Je voorkomt dat je team projectmanagement software niet gebruikt door hen vanaf het begin bij de keuze te betrekken, software te kiezen die aansluit bij jullie werkwijze, en training te geven die focust op concrete voordelen voor hun dagelijkse werk. Zorg dat je niet te veel functies tegelijk invoert, luister naar feedback, en blijf het gebruik actief ondersteunen. Wanneer je team ziet dat de software hun werk makkelijker maakt in plaats van ingewikkelder, gaan ze het vanzelf gebruiken.
Waarom gebruiken teams hun projectbeheer software niet?
Teams gebruiken projectbeheer software vaak niet omdat ze de toegevoegde waarde niet zien, de software te ingewikkeld vinden, of omdat het niet past bij hun manier van werken. Daarnaast speelt weerstand tegen verandering een rol, vooral wanneer mensen het gevoel hebben dat er ‘weer iets nieuws’ wordt opgelegd zonder dat ze erbij betrokken zijn geweest.
De meest voorkomende reden is dat de software wordt ervaren als extra werk in plaats van als hulpmiddel. Wanneer je team moet inloggen in nóg een systeem, gegevens moet dupliceren die ze al ergens anders hebben staan, of door ingewikkelde menu’s moet klikken voor simpele acties, dan kiezen ze voor de weg van de minste weerstand. Ze gaan terug naar hun vertrouwde Excel-bestanden, e-mails of notitieblokjes.
Een ander probleem is gebrek aan training en ondersteuning. Veel organisaties installeren nieuwe software en verwachten dat iedereen er meteen mee aan de slag kan. Zonder goede uitleg over hoe het werkt en waarom het nuttig is, voelt het als een obstakel in plaats van een verbetering.
Ook de timing speelt een rol. Wanneer je nieuwe projectbeheer software introduceert tijdens een drukke periode, heeft niemand tijd om zich erin te verdiepen. Het wordt gezien als nog meer druk bovenop de bestaande werkzaamheden, waardoor de weerstand alleen maar groter wordt.
Hoe kies je projectbeheer software die je team écht gaat gebruiken?
Kies projectbeheer software door je team vanaf het begin te betrekken in het selectieproces. Vraag wat zij nodig hebben, welke problemen ze willen oplossen, en wat hun technische comfortniveau is. Software die aansluit bij jullie bestaande werkwijze en die intuïtief aanvoelt, heeft de grootste kans op succesvolle adoptie.
Begin met een grondige analyse van jullie huidige werkproces. Hoe plannen jullie nu projecten? Waar gaat het mis? Wat kost veel tijd? Deze informatie helpt je om software te kiezen die echte pijnpunten oplost in plaats van alleen maar features te verzamelen die mooi klinken maar niet gebruikt worden.
Betrek meerdere teamleden bij het testen van verschillende opties. Laat ze daadwerkelijk met de software werken, niet alleen naar een demo kijken. Vraag naar hun eerlijke mening: voelt het logisch aan? Kunnen ze snel vinden wat ze zoeken? Past het bij hun manier van denken en werken?
Let op de gebruiksvriendelijkheid voor verschillende rollen binnen je team. De projectleider heeft andere behoeften dan de uitvoerende medewerkers. Goede projectbeheer software biedt verschillende weergaven en functionaliteiten per rol, zonder dat iedereen door alle complexiteit heen hoeft te worstelen.
Kijk ook naar integratiemogelijkheden met jullie bestaande tools. Wanneer je projectbeheer software naadloos samenwerkt met jullie e-mail, agenda en andere systemen, hoeft je team minder te schakelen tussen verschillende programma’s. Dat verlaagt de drempel om het daadwerkelijk te gebruiken.
Wat is de beste manier om je team te trainen in nieuwe projectbeheer software?
Train je team met praktische, hands-on sessies waarin ze direct met hun eigen projecten aan de slag gaan. Vermijd lange theoretische uitleg en focus op de dagelijkse taken die ze het meest uitvoeren. Zorg voor verschillende trainingsmomenten in plaats van één lange sessie, zodat mensen tijd hebben om te oefenen en vragen te verzamelen.
