Je team trainen in projectbeheer software begint met goede voorbereiding: leg uit waarom je de software invoert, maak duidelijke doelen en kies teamleden die anderen kunnen helpen. Houd de training praktisch door met echte projecten te werken en korte sessies te organiseren. Zorg voor doorlopende ondersteuning na de training door regelmatige check-ins te plannen en successen te vieren. Zo voorkom je dat je team terugvalt in oude werkwijzen en maak je de software echt onderdeel van het dagelijkse werk.
Waarom lukt het vaak niet om een team goed te laten werken met nieuwe software?
Teams hebben vaak moeite met nieuwe projectbeheer software omdat ze niet begrijpen waarom de verandering nodig is en geen tijd krijgen om het rustig te leren. Daarnaast voelt de software in het begin vaak ingewikkelder dan de oude manier van werken. Wanneer niemand de voordelen duidelijk uitlegt en er geen plan is voor de overstap, blijven mensen vasthouden aan wat ze kennen.
De druk van het dagelijkse werk speelt ook een grote rol. Je medewerkers hebben deadlines en klanten die aandacht nodig hebben. Dan voelt het aanpassen aan een nieuw systeem als extra werk in plaats van een verbetering. Vooral als de implementatie haastig gebeurt of als er onduidelijkheid is over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Weerstand tegen verandering is menselijk. Sommige teamleden zijn bang dat ze fouten maken of dat hun werk wordt gecontroleerd. Anderen denken dat de oude werkwijze prima functioneerde en zien het nut niet in. Deze barrières zijn niet technisch, maar psychologisch. Daar moet je rekening mee houden.
Een ander probleem is dat veel bedrijven de software gewoon installeren en verwachten dat iedereen het vanzelf oppakt. Zonder goede training, heldere afspraken over hoe je de software gebruikt en tijd om te wennen, wordt de overstap een frustrerende ervaring. Dan krijg je te maken met halve implementaties waarbij mensen terugvallen op oude gewoontes.
Wat moet je regelen voordat je begint met trainen?
Voordat je begint met trainen, moet je helder hebben waarom je de projectmanagement software invoert en wat je ermee wilt bereiken. Denk aan concrete doelen zoals beter inzicht in projectbudgetten, duidelijkere communicatie of makkelijker uren bijhouden. Deze doelen deel je met je team zodat iedereen begrijpt wat de toegevoegde waarde is.
Kies een paar mensen in je team die enthousiast zijn over de software en anderen kunnen helpen. Dit zijn je kartrekkers die vragen kunnen beantwoorden en collega’s op weg helpen. Zo hoeft niet alles via jou te lopen en creëer je draagvlak binnen het team zelf.
Zorg dat de software goed is ingericht voordat je gaat trainen. Maak een paar voorbeeldprojecten aan met realistische gegevens die aansluiten bij jullie dagelijkse werk. Zo kunnen mensen tijdens de training direct oefenen met herkenbare situaties in plaats van met abstracte voorbeelden die niks met hun werk te maken hebben.
Communiceer ruim van tevoren dat de verandering eraan komt. Leg uit wat er gaat gebeuren, wanneer de training plaatsvindt en wat je van iedereen verwacht. Geef mensen de tijd om zich mentaal voor te bereiden en maak duidelijk dat fouten maken tijdens het leren normaal is.
Hoe pak je de training zelf aan?
Begin de training met de basisfuncties die mensen dagelijks nodig hebben. Denk aan het aanmaken van een project, uren registreren of een taak toewijzen aan een collega. Door te starten met wat ze het meest gebruiken, zie je snel resultaat en voelt de software minder overweldigend.
Werk tijdens de training met concrete voorbeelden uit jullie eigen praktijk. Gebruik echte projectnamen, typische taken en herkenbare situaties. Zo snappen mensen direct hoe ze de software in hun eigen werk kunnen toepassen en blijft het niet hangen bij theoretische uitleg die ze morgen alweer vergeten zijn.
Houd de sessies kort en gefocust. Een uur tot anderhalf uur is genoeg. Daarna neemt de concentratie af en onthouden mensen minder. Plan liever meerdere korte sessies dan één lange dag waar iedereen na de lunch al uitgeput is. Geef tussen de sessies door tijd om te oefenen met wat ze geleerd hebben.
