Migreren naar een nieuw CRM-systeem doe je door een duidelijk plan te maken, je data grondig op te schonen en je team actief te betrekken. De overstap vraagt om zorgvuldige voorbereiding, waarbij je bepaalt welke gegevens je meeneemt, hoe je data correct overzet en hoe je medewerkers tijdens het proces begeleidt. Een goede migratie zorgt ervoor dat je niet alleen je waardevolle klantinformatie behoudt, maar ook direct profiteert van de mogelijkheden van je nieuwe systeem.
Waarom zou je überhaupt van CRM-systeem wisselen?
Je wisselt van CRM-systeem omdat je huidige software niet meer aansluit bij wat je nodig hebt. Bedrijven maken de overstap wanneer hun systeem te rigide is, de kosten te hoog oplopen, integraties ontbreken of simpelweg omdat het bedrijf is gegroeid en andere eisen stelt aan de software.
Verouderde software remt je groei af. Als je team constant workarounds moet bedenken om taken uit te voeren, verlies je tijd en geld. Misschien merk je dat je belangrijke klantinformatie niet kunt vastleggen omdat je systeem geen flexibiliteit biedt. Of je betaalt voor features die je nooit gebruikt, terwijl functionaliteit die je echt nodig hebt ontbreekt.
Slechte integratiemogelijkheden zorgen ervoor dat je data verspreid raakt over verschillende systemen. Je boekhouding staat los van je CRM, je projectmanagement werkt niet samen met je urenregistratie, en niemand heeft een compleet beeld van de klant. Dit gebrek aan overzicht kost je kansen en leidt tot fouten.
Ook groei speelt een rol. Wat werkte voor vijf medewerkers, loopt vast bij twintig. Je hebt andere rapportages nodig, meer gebruikers moeten toegang krijgen, en je processen worden complexer. Als je systeem niet meegroeit, wordt het een blok aan je been in plaats van een hulpmiddel.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het migreren naar een nieuw CRM?
De grootste uitdagingen bij CRM-migratie zijn dataverlies, downtime tijdens de overstap, weerstand van medewerkers en het onderschatten van de benodigde tijd. Veel bedrijven worstelen met het correct overzetten van historische informatie en het behouden van relaties tussen verschillende data.
Dataverlies is de angst van iedere ondernemer. Je hebt jarenlang klantgegevens verzameld, van contactmomenten tot offertes en projecthistorie. Als die informatie niet goed wordt overgezet, verlies je waardevol inzicht in je klantrelaties. Het probleem zit vaak in de complexiteit van data-overdracht, waar velden niet één op één overeenkomen tussen systemen.
Downtime betekent dat je team tijdelijk niet kan werken. Klanten kunnen niet worden geholpen, offertes blijven liggen, en projecten lopen vertraging op. Zelfs een dag zonder toegang tot je CRM kan leiden tot gemiste kansen en gefrustreerde medewerkers.
Weerstand van je team onderschat je gemakkelijk. Mensen zijn gewend aan hun manier van werken en zien een nieuw systeem als extra werk in plaats van een verbetering. Ze vrezen dat ze opnieuw moeten leren hoe alles werkt, terwijl ze al druk genoeg zijn met hun dagelijkse taken.
Het verlies van historische informatie raakt je op de lange termijn. Als je niet precies weet welke communicatie je met een klant hebt gehad, of welke afspraken er zijn gemaakt, begin je eigenlijk opnieuw. Dit schaadt je klantrelaties en je professionaliteit.
Hoe maak je een solide migratieplan voor je CRM-overstap?
Een solide migratieplan begint met heldere doelen en een realistische tijdlijn. Je stelt een team samen dat de migratie begeleidt, bepaalt het budget, identificeert mogelijke risico’s en maakt een communicatieplan voor je medewerkers.
Begin met het bepalen van je doelen. Waarom wissel je eigenlijk van systeem? Wil je betere rapportages, meer flexibiliteit, of juist kostenbesparing? Deze doelen helpen je om prioriteiten te stellen tijdens de migratie en te bepalen welke functionaliteit direct nodig is en wat later kan worden toegevoegd.
Je tijdlijn moet rekening houden met alle stappen in het proces. Denk aan dataschoning, het opzetten van het nieuwe systeem, testen, training van medewerkers en de daadwerkelijke overstap. Reken op minimaal twee tot drie maanden voor een grondige migratie, afhankelijk van de complexiteit van je data en processen.
