CRM-datasynchronisatie zorgt ervoor dat je klantgegevens automatisch worden bijgewerkt tussen je mobiele app en desktopcomputer. Dit gebeurt meestal via de cloud, zodat wijzigingen op je telefoon direct zichtbaar zijn op je computer en andersom. Goede synchronisatie voorkomt dubbele contacten, verouderde informatie en gemiste verkoopkansen doordat iedereen in je team altijd met dezelfde, actuele klantgegevens werkt.
Wat is CRM-datasynchronisatie en waarom heb je het nodig?
CRM-datasynchronisatie is het automatisch bijwerken van klantgegevens tussen verschillende apparaten en platforms. Het zorgt ervoor dat wijzigingen die je op je mobiele telefoon maakt, direct zichtbaar zijn op je desktopcomputer en andersom.
Je hebt synchronisatie nodig omdat je team waarschijnlijk op verschillende momenten en locaties met klantgegevens werkt. De ene collega voegt een nieuwe contactpersoon toe op kantoor, terwijl jij onderweg een afspraak inplant via je telefoon. Zonder goede synchronisatie werk je met verschillende versies van dezelfde informatie.
De voordelen zijn duidelijk merkbaar in je dagelijkse werkproces. Je bespaart tijd omdat je niet hoeft te controleren welke gegevens het meest recent zijn. Je team kan beter samenwerken omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie. Ook voorkom je frustrerende situaties waarbij je bij een klant staat maar niet de juiste gegevens bij de hand hebt.
Data-integriteit is misschien wel het belangrijkste voordeel. Dit betekent dat je er zeker van kunt zijn dat de informatie in je CRM correct en volledig is, ongeacht vanaf welk apparaat je ernaar kijkt.
Welke problemen ontstaan er als je CRM-data niet goed synchroniseert?
Slechte synchronisatie leidt tot dubbele contacten, verouderde informatie en gemiste verkoopkansen. Je team werkt dan met verschillende versies van dezelfde klantgegevens, wat tot verwarring en fouten leidt.
Het meest voorkomende probleem zijn dubbele contacten. Collega A voegt een nieuwe klant toe op de desktop, terwijl collega B dezelfde klant toevoegt via de mobiele app. Zonder goede synchronisatie krijg je twee verschillende contacten voor dezelfde persoon, elk met mogelijk andere informatie.
Verouderde informatie zorgt voor pijnlijke situaties. Je belt een klant op een oud telefoonnummer omdat je collega het nieuwe nummer heeft toegevoegd op een apparaat dat nog niet gesynchroniseerd is. Of je stuurt een offerte naar een e-mailadres dat al maanden niet meer klopt.
Communicatieproblemen ontstaan wanneer teamleden verschillende informatie zien. De ene collega ziet dat een klant geïnteresseerd is in product A, terwijl een andere collega in zijn systeem leest dat dezelfde klant juist product B wil. Dit leidt tot verwarring bij de klant en verlies van geloofwaardigheid.
Gemiste verkoopkansen zijn misschien wel het duurste gevolg. Als je niet weet dat een collega al contact heeft gehad met een prospect, mis je mogelijk het juiste moment om een deal te sluiten.
Hoe werkt automatische synchronisatie tussen mobiel en desktop?
Automatische synchronisatie werkt via cloudtechnologie die voortdurend data uitwisselt tussen je apparaten. Wanneer je informatie wijzigt op je telefoon, wordt deze direct naar de cloud gestuurd en vervolgens naar alle andere apparaten gedownload.
Het proces begint zodra je een wijziging maakt in je CRM. Deze wijziging wordt onmiddellijk naar de centrale database in de cloud gestuurd. Van daaruit wordt een signaal verzonden naar alle andere apparaten die verbonden zijn met hetzelfde account.
Realtime updates betekenen dat wijzigingen binnen enkele seconden zichtbaar zijn op alle apparaten. Dit werkt alleen als je apparaten verbonden zijn met internet. De meeste moderne CRM-systemen controleren elke paar seconden of er nieuwe informatie beschikbaar is.
Verschillende CRM-systemen hanteren verschillende sync-strategieën. Sommige systemen synchroniseren alleen de gewijzigde velden, terwijl andere complete records overzetten. De meeste professionele systemen gebruiken ‘delta sync’: ze sturen alleen de verschillen door om bandbreedte te besparen.
Conflictresolutie is belangrijk wanneer meerdere mensen tegelijkertijd hetzelfde contact wijzigen. Goede systemen bewaren beide versies en laten je kiezen welke informatie je wilt behouden, of ze combineren automatisch de wijzigingen op een logische manier.