Zorg voor voldoende tijd om te oefenen tijdens de training. Niet alleen kijken hoe jij het voordoet, maar zelf aan de slag. Laat mensen inloggen, klikken en uitproberen. Loop rond, beantwoord vragen en help waar nodig. Mensen leren het beste door het zelf te doen, niet door ernaar te kijken.
Pas je tempo aan op het team. Sommige mensen pakken nieuwe software snel op, anderen hebben meer tijd nodig. Kijk goed hoe het gaat en vraag regelmatig of iedereen het nog volgt. Het is beter om iets langer bij een onderwerp stil te staan dan dat de helft van je team afhaakt.
Welke trainingsmethode werkt het beste voor verschillende teamleden?
Verschillende mensen leren op verschillende manieren, dus een mix van trainingsmethoden werkt het beste. Sommige teamleden hebben genoeg aan een groepssessie, terwijl anderen liever individueel geholpen worden of juist zelfstandig willen leren met video’s en handleidingen.
Groepstrainingen werken goed voor de basis. Je neemt het hele team of een afdeling mee in de belangrijkste functies. Het voordeel is dat iedereen hetzelfde leert en dat mensen vragen van elkaar horen die ze zelf misschien niet hadden gesteld. Het creëert ook een gezamenlijk gevoel van de verandering.
Individuele coaching is handig voor managers of mensen met specifieke taken. Zij hebben vaak andere behoeften dan de rest van het team. Denk aan het genereren van rapportages, het beheren van budgetten of het aanpassen van instellingen. Een een-op-een sessie geeft de ruimte om dieper in te gaan op hun specifieke werkzaamheden.
Video tutorials zijn perfect voor mensen die in hun eigen tempo willen leren. Ze kunnen de video pauzeren, terugspoelen en op een moment kijken dat het hen uitkomt. Maak korte video’s over specifieke onderwerpen, zoals het aanmaken van een nieuwe taak of het exporteren van een overzicht. Houd ze kort en to the point.
Schriftelijke handleidingen dienen als naslagwerk. Niet iedereen onthoudt alles uit de training, en dat hoeft ook niet. Met een duidelijke handleiding kunnen mensen zelf opzoeken hoe iets werkt wanneer ze er later tegenaan lopen. Zorg dat deze handleiding makkelijk te vinden is en logisch is opgebouwd.
Peer-to-peer leren ontstaat vanzelf als je de juiste mensen aanwijst als kartrekker. Collega’s helpen elkaar, delen tips en lossen samen problemen op. Dit werkt vaak beter dan formele training omdat het laagdrempelig is en mensen zich niet dom voelen als ze iets vragen aan een collega.
Hoe zorg je dat mensen de software blijven gebruiken na de training?
Na de training is het belangrijk dat je regelmatig checkt hoe het gaat. Plan korte gesprekken of teamoverleggen in waar mensen kunnen vertellen wat goed gaat en waar ze tegenaan lopen. Zo kun je snel inspelen op problemen voordat mensen gefrustreerd raken en terugvallen op oude werkwijzen.
Vier de kleine successen. Als iemand voor het eerst een compleet project heeft bijgehouden in de software of als het team een deadline heeft gehaald dankzij beter overzicht, benoem dat dan. Positieve ervaringen motiveren mensen om door te gaan en laten zien dat de inspanning loont.
Zorg voor doorlopende ondersteuning. Maak duidelijk waar mensen terechtkunnen met vragen. Dat kan een vast aanspreekpunt zijn, een chatgroep of een wekelijks inloopspreekuur. Als mensen weten dat hulp beschikbaar is, durven ze sneller dingen uit te proberen en voelen ze zich minder alleen staan.
Integreer de software in jullie dagelijkse werkproces. Maak afspraken over hoe jullie de software gebruiken. Bijvoorbeeld dat alle projecturen in de software worden geschreven of dat nieuwe taken alleen via het systeem worden toegewezen. Zo wordt de software vanzelfsprekend onderdeel van het werk in plaats van een extra ding erbij.
Blijf verbeteren. Vraag je team regelmatig wat beter kan. Misschien zijn er functies die ze niet gebruiken omdat ze niet weten dat ze bestaan, of zijn er processen die nog handiger kunnen. Door te blijven optimaliseren houd je de software relevant en laat je zien dat jullie samen bouwen aan een werkwijze die echt helpt.
Wat doe je als teamleden de software niet oppakken?
