Een CRM systeem koppelen met Exact Online doe je door gebruik te maken van API-integratie die financiële gegevenssynchronisatie mogelijk maakt tussen beide systemen. Deze koppeling zorgt ervoor dat debiteuren- en crediteurengegevens, facturen en boekhoudkundig relevante informatie naadloos worden overgedragen, waardoor je boekhouder efficiënter kan werken terwijl alle bedrijfsprocessen volledig in je CRM blijven.
Waarom zou je een CRM systeem koppelen met Exact Online?
De koppeling tussen je CRM systeem en Exact Online brengt je financiële administratie naar een hoger niveau. Door beide systemen te integreren, krijg je alle voordelen van real-time financiële integratie zonder de complexiteit van het handmatig overdragen van boekhoudkundige informatie.
Het grootste voordeel is dat je boekhouder wordt geholpen doordat “alles klopt”. Wanneer je een nieuwe klant toevoegt in je CRM systeem, worden de debiteuren- en crediteurengegevens automatisch actueel gehouden in Exact Online. Financiële boekingen worden doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW, terwijl openstaande posten teruggekoppeld worden om de betaalstatus te controleren.
Voor MKB-ondernemingen betekent dit concreet dat je:
- Minder tijd kwijt bent aan administratieve taken
- Fouten door dubbele invoer voorkomt
- Real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen hebt
- Projecten als kostenplaats kunt synchroniseren
- Meerdere financiële administraties kunt koppelen (bijv. stichting + BV met gedeeld klantenbestand)
Deze integratie zorgt ervoor dat je salesteam en financiële afdeling met dezelfde, actuele informatie werken. Dat voorkomt miscommunicatie en vermindert de administratieve last aanzienlijk.
Wat heb je nodig om de koppeling te maken?
Voor een succesvolle koppeling tussen je CRM systeem en Exact Online heb je verschillende technische componenten en toegangsrechten nodig. De implementatie is een eenvoudig proces dat CRM-leveranciers zo makkelijk mogelijk hebben gemaakt.
Technische vereisten omvatten:
- API-toegang tot Exact Online (via een ontwikkelaar- of partneraccount)
- Beheerdersrechten in beide systemen
- Een stabiele internetverbinding voor continue synchronisatie
- Voldoende opslagruimte voor de datasynchronisatie
Daarnaast heb je specifieke toegangsgegevens nodig. Voor Exact Online betekent dit dat je API-sleutels moet aanvragen en de juiste gebruikersrechten moet instellen. Je CRM systeem moet compatibel zijn met externe API-koppelingen, wat bij de meeste moderne systemen standaard het geval is.
Voorbereidende stappen zijn net zo belangrijk. Maak een backup van beide systemen, controleer de datakwaliteit en zorg ervoor dat je contactpersonen hebt voor technische ondersteuning van beide leveranciers. Plan de koppeling bij voorkeur buiten kantooruren om verstoring van je dagelijkse werkzaamheden te minimaliseren.
Hoe werkt de technische koppeling tussen CRM en Exact Online?
De technische koppeling verloopt via een stapsgewijze API-configuratie die beide systemen met elkaar laat communiceren. Deze koppeling is bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way (van CRM naar boekhoudsoftware).
Het integratieproces begint met het instellen van de API-verbinding. Je registreert je CRM systeem als geautoriseerde applicatie in Exact Online en ontvangt authenticatiegegevens. Deze gegevens configureer je vervolgens in je CRM systeem om de verbinding tot stand te brengen.
Gegevensmapping is de volgende cruciale stap. Hierbij bepaal je welke velden in je CRM systeem corresponderen met velden in Exact Online. Bijvoorbeeld: het veld “Bedrijfsnaam” in je CRM wordt gekoppeld aan “Debiteurennaam” in Exact Online. Deze mapping zorgt ervoor dat financiële gegevens correct worden overgedragen.
Synchronisatie-instellingen bepalen hoe vaak en in welke richting boekhoudkundig relevante informatie wordt uitgewisseld:
- Real-time synchronisatie bij wijzigingen van debiteuren en crediteuren
- Contactpersonen synchroniseren (Exact: meerdere contactpersonen mogelijk)
- Projecten als kostenplaats synchroniseren
- Financiële boekingen doorzetten naar juiste grootboeken inclusief BTW
Test de koppeling grondig met een kleine dataset voordat je alle data synchroniseert. Dit voorkomt problemen met je volledige database.
Welke gegevens kun je synchroniseren tussen beide systemen?
