Je kunt jouw CRM verbinden met SnelStart via een API-koppeling die zorgt voor automatische synchronisatie van debiteuren- en crediteurengegevens, financiële boekingen en andere boekhoudkundig relevante informatie. Dit vereist API-toegang, juiste gebruikersrechten en vaak een middleware-oplossing of plugin. De koppeling bespaart tijd, voorkomt invoerfouten en geeft je één centrale plek voor al je financiële administratie.
Waarom zou je jouw CRM koppelen met SnelStart?
Een CRM SnelStart koppeling brengt je boekhouding en relatiebeheer samen door financiële gegevens te synchroniseren. Dit betekent dat je niet meer dubbel hoeft in te voeren en altijd actuele debiteuren- en crediteurengegevens hebt in je boekhoudsoftware.
De grootste voordelen zijn duidelijk merkbaar in je dagelijkse werkzaamheden. Je bespaart uren per week doordat klantgegevens automatisch worden overgenomen van je CRM naar SnelStart. Wanneer je een nieuwe klant toevoegt in je CRM-systeem, verschijnt deze automatisch als debiteur in je boekhoudsoftware met de juiste contactgegevens.
Ook de real-time financiële integratie functionaliteit maakt het verschil. Financiële boekingen worden automatisch doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW-verwerking. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar zorgt er ook voor dat je boekhouder altijd met correcte gegevens werkt omdat alles klopt tussen beide systemen.
Je krijgt bovendien betere overzichten van je klantrelaties. Door openstaande posten terug te lezen uit SnelStart kun je in je CRM direct zien welke klanten nog openstaande facturen hebben en wat hun betalingsstatus is, terwijl alle bedrijfsprocessen gewoon in Compenda blijven.
Wat heb je nodig om de koppeling te maken?
Voor een succesvolle SnelStart API koppeling heb je verschillende technische en administratieve zaken op orde. De basis begint bij de juiste abonnementen en toegangsrechten in beide systemen.
Je hebt allereerst API-toegang nodig tot SnelStart. Dit betekent dat je een SnelStart abonnement moet hebben dat API-calls ondersteunt. Voor SnelStart wordt gebruikgemaakt van een koppelsleutel methodiek om de verbinding veilig tot stand te brengen. Ook in je CRM-systeem moet API-functionaliteit beschikbaar zijn.
Daarnaast zijn de juiste gebruikersrechten belangrijk. Je hebt beheerderrechten nodig in beide systemen om de koppeling in te stellen. In SnelStart betekent dit dat je toegang moet hebben tot de API-instellingen en in je CRM tot de integratiemodule.
Voor de technische implementatie is het proces eenvoudiger dan vaak gedacht. CRM-leveranciers hebben dit zo makkelijk mogelijk gemaakt met standaard koppelingen. Je hebt meestal geen maatwerk oplossing nodig – de meeste koppelingen kunnen via bestaande plugins of modules worden gerealiseerd.
Hoe werkt de technische koppeling tussen CRM en SnelStart?
De CRM boekhouding integratie werkt via API-calls die boekhoudkundig relevante informatie overdragen van Compenda naar SnelStart. Deze communicatie is bewust puur financieel gehouden en voornamelijk eenrichtingsverkeer (van Compenda naar boekhoudsoftware).
Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe klant toevoegt in je CRM, stuurt het systeem een API-call naar SnelStart met de debiteuren- en crediteurengegevens. SnelStart ontvangt deze informatie, controleert de data en maakt automatisch een nieuwe debiteur aan. Real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen zorgt ervoor dat beide systemen actueel blijven.
De synchronisatie verloopt via vooraf gedefinieerde regels en mappings. Dit betekent dat je instelt welke financiële velden in je CRM overeenkomen met welke velden in SnelStart. Een klantnaam in je CRM wordt bijvoorbeeld gekoppeld aan het debiteurnaamveld in SnelStart, waarbij contactpersonen ook worden meegenomen.
Beveiligingsmaatregelen zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde financiële data wordt uitgewisseld. Dit gebeurt via API-keys, tokens en encryptie. Beide systemen controleren bij elke uitwisseling of de verzender geautoriseerd is en of de boekhoudkundige data compleet en correct is.
Welke gegevens worden automatisch gesynchroniseerd?
Bij een goed ingestelde CRM integratie SnelStart worden specifieke financiële gegevens automatisch uitgewisseld. De koppeling is bewust beperkt tot boekhoudkundig relevante informatie om de administratieve last te verminderen.
Debiteuren en crediteuren worden real-time gesynchroniseerd bij wijzigingen. Dit omvat bedrijfsnamen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en btw-nummers. Voor contactpersonen geldt een belangrijke beperking: SnelStart ondersteunt slechts 1 contactpersoon per relatie, terwijl Exact Online meerdere contactpersonen mogelijk maakt.