Als je merkt dat bepaalde teamleden de software niet gebruiken, ga dan eerst op zoek naar de reden. Praat met ze in plaats van te veronderstellen wat er aan de hand is. Misschien begrijpen ze bepaalde functies niet, vinden ze de software te ingewikkeld of zien ze het nut niet in. Elk probleem vraagt om een andere aanpak.
Voer een constructief gesprek waarin je niet aanvalt maar oprecht wilt begrijpen wat er speelt. Vraag wat ze lastig vinden, waar ze tegenaan lopen en wat hen zou helpen. Soms is het een klein dingetje dat makkelijk op te lossen is, zoals een onduidelijke knop of een proces dat niet logisch aanvoelt.
Bied extra ondersteuning aan. Sommige mensen hebben gewoon meer tijd of uitleg nodig dan anderen. Dat is geen probleem. Plan een extra sessie in, laat ze meekijken met een collega die het al goed kan of geef ze een specifieke handleiding. Soms helpt het ook om ze eerst alleen de allernoodzakelijkste functies te laten gebruiken en later pas meer.
Pas je aanpak aan als blijkt dat je implementatie niet goed werkt. Misschien heb je te veel functies tegelijk uitgerold of zijn de processen in de software te ingewikkeld ingericht. Het is geen zwakte om bij te sturen, maar juist slim. Kijk samen met je team wat beter kan en durf aanpassingen te maken.
Herken ook wanneer de software misschien echt niet past bij jullie werkwijze. Dat komt voor. Als je na eerlijke pogingen en aanpassingen merkt dat de software meer problemen oplevert dan oplost, moet je durven erkennen dat het niet de juiste keuze was. Dat is beter dan doorgaan met iets dat niet werkt en je team frustreert.
Hoe meet je of de training succesvol was?
Meet het succes van de training door te kijken hoeveel mensen de software actief gebruiken. Log in op het systeem en check hoeveel teamleden regelmatig inloggen, projecten aanmaken of uren schrijven. Als je ziet dat het gebruik groeit in de weken na de training, is dat een goed teken.
Verzamel feedback door simpelweg te vragen hoe het gaat. Dat hoeft niet met ingewikkelde enquêtes. Een kort gesprek of een snelle ronde in een teamoverleg geeft je al veel inzicht. Vraag wat goed gaat, wat lastig is en wat mensen missen. Deze informatie helpt je om bij te sturen waar nodig.
Let op veranderingen in jullie werkproces. Gaan projecten soepeler? Hebben mensen beter overzicht op hun taken? Worden budgetten minder vaak overschreden? Dit zijn signalen dat de software zijn werk doet. Je hoeft niet alles in cijfers uit te drukken om te zien dat het beter gaat.
Houd bij welke vragen je krijgt. Als je in het begin veel vragen krijgt over hoe iets werkt, is dat normaal. Maar als na een paar weken de vragen afnemen en verschuiven naar meer geavanceerde onderwerpen, betekent dat dat mensen de basis onder de knie hebben. Blijven dezelfde basisvragen terugkomen, dan is er meer uitleg of training nodig.
Kijk of de zichtbaarheid van projecten is verbeterd. Weet iedereen beter waar collega’s mee bezig zijn? Zijn deadlines duidelijker? Kunnen managers makkelijker zien hoe projecten ervoor staan? Als de software zorgt voor meer transparantie en overzicht, dan doet het precies wat het moet doen.
Hoe Compenda helpt bij het trainen van je team in projectbeheer software
Bij Compenda begrijpen we dat software invoeren meer is dan alleen een technische installatie. We helpen MKB-bedrijven om hun team goed te laten werken met projectbeheer software door een persoonlijke aanpak die aansluit bij jullie manier van werken.
Dit is hoe we je ondersteunen:
- Persoonlijke onboarding: We nemen de tijd om jullie bedrijfsproces te begrijpen en richten de software in met realistische voorbeeldprojecten uit jullie eigen praktijk
- Flexibele training: Of je nu kiest voor groepssessies, individuele coaching of een combinatie, we passen de training aan op de leerstijlen van je team
- Praktische handleidingen: Je krijgt toegang tot ons portaal met duidelijke uitleg over alle basisprocessen, zodat je team altijd kan opzoeken hoe iets werkt
- Doorlopende ondersteuning: We zijn telefonisch bereikbaar voor vragen en je wordt geholpen door consultants die jullie proces kennen en uitgebreide kennis hebben van de software
- Maatwerk trainingen: Wil je dieper ingaan op specifieke functionaliteiten of processen? We bieden trainingen op maat om precies te leren wat jullie nodig hebben
- Integratie met jullie werkwijze: We zorgen ervoor dat de projectbeheer software naadloos aansluit op hoe jullie al werken, inclusief koppelingen met boekhoudpakketten en andere tools
We zien onszelf niet als leverancier die software over de schutting gooit, maar als een extensie van jullie team. Daarom blijven we betrokken na de implementatie en denken we mee over hoe je het maximale uit de software haalt. Ons doel is dat jullie team de software niet alleen gebruikt, maar er ook echt beter van wordt.