Stel een migratieteem samen met mensen die het huidige systeem goed kennen én gebruikers die straks met het nieuwe systeem moeten werken. Dit team bewaakt de voortgang, neemt beslissingen over data-selectie en fungeert als vraagbaak voor collega’s.
Budget vaststellen gaat verder dan alleen de kosten van het nieuwe systeem. Reken ook met tijd van medewerkers, mogelijk externe hulp voor data-overdracht, training en een buffer voor onverwachte problemen. Onderschat deze kosten niet, want een mislukte migratie kost uiteindelijk veel meer.
Identificeer risico’s vooraf. Wat gebeurt er als de data-overdracht langer duurt? Heb je een back-up plan als het nieuwe systeem niet werkt zoals verwacht? Hoe ga je om met medewerkers die het nieuwe systeem niet willen gebruiken? Door deze vragen vooraf te beantwoorden, voorkom je paniek tijdens de migratie.
Welke data moet je wel en niet meenemen naar je nieuwe CRM?
Neem alleen actuele en waardevolle klantgegevens mee naar je nieuwe CRM. Actieve klanten, lopende projecten en relevante historische informatie zijn belangrijk, maar verouderde contacten, afgeronde projecten van jaren geleden en dubbele gegevens kun je beter achterlaten.
Schoon je data op vóór de migratie. Dit bespaart niet alleen tijd tijdens de overdracht, maar zorgt er ook voor dat je fris begint in je nieuwe systeem. Bekijk iedere categorie data kritisch. Heb je echt contactgegevens nodig van prospects die al vijf jaar niet hebben gereageerd? Voegen notities van tien jaar geleden nog waarde toe?
Actieve klantgegevens zijn natuurlijk onmisbaar. Denk aan contactinformatie, lopende offertes, recente communicatie en openstaande taken. Ook contractinformatie, afspraken over prijzen en specifieke klantvoorkeuren neem je mee. Deze informatie heb je direct nodig om je klanten goed te blijven bedienen.
Historische informatie vraagt om een afweging. Projecten van het afgelopen jaar kunnen waardevol zijn om patronen te zien of referenties te hebben. Maar detailgegevens van projecten van vijf jaar geleden? Die kun je vaak beter archiveren buiten je CRM, zodat ze beschikbaar blijven maar je nieuwe systeem niet vervuilen.
Verwijder dubbele gegevens rigoureus. Veel CRM-systemen zitten vol met contacten die meerdere keren voorkomen, met net iets andere schrijfwijzen of verschillende mailadressen. Dit is hét moment om op te schonen en één juiste versie van ieder contact over te zetten.
Hoe zorg je ervoor dat je data correct wordt overgezet?
Correcte data-overdracht begint met data-mapping, waarbij je bepaalt welke velden uit je oude systeem naar welke velden in het nieuwe systeem gaan. Test altijd eerst met een kleine dataset, maak back-ups en controleer grondig op fouten voordat je de volledige migratie uitvoert.
Data-mapping klinkt technisch, maar het is eigenlijk logisch puzzelen. Je oude CRM heeft velden zoals “bedrijfsnaam” en “contactpersoon”, en je nieuwe systeem ook, maar ze heten misschien anders of zijn anders gestructureerd. Door vooraf te bepalen hoe alles overgezet wordt, voorkom je dat belangrijke informatie op de verkeerde plek terechtkomt of helemaal verdwijnt.
Begin met een testmigratie van een klein deel van je data. Kies bijvoorbeeld tien klanten met verschillende soorten informatie en zet die over. Controleer vervolgens grondig of alles klopt. Zijn alle contactgegevens correct? Staan notities bij de juiste klant? Zijn relaties tussen klanten en projecten behouden? Deze test laat zien waar je mapping moet worden aangepast.
Maak altijd een volledige back-up van je huidige data voordat je begint. Bewaar deze op een veilige plek, zodat je altijd terug kunt als er iets misgaat. Een goede back-up geeft je de vrijheid om fouten te maken en opnieuw te beginnen zonder paniek.
Gebruik migratietools waar mogelijk. Veel CRM-systemen bieden importfuncties of koppelingen die het proces vergemakkelijken. Deze tools helpen bij het automatisch omzetten van data en het voorkomen van veelvoorkomende fouten zoals dubbele gegevens of verkeerde datumformaten.
Controleer na de migratie systematisch. Maak een checklist van wat je allemaal hebt overgezet en loop die punt voor punt na. Test niet alleen of de data er is, maar ook of het nieuwe systeem werkt zoals je verwacht. Kunnen medewerkers vinden wat ze zoeken? Kloppen de rapportages? Werken koppelingen met andere systemen?
