Je verzamelt leads automatisch via je website door een contactformulier te koppelen aan je CRM-systeem. Wanneer iemand het formulier invult, wordt de informatie direct als nieuw contact opgeslagen in je CRM. Dit doe je via native integraties, API-koppelingen of middleware-tools zoals Zapier. Zo bespaar je tijd, voorkom je dat leads vergeten worden, en kun je sneller opvolgen zonder handmatig werk.
Wat is automatische leadcapture en waarom zou je het gebruiken?
Automatische leadcapture betekent dat websitebezoekers die een formulier invullen direct als contact in je CRM worden opgeslagen, zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen. Het systeem haalt de ingevulde gegevens op en plaatst ze automatisch op de juiste plek in je relatiebestand.
Voor MKB-bedrijven levert dit flinke voordelen op. Je bespaart tijd omdat je niet meer handmatig gegevens hoeft over te typen. Je vergeet geen enkele lead meer, omdat alles automatisch wordt vastgelegd. En je kunt sneller opvolgen, omdat je direct een melding krijgt wanneer iemand interesse toont.
Het mooie is dat je meteen aan de slag kunt met nieuwe leads. Je weet precies wanneer iemand contact heeft gezocht en welke informatie hij of zij heeft achtergelaten. Dat maakt het een stuk gemakkelijker om een goed gesprek te voeren en in te spelen op de vraag van de klant.
Welke tools heb je nodig om leads automatisch te verzamelen?
Je hebt drie basiscomponenten nodig om automatische leadcapture te laten werken. Ten eerste een website met contactformulieren waar bezoekers hun gegevens kunnen achterlaten. Ten tweede een CRM-systeem waar je al je relaties beheert. En ten derde een koppeling tussen die twee.
Die koppeling kan verschillende vormen hebben. Sommige CRM-systemen bieden native integraties met populaire websiteplatforms zoals WordPress of Joomla. Dan hoef je alleen de instellingen goed te configureren en het werkt. Andere oplossingen werken met middleware-tools zoals Zapier of Make, die als tussenpersoon fungeren tussen je website en CRM.
Welke aanpak het beste past, hangt af van je technische kennis en budget. Native integraties zijn vaak het gemakkelijkst en betrouwbaarst. Middleware-tools bieden meer flexibiliteit als je met verschillende systemen werkt. En directe API-koppelingen geven de meeste controle, maar vragen wel wat meer technische kennis.
Hoe zet je een formulier op dat leads goed vastlegt?
Een goed contactformulier vindt de balans tussen voldoende informatie verzamelen en de drempel laag houden. Vraag alleen om gegevens die je echt nodig hebt voor de eerste opvolging. Denk aan naam, e-mailadres, telefoonnummer en misschien een veld waar mensen hun vraag kunnen omschrijven.
Label je velden duidelijk en gebruik namen die logisch zijn voor de koppeling met je CRM. Als je CRM een veld heeft voor “bedrijfsnaam”, noem je formulierveld dan ook zo. Dat maakt de mapping later een stuk gemakkelijker. Gebruik ook duidelijke instructies bij elk veld, zodat mensen precies weten wat je van ze vraagt.
Vergeet de bevestiging niet. Stuur automatisch een e-mail zodra iemand het formulier heeft ingevuld, zodat hij of zij weet dat de informatie is aangekomen. Zorg ook dat je voldoet aan de AVG-wetgeving door een privacyverklaring toe te voegen en toestemming te vragen voor het verwerken van persoonsgegevens.
Wat zijn de meest voorkomende manieren om je website met je CRM te koppelen?
Native integraties zijn de meest eenvoudige optie. Je CRM werkt direct samen met je websiteplatform en de koppeling is vaak met een paar klikken geregeld. Dit werkt goed als je populaire tools gebruikt en geen complexe wensen hebt. Het voordeel is dat alles stabiel blijft werken en updates automatisch worden doorgevoerd.
Middleware-platforms zoals Zapier of Make fungeren als schakel tussen systemen die niet direct met elkaar kunnen praten. Je maakt een “zap” of “scenario” aan dat gegevens van je formulier naar je CRM stuurt. Dit biedt veel flexibiliteit en je kunt er ook andere automatiseringen mee bouwen. Het nadeel is dat je afhankelijk bent van een derde partij en soms per actie betaalt.
Custom API-koppelingen geven je de meeste controle. Je laat een ontwikkelaar een directe verbinding bouwen tussen je website en CRM. Dit is handig bij specifieke wensen of als je veel gegevens uitwisselt. Het vraagt wel technische kennis en onderhoud, maar je bent niet afhankelijk van externe tools.