Wil je weten hoe we jouw team kunnen helpen om succesvol te werken met projectbeheer software? Bekijk onze prijzen of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We laten je graag zien hoe onze aanpak eruitziet en wat het voor jullie kan betekenen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het volledig trainen van mijn team?
Reken op 2-3 weken voor een basisimplementatie met meerdere korte trainingssessies en oefentijd. De eerste groepstraining duurt 1-1,5 uur, gevolgd door individuele oefentijd en enkele vervolgsessies. Plan daarna nog 4-6 weken voor het volledig inbedden in jullie werkproces, waarbij mensen wennen aan de nieuwe werkwijze en eventuele kinderziektes worden opgelost.
Wat als mijn team te druk is met lopende projecten om tijd te maken voor training?
Begin klein door eerst alleen de meest essentiële functies te trainen die direct tijdwinst opleveren, zoals taakbeheer of urenschrijven. Plan trainingen buiten piekperiodes en houd sessies kort (maximaal 1 uur). Benadruk dat de investering in tijd nu later veel tijd bespaart door efficiënter werken. Overweeg om de training gefaseerd uit te rollen per afdeling of team.
Moet ik externe trainers inhuren of kan ik de training zelf verzorgen?
Dat hangt af van je eigen kennis van de software en beschikbare tijd. Een externe trainer brengt ervaring mee met verschillende implementaties en kent alle functies goed, wat tijd bespaart. Als je zelf de training doet, zorg dan dat je de software eerst grondig beheerst en een helder trainingsplan maakt. Een combinatie werkt ook goed: externe trainer voor de basis, daarna zelf de verdieping en dagelijkse ondersteuning.
Hoe ga ik om met teamleden die technisch minder vaardig zijn?
Geef deze teamleden extra aandacht door individuele begeleiding aan te bieden en te starten met alleen de allernoodzakelijkste functies. Koppel ze aan een technisch vaardige collega die als buddy fungeert. Maak visuele stappenplannen met screenshots en zorg voor een laagdrempelige manier om vragen te stellen. Vier hun kleine successen om vertrouwen op te bouwen en benadruk dat iedereen in zijn eigen tempo mag leren.
Welke fouten maken bedrijven het vaakst bij het implementeren van projectbeheer software?
De grootste fout is te veel functies tegelijk uitrollen, waardoor teams overweldigd raken. Andere veelgemaakte fouten zijn: geen duidelijke afspraken maken over hoe de software gebruikt wordt, te weinig tijd inplannen voor oefenen, geen kartrekkers aanwijzen binnen het team, en geen follow-up doen na de initiële training. Ook het niet uitleggen waarom de software wordt ingevoerd zorgt vaak voor weerstand.
Hoe voorkom ik dat mensen terugvallen op oude werkwijzen zoals Excel of e-mail?
Maak heldere afspraken dat bepaalde processen alleen via de software lopen en handhaaf dit consequent. Zorg dat de software makkelijker is dan de oude manier door goed in te richten en integraties te maken. Blijf de voordelen benadrukken en vier successen. Vraag in teamoverleggen actief naar de status in de software in plaats van naar Excel-bestanden, zo wordt het gebruik vanzelfsprekend.
Wat zijn realistische verwachtingen voor de eerste maand na implementatie?
Verwacht in de eerste maand dat mensen de basisfuncties onder de knie krijgen en dat er nog regelmatig vragen komen. Het is normaal dat niet alles meteen perfect gaat en dat sommigen sneller zijn dan anderen. Focus op dagelijks gebruik van de kernfuncties zoals taakbeheer en urenschrijven. Volledige adoptie en optimaal gebruik komt meestal pas na 2-3 maanden, wanneer de software echt onderdeel is geworden van jullie routine.