De synchronisatie tussen je CRM systeem en Exact Online omvat specifiek financiële datatypes die samen zorgen dat je boekhouding altijd actueel blijft. De koppeling is bewust beperkt tot boekhoudkundig relevante informatie.
| Gegevenstype | CRM naar Exact Online | Exact Online naar CRM |
|---|---|---|
| Debiteuren/Crediteuren | Contactinformatie, bedrijfsgegevens | Debiteurennummer, openstaande posten |
| Factuurgegevens | Financiële boekingen incl. BTW | Betaalstatus, openstaande posten |
| Contactpersonen | Contactgegevens | Exact: meerdere contactpersonen |
| Projectgegevens | Omschrijving en nummer voor kostenplaats | Geboekte inkopen per project |
Debiteuren- en crediteurengegevens worden real-time gesynchroniseerd bij wijzigingen. Contactinformatie, adressen en bedrijfsgegevens worden automatisch uitgewisseld, waarbij Exact Online meerdere contactpersonen per relatie ondersteunt.
Financiële boekingen stromen van je CRM naar Exact Online en worden doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW. Openstaande posten worden teruggekoppeld naar je CRM om de betaalstatus te controleren.
Projectinformatie wordt beperkt gesynchroniseerd: alleen omschrijving en nummer voor kostenplaats. Geboekte inkopen per project kunnen wel worden teruggekoppeld naar je CRM voor financieel overzicht.
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij de koppeling en hoe los je deze op?
Bij het koppelen van systemen komen er vaak technische uitdagingen voor die je kunt voorkomen of snel oplossen met de juiste aanpak. Herkenning van deze problemen helpt je om proactief te handelen.
Synchronisatiefouten zijn het meest voorkomende probleem. Deze ontstaan vaak door:
- Verschillende dataformaten tussen systemen
- Ontbrekende verplichte velden voor debiteuren/crediteuren
- Karakterlimieten die worden overschreden
- Speciale tekens die niet correct worden overgedragen
Los synchronisatiefouten op door je gegevensmapping te controleren en testdata te gebruiken voordat je de volledige synchronisatie start. Maak afspraken over dataformaten en zorg voor consistent gebruik van veldlengtes voor financiële gegevens.
Dubbele gegevens ontstaan wanneer dezelfde debiteur in beide systemen bestaat met verschillende identificaties. Voorkom dit door een uniek kenmerk te gebruiken, zoals een debiteurennummer of e-mailadres, als leidende identificatie.
Connectieproblemen lossen zich vaak op door:
- API-sleutels te vernieuwen
- Firewall-instellingen te controleren
- Gebruikersrechten opnieuw in te stellen
- Contact op te nemen met de technische support van beide leveranciers
Hoe onderhoud je de koppeling en zorg je voor optimale prestaties?
Regelmatig onderhoud van je koppeling zorgt voor stabiele prestaties en voorkomt problemen voordat ze ontstaan. Een goede onderhoudsroutine bespaart tijd en voorkomt frustratie bij de financiële gegevenssynchronisatie.
Monitor je integratie wekelijks door synchronisatielogs te controleren. Let op foutmeldingen, vertragingen in datasynchronisatie van debiteuren en crediteuren, en onverwachte onderbrekingen. Veel systemen bieden dashboards waar je de status van je financiële koppelingen kunt volgen.
Plan maandelijks een grondige controle waarbij je:
- Financiële gegevens tussen beide systemen vergelijkt
- Real-time synchronisatiesnelheden controleert
- Gebruikersrechten en API-sleutels verifieert
- Backup-procedures test
Updates van beide systemen vereisen extra aandacht. Informeer bij leveranciers naar geplande updates en test de koppeling na elke update. Sommige updates kunnen API-wijzigingen bevatten die aanpassingen in je financiële koppeling vereisen.
Best practices voor langdurige stabiliteit zijn het bijhouden van documentatie over je koppelingsinstellingen, het trainen van meerdere medewerkers in het beheer van de integratie en het onderhouden van goede contacten met de technische support van beide leveranciers.
Het succesvol koppelen van je CRM systeem met Exact Online vraagt voorbereiding en technische kennis, maar levert aanzienlijke efficiencywinst op door real-time financiële integratie. Door deze stappen te volgen en regelmatig onderhoud te plegen, creëer je een stabiele koppeling die je boekhouder helpt doordat alle debiteuren- en crediteurengegevens actueel blijven. Bij Compenda helpen we MKB-ondernemingen al meer dan 15 jaar met dit soort financiële integraties, waarbij we zorgen voor naadloze koppelingen die écht een verschil maken in je boekhoudkundige processen. Wil je meer weten over de features van onze software of ben je benieuwd naar de prijzen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