Begin met de basis. Laat je team eerst wennen aan de kernfuncties die ze dagelijks nodig hebben, zoals taken aanmaken, deadlines instellen en voortgang bijwerken. Pas wanneer dit soepel loopt, introduceer je geavanceerdere features. Te veel informatie tegelijk leidt tot verwarring en frustratie.
Wijs een aantal ‘software-champions’ aan binnen je team. Dit zijn collega’s die enthousiast zijn over de nieuwe tool en bereid zijn om andere teamleden te helpen. Mensen stellen makkelijker vragen aan een collega dan dat ze de helpdesk bellen of door handleidingen bladeren. Deze champions krijgen extra training zodat ze anderen goed kunnen ondersteunen.
Maak korte instructievideo’s of stappenplannen voor veelvoorkomende taken. Teamleden kunnen deze raadplegen wanneer ze even niet weten hoe iets werkt, zonder dat ze hun werk hoeven onderbreken voor een trainingssessie. Houd deze materialen actueel en gemakkelijk vindbaar.
Organiseer regelmatig vraag-en-antwoord sessies, vooral in de eerste weken na de invoering. Hier kunnen teamleden hun ervaringen delen, tips uitwisselen en specifieke problemen bespreken. Dit creëert ook een gevoel van samen leren in plaats van individueel moeten uitzoeken.
Hoe maak je de voordelen van projectbeheer software concreet voor je team?
Maak de voordelen concreet door te laten zien hoeveel tijd specifieke taken schelen met de nieuwe software. Toon bijvoorbeeld dat het samenstellen van een statusrapport nu vijf minuten kost in plaats van een half uur, of dat ze niet meer door tientallen e-mails hoeven te zoeken om te weten wat de laatste stand van zaken is.
Verschillende teamleden hebben verschillende prioriteiten. Voor projectleiders is overzicht en controle belangrijk: ze kunnen in één oogopslag zien waar alle projecten staan en waar bijsturing nodig is. Voor uitvoerende medewerkers gaat het meer om duidelijkheid: wat moet ik doen, wanneer moet het af zijn, en waar vind ik de informatie die ik nodig heb?
Demonstreer concrete voorbeelden uit jullie eigen werk. Neem een recent project en laat zien hoe dat in de nieuwe software zou zijn verlopen. Waar hadden jullie miscommunicatie? Die e-mail die iemand niet had gezien? Die deadline die werd gemist omdat niemand wist dat het urgent was? Laat zien hoe de software dit voorkomt.
Benadruk de vermindering van frustraties. Geen eindeloze e-mailketens meer waarin iemand vraagt “wat was ook alweer de laatste versie?” Geen onduidelijkheid meer over wie waarvoor verantwoordelijk is. Geen zoektochten meer door verschillende bestanden en systemen om te vinden wat je nodig hebt.
Vier de eerste successen. Wanneer een project soepeler verloopt dankzij de nieuwe software, benoem dat dan expliciet. Wanneer iemand tijd bespaart of een fout voorkomt, deel dat met het team. Deze concrete voorbeelden maken de voordelen veel tastbaarder dan abstracte beloftes.
Welke fouten moet je vermijden bij het invoeren van projectbeheer software?
Vermijd de fout om alle functies tegelijk in te voeren. Wanneer je team wordt overspoeld met mogelijkheden, raken ze overweldigd en gebruiken ze uiteindelijk helemaal niets. Start met de basisfunctionaliteit die jullie grootste pijnpunt oplost, en bouw daarna stap voor stap uit naar meer geavanceerde features.
Een andere veelgemaakte fout is het team te laat betrekken. Wanneer de beslissing al genomen is en de software al is aangeschaft, voelen mensen zich gepasseerd. Ze hebben niet het gevoel dat er naar hun behoeften is geluisterd, wat de weerstand vergroot. Betrek je team vanaf het begin bij de keuze en implementatie.
Gebrek aan commitment van het management doodt adoptie. Wanneer leidinggevenden zelf de software niet gebruiken of terugvallen op oude gewoontes, waarom zou de rest van het team het dan wel doen? Leidinggeven door het goede voorbeeld is bij softwaregebruik net zo belangrijk als bij andere veranderingen.