Plugins en widgets zijn een vierde optie, vooral voor platforms zoals WordPress. Je installeert een plugin die speciaal is gemaakt voor jouw CRM en configureert de instellingen. Dit zit qua complexiteit tussen native integraties en middleware in.
Hoe zorg je dat leads op de juiste plek in je CRM terechtkomen?
Veldmapping is de manier waarop je bepaalt welke informatie uit je formulier naar welk veld in je CRM gaat. Je koppelt bijvoorbeeld het veld “naam” uit je formulier aan het veld “contactpersoon” in je CRM. Dit doe je meestal eenmalig bij het opzetten van de koppeling.
Denk ook na over automatische toewijzing. Je kunt leads automatisch aan een verkoper of team toewijzen op basis van criteria zoals regio, productinteresse of bedrijfsgrootte. Zo weet iedereen meteen waar hij of zij verantwoordelijk voor is en hoef je niet handmatig leads te verdelen.
Tags en categorieën helpen je om leads te organiseren. Je kunt bijvoorbeeld automatisch een tag “website lead” toevoegen, of een categorie op basis van welk formulier iemand heeft ingevuld. Dat maakt het later gemakkelijk om te filteren en gerichte acties te ondernemen.
Workflows die automatisch starten zijn het sluitstuk. Zodra een lead binnenkomt, kun je een reeks acties laten plaatsvinden: een welkomstmail versturen, een taak aanmaken voor opvolging, of de lead een score geven op basis van de ingevulde informatie. Zo werk je efficiënt en vergeet je nooit een stap.
Welke fouten moet je vermijden bij automatische leadcapture?
Te lange formulieren zijn een veelgemaakte fout. Hoe meer velden je toevoegt, hoe lager de conversie. Mensen haken af als ze te veel moeten invullen. Beperk je tot de informatie die je echt nodig hebt voor de eerste opvolging. De rest kun je altijd later nog vragen.
Ontbrekende bevestigingen zorgen voor onzekerheid. Als mensen na het invullen niets horen, weten ze niet of hun bericht is aangekomen. Stuur altijd een automatische bevestigingsmail, ook al is het maar een kort bericht dat je contact opneemt.
Geen testing van de koppeling is riskant. Veel bedrijven zetten een formulier live zonder te controleren of alles goed werkt. Test altijd eerst zelf door het formulier in te vullen en te checken of de gegevens correct in je CRM verschijnen.
Dubbele leads door verkeerde instellingen kunnen een rommeltje veroorzaken. Als iemand twee keer een formulier invult, wil je meestal niet twee keer hetzelfde contact aanmaken. Stel je CRM zo in dat het checkt op bestaande e-mailadressen en bijwerkt in plaats van dupliceert.
Het vergeten van opvolgautomatiseringen is zonde van de kansen. Je vangt wel leads, maar als je vervolgens niks met ze doet, heb je er weinig aan. Zorg dat er altijd een vervolgstap is, of dat nu een taak is voor een collega of een automatische e-mailreeks.
Hoe test je of je automatische leadcapture goed werkt?
Begin met het invullen van testformulieren. Gebruik verschillende scenario’s: vul het formulier volledig in, laat een veld leeg, gebruik speciale tekens in de naam. Zo ontdek je of de koppeling alle situaties aankan.
Controleer vervolgens of de leads in je CRM verschijnen met de juiste informatie. Check of alle velden correct zijn gevuld en of de gegevens op de juiste plek staan. Kijk ook of eventuele tags of categorieën automatisch zijn toegevoegd.
Test of notificaties en workflows activeren. Als je hebt ingesteld dat je een melding krijgt bij een nieuwe lead, check dan of die binnenkomt. Kijk ook of eventuele automatische e-mails worden verstuurd en of taken worden aangemaakt.
Monitor de eerste echte leads extra goed. Ook al hebben je tests goed gewerkt, houd de eerste dagen in de gaten of alles blijft werken zoals het hoort. Soms komen er in de praktijk situaties voor die je niet hebt getest.
Doe regelmatig controles om problemen snel te ontdekken. Check bijvoorbeeld wekelijks of er leads binnenkomen en of de aantallen kloppen met je websitestatistieken. Zo merk je het snel als er iets mis gaat met de koppeling.
Hoe Compenda helpt bij automatische leadcapture
Onze CRM-oplossing maakt automatische leadcapture eenvoudig en betrouwbaar. We hebben jarenlange ervaring met het koppelen van websites aan CRM-systemen en weten precies waar je tegenaan loopt als MKB-ondernemer.