Projecten worden als kostenplaats gesynchroniseerd, waarbij je geboekte inkopen per project terug kunt lezen in Compenda. Let op: alleen de projectomschrijving en het projectnummer worden overgedragen – uitgebreide projectinformatie is niet mogelijk via de koppeling.
Financiële boekingen worden automatisch doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW-verwerking. Bij SnelStart Online kunnen facturen ook als bijlage bij boekingen worden toegevoegd. Openstaande posten worden terugelezen om de betaalstatus te controleren, wat je een compleet financieel overzicht geeft.
| Gegevenstype | Van CRM naar SnelStart | Van SnelStart naar CRM |
|---|---|---|
| Debiteuren/Crediteuren | Naam, adres, contactinfo | Betalingsstatus, openstaande posten |
| Financiële boekingen | Factuurregels, BTW, grootboek | Betalingsdatum, status |
| Projecten | Omschrijving, nummer (kostenplaats) | Geboekte inkopen per project |
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij de koppeling?
De meeste problemen bij een SnelStart CRM verbinden ontstaan door technische beperkingen of verkeerde verwachtingen over wat de koppeling wel en niet doet. API-limieten zijn een veelvoorkomend knelpunt dat je werkstroom kan verstoren.
SnelStart hanteert limieten op het aantal API-calls per minuut of per dag. Wanneer je veel financiële data tegelijk probeert te synchroniseren, kun je tegen deze limiet aanlopen. Dit resulteert in mislukte synchronisaties en incomplete data-overdracht. De oplossing ligt vaak in het spreiden van synchronisaties over langere perioden.
Dubbele debiteuren vormen een ander veelvoorkomend probleem. Dit gebeurt wanneer de systemen niet goed herkennen dat een klant al bestaat in het andere systeem. Je krijgt dan bijvoorbeeld meerdere debiteuren voor dezelfde klant in SnelStart. Goede matching-regels en unieke identifiers voorkomen dit probleem.
Verwachtingen over functionaliteit kunnen ook problemen veroorzaken. De koppeling synchroniseert geen offertes, urenregistratie of uitgebreide projectgegevens naar SnelStart. Ook het aanmaken van orders in de boekhoudsoftware is niet mogelijk – de focus ligt puur op financiële gegevens.
Netwerkstoringen en serveronderhoud kunnen tijdelijke onderbrekingen veroorzaken. Wanneer één van beide systemen niet bereikbaar is, stopt de synchronisatie. Goede koppelingen hebben hier mechanismen voor die de synchronisatie automatisch hervatten zodra beide systemen weer beschikbaar zijn.
Hoe onderhoud je de koppeling na installatie?
Een MKB CRM SnelStart koppeling vereist regelmatig onderhoud om optimaal te blijven functioneren. Monitoring en proactief onderhoud voorkomen problemen en zorgen voor betrouwbare financiële data-uitwisseling.
Controleer wekelijks of alle synchronisaties correct verlopen. De meeste systemen bieden logbestanden of dashboards waar je de status van recente synchronisaties kunt bekijken. Let vooral op foutmeldingen, mislukte overdrachten en onvolledige debiteuren- of crediteurenrecords.
Plan maandelijks een controle van je financiële data-integriteit. Vergelijk steekproefsgewijs klantgegevens tussen beide systemen om te controleren of alle boekhoudkundig relevante informatie correct is overgenomen. Check ook of nieuwe debiteuren automatisch worden aangemaakt en of financiële boekingen de juiste grootboeken hebben.
Houd beide systemen up-to-date met de nieuwste versies en updates. Zowel je CRM als SnelStart brengen regelmatig updates uit die de API-functionaliteit kunnen beïnvloeden. Plan updates zorgvuldig en test de koppeling altijd na een update.
Maak regelmatig backups van je configuratie-instellingen. Wanneer er iets misgaat met de koppeling, kun je snel terugvallen op een werkende configuratie. Documenteer ook alle aangepaste instellingen en mappings voor toekomstig onderhoud.
Bij problemen met de synchronisatie, controleer eerst de API-limieten en netwerkverbindingen. Veel problemen zijn tijdelijk en lossen zichzelf op. Voor complexere problemen is het verstandig om contact op te nemen met de support van je CRM-leverancier of de partij die de koppeling heeft gerealiseerd.
Een goed werkende CRM-SnelStart koppeling maakt je bedrijfsprocessen efficiënter en betrouwbaarder door financiële gegevens actueel te houden. Door de juiste voorbereiding, implementatie en onderhoud haal je het maximale uit deze real-time financiële integratie. Overweeg je een dergelijke koppeling? Bij Compenda helpen we MKB-ondernemingen al meer dan 15 jaar met het realiseren van slimme integraties die echt een verschil maken in de dagelijkse bedrijfsvoering. Bekijk onze features en ontdek wat er mogelijk is, of informeer naar onze prijzen voor een passende oplossing.
