Je plant klantbezoeken via je CRM door afspraken direct te koppelen aan klantgegevens, waardoor je bij het inplannen meteen alle relevante informatie ziet zoals eerdere contactmomenten, lopende projecten en openstaande acties. Een goed CRM helpt je ook met het optimaliseren van routes, het voorkomen van dubbele boekingen en het automatisch vastleggen van vervolgacties. Zo bereid je je beter voor en vergeet je niets.
Waarom is het plannen van klantbezoeken via een CRM beter dan met een gewone agenda?
Met een CRM heb je alle klantinformatie direct bij de hand wanneer je een bezoek plant. In plaats van alleen een tijdstip en locatie zie je meteen de klantgeschiedenis, lopende projecten, eerdere afspraken en belangrijke notities. Dit zorgt ervoor dat je elk bezoek goed voorbereid kunt aangaan en precies weet wat er speelt bij de klant.
Een gewone agenda geeft je alleen een tijdslot, maar een CRM verbindt dat tijdslot automatisch met alle relevante context. Je ziet bijvoorbeeld of er nog een offerte openstaat die je kunt bespreken, of er recent contact is geweest met een collega, of welke producten de klant gebruikt. Deze informatie helpt je om gerichter te werk te gaan en waardevoller te zijn tijdens het bezoek.
Een ander voordeel is dat een CRM je beschermt tegen vergissingen. Het systeem voorkomt dubbele boekingen en laat zien of er al een collega contact heeft met dezelfde klant. Ook kun je reistijd tussen afspraken meebewegen in je planning, zodat je niet te krap plant. Alle afspraken worden automatisch gekoppeld aan de juiste klantgegevens, zonder dat je daar zelf aan hoeft te denken.
De tijdwinst is ook niet te onderschatten. Je hoeft niet meer te schakelen tussen verschillende systemen om informatie op te zoeken voordat je op bezoek gaat. Alles staat op één plek, waardoor je sneller werkt en beter voorbereid bent. Dat merk je vooral wanneer je meerdere klantbezoeken op een dag hebt.
Hoe koppel je klantbezoeken aan je verkoopproces in je CRM?
Je koppelt klantbezoeken aan je verkoopproces door elke afspraak te verbinden met een specifieke fase in je verkooptraject. Wanneer je een bezoek plant, geef je aan of het gaat om een kennismaking, een offertegesprek, een projectbespreking of een afsluitend gesprek. Zo zie je in één oogopslag waar elke klant zich bevindt in je verkooptrechter.
Dit werkt het beste wanneer je klantbezoeken koppelt aan concrete kansen of projecten in je CRM. Als je bijvoorbeeld een offerte hebt uitstaan, plan je een bezoek dat gekoppeld is aan die specifieke offerte. Na het bezoek kun je direct aangeven of de klant verder is in het proces, of er vervolgstappen nodig zijn, of dat de deal is gewonnen of verloren.
Door bezoeken te categoriseren naar type krijg je ook waardevolle inzichten. Je kunt bijvoorbeeld onderscheid maken tussen acquisitiebezoeken, accountmanagementbezoeken en servicebezoeken. Dit helpt je om te meten welke soorten bezoeken het meeste opleveren en waar je je tijd het beste kunt besteden.
Vergeet niet om na elk bezoek vervolgacties vast te leggen die gekoppeld zijn aan de volgende fase in je verkoopproces. Heb je toegezegd om een aanvullende offerte te sturen? Maak dan meteen een taak aan die gekoppeld is aan die klant en dat project. Zo blijft je verkoopproces in beweging en valt er niets tussen wal en schip.
Welke informatie heb je nodig om een klantbezoek effectief te plannen?
Voor een effectief klantbezoek heb je allereerst de klantgeschiedenis nodig: eerdere contactmomenten, afspraken, e-mails en notities. Ook wil je weten welke producten of diensten de klant gebruikt, of er openstaande offertes zijn en of er recente klachten of vragen zijn geweest. Deze context zorgt ervoor dat je aansluit bij waar de klant nu staat.
Daarnaast is het belangrijk om te weten wie er aanwezig zullen zijn bij het gesprek. Spreek je met de eigenaar, de inkoper of een projectmanager? Afhankelijk van wie er aan tafel zit, bereid je andere gespreksonderwerpen voor. In je CRM kun je deze contactpersonen koppelen aan de afspraak, inclusief hun functie en eerdere interacties.
Het doel van het bezoek moet ook helder zijn voordat je de afspraak plant. Ga je een offerte bespreken, een probleem oplossen, een project evalueren of gewoon de relatie onderhouden? Door dit vooraf vast te leggen, kun je de juiste materialen meenemen en jezelf goed voorbereiden. Een CRM verzamelt deze informatie automatisch uit verschillende bronnen, zodat je niet zelf alles hoeft bij elkaar te zoeken.
Ook praktische zaken zoals het adres, parkeerinformatie en reistijd zijn relevant. Moderne CRM-systemen tonen deze informatie direct bij de afspraak, zodat je weet hoe laat je moet vertrekken. Als er specifieke voorbereidingen nodig zijn, zoals het meenemen van monsters of demonstratiemateriaal, kun je dit als notitie bij de afspraak zetten.
