Je krijgt meldingen voor aflopende contracten door automatische herinneringen in te stellen in een digitaal systeem zoals een CRM of contractbeheertool. Deze systemen sturen je op vooraf ingestelde momenten een melding, bijvoorbeeld 30, 60 of 90 dagen voor de einddatum. Zo mis je nooit een opzegtermijn en behoud je controle over je contracten. In dit artikel lees je welke methoden er zijn en hoe je dit praktisch aanpakt.
Waarom is het belangrijk om aflopende contracten bij te houden?
Als je een contract laat verlopen zonder actie te ondernemen, kan dit financiële gevolgen hebben. Veel contracten verlengen zich automatisch en soms tegen een hoger tarief. Je mist dan de kans om opnieuw te onderhandelen of om over te stappen naar een betere deal. Ook kan een gemiste opzegtermijn betekenen dat je vast zit aan een contract voor een nieuwe periode.
Daarnaast voorkom je onderbrekingen in je dienstverlening. Denk aan software die ineens niet meer werkt of een leverancier die stopt met leveren omdat het contract niet verlengd is. Voor veel bedrijven betekent dit direct problemen in de dagelijkse werkzaamheden.
Door contracten proactief bij te houden, behoud je grip op je uitgaven en kun je tijdig beslissingen nemen. Je weet precies wanneer je moet opzeggen of wanneer je met een leverancier om tafel moet voor betere voorwaarden. Dit geeft je financiële controle en bespaart je onnodige kosten.
Welke methoden kun je gebruiken om contracten bij te houden?
De eenvoudigste methode is een spreadsheet waarin je alle contracten noteert met hun einddatum. Je kunt dan handmatig herinneringen in je agenda of kalender zetten. Dit werkt prima als je een beperkt aantal contracten hebt, maar vraagt wel discipline. Je moet zelf actief blijven controleren en bijwerken.
Voor grotere organisaties of bij veel contracten is een geautomatiseerd systeem handiger. Een CRM-systeem of speciale contractbeheersoftware stuurt automatisch meldingen naar de juiste personen. Het voordeel is dat je niets vergeet en dat meerdere mensen toegang hebben tot dezelfde informatie.
De keuze tussen handmatig en automatisch hangt af van je situatie. Heb je minder dan tien contracten en werk je alleen? Dan volstaat een spreadsheet met kalenderherinneringen. Werk je met een team en heb je tientallen contracten? Dan is een digitaal systeem de moeite waard. Het scheelt tijd en voorkomt dat zaken tussen wal en schip vallen.
Hoe stel je automatische meldingen in voor contracten?
Begin met het vastleggen van alle contractgegevens in je systeem. Voer de startdatum, einddatum en opzegtermijn in. De meeste systemen kunnen dan automatisch berekenen wanneer je een melding moet krijgen. Stel bijvoorbeeld in dat je 90 dagen voor de einddatum een eerste waarschuwing wilt, gevolgd door herinneringen na 60 en 30 dagen.
Zorg dat de melding alle relevante informatie bevat. Dat betekent niet alleen de einddatum, maar ook de opzegtermijn, het contactpersoon bij de leverancier en eventuele bijzondere voorwaarden. Zo kun je direct actie ondernemen zonder eerst alle informatie bij elkaar te moeten zoeken.
De timing van je meldingen is belangrijk. Te vroeg en je vergeet het alsnog, te laat en je mist de opzegtermijn. Een goede vuistregel is om drie momenten te kiezen: een vroege waarschuwing om na te denken over verlenging, een tweede melding om actie te ondernemen en een laatste waarschuwing vlak voor de deadline. Pas deze momenten aan op basis van je opzegtermijn en de complexiteit van het contract.
Wat moet je opnemen in een contractoverzicht?
Een goed contractoverzicht begint met de basisgegevens. Noteer de naam van de leverancier, het contractnummer, de startdatum en de einddatum. Voeg ook de opzegtermijn toe, want die bepaalt wanneer je moet handelen. Vergeet niet om te vermelden of het contract zich automatisch verlengt en onder welke voorwaarden.
Daarnaast zijn de financiële details belangrijk. Wat betaal je per maand of per jaar? Zijn er clausules voor prijsaanpassingen? Sommige contracten bevatten automatische verhogingen op basis van inflatie of andere indices. Als je dit vastlegt, kun je vooraf inschatten wat een verlenging je gaat kosten.
Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor het contract binnen je organisatie en wie de contactpersoon is bij de leverancier. Dit maakt het makkelijker om snel te schakelen wanneer je vragen hebt of wilt opzeggen. Bewaar belangrijke documenten zoals de getekende overeenkomst en eventuele aanvullingen op een centrale plek, gekoppeld aan het contractoverzicht.
Hoe voorkom je dat je belangrijke contractdata mist?
Vertrouw nooit op één enkele herinnering. Stel meerdere meldingen in op verschillende momenten en gebruik verschillende kanalen. Naast een melding in je systeem kun je ook een afspraak in je agenda zetten. Zo heb je een backup als je een melding over het hoofd ziet.
Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor contractbeheer. Dit hoeft niet fulltime te zijn, maar zorg dat één persoon het overzicht heeft en regelmatig controleert of alles klopt. In grotere teams kun je dit verdelen per afdeling of per type contract, maar zorg dan voor goede communicatie tussen de verantwoordelijken.
Maak een vast moment waarop je alle contracten doorneemt, bijvoorbeeld ieder kwartaal. Controleer of alle gegevens nog kloppen en of er geen wijzigingen zijn geweest. Dit voorkomt dat je verrast wordt door contracten die je vergeten bent of waarvan de voorwaarden zijn aangepast. Een regelmatig reviewproces is je beste bescherming tegen gemiste deadlines.