Hoe krijg je je team mee tijdens de CRM-transitie?
Je krijgt je team mee door hen vroeg te betrekken, helder te communiceren waarom de verandering gebeurt en goede training te organiseren. Wijs ambassadeurs aan die collega’s kunnen helpen en geef ruimte voor feedback tijdens het proces.
Betrek medewerkers al tijdens de selectie van het nieuwe systeem. Vraag wat zij missen in het huidige CRM en welke functionaliteit hen zou helpen om beter te werken. Als mensen merken dat hun input meetelt, voelen ze zich eigenaar van de verandering in plaats van slachtoffer.
Communiceer duidelijk over het waarom. Leg uit welke problemen het huidige systeem geeft en hoe het nieuwe systeem die oplost. Wees eerlijk over de overgangsperiode, want mensen waarderen transparantie. Als je toegeeft dat de eerste weken misschien wat hobbelig zijn, maar uitlegt waarom het daarna beter wordt, creëer je realistische verwachtingen.
Organiseer gedegen training voordat het systeem live gaat. Niet één sessie van twee uur, maar meerdere momenten waarbij mensen echt kunnen oefenen. Laat ze hun eigen taken uitvoeren in het nieuwe systeem, zodat ze vertrouwd raken met de nieuwe manier van werken. Praktijkgerichte training werkt beter dan theoretische uitleg.
Ambassadeurs zijn goud waard tijdens een transitie. Dit zijn collega’s die enthousiast zijn over het nieuwe systeem en andere medewerkers kunnen helpen. Ze beantwoorden vragen, lossen kleine problemen op en nemen de druk weg bij het projectteam. Kies mensen die goed kunnen uitleggen en geduld hebben met collega’s die minder technisch zijn.
Geef ruimte voor feedback en neem die serieus. Als medewerkers aangeven dat bepaalde functionaliteit ontbreekt of onduidelijk is, onderzoek dan hoe je dat kunt oplossen. Mensen willen gehoord worden, en door hun feedback op te pakken laat je zien dat hun mening ertoe doet.
Wat doe je als er problemen ontstaan na de migratie?
Problemen na de migratie zijn normaal en geen ramp. Los ze systematisch op door ontbrekende data terug te vinden in je back-up, gebruikersproblemen te documenteren en op te lossen, en integraties te controleren. Blijf rustig communiceren met je team over wat er gebeurt en wanneer het is opgelost.
Ontbrekende data is vaak het eerste probleem dat opduikt. Een klant belt en medewerkers kunnen belangrijke informatie niet vinden. Ga terug naar je back-up en zoek uit waarom die specifieke data niet is overgezet. Was het een probleem met de mapping, of is er een categorie vergeten? Los het op voor deze klant en controleer of hetzelfde probleem bij meer klanten speelt.
Gebruikersproblemen komen vaak voort uit onwennigheid. Mensen weten niet waar ze moeten klikken of hoe ze een taak moeten uitvoeren die ze in het oude systeem met hun ogen dicht deden. Maak een lijst van veelgestelde vragen en deel die met het hele team. Organiseer extra korte trainingssessies voor specifieke onderwerpen waar veel mensen mee worstelen.
Integraties met andere systemen kunnen stroef lopen na de migratie. Je boekhouding krijgt geen facturen meer binnen, of je mailchimp-koppeling werkt niet zoals verwacht. Test alle koppelingen grondig en neem contact op met de leverancier als iets niet werkt. Vaak zijn dit configuratieproblemen die snel zijn op te lossen.
Weerstand na de migratie pak je aan door geduldig te blijven en successen te vieren. Als een medewerker iets lukt in het nieuwe systeem, benoem dat dan. Laat zien hoe het nieuwe CRM tijd bespaart of betere inzichten geeft. Mensen hebben tijd nodig om te wennen, en positieve bekrachtiging helpt daarbij.
Houd een lijst bij van alle problemen die ontstaan en hoe je ze hebt opgelost. Dit helpt niet alleen om patronen te zien, maar ook om nieuwe medewerkers in de toekomst te helpen als zij tegen dezelfde dingen aanlopen.
Hoe Compenda helpt bij je CRM-migratie
Bij Compenda begeleiden we MKB-bedrijven persoonlijk door het hele migratieproces. We snappen dat een CRM-overstap spannend kan zijn, daarom staan we naast je vanaf het eerste gesprek tot lang na de go-live.
Onze aanpak bij CRM-migratie:
- Persoonlijke begeleiding door een vaste consultant die jouw bedrijf en proces leert kennen
- Ervaring met complexe data-overdrachten waarbij we zorgen dat alle waardevolle informatie correct wordt overgezet
- Maatwerk integraties met je bestaande tools zoals Twinfield, Exact of MailChimp, zodat al je data op één centrale plek staat
- Training van je medewerkers in meerdere sessies, zodat iedereen vertrouwd raakt met het nieuwe systeem
- Doorlopende ondersteuning na de migratie, want we zien onszelf als een extensie van je team
We gooien niet alleen software over de schutting, maar kijken samen naar wat jou écht verder helpt. Door meer dan 15 jaar ervaring met unieke MKB-bedrijven weten we dat geen enkele migratie hetzelfde is. Daarom stemmen we het proces af op jouw specifieke situatie en zorgen we dat je team soepel kan blijven werken tijdens de overstap.
Wil je vrijblijvend bespreken hoe wij jouw CRM-migratie kunnen begeleiden? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek over jouw situatie. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw bedrijf. Bekijk ook onze features om te zien welke mogelijkheden ons CRM-systeem biedt, of ontdek onze prijzen om te zien welk pakket bij jou past.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat mijn team volledig productief is met het nieuwe CRM-systeem?
De meeste teams zijn na 2-4 weken comfortabel met de basisfunctionaliteit van een nieuw CRM-systeem. Volledige productiviteit en het benutten van geavanceerde features duurt meestal 2-3 maanden. De snelheid hangt af van de complexiteit van het systeem, de kwaliteit van de training en hoeveel tijd medewerkers krijgen om te oefenen tijdens hun dagelijkse werk.
Kan ik het oude en nieuwe CRM-systeem tijdelijk parallel laten lopen?
Ja, een parallelle periode van 1-2 weken kan nuttig zijn om te verifiëren dat alles correct werkt en medewerkers vertrouwen te geven. Let wel op dat je dan dubbel werk hebt bij het invoeren van nieuwe gegevens. Zorg voor duidelijke afspraken over welk systeem leidend is en communiceer een harde einddatum waarop het oude systeem definitief wordt uitgezet.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij data-overdracht en hoe voorkom ik die?
De meest voorkomende fouten zijn het verlies van relaties tussen gegevens (zoals welke contactpersoon bij welk bedrijf hoort), verkeerde datumformaten, en het samenvoegen van velden die gescheiden moeten blijven. Voorkom dit door altijd eerst een testmigratie uit te voeren met een representatieve dataset, de resultaten grondig te controleren, en pas daarna de volledige migratie te starten.
Hoe ga ik om met klantcontact tijdens de migratieperiode?
Informeer je belangrijkste klanten vooraf dat je een systeemupgrade doet en dat er mogelijk kleine vertragingen kunnen optreden. Zorg dat je team toegang houdt tot essentiële klantinformatie, bijvoorbeeld via exports of door het oude systeem tijdelijk beschikbaar te houden in read-only modus. Plan de daadwerkelijke overstap bij voorkeur buiten je drukste periode.
Moet ik externe hulp inschakelen of kan ik de migratie zelf uitvoeren?
Dit hangt af van de complexiteit van je data, de grootte van je team en je technische kennis. Voor eenvoudige migraties met weinig data kun je het vaak zelf doen met de tools die het nieuwe CRM aanbiedt. Bij complexe data-structuren, veel integraties of grote hoeveelheden historische informatie is externe expertise waardevol om dataverlies te voorkomen en tijd te besparen.
Hoe vaak moet ik mijn CRM-data opschonen na de migratie?
Plan minimaal twee keer per jaar een grondige data-opschoning in, bijvoorbeeld aan het begin en halverwege het jaar. Daarnaast is het verstandig om dagelijkse gewoontes te creëren zoals het direct verwijderen van dubbele contacten en het bijwerken van verouderde informatie. Een schoon CRM levert betere rapportages en voorkomt dat je team werkt met onjuiste gegevens.
Wat moet er in mijn noodplan staan voor als de migratie mislukt?
Je noodplan moet bevatten: een volledige back-up van je oude systeem die je snel kunt herstellen, toegang tot je oude CRM voor minimaal een maand na de migratie, contactgegevens van je CRM-leverancier voor acute problemen, en een communicatieplan naar je team en klanten. Bepaal vooraf ook bij welke kritieke problemen je de rollback-procedure start en wie daartoe bevoegd is.
