Een correcte factuur opstellen begint met het naleven van de Nederlandse wetgeving. Je hebt verplichte gegevens nodig zoals bedrijfsgegevens, BTW-nummer, uniek factuurnummer en datum. Daarnaast moet je de juiste BTW-regels toepassen en facturen binnen de wettelijke termijnen versturen. Door deze regels te volgen, voorkom je boetes en zorg je voor een professionele uitstraling.
Wat is een correcte factuur?
Een correcte factuur is een document dat voldoet aan alle wettelijke eisen die Nederland stelt aan facturen. Dit betekent dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn, de BTW correct is berekend en vermeld, en het document binnen de juiste termijnen is verstuurd.
Het opstellen van een correcte factuur is belangrijk om verschillende redenen. Ten eerste voorkom je hiermee problemen met de Belastingdienst. Onjuiste facturen kunnen leiden tot boetes of het niet kunnen aftrekken van BTW. Ten tweede straalt een professionele factuur betrouwbaarheid uit naar je klanten.
De Nederlandse wetgeving schrijft specifieke regels voor over hoe je een factuur moet opstellen. Deze regels staan onder andere in de Wet op de omzetbelasting en het Burgerlijk Wetboek. Door deze regels te volgen, zorg je ervoor dat je factuur juridisch geldig is.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Op elke factuur moeten verplichte gegevens staan die door de Nederlandse wet zijn vastgesteld. Deze gegevens zorgen ervoor dat je factuur geldig is voor zowel jou als je klant.
| Categorie | Verplichte gegevens |
|---|---|
| Bedrijfsgegevens verkoper | Naam, adres, woonplaats, KvK-nummer, BTW-nummer |
| Klantgegevens | Naam en adres van de klant |
| Factuurgegevens | Uniek factuurnummer, factuurdatum, leveringsdatum |
| Product/dienst | Omschrijving, hoeveelheid, prijs per eenheid |
| Financiële gegevens | Subtotaal, BTW-percentage, BTW-bedrag, totaalbedrag |
Voor BTW-plichtige ondernemers is het BTW-nummer verplicht. Dit geldt zowel voor jouw eigen BTW-nummer als dat van je klant bij zakelijke transacties. Ook moet je duidelijk vermelden welk BTW-tarief je hanteert.
Let op dat alle bedragen duidelijk zijn weergegeven. Vermeld het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag apart, en het totaalbedrag inclusief BTW. Dit geeft transparantie en voorkomt verwarring bij je klant.
Hoe maak je een factuurnummer aan?
Een factuurnummer moet uniek zijn en mag maar één keer gebruikt worden. Je kunt verschillende systemen gebruiken om factuurnummers aan te maken, maar het belangrijkste is dat ze logisch en traceerbaar zijn.
De eenvoudigste methode is doorlopend nummeren: 1, 2, 3, enzovoort. Dit systeem is overzichtelijk en voldoet aan alle wettelijke eisen. Je kunt ook kiezen voor een systeem met jaar en volgnummer, bijvoorbeeld 2024-001, 2024-002.
Voor bedrijven die veel facturen versturen, kan een systeem met klantcodes handig zijn. Bijvoorbeeld KL001-001 voor de eerste factuur aan klant 001. Dit helpt bij het terugvinden van facturen in je administratie.
Belangrijk is dat je nooit een factuurnummer overslaat of dubbel gebruikt. Houd een logboek bij van gebruikte nummers, of gebruik factuursoftware die dit automatisch voor je regelt.
Wat moet je weten over BTW op facturen?
BTW op facturen kan complex zijn, maar met de juiste kennis voorkom je fouten. BTW-vermelding is verplicht als je BTW-plichtig bent, maar er zijn uitzonderingen en speciale regelingen.
Als je BTW-plichtig bent, moet je altijd je BTW-nummer op de factuur vermelden. Dit geldt ook voor je klant als het een zakelijke transactie betreft. Voor particuliere klanten hoef je hun BTW-nummer niet te vermelden.
Nederland kent verschillende BTW-tarieven:
- 21% algemeen tarief voor de meeste goederen en diensten
- 9% verlaagd tarief voor onder andere levensmiddelen en medicijnen
- 0% tarief voor bepaalde exporten
Ben je klein ondernemer en maak je gebruik van de kleineondernemersregeling? Dan ben je vrijgesteld van BTW en hoef je geen BTW te vermelden op je facturen. Vermeld wel duidelijk dat je gebruik maakt van deze regeling.