Welke informatie heb je nodig om goede contractmeldingen te maken?
De opzegtermijn is de belangrijkste informatie voor je meldingen. Deze bepaalt het moment waarop je uiterlijk moet handelen. Sommige contracten hebben een opzegtermijn van één maand, andere van drie maanden of zelfs langer. Zonder deze informatie kun je geen effectieve herinneringen instellen.
Let op clausules over stilzwijgende verlenging. Veel contracten verlengen zich automatisch als je niet tijdig opzegt. Soms gaat het dan om een nieuwe periode van een jaar of zelfs langer. Dit moet je weten om te bepalen hoe belangrijk een tijdige melding is.
Noteer ook eventuele prijsaanpassingsclausules. Als een contract na verlenging automatisch duurder wordt, wil je dit van tevoren weten. Dan kun je beslissen of je het contract wilt verlengen of dat je op zoek gaat naar alternatieven. Voeg informatie toe over wie er binnen je organisatie betrokken moet worden bij beslissingen over het contract, zoals een manager of inkoper.
Hoe Compenda helpt bij het beheren van aflopende contracten
Binnen ons CRM-systeem leg je al je contracten vast op één centrale plek. Je ziet in één oogopslag wanneer contracten aflopen en welke actie je moet ondernemen. Het systeem stuurt automatisch meldingen naar de juiste personen op de momenten die jij instelt.
Onze oplossing biedt specifieke mogelijkheden voor MKB-bedrijven die contracten willen beheren:
- Automatische herinneringen op door jou gekozen momenten voor de einddatum
- Overzichtelijk contractoverzicht met alle relevante gegevens zoals opzegtermijnen en kosten
- Koppeling met je relatiebeheer zodat alle communicatie met leveranciers bij elkaar staat
- Instelbare notificaties per contract of contracttype, aangepast aan jouw werkwijze
- Toegang voor je hele team zodat iedereen op de hoogte blijft van belangrijke deadlines
Wil je weten hoe wij jouw contractbeheer kunnen verbeteren? Bekijk alle features van ons systeem of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo. We laten je graag zien hoe ons systeem aansluit bij jouw werkwijze en welke mogelijkheden er zijn voor jouw organisatie. Bekijk ook onze prijzen om te zien welk pakket bij jouw bedrijf past.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de beste CRM-systemen voor contractbeheer naast Compenda?
Populaire alternatieven zijn HubSpot, Salesforce en Microsoft Dynamics, die allemaal contractbeheer-functionaliteit bieden. Voor specifieke contractbeheersoftware kun je kijken naar tools zoals ContractWorks, Concord of PandaDoc. De beste keuze hangt af van je budget, teamgrootte en of je ook andere CRM-functies nodig hebt naast contractbeheer.
Hoe ga ik om met contracten die al bijna aflopen en waar ik geen opzegtermijn meer haal?
Neem direct contact op met de leverancier om te vragen of ze bereid zijn een uitzondering te maken of een kortlopende verlenging aan te bieden. Veel leveranciers zijn flexibel als je eerlijk communiceert over de situatie. Gebruik dit moment ook om een goed systeem op te zetten zodat het niet opnieuw gebeurt, en documenteer alle toekomstige deadlines meteen goed.
Kan ik contractmeldingen ook instellen als ik geen CRM of speciale software heb?
Ja, je kunt Google Calendar of Outlook gebruiken om herinneringen in te stellen op basis van je contractdata. Maak een spreadsheet met alle contracten en voeg voor elk contract meerdere kalenderafspraken toe (bijvoorbeeld 90, 60 en 30 dagen voor de einddatum). Zet de herinneringen op 'herhalend' zodat je ze niet vergeet, en voeg alle relevante contractinformatie toe in de notities van de afspraak.
Wie moet er toegang krijgen tot het contractoverzicht in mijn bedrijf?
Geef in ieder geval toegang aan de persoon die verantwoordelijk is voor contractbeheer, de financieel verantwoordelijke en relevante afdelingsmanagers. Voor kleinere bedrijven is het verstandig dat de eigenaar of directeur ook toegang heeft. Beperk schrijfrechten tot een of twee personen om fouten te voorkomen, maar zorg dat meer mensen leesrechten hebben zodat iedereen op de hoogte kan blijven van belangrijke deadlines.
Hoe vaak moet ik mijn contractoverzicht updaten?
Voer nieuwe contracten direct in zodra ze getekend zijn, en update bestaande contracten meteen bij wijzigingen. Plan daarnaast een kwartaalcontrole waarin je alle contracten doorneemt op juistheid en volledigheid. Deze combinatie van directe updates en periodieke controles zorgt ervoor dat je overzicht altijd actueel blijft en je geen verrassingen krijgt.
Wat moet ik doen als een leverancier het contract eenzijdig wil wijzigen voor de einddatum?
Controleer eerst of de leverancier dit contractueel mag doen - veel contracten bevatten clausules over wijzigingen. Als de wijziging niet in je voordeel is, kun je vaak gebruik maken van een opzegrecht bij substantiële wijzigingen. Documenteer alle communicatie hierover, bespreek alternatieven met de leverancier, en overweeg juridisch advies in te winnen als het om grote bedragen of belangrijke voorwaarden gaat.
Hoe ver van tevoren moet ik beginnen met onderhandelen over contractverlenging?
Start minimaal 3-4 maanden voor de einddatum met voorbereidingen en marktonderzoek naar alternatieven. Begin de daadwerkelijke onderhandelingen 2-3 maanden voor de deadline, zodat je genoeg tijd hebt om voorwaarden te vergelijken en eventueel over te stappen. Dit geeft je onderhandelingskracht omdat de leverancier weet dat je serieus alternatieven overweegt en niet in tijdnood zit.
