Je koppelt je CRM-systeem met Exact Online door gebruik te maken van API-koppelingen die automatische gegevensuitwisseling mogelijk maken tussen beide systemen. Dit proces vereist technische configuratie, juiste toegangsrechten en het instellen van synchronisatie-instellingen. De koppeling zorgt voor real-time financiële integratie tussen je relatiebeheer en boekhoudsoftware, waardoor handmatige invoer wordt verminderd en je bedrijfsprocessen efficiënter worden.
Waarom zou je je CRM koppelen met Exact Online?
Een CRM Exact Online koppeling brengt je bedrijfsprocessen naar een hoger niveau. Door deze integratie voorkom je dubbele invoer van klantgegevens en krijg je een compleet overzicht van je klantrelaties gekoppeld aan je financiële administratie.
De voordelen van CRM integratie Exact zijn direct merkbaar in je dagelijkse werkzaamheden. Je debiteuren- en crediteurengegevens worden real-time gesynchroniseerd tussen beide systemen, waardoor je salesteam altijd beschikt over actuele informatie. Bovendien krijg je betere klantinzichten doordat je verkoopdata en boekhoudkundig relevante informatie op één plek samenkomen.
Voor MKB-bedrijven betekent deze koppeling vooral tijdwinst en minder fouten. Je hoeