Een CRM-datakerkhof voorkom je door duidelijke afspraken te maken over datainvoer, je systeem eenvoudig te houden en het te koppelen aan dagelijkse werkprocessen. Zorg dat je team direct toegevoegde waarde ervaart in plaats van extra werk. Plan daarnaast regelmatige opschoonsessies en maak datakwaliteit onderdeel van je werkroutine. Zo blijft je CRM een levend systeem dat je bedrijf echt helpt.
Wat is een CRM-datakerkhof en hoe herken je het?
Een CRM-datakerkhof is een systeem vol met verouderde, incomplete of onjuiste gegevens die niemand meer gebruikt. Het is een digitale verzameling contacten die ooit relevant waren maar nu vooral ruimte innemen zonder waarde toe te voegen. Je herkent het aan lage inlogfrequentie, dubbele contacten en medewerkers die liever in Excel werken.
De signalen zijn vaak duidelijk. Medewerkers loggen alleen in als het echt moet en zoeken hun informatie liever ergens anders. Je ziet contacten met incomplete gegevens, adressen die niet meer kloppen en notities die jaren oud zijn. Projecten staan nog op ‘actief’ terwijl ze allang zijn afgerond.
Het probleem wordt groter wanneer je merkt dat niemand het systeem meer vertrouwt. Collega’s maken hun eigen lijstjes, gebruiken hun persoonlijke mailbox als archief en houden informatie bij in losse documenten. Op dat moment is je CRM niet langer een hulpmiddel maar een blok aan je been.
Ook herkenbaar: je hebt dezelfde klant drie keer in je systeem staan, met verschillende spellingen en informatie die elkaar tegenspreekt. Niemand weet welke versie de juiste is, dus gebruikt niemand ze. Dat is het moment waarop je CRM officieel een datakerkhof is geworden.
Waarom raken CRM-systemen eigenlijk vol met nutteloze data?
CRM-systemen verwaarlozen vooral door gebrek aan duidelijke afspraken over wie wat invoert en hoe. Iedereen doet het op zijn eigen manier, waardoor de kwaliteit verschilt en niemand meer weet wat betrouwbaar is. Daarnaast zijn veel systemen te ingewikkeld ingericht, waardoor medewerkers het niet snappen of er geen tijd voor maken.
Een veelvoorkomend probleem in het MKB is dat er simpelweg geen tijd of prioriteit is voor onderhoud. Iedereen is druk met klanten helpen, projecten draaien en deadlines halen. Het bijwerken van contactgegevens of opschonen van oude data voelt dan als tijdverspilling, ook al weet je dat het belangrijk is.
Ook de onboarding van nieuwe medewerkers speelt een grote rol. Als je nieuwe collega’s niet goed uitlegt hoe ze het CRM moeten gebruiken, gaan ze hun eigen systeem verzinnen. Ze weten niet welke velden verplicht zijn, waar ze informatie moeten vastleggen of waarom het belangrijk is. Het resultaat is rommel in je database.
Het grootste probleem is vaak dat het CRM los staat van de dagelijkse werkprocessen. Als medewerkers informatie dubbel moeten invoeren of extra handelingen moeten doen die ze toch al ergens anders doen, dan wordt het systeem een last. En lasten vermijden mensen, dat is menselijk.
Hoe zorg je dat je team het CRM daadwerkelijk blijft gebruiken?
Je team blijft het CRM gebruiken als het toegevoegde waarde levert in plaats van extra werk creëert. Maak het systeem zo simpel mogelijk en koppel het aan taken die medewerkers toch al uitvoeren. Zorg voor goede training, duidelijke afspraken over wie wat doet en laat zien wat het oplevert voor hun dagelijkse werk.
Begin met het systeem echt eenvoudig te houden. Niet ieder veld hoeft ingevuld te worden en niet iedere functie hoeft gebruikt te worden. Vraag je team wat ze echt nodig hebben en richt het daarop in. Hoe minder rompslomp, hoe groter de kans dat mensen het blijven gebruiken.
Koppel je CRM aan tools die je team al gebruikt. Denk aan je mailprogramma, agenda of boekhoudsoftware. Als informatie automatisch wordt overgenomen, hoeven medewerkers het niet dubbel in te voeren. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Een koppeling met bijvoorbeeld Outlook zorgt ervoor dat correspondentie automatisch wordt gearchiveerd onder de juiste klant.
Maak concrete afspraken over verantwoordelijkheden. Wie werkt welke leads bij? Wanneer moet een contactmoment worden vastgelegd? Wat zijn de minimale gegevens die je nodig hebt? Door dit helder te maken weet iedereen wat er van hem verwacht wordt.
Laat vooral zien wat het oplevert. Als een medewerker merkt dat hij sneller klantinformatie vindt, makkelijker kan zien wat er speelt bij een relatie of beter kan samenwerken met collega’s, dan gaat hij het systeem waarderen. Toegevoegde waarde is de beste motivatie.
Welke concrete stappen kun je nemen om je CRM op te schonen?
Start met een grondige inventarisatie van wat er mis is in je CRM. Maak een lijst van problemen zoals dubbele contacten, incomplete gegevens en verouderde informatie. Verwijder of archiveer daarna duidelijk nutteloze data, voeg ontbrekende informatie toe waar relevant en stel nieuwe datakwaliteitsregels in voor de toekomst.
Begin klein en haalbaar. Pak bijvoorbeeld eerst alle contacten aan zonder e-mailadres of telefoonnummer. Of focus op klanten waarmee je het afgelopen jaar contact hebt gehad. Probeer niet alles in één keer op te lossen, want dan wordt het overweldigend en haakt iedereen af.
Dubbele contacten samenvoegen is vaak een grote klus maar levert veel op. De meeste CRM-systemen hebben functionaliteit om duplicaten te vinden. Controleer ze handmatig en voeg ze samen tot één betrouwbaar contact. Let daarbij op welke informatie je behoudt en welke je weggooit.
Archiveer oude projecten en contacten die niet meer relevant zijn. Je hoeft ze niet te verwijderen, maar haal ze wel uit je actieve overzichten. Zo blijft je dagelijkse werkomgeving overzichtelijk en vind je sneller wat je zoekt.
Stel nieuwe regels in voor datakwaliteit. Maak bepaalde velden verplicht, gebruik dropdown-menu’s om standaardisatie af te dwingen en stel validatieregels in voor bijvoorbeeld e-mailadressen en telefoonnummers. Zo voorkom je dat nieuwe rommel ontstaat.
Maak tot slot concrete afspraken over structureel onderhoud. Wie controleert de datakwaliteit? Hoe vaak doen jullie een opschoonronde? Wat zijn de minimale eisen voor nieuwe contacten? Leg dit vast en bespreek het regelmatig met je team.
Hoe houd je je CRM-data structureel actueel en relevant?
Houd je CRM-data actueel door automatische validatieregels in te stellen en periodieke opschoonsessies te plannen. Maak datakwaliteit onderdeel van functioneringsgesprekken en gebruik dashboards om de kwaliteit te monitoren. Creëer een cultuur waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor goede data.
Plan bijvoorbeeld ieder kwartaal een opschoonmoment. Zet het in de agenda en maak er een teamevent van. Iedereen neemt een uurtje de tijd om zijn contacten bij te werken, oude informatie te archiveren en incomplete gegevens aan te vullen. Zo blijft het beheersbaar en wordt het een gewoonte.
Gebruik dashboards en rapportages om datakwaliteit inzichtelijk te maken. Hoeveel contacten hebben geen e-mailadres? Hoeveel leads zijn al maanden niet bijgewerkt? Door dit zichtbaar te maken, creëer je bewustzijn en kun je gericht verbeteren.
Bespreek datakwaliteit tijdens functioneringsgesprekken. Als het belangrijk genoeg is om over te praten, gaan medewerkers het ook belangrijk vinden. Maak het onderdeel van je werkprocessen en waardering, zonder het een strafmoment te laten worden.
Bouw slimme automatisering in waar mogelijk. Laat het systeem waarschuwen als een contact lang niet is bijgewerkt, stuur herinneringen voor vervolgacties en gebruik automatische dataverzameling waar dat kan. Hoe minder handmatig werk, hoe groter de kans dat het gebeurt.
Blijf vooral communiceren over het waarom. Als je team begrijpt dat goede data leidt tot betere klantrelaties, sneller werken en meer omzet, dan gaan ze het zelf belangrijk vinden. Dat is de beste garantie voor structureel goede datakwaliteit.
Hoe Compenda helpt bij het voorkomen van een CRM-datakerkhof
Wij hebben ons CRM-systeem speciaal ontwikkeld voor MKB-bedrijven die geen gedoe willen maar wel grip op hun klantrelaties. Ons systeem sluit aan bij jouw werkprocessen in plaats van andersom, waardoor je team het écht gaat gebruiken.
Wat ons CRM praktisch maakt:
- Eenvoudige koppelingen met tools die je al gebruikt, zoals Outlook, MailChimp en je boekhoudpakket. Informatie wordt automatisch overgenomen, dus geen dubbel werk.
- Flexibele inrichting met vrije velden zodat je precies kunt vastleggen wat jij belangrijk vindt, zonder onnodige ballast.
- Mobiele app waarmee je altijd en overal bij je klantgegevens kunt, ideaal voor medewerkers die vaak onderweg zijn.
- Automatische archivering van e-mails en documenten onder de juiste klant of project, zodat alles op één centrale plek staat.
- Persoonlijke begeleiding bij implementatie en doorlopende ondersteuning, want wij zijn geen leverancier maar een extensie van je team.
We zorgen ervoor dat je CRM meteen goed wordt ingericht, afgestemd op hoe jij werkt. Zo voorkom je dat het een datakerkhof wordt en blijft het een levend systeem dat je bedrijf echt helpt. Wil je zien hoe het werkt? Bekijk alle features van ons systeem, ontdek onze prijzen of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo waarin we je precies laten zien wat het voor jouw bedrijf kan betekenen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het gemiddeld om een CRM-datakerkhof op te schonen?
Dat hangt af van de omvang van je database en de ernst van het probleem, maar reken op 2-4 weken voor een grondige opschoning. Begin met de meest kritische data (actieve klanten en recente leads) en werk in fasen. Plan per week een paar uur in plaats van alles in één keer te willen oplossen, zo blijft het haalbaar naast je dagelijkse werkzaamheden.
Wat doe je met contacten waarvan je niet zeker weet of ze nog relevant zijn?
Maak een aparte categorie 'te verifiëren' en stuur een re-engagement campagne, bijvoorbeeld een nieuwsbrief of een vriendelijke check-in mail. Contacten die niet reageren na 2-3 pogingen kun je archiveren in plaats van verwijderen. Zo houd je je actieve database schoon zonder waardevolle relaties definitief kwijt te raken.
Welke CRM-velden zijn echt essentieel en welke kun je beter weglaten?
Focus op basis contactgegevens (naam, e-mail, telefoon), bedrijfsnaam, laatste contactmoment en volgende actie. Voeg alleen velden toe die je actief gebruikt voor beslissingen of acties. Als een veld in 80% van de gevallen leeg blijft, heb je het waarschijnlijk niet nodig en creëert het alleen maar ruis.
Hoe overtuig je collega's die liever in Excel blijven werken?
Laat ze concreet zien wat ze ermee winnen: snellere toegang tot klantgeschiedenis, automatische herinneringen, geen zoeken naar de laatste versie van een bestand. Start met een pilot waarbij je hun Excel-data importeert en laat zien hoe ze dezelfde informatie sneller en overzichtelijker terugvinden. Toegevoegde waarde overtuigt beter dan verplichtingen.
Wat zijn de grootste fouten bij het implementeren van een nieuw CRM-systeem?
De drie grootste fouten zijn: te veel functies tegelijk willen gebruiken, onvoldoende training geven aan je team, en het systeem niet afstemmen op bestaande werkprocessen. Start simpel met basisfunctionaliteit, investeer tijd in goede onboarding, en pas het CRM aan aan hoe jouw team werkt in plaats van andersom. Ook het ontbreken van een duidelijke CRM-eigenaar binnen het team leidt vaak tot mislukking.
Hoe vaak moet je minimaal je CRM-data controleren en bijwerken?
Plan minimaal elk kwartaal een teambreed opschoonmoment van 1-2 uur. Daarnaast is het verstandig om maandelijks de belangrijkste KPI's te checken zoals het percentage incomplete contacten en het aantal dubbele entries. Voor individuele contacten geldt: werk ze bij zodra je nieuwe informatie krijgt, bijvoorbeeld na een klantgesprek of e-mailwisseling.
Kan je een CRM-datakerkhof voorkomen als je een klein team hebt met beperkte tijd?
Absoluut, juist kleine teams hebben voordeel omdat je sneller afspraken kunt maken en aanpassingen kunt doorvoeren. Houd het systeem extreem simpel, automatiseer waar mogelijk (zoals e-mail synchronisatie), en maak data-onderhoud onderdeel van bestaande routines in plaats van een aparte taak. Vijf minuten per dag is effectiever dan een grote opschoonactie per jaar.
