situatie van voor de import. In het nieuwe CRM kun je vaak de geïmporteerde data verwijderen en opnieuw beginnen. Doe dit alleen als je zeker weet wat er fout ging, anders maak je dezelfde fout opnieuw.
Houd je team op de hoogte. Niets is vervelender dan dat mensen denken dat het nieuwe systeem klaar is, terwijl er nog problemen zijn. Wees eerlijk over wat er aan de hand is en wanneer ze weer kunnen werken.
Soms kom je er zelf niet uit. Dat is geen schande. Veel CRM-leveranciers bieden ondersteuning bij migraties. Ook zijn er gespecialiseerde bureaus die dit dagelijks doen. Hun ervaring kan je veel tijd en frustratie besparen.
Hoe Compenda helpt bij een veilige CRM-overstap
Bij Compenda hoort een relatie-import standaard bij de implementatie, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over dataverlies. We begeleiden MKB-bedrijven persoonlijk door het hele migratieproces en zorgen dat je met een schone en complete database van start gaat.
Onze aanpak voor een veilige CRM-overstap omvat:
- Persoonlijke begeleiding door een consultant die jouw proces kent en uitgebreide kennis heeft van datamigratie
- Grondige voorbereiding waarin we samen bepalen wat er wel en niet overgezet moet worden
- Geautomatiseerde import-tools die zorgen voor een correcte overzet van je klantgegevens, projecten en financiële data
- Testprocedures waarbij we controleren of alle gegevens correct zijn overgezet voordat je live gaat
- Backup-strategie zodat je altijd terug kunt vallen op je oude data als dat nodig is
- Nazorg en ondersteuning na de overstap, zodat je niet alleen staat als er vragen zijn
We proberen altijd in goed overleg te bepalen wat er overgezet moet worden. Zo kun je met een schone en complete database fris van start. Onze software is flexibel in te richten naar jouw proces, zodat je niet hoeft te veranderen hoe je werkt, maar juist efficiënter kunt werken.
Wil je weten hoe wij jouw CRM-overstap veilig en zonder dataverlies kunnen begeleiden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over een migratieplan dat past bij jouw situatie.
FAQ broken data: JSON error 4