Een CRM aanpassen aan jouw bedrijf betekent het CRM systeem configureren of aanpassen zodat het perfect aansluit bij jouw unieke werkprocessen en bedrijfsbehoeften. Dit gaat verder dan standaard instellingen wijzigen, je past het systeem aan zodat het jouw manier van werken ondersteunt in plaats van andersom. Door slim aan te passen werk je efficiënter en haal je meer uit je CRM software.
Wat betekent het om een CRM aan te passen aan jouw bedrijf?
CRM aanpassing betekent dat je het systeem laat aansluiten bij jouw specifieke bedrijfsprocessen, in plaats van je processen aan te passen aan de software. Het verschil tussen configuratie en maatwerk is dat configuratie gebruik maakt van bestaande mogelijkheden binnen het systeem, terwijl maatwerk nieuwe functionaliteiten toevoegt die specifiek voor jouw situatie ontwikkeld worden.
Standaard CRM software werkt vaak prima voor algemene processen, maar elk bedrijf heeft zijn eigen manier van werken. Misschien registreer je andere klantgegevens dan standaard, werk je met specifieke projectstappen, of heb je unieke rapportagewensen. Een aangepast CRM systeem zorgt ervoor dat je niet hoeft te werken rond de beperkingen van standaard software.
De keuze voor personalisatie hangt af van hoe uniek jouw bedrijfsprocessen zijn. Als je merkt dat je veel handmatige workarounds nodig hebt of belangrijke informatie niet goed kunt vastleggen, dan is aanpassing zinvol. Dit geldt vooral voor MKB bedrijven die vaak flexibeler werken dan grote corporaties.
Hoe analyseer je jouw huidige bedrijfsprocessen voor CRM implementatie?
Begin met het in kaart brengen van je huidige klantinteracties vanaf het eerste contact tot en met nazorg. Noteer elke stap in je verkoopproces, welke informatie je vastlegt, en hoe data tussen verschillende afdelingen stroomt. Kijk ook naar je huidige systemen en hoe medewerkers daar dagelijks mee werken.
Maak een overzicht van alle klantcontactmomenten: telefoongesprekken, e-mails, offertes, projectupdates en facturen. Bepaal bij elke stap welke informatie belangrijk is en waar die informatie nu wordt bewaard. Vaak ontdek je dat belangrijke klantgegevens verspreid staan over verschillende systemen of zelfs alleen in hoofden van medewerkers zitten.
Identificeer knelpunten door te vragen waar medewerkers tijd verliezen of frustraties ervaren. Denk aan dubbele invoer van gegevens, het zoeken naar klantinformatie, of het missen van follow-up acties. Ook miscommunicatie tussen afdelingen wijst vaak op datastromen die beter kunnen.
Praat met verschillende medewerkers over hun dagelijkse werkzaamheden. Verkoop, projectmanagement, administratie en management hebben allemaal andere informatiebehoefte. Hun input helpt je begrijpen welke CRM functies echt nodig zijn voor jouw organisatie.
Welke CRM functies zijn essentieel voor jouw type bedrijf?
Contactbeheer en verkooppijplijn vormen de basis van elk CRM systeem, maar daarnaast heb je functies nodig die aansluiten bij jouw bedrijfstype. Dienstverleners hebben vaak uitgebreide projectmanagement functies nodig, terwijl handelsbedrijven meer focussen op voorraadkoppeling en orderverwerking.
Voor dienstverlening zijn projectbeheer, urenregistratie en budgetbewaking vaak onmisbaar. Je wilt kunnen zien hoe projecten verlopen, of je binnen budget blijft, en welke medewerkers beschikbaar zijn. Rapportages over projectrendement en klantprofitabiliteit helpen bij betere besluitvorming.
Handelsbedrijven hebben meer baat bij voorraadkoppeling, orderverwerking en leveranciersbeheer. Ook seizoensanalyses en inkooprapportages zijn dan relevanter dan uitgebreide projectfuncties.
Productiebedrijven combineren vaak elementen van beide: projectbeheer voor maatwerk orders, voorraadkoppeling voor standaard producten, en planning voor productiecapaciteit. Ook kwaliteitsregistratie en leveringsplanning zijn dan belangrijke functies.
Denk ook aan integratiemogelijkheden met je huidige systemen. Als je al een boekhoudpakket gebruikt, zorgt een goede koppeling ervoor dat je niet dubbel hoeft in te voeren. Hetzelfde geldt voor e-mail, agenda en andere tools die je dagelijks gebruikt.
Hoe kies je tussen standaard CRM configuratie en maatwerk oplossingen?
Standaard configuratie is sneller en goedkoper te implementeren, terwijl maatwerk meer flexibiliteit biedt maar ook meer tijd en budget vraagt. Begin altijd met onderzoeken hoever je komt met standaard mogelijkheden voordat je kiest voor aangepaste ontwikkeling.