Hoe stel je de juiste factuurgegevens op?
Het correct opstellen van factuurgegevens begint met het zorgvuldig invullen van alle onderdelen. Een stap-voor-stap aanpak helpt je om niets te vergeten.
Begin met je eigen bedrijfsgegevens bovenaan de factuur. Vermeld je bedrijfsnaam, adres, postcode, woonplaats, KvK-nummer en BTW-nummer. Zorg dat deze gegevens altijd actueel zijn.
Vul vervolgens de klantgegevens in. Voor zakelijke klanten heb je de bedrijfsnaam, contactpersoon, adres en BTW-nummer nodig. Voor particuliere klanten volstaan naam en adres.
Bij de omschrijving van producten of diensten wees je zo specifiek mogelijk. Vermeld niet alleen “dienstverlening” maar bijvoorbeeld “webdesign voor homepage inclusief 3 pagina’s”. Dit voorkomt discussies achteraf.
Controleer alle bedragen dubbel voordat je de factuur verstuurt. Reken BTW correct uit en zorg dat het totaalbedrag klopt. Een fout in de berekening kan leiden tot vertraging in de betaling.
Wanneer moet je een factuur versturen?
De timing van het versturen van facturen is wettelijk geregeld. Voor BTW-doeleinden moet je een factuur versturen uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de levering of dienstverlening.
In de praktijk versturen de meeste bedrijven facturen direct na levering of aan het einde van de maand. Dit helpt bij de cashflow en zorgt ervoor dat klanten sneller betalen.
Voor verschillende situaties gelden verschillende regels:
- Eenmalige leveringen: factuur direct na levering
- Doorlopende dienstverlening: maandelijks of volgens afspraak
- Projecten: volgens mijlpalen of na oplevering
- Vooruitbetalingen: factuur voor de levering
Zorg dat je een systeem hebt om bij te houden wanneer je facturen verstuurt. Dit helpt bij het opvolgen van openstaande posten en het naleven van wettelijke termijnen.
Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte?
Een factuur en offerte hebben verschillende doelen en juridische status. Een offerte is een voorstel voor werk tegen bepaalde prijzen, terwijl een factuur een verzoek om betaling is voor geleverd werk.
Een offerte gebruik je om klanten te informeren over prijzen en voorwaarden voordat je het werk uitvoert. Het is een vrijblijvend voorstel dat de klant kan accepteren of afwijzen. Pas na acceptatie ontstaat er een overeenkomst.
Een factuur stuur je na het leveren van goederen of diensten. Dit is een betalingsverzoek gebaseerd op een bestaande overeenkomst. De factuur heeft juridische waarde en kan gebruikt worden voor incasso.
Praktisch verschil: op een offerte vermeld je “geldig tot” en “prijzen onder voorbehoud”. Op een factuur vermeld je “te betalen binnen” en concrete leverdata. Een offerte kan worden gewijzigd, een factuur alleen met een creditnota.
Hoe bewaar je facturen correct?
Facturen bewaren is wettelijk verplicht en moet volgens specifieke regels gebeuren. Je moet alle facturen zeven jaar bewaren, zowel die je verstuurt als die je ontvangt.
Voor digitale facturen gelden dezelfde bewaartermijnen als voor papieren facturen. Je mag papieren facturen digitaal bewaren, maar dan moet je zorgen voor een goede kwaliteit scan die alle informatie leesbaar weergeeft.
Praktische tips voor factuur bewaring:
- Maak regelmatig backups van digitale bestanden
- Bewaar facturen op chronologische volgorde
- Gebruik een duidelijk bestandsnaamsysteem
- Zorg voor toegangsbeveiliging van digitale bestanden
Let op dat je facturen toegankelijk houdt gedurende de hele bewaartermijn. De Belastingdienst kan altijd om inzage vragen, dus zorg dat je systeem betrouwbaar is en je facturen snel kunt terugvinden.
Welke factuur software kun je gebruiken?
Er zijn verschillende opties voor factuur software, van gratis templates tot professionele pakketten. De keuze hangt af van de grootte van je bedrijf en je specifieke behoeften.
Gratis opties zoals Excel-templates of Google Sheets zijn geschikt voor starters met weinig facturen. Ze bieden basisfunctionaliteit maar vereisen handmatige invoer en berekeningen.
Online factuurtools bieden meer automatisering en functionaliteiten zoals automatische BTW-berekening, klantendatabase en factuurstatus tracking. Deze zijn geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven.