Wat doe je als je offline moet werken met je mobiele CRM?
Offline werken vereist dat je CRM-app gegevens lokaal opslaat op je telefoon. De app downloadt de belangrijkste informatie wanneer je online bent, zodat je deze kunt raadplegen en wijzigen zonder internetverbinding.
De meeste professionele CRM-apps downloaden automatisch je meest recente contacten, afspraken en taken naar je telefoon. Je kunt deze informatie bekijken en wijzigen, ook zonder internet. Alle wijzigingen worden lokaal opgeslagen tot je weer online bent.
Zodra je internetverbinding is hersteld, begint het synchronisatieproces automatisch. Je app stuurt alle offline gemaakte wijzigingen naar de cloud en downloadt eventuele updates die anderen hebben gemaakt terwijl jij offline was.
Om dataconflicten te voorkomen, kun je het beste vermijden om offline uitgebreide wijzigingen te maken aan contacten die anderen ook vaak gebruiken. Beperk je tot het toevoegen van notities, het plannen van taken of het bijwerken van je eigen afspraken.
Sommige systemen laten je kiezen hoeveel data je wilt downloaden voor offline gebruik. Dit is handig als je telefoon beperkte opslagruimte heeft of als je vaak in gebieden zonder internet werkt. Je kunt bijvoorbeeld alleen contacten van de afgelopen maand downloaden in plaats van je complete database.
Welke instellingen moet je controleren voor optimale CRM-synchronisatie?
Voor optimale synchronisatie moet je de sync-frequentie, dataselectie en gebruikersrechten correct configureren. Deze instellingen bepalen hoe vaak je data wordt bijgewerkt en welke informatie wordt gesynchroniseerd tussen je apparaten.
De sync-frequentie bepaalt hoe vaak je apparaten controleren op nieuwe informatie. Voor teams die intensief samenwerken, is realtime synchronisatie ideaal. Als je voornamelijk alleen werkt, kan synchronisatie elke 15 minuten voldoende zijn. Frequentere synchronisatie gebruikt meer batterij en data.
Dataselectie stelt je in staat te kiezen welke informatie wordt gesynchroniseerd. Je kunt bijvoorbeeld besluiten om alleen contacten van actieve klanten te synchroniseren naar mobiele apparaten, terwijl gearchiveerde contacten alleen op de desktop beschikbaar blijven.
Gebruikersrechten zijn belangrijk voor teams. Niet elke medewerker hoeft alle klantgegevens te kunnen wijzigen. Je kunt instellen dat sommige teamleden alleen kunnen lezen, terwijl anderen volledige bewerkingsrechten hebben.
Beveiligingsinstellingen zoals twee-factor-authenticatie en automatische uitlog na inactiviteit beschermen je data. Controleer ook of je CRM-systeem versleutelde verbindingen gebruikt voor alle dataoverdracht.
Controleer regelmatig je opslagruimte-instellingen. Sommige systemen bewaren oude versies van gewijzigde contacten, wat nuttig is voor herstel maar wel opslagruimte kost.
Hoe los je synchronisatieproblemen op in je CRM-systeem?
Synchronisatieproblemen los je op door systematisch de verbinding, instellingen en dataconflicten te controleren. Begin altijd met het controleren van je internetverbinding en herstart zo nodig de synchronisatie handmatig.
Controleer als eerste je internetverbinding op alle apparaten. Een instabiele verbinding kan ervoor zorgen dat synchronisatie halverwege stopt, wat tot onvolledige dataoverdracht leidt. Test je verbinding door andere apps te gebruiken die internet nodig hebben.
Herstart de synchronisatie handmatig via de instellingen van je CRM-app. De meeste systemen hebben een knop ‘Nu synchroniseren’ waarmee je een volledige synchronisatie kunt forceren. Dit lost vaak tijdelijke problemen op.
Bij dataconflicten toont je CRM-systeem meestal een overzicht van de verschillende versies. Kies zorgvuldig welke informatie je wilt behouden. Als je twijfelt, kun je vaak beide versies bewaren door een nieuwe contactpersoon aan te maken.
Verbindingsproblemen kunnen ontstaan door firewallinstellingen of verouderde app-versies. Controleer of je de nieuwste versie van je CRM-app gebruikt en of je bedrijfsnetwerk de benodigde poorten niet blokkeert.