Kies voor standaard configuratie als je processen redelijk algemeen zijn en je kunt werken met de beschikbare velden, workflows en rapportages. Veel moderne CRM systemen bieden al veel flexibiliteit door vrije velden, aangepaste workflows en configureerbare dashboards.
Maatwerk wordt interessant als je zeer specifieke processen hebt die niet passen in standaard software, als je complexe integraties nodig hebt, of als standaard oplossingen je groei beperken. Ook bij zeer specifieke rapportagewensen of branche-eigen functionaliteiten is maatwerk vaak de betere keuze.
Budget speelt natuurlijk een rol, maar kijk ook naar de totale kosten over meerdere jaren. Voor een duidelijk overzicht van de verschillende prijsopties is het belangrijk om niet alleen de initiële investering te bekijken. Soms is een iets duurdere maatwerkoplossing voordeliger omdat je efficiënter kunt werken en minder tijd kwijt bent aan workarounds.
Toekomstbestendigheid is ook belangrijk. Een goed aangepast systeem groeit mee met je bedrijf, terwijl je bij standaard software mogelijk eerder tegen beperkingen aanloopt. Denk na over waar je bedrijf over drie tot vijf jaar staat.
Wat zijn de belangrijkste stappen bij CRM aanpassing en implementatie?
Start met een grondige behoefteanalyse waarbij je precies vastlegt wat het systeem moet kunnen en hoe het moet samenwerken met bestaande processen. Maak een prioriteitenlijst van must-have en nice-to-have functionaliteiten om focus te houden tijdens het project.
Plan de datamisratie zorgvuldig. Inventariseer welke gegevens je wilt overzetten, controleer de kwaliteit van je huidige data, en maak afspraken over dataopschoning. Slechte data in een nieuw systeem zorgt voor problemen vanaf dag één.
Kies voor een gefaseerde uitrol in plaats van alles tegelijk te implementeren. Begin bijvoorbeeld met contactbeheer en voeg later projectmanagement en rapportages toe. Dit geeft medewerkers tijd om te wennen en voorkomt overweldiging.
Test het systeem grondig voordat je live gaat. Laat verschillende gebruikers realistische scenario’s doorlopen en los problemen op voordat iedereen het systeem gaat gebruiken. Een goede testfase voorkomt frustraties later.
Plan voldoende tijd voor gebruikerstraining. Niet alleen de basis functionaliteiten, maar ook de werkprocessen die veranderen door het nieuwe systeem. Zorg ervoor dat er altijd iemand is die vragen kan beantwoorden tijdens de eerste weken.
Hoe zorg je ervoor dat je team het aangepaste CRM systeem gaat gebruiken?
Betrek medewerkers vanaf het begin bij de keuze en inrichting van het CRM systeem. Mensen gebruiken een systeem veel liever als ze het gevoel hebben dat hun mening ertoe heeft gedaan en hun werkprocessen goed zijn meegenomen.
Maak duidelijk wat de voordelen zijn voor elke gebruiker persoonlijk. Niet alleen de bedrijfsvoordelen, maar ook hoe het hun dagelijkse werk makkelijker maakt. Als iemand ziet dat hij sneller klantinformatie kan vinden, is hij eerder gemotiveerd om het systeem te gebruiken.
Zorg voor goede training die aansluit bij verschillende leerstijlen. Sommige mensen leren beter door te doen, anderen door uitleg te krijgen. Bied verschillende trainingsvormen aan: groepssessionen, individuele begeleiding en handleidingen.
Benoem CRM ambassadeurs in je team: enthousiaste gebruikers die anderen kunnen helpen en feedback kunnen verzamelen. Zij fungeren als brug tussen het management en de dagelijkse gebruikers.
Houd de eerste periode na implementatie goed in de gaten. Verzamel actief feedback, los snel problemen op, en erken dat er een leerperiode is. Medewerkers die merken dat hun feedback serieus wordt genomen, zullen het systeem eerder omarmen.
Maak gebruik van het systeem verplicht voor bepaalde processen, maar leg uit waarom. Als offertes alleen nog via het CRM mogen, zorg dan dat dit proces soepel werkt en duidelijke voordelen heeft.
Het aanpassen van een CRM systeem aan jouw bedrijf vraagt tijd en aandacht, maar levert uiteindelijk veel op. Door systematisch je processen te analyseren, de juiste keuzes te maken tussen standaard en maatwerk, en je team goed mee te nemen, creëer je een systeem dat echt bijdraagt aan je bedrijfssucces. Voor meer informatie over hoe je aan de slag kunt gaan, kun je altijd contact opnemen met specialisten. Bij Compenda helpen we MKB bedrijven al meer dan 15 jaar met flexibele CRM oplossingen die meegroeien met hun unieke behoeften en processen.