Voor grotere bedrijven zijn er uitgebreide ERP-systemen die facturatie integreren met voorraad, projectbeheer en boekhouding. Deze bieden volledige automatisering en rapportage mogelijkheden.
| Type software | Geschikt voor | Voordelen |
|---|---|---|
| Gratis templates | Starters, weinig facturen | Geen kosten, eenvoudig |
| Online factuurtools | MKB, regelmatige facturatie | Automatisering, cloud-based |
| ERP-systemen | Grote bedrijven | Volledige integratie, rapportage |
Wat doe je bij een fout op een factuur?
Fouten op facturen komen voor, maar het is belangrijk om ze correct te corrigeren. Je mag een verzonden factuur nooit zomaar aanpassen of een nieuw factuurnummer geven aan een gecorrigeerde versie.
Voor kleine fouten zoals een verkeerd adres kun je een nieuwe factuur sturen met hetzelfde factuurnummer en een duidelijke vermelding “herziene versie” of “ter vervanging van eerdere versie”.
Voor fouten in bedragen of BTW moet je een creditnota maken voor het verkeerde bedrag en een nieuwe factuur voor het juiste bedrag. Dit zorgt voor een correcte administratieve verwerking.
Stappen bij factuurcorrectie:
- Identificeer de fout zo snel mogelijk
- Informeer je klant over de fout
- Maak een creditnota voor het verkeerde bedrag
- Stuur een nieuwe factuur met het juiste bedrag
- Documenteer beide transacties in je administratie
Hoe maak je een factuur voor internationale klanten?
Facturen voor internationale klanten vereisen extra aandacht voor BTW-regels en aanvullende gegevens. De regels verschillen per land en type transactie.
Voor EU-landen gelden speciale BTW-regels. Bij leveringen aan BTW-plichtige bedrijven in andere EU-landen reken je vaak 0% BTW en vermeld je “intracommunautaire levering”. Voor particuliere klanten in de EU reken je meestal Nederlandse BTW.
Voor landen buiten de EU (derde landen) reken je meestal 0% BTW bij export van goederen. Voor diensten kunnen andere regels gelden, afhankelijk van waar de dienst wordt verricht.
Extra gegevens voor internationale facturen:
- BTW-nummer van de klant (EU-landen)
- Landcode bij adressen
- Vermelding van BTW-regeling die van toepassing is
- Eventueel douanecodes voor goederen
Raadpleeg altijd de actuele BTW-regels of een belastingadviseur bij twijfel over internationale transacties. De regels kunnen complex zijn en wijzigen regelmatig.
Wat zijn de gevolgen van een onjuiste factuur?
Onjuiste facturen kunnen verschillende problemen veroorzaken, van vertraagde betalingen tot boetes van de Belastingdienst. Het is daarom belangrijk om facturen altijd zorgvuldig op te stellen.
Financiële gevolgen kunnen zijn: boetes voor onjuiste BTW-aangifte, het niet kunnen aftrekken van voorbelasting, en discussies met klanten over betalingen. Ook kan je professionele uitstraling schade lijden.
De Belastingdienst kan bij controles boetes opleggen voor:
- Ontbrekende verplichte gegevens op facturen
- Onjuiste BTW-berekeningen
- Niet tijdig versturen van facturen
- Dubbele of ontbrekende factuurnummers
Preventie is de beste aanpak. Controleer facturen altijd voordat je ze verstuurt, gebruik betrouwbare software, en houd je kennis van factuurregels up-to-date. Bij twijfel schakel je een boekhouder of belastingadviseur in.
Conclusie: jouw facturen op orde
Het maken van correcte facturen vraagt aandacht voor details, maar met de juiste kennis en tools is het goed te doen. De belangrijkste punten zijn: gebruik alle verplichte gegevens, pas BTW-regels correct toe, verstuur facturen op tijd en bewaar alles zeven jaar.
Een goede factuur begint met de juiste gegevens en eindigt met tijdige betaling. Door te investeren in een betrouwbaar systeem voor factuurverwerking, bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Bij Compenda helpen we bedrijven met het stroomlijnen van hun facturatieproces. Onze software voor MKB zorgt ervoor dat alle wettelijke eisen automatisch worden nageleefd, van correcte BTW-berekening tot het bijhouden van factuurnummers. Bekijk onze features en ontdek hoe ons systeem jouw facturatie kan verbeteren. Zo kun jij je focussen op je core business terwijl wij zorgen dat je facturatie op orde is.