Hoe plan je efficiënte routes voor meerdere klantbezoeken op één dag?
Begin met het groeperen van klanten op geografische locatie. Als je meerdere klanten in dezelfde regio hebt, probeer dan die bezoeken op dezelfde dag te plannen. Een goed CRM laat je klanten zien op een kaart of sorteren op postcode, waardoor je snel ziet welke klanten dicht bij elkaar zitten.
Houd rekening met realistische reistijden tussen afspraken. Plan niet te krap, want files of vertraagingen komen altijd onverwacht. Een buffer van minimaal 30 minuten tussen bezoeken in dezelfde stad en een uur tussen bezoeken in verschillende plaatsen is verstandig. Zo kom je niet gestrest en te laat aan bij je volgende afspraak.
Prioriteer je bezoeken op basis van urgentie en waarde. Als je een belangrijk afsluitgesprek hebt met een grote klant, plan dat dan op een moment dat je fris en alert bent. Routinebezoeken of minder tijdkritische afspraken kun je daaromheen plannen. Sommige CRM-systemen helpen je hierbij door projectwaarde of klantpotentieel inzichtelijk te maken.
Houd ook rekening met de mogelijkheid van last-minute wijzigingen. Als een klant afzegt, kun je in je CRM snel zien welke andere klanten in de buurt zijn voor een eventueel vervangend bezoek. Flexibiliteit in je planning is waardevol, vooral wanneer je veel onderweg bent. Met een mobiele CRM-app kun je ook onderweg je planning aanpassen en klantgegevens raadplegen.
Wat doe je na een klantbezoek in je CRM?
Direct na een klantbezoek leg je de belangrijkste gespreksnotities vast in je CRM. Wat is er besproken, welke afspraken zijn er gemaakt en wat waren de reacties van de klant? Deze informatie is waardevol voor jezelf bij een volgend bezoek, maar ook voor collega’s die met dezelfde klant werken. Hoe sneller je dit doet, hoe beter je het gesprek nog herinnert.
Update de klantgegevens waar nodig. Misschien heeft de klant een nieuwe contactpersoon genoemd, zijn er plannen voor uitbreiding of verandert er iets in hun organisatie. Deze details lijken klein, maar maken het verschil bij je volgende contact. Je laat zien dat je goed luistert en betrokken bent.
Maak vervolgacties aan voor jezelf of voor collega’s. Heb je beloofd om een offerte te sturen, aanvullende informatie op te zoeken of een specialist mee te nemen bij een volgend bezoek? Zet dit meteen als taak in je CRM met een duidelijke deadline. Zo vergeet je niets en werk je professioneel.
Deel relevante inzichten met je team. Als je tijdens het bezoek belangrijke informatie hebt gehoord over nieuwe behoeften, problemen of kansen, dan wil je dat je collega’s dit ook weten. In een CRM kun je notities delen of teamleden taggen, zodat iedereen op de hoogte blijft. Dit voorkomt dat klanten dezelfde informatie meerdere keren moeten vertellen aan verschillende mensen uit je organisatie.
Hoe deel je klantbezoekplanningen met je team via CRM?
Via een CRM deel je je agenda met collega’s, zodat iedereen kan zien wie wanneer bij welke klant is. Dit voorkomt dat twee mensen tegelijk bij dezelfde klant langsgaan of dat een klant kort na elkaar door verschillende collega’s wordt benaderd. Transparantie in je planning verbetert de samenwerking en de klantbeleving.
Je kunt bezoeken toewijzen aan specifieke teamleden en gezamenlijke klantbezoeken plannen. Als een accountmanager en een technisch specialist samen op bezoek gaan, zie je dat beide agenda’s geblokkeerd zijn. Ook kun je instellen wie welke klanten beheert, zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor welke relatie.
Notificaties houden iedereen op de hoogte van wijzigingen. Als een klantbezoek wordt verzet of geannuleerd, krijgen betrokken collega’s automatisch een melding. Ook kun je herinneringen instellen voor voorbereidingen of follow-up acties. Zo blijft het team gesynchroniseerd zonder dat je constant hoeft te overleggen.
Met de juiste rechteninstellingen bepaal je wie wat kan zien en aanpassen. Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot alle klantbezoeken, maar binnen teams is volledige transparantie meestal het meest effectief. Je kunt ook filters gebruiken om alleen bezoeken van je eigen team of regio te zien, wat de overzichtelijkheid vergroot.
Hoe Compenda helpt bij het plannen van klantbezoeken
Bij Compenda begrijpen we dat goed geplande klantbezoeken het verschil maken tussen een gemiste kans en een succesvolle deal. Onze CRM-oplossing is daarom gebouwd met de praktijk in gedachten, speciaal voor MKB-bedrijven die veel onderweg zijn.