Dit biedt Compenda voor automatische leadcapture:
- Flexibele formulier-koppelingen die werken met alle gangbare websiteplatforms
- API-mogelijkheden voor directe en stabiele verbindingen tussen je website en CRM
- Automatische veldmapping die je eenmalig instelt en daarna probleemloos blijft werken
- Slimme workflows die automatisch starten zodra een lead binnenkomt
- Automatische toewijzing aan de juiste verkoper of het juiste team
- Real-time notificaties zodat je direct weet wanneer er een nieuwe lead is
- Vrije velden om precies die informatie vast te leggen die voor jouw bedrijf belangrijk is
We helpen je van A tot Z bij het opzetten van je automatische leadcapture. Van het configureren van de koppeling tot het inrichten van de juiste workflows. Zo weet je zeker dat geen enkele lead meer verloren gaat en je altijd snel kunt opvolgen.
Wil je zien hoe automatische leadcapture werkt in Compenda? Bekijk de features of prijzen en ontdek hoe je website en CRM naadloos kunnen samenwerken. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om automatische leadcapture in te richten?
De kosten variëren sterk afhankelijk van je gekozen aanpak. Native integraties zijn vaak gratis of inbegrepen bij je CRM-abonnement. Middleware-tools zoals Zapier kosten tussen de €20-€50 per maand voor basisgebruik. Custom API-koppelingen vragen een eenmalige investering van €500-€2000 voor ontwikkeling, maar hebben daarna geen maandelijkse kosten. Voor de meeste MKB-bedrijven is een native integratie of middleware-oplossing de meest kosteneffectieve keuze.
Hoe voorkom ik dat spamformulieren mijn CRM vervuilen?
Voeg een CAPTCHA of honeypot-veld toe aan je formulier om geautomatiseerde spam tegen te houden. Stel daarnaast validatieregels in je CRM in die verdachte leads markeren, zoals contacten met onrealistische e-mailadressen of lege verplichte velden. Je kunt ook filters instellen die leads met bepaalde kenmerken automatisch naar een aparte lijst sturen voor handmatige controle voordat ze in je actieve CRM komen.
Kan ik ook leads van meerdere websites naar één CRM sturen?
Ja, dat is zeker mogelijk en zelfs aan te raden als je meerdere websites beheert. Je kunt voor elke website een aparte koppeling instellen naar hetzelfde CRM-systeem. Gebruik automatische tags of categorieën om te markeren van welke website elke lead afkomstig is, zodat je later gemakkelijk kunt filteren en analyseren welke website de meeste waardevolle leads oplevert.
Wat gebeurt er als mijn CRM of website tijdelijk offline is?
Bij native integraties en API-koppelingen worden formulierinzendingen meestal tijdelijk opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra de verbinding hersteld is. Bij middleware-tools zoals Zapier worden mislukte acties meestal enkele keren opnieuw geprobeerd. Het is verstandig om een back-upoplossing in te richten, zoals een automatische e-mail naar jezelf met de formuliergegevens, zodat je geen leads verliest tijdens technische problemen.
Hoe snel moet ik reageren op een nieuwe lead uit mijn website?
Onderzoek toont aan dat de kans op conversie het hoogst is als je binnen 5 minuten reageert. Na een uur daalt de kans al drastisch. Stel daarom real-time notificaties in zodat je direct weet wanneer een lead binnenkomt. Als directe opvolging niet mogelijk is, zorg dan dat er minimaal een automatische bevestigingsmail uitgaat met een duidelijke verwachting over wanneer je contact opneemt, bij voorkeur binnen 24 uur.
Kan ik ook bestaande contacten updaten in plaats van nieuwe aanmaken?
Ja, de meeste CRM-systemen bieden een 'upsert'-functie die checkt of een contact al bestaat op basis van het e-mailadres. Als het contact al bestaat, worden de gegevens bijgewerkt in plaats van gedupliceerd. Je kunt dit instellen in de veldmapping van je koppeling. Dit is vooral handig wanneer bestaande klanten opnieuw een formulier invullen, bijvoorbeeld voor een nieuwe aanvraag of vraag.
Welke gegevens moet ik minimaal verzamelen voor effectieve leadopvolging?
Voor effectieve opvolging heb je minimaal een naam, e-mailadres en bij voorkeur een telefoonnummer nodig. Voeg daarnaast een vrij tekstveld toe waar mensen hun vraag of interesse kunnen omschrijven, zodat je context hebt voor je eerste contact. Optionele velden zoals bedrijfsnaam en branche kunnen waardevol zijn voor B2B, maar houd het totaal onder de 5-6 velden om de conversie hoog te houden.