Neem contact op met support wanneer problemen blijven bestaan na het uitvoeren van bovenstaande stappen of wanneer je belangrijke data lijkt te zijn kwijtgeraakt. Professionele CRM-leveranciers hebben meestal back-upsystemen om data te herstellen.
Hoe Compenda helpt bij naadloze CRM-datasynchronisatie
Compenda heeft zijn CRM-oplossing ontwikkeld met automatische synchronisatie als kernfunctie. Onze mobiele app zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot actuele klantgegevens, of je nu op kantoor bent of onderweg naar een klant.
Onze synchronisatie-oplossing biedt je:
- Realtime updates tussen alle apparaten via veilige SSL-verbindingen
- Offline functionaliteit, zodat je ook zonder internet kunt werken met je belangrijkste contacten
- Automatische conflictresolutie die voorkomt dat data verloren gaat
- Flexibele sync-instellingen die je kunt aanpassen aan jouw werkwijze
- Veilige dataopslag in Nederland bij ISO-gecertificeerde hostingpartners
Door onze jarenlange ervaring met mkb-bedrijven begrijpen we dat elke organisatie unieke synchronisatiebehoeften heeft. Daarom richten we onze oplossing volledig in volgens jouw bedrijfsprocessen. Bekijk onze features voor een compleet overzicht van mogelijkheden.
Wil je ervaren hoe naadloze CRM-synchronisatie jouw team kan helpen? Plan een vrijblijvende demo en ontdek hoe Compenda jouw bedrijfsprocessen kan verbeteren. Bekijk ook onze prijzen voor een passend pakket voor jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat wijzigingen zichtbaar zijn op alle apparaten?
Bij een goede internetverbinding zijn wijzigingen binnen 5-10 seconden zichtbaar op alle apparaten. De exacte snelheid hangt af van je internetverbinding en de grootte van de wijziging. Kleine updates zoals het toevoegen van een notitie gaan sneller dan het uploaden van documenten of foto's.
Wat gebeurt er als twee collega's tegelijkertijd hetzelfde contact wijzigen?
Moderne CRM-systemen detecteren dit automatisch en tonen beide versies zodat je kunt kiezen welke informatie te behouden. Sommige systemen combineren automatisch niet-conflicterende wijzigingen, bijvoorbeeld als één persoon het telefoonnummer wijzigt en een ander een notitie toevoegt. Bij echte conflicten krijg je altijd de keuze.
Hoeveel data verbruikt CRM-synchronisatie op mijn mobiele telefoon?
Gemiddeld gebruikt CRM-synchronisatie 5-20 MB per maand, afhankelijk van hoeveel wijzigingen je team maakt en welke data je synchroniseert. Tekstuele informatie zoals contactgegevens en notities verbruikt zeer weinig data. Het uploaden van foto's, documenten of audio-opnames verbruikt meer bandbreedte.
Kan ik kiezen welke contacten wel en niet worden gesynchroniseerd naar mijn telefoon?
Ja, de meeste professionele CRM-systemen bieden dataselectie-opties. Je kunt bijvoorbeeld alleen actieve klanten synchroniseren, contacten van de laatste 6 maanden, of alleen contacten die aan jou zijn toegewezen. Dit bespaart opslagruimte op je telefoon en verbetert de prestaties van de app.
Wat moet ik doen als mijn CRM-app crasht tijdens het synchroniseren?
Start de app opnieuw op en controleer of de synchronisatie automatisch wordt hervat. Zo niet, forceer dan een handmatige synchronisatie via de instellingen. Controleer ook of je voldoende opslagruimte hebt op je telefoon. Bij herhaaldelijke crashes, update je app naar de nieuwste versie of neem contact op met support.
Is mijn klantdata veilig tijdens het synchroniseren via internet?
Professionele CRM-systemen gebruiken SSL-versleuteling (dezelfde beveiliging als internetbankieren) voor alle dataoverdracht. Je data wordt versleuteld verzonden en opgeslagen in beveiligde datacenters. Controleer altijd of je CRM-leverancier voldoet aan AVG-wetgeving en gebruik waar mogelijk twee-factor-authenticatie.
Hoe vaak moet ik mijn synchronisatie-instellingen controleren en aanpassen?
Controleer je instellingen maandelijks of wanneer je werkwijze verandert, bijvoorbeeld bij nieuwe teamleden of andere apparaten. Let vooral op gebruikersrechten, sync-frequentie en dataselectie. Na software-updates is het verstandig te controleren of je instellingen nog kloppen, omdat updates soms standaardinstellingen kunnen wijzigen.