Onze software biedt je:
- Geïntegreerde agenda die automatisch gekoppeld is aan al je klantgegevens, projecten en communicatiehistorie
- Mobiele app waarmee je onderweg direct toegang hebt tot relaties, agenda en projectinformatie, inclusief routeregistratie
- Automatische taken en workflows die je helpen om na elk bezoek de juiste vervolgstappen te zetten
- Teamoverzicht waarin je ziet wie wanneer bij welke klant is, inclusief notificaties bij wijzigingen
- Flexibele vrije velden waarmee je precies die informatie vastlegt die jij belangrijk vindt voor je klantbezoeken
- Outlook-koppeling zodat je e-mails en afspraken automatisch archiveert bij de juiste klant
We gooien niet zomaar software over de schutting. We kijken samen met jou naar hoe je nu klantbezoeken plant en waar de knelpunten zitten. Vervolgens richten we onze software zo in dat het écht past bij jouw manier van werken. Want business software is enkel een middel – het gaat erom dat jij beter je klanten kunt bedienen.
Wil je weten hoe Compenda jouw klantbezoeken effectiever kan maken? Bekijk onze features of bekijk de prijzen om te zien welk pakket bij jou past. Je kunt ook direct contact met ons opnemen voor een vrijblijvende demo waarin we laten zien hoe onze software jouw planning vereenvoudigt en je meer tijd geeft voor wat echt telt: waarde leveren aan je klanten.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn bestaande agenda (zoals Google Calendar of Outlook) synchroniseren met mijn CRM?
Ja, de meeste moderne CRM-systemen bieden koppelingen met populaire agendatoepassingen zoals Google Calendar en Outlook. Deze tweerichtingssynchronisatie zorgt ervoor dat afspraken die je in je CRM plant automatisch verschijnen in je gewone agenda, en andersom. Zo werk je met de tools die je al gewend bent, terwijl alle klantinformatie toch netjes gekoppeld blijft in je CRM.
Hoe voorkom ik dat ik te veel tijd kwijt ben aan het bijwerken van mijn CRM na elk bezoek?
Maak gebruik van sjablonen en standaardnotities voor veelvoorkomende types bezoeken, zodat je niet elke keer vanaf nul hoeft te beginnen. Gebruik ook de spraak-naar-tekst functie op je mobiele telefoon om direct na het bezoek (bijvoorbeeld in de auto) snel notities in te spreken. Daarnaast kun je automatische workflows instellen die standaard vervolgacties aanmaken op basis van het type bezoek, waardoor je alleen nog de specifieke details hoeft aan te vullen.
Wat als een klant geen vaste contactpersoon heeft en meerdere collega's bij hen op bezoek gaan?
In een goed CRM kun je meerdere teamleden koppelen aan één klantaccount, waarbij alle bezoeken en notities centraal worden bewaard. Stel duidelijke afspraken binnen je team over wie de lead neemt en wie verantwoordelijk is voor coördinatie. Gebruik tags of labels om bezoeken te categoriseren per afdeling of expertise, en zorg dat iedereen na een bezoek zijn notities deelt, zodat de volgende collega volledig op de hoogte is.
Hoe vaak moet ik klantbezoeken plannen om de relatie goed te onderhouden?
Dit hangt af van de waarde en het type klant. Voor strategische klanten met hoge omzet is een kwartaalbezoek of zelfs maandelijks contact vaak passend, terwijl kleinere klanten mogelijk één of twee keer per jaar voldoende is. Gebruik je CRM om herinneringen in te stellen op basis van de laatste bezoekdatum en klantwaarde, zodat je proactief blijft en geen belangrijke relaties verwaarloost.
Kan ik met een CRM ook virtuele of telefonische afspraken bijhouden naast fysieke bezoeken?
Absoluut. Een CRM maakt geen onderscheid tussen fysieke bezoeken, videocalls of telefoongesprekken – het gaat erom dat je elk klantcontact vastlegt. Je kunt verschillende categorieën aanmaken voor het type afspraak, zodat je later kunt analyseren welke vorm van contact het meest effectief is. Ook voor online afspraken kun je alle relevante klantinformatie en gespreksnotities koppelen, net zoals bij een fysiek bezoek.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het plannen van klantbezoeken via CRM?
De grootste fout is het niet consequent bijwerken van gegevens na een bezoek, waardoor je CRM verouderde informatie bevat. Andere veelgemaakte fouten zijn: te krap plannen zonder buffers voor reistijd, geen duidelijk doel koppelen aan het bezoek, en het niet delen van belangrijke inzichten met het team. Ook vergeten mensen vaak om vervolgacties direct vast te leggen, waardoor toezeggingen aan klanten niet worden nagekomen.
Hoe meet ik of mijn klantbezoeken effectief zijn en resultaat opleveren?
Track in je CRM de conversieratio per type bezoek: hoeveel acquisitiebezoeken leiden tot offertes, en hoeveel offertebezoeken resulteren in gewonnen deals. Koppel ook de omzet aan specifieke klantbezoeken om de ROI te berekenen. Daarnaast kun je kwalitatieve indicatoren bijhouden zoals klanttevredenheid na bezoeken, aantal vervolgafspraken, en de tijd tussen eerste contact en deal. Deze data helpt je om je bezoekenplanning steeds verder te optimaliseren.