Negeer feedback niet. Wanneer teamleden aangeven dat iets niet werkt of onduidelijk is, neem dat dan serieus. Misschien moet de configuratie worden aangepast, of is extra training nodig. Wanneer je klachten wegwuift met “je went er wel aan”, verlies je het vertrouwen en de medewerking van je team.
Vergeet ook niet om te kijken naar integratie met bestaande tools. Wanneer je projectbeheer software een geïsoleerd eiland is dat niet communiceert met jullie andere systemen, creëer je extra werk. Mensen moeten dan gegevens handmatig overzetten, wat fouten veroorzaakt en tijd kost. Dat is precies wat je wilt voorkomen.
Hoe houd je het gebruik van projectbeheer software op peil?
Houd het gebruik op peil door regelmatig check-ins te doen waarbij je bespreekt wat goed gaat en waar mensen tegenaan lopen. Vier successen die dankzij de software zijn behaald, en blijf luisteren naar verbeterpunten. Consistentie ontstaat wanneer de software onderdeel wordt van jullie standaard werkwijze in plaats van een extra verplichting.
Organiseer iedere paar maanden een opfrissessie waarin je nieuwe functies introduceert of bestaande kennis ophaalt. Mensen vergeten dingen die ze niet regelmatig gebruiken, en nieuwe teamleden hebben sowieso training nodig. Deze sessies hoeven niet lang te zijn, een half uurtje kan al veel opleveren.
Maak het gebruik van de software onderdeel van jullie werkproces. Bijvoorbeeld: statusupdates worden alleen nog in de projectbeheer software bijgewerkt, niet meer via e-mail. Projectbesprekingen beginnen met een blik op het dashboard. Wanneer de software de standaard wordt in plaats van een optie, wordt het vanzelfsprekend om het te gebruiken.
Blijf actief om feedback vragen en daar iets mee doen. Wanneer meerdere mensen aangeven dat een bepaalde functie onduidelijk is, investeer dan in betere uitleg of pas de configuratie aan. Laat zien dat jullie de software blijven optimaliseren op basis van de praktijkervaringen van het team.
Sommige organisaties gebruiken gamification-elementen om het gebruik levendig te houden, zoals een compliment voor het team dat het meest consequent hun taken bijwerkt. Dit hoeft niet overdreven te zijn, maar een beetje speelsheid kan helpen om het gebruik positief en leuk te houden in plaats van als verplichting te voelen.
Hoe Compenda helpt bij projectbeheer software die je team wél gebruikt
Bij Compenda begrijpen we dat projectbeheer software alleen werkt wanneer je team het daadwerkelijk gebruikt. Daarom kijken we samen met jou naar jullie specifieke werkprocessen voordat we iets implementeren. We gooien niet zomaar software over de schutting, maar zorgen dat het aansluit bij hoe jullie werken.
Onze aanpak zorgt voor succesvolle adoptie:
- Geïntegreerd projectmanagement dat volledig in je CRM-systeem werkt, zodat je team niet hoeft te schakelen tussen verschillende programma’s
- Real-time inzicht in voortgang, budgetten en rendement, waardoor iedereen direct ziet waarom het nuttig is
- Flexibele inrichting die meegaat met jullie werkwijze in plaats van andersom
- Automatische koppeling van offertes naar projecten, zodat je niet opnieuw hoeft in te voeren wat je al hebt vastgelegd
- Continue ondersteuning waarbij we fungeren als extensie van jullie team, niet als externe leverancier
We trainen jullie team hands-on met jullie eigen projecten, zodat ze direct zien hoe het werkt in de praktijk. En omdat onze software meeschaalt met jullie organisatie, blijft het werken wanneer jullie groeien of veranderen.
Wil je weten hoe wij jullie kunnen helpen met projectbeheer software die je team écht gaat gebruiken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek waarin we kijken naar jullie specifieke situatie en uitdagingen. Bekijk ook onze prijzen om te ontdekken welke oplossing het beste bij jullie past.
Veelgestelde vragen
Hoelang duurt het gemiddeld voordat een team volledig gewend is aan nieuwe projectbeheer software?
De meeste teams hebben 4 tot 8 weken nodig om comfortabel te worden met nieuwe projectbeheer software, mits er goede training en ondersteuning is. De eerste 2 weken zijn cruciaal: wanneer teamleden in deze periode positieve ervaringen hebben en snel hun eerste successen boeken, verloopt de rest van het adoptieproces veel soepeler. Reken voor volledige integratie in jullie werkprocessen op ongeveer 3 maanden.
Wat doe je als een deel van je team de software wel gebruikt maar anderen niet?
Maak gebruik van de positieve gebruikers als ambassadeurs en laat hen concrete voorbeelden delen van hoe de software hen helpt. Ga in gesprek met de niet-gebruikers om te begrijpen wat hun specifieke bezwaren zijn - vaak zijn dit praktische obstakels die je kunt oplossen. Overweeg om het gebruik verplicht te stellen voor bepaalde kernprocessen (zoals statusupdates), maar doe dit pas nadat je de echte barrières hebt weggenomen en iedereen voldoende training heeft gehad.
Kunnen we projectbeheer software invoeren zonder externe hulp of is een consultant nodig?
Het hangt af van de complexiteit van jullie organisatie en de gekozen software. Kleinere teams (tot 10 personen) met eenvoudige projecten kunnen vaak zelfstandig aan de slag, vooral met gebruiksvriendelijke cloud-oplossingen. Voor grotere organisaties, complexe workflows of wanneer integratie met bestaande systemen nodig is, bespaart externe expertise veel tijd en voorkomt het kostbare fouten. Een consultant helpt ook bij het objectief in kaart brengen van jullie behoeften en het begeleiden van de verandering.
Hoe meet je of de projectbeheer software daadwerkelijk wordt gebruikt en waarde toevoegt?
Monitor concrete metrics zoals inlogfrequentie, aantal bijgewerkte taken per week, en percentage projecten dat actief in het systeem wordt beheerd. Belangrijker nog zijn kwalitatieve indicatoren: zijn statusmeetings korter geworden, krijgen jullie minder vragen over 'wie doet wat', en worden deadlines vaker gehaald? Doe na 3 en 6 maanden een teambevraging om te meten of mensen het systeem als hulpmiddel ervaren of als last, en of ze tijd besparen in hun dagelijkse werk.
Wat zijn de meest onderschatte functies van projectbeheer software die teams eigenlijk zouden moeten gebruiken?
Templates en automatiseringen worden vaak vergeten maar besparen enorm veel tijd bij terugkerende projecten. Ook notificatie-instellingen worden onderschat: wanneer je deze goed configureert, hoef je niet constant in het systeem te kijken maar word je proactief gewaarschuwd bij belangrijke updates. Daarnaast gebruiken teams vaak alleen de takenlijst, terwijl functies zoals tijdregistratie, documentbeheer en rapportages juist het verschil maken tussen 'nog een tool' en een centraal werkplatform.
Hoe ga je om met teamleden die beweren dat hun werk 'te uniek' is voor gestandaardiseerde projectbeheer software?
Erken hun expertise en betrek hen bij het aanpassen van de software aan hun specifieke werkwijze - de meeste moderne tools zijn flexibel genoeg om verschillende werkprocessen te ondersteunen. Vraag hen concrete voorbeelden te geven van wat niet zou werken, en zoek samen naar oplossingen binnen het systeem. Vaak blijkt dat het niet om unieke werkzaamheden gaat, maar om een specifieke manier van informatie organiseren die prima te configureren is. Laat ook zien dat zelfs uniek werk baat heeft bij transparantie en samenwerking.
Is het beter om één uitgebreide projectbeheer tool te kiezen of meerdere gespecialiseerde tools te combineren?
Kies voor één geïntegreerd platform wanneer je wilt dat iedereen dezelfde informatie gebruikt en je duplicatie wilt voorkomen - dit verhoogt adoptie omdat mensen niet hoeven te schakelen. Meerdere gespecialiseerde tools werken alleen goed als ze naadloos met elkaar integreren en je een duidelijke data-eigenaar per type informatie hebt. Voor de meeste organisaties is één centrale tool met goede integraties de beste keuze, omdat het de complexiteit laag houdt en de kans op gebruik vergroot.
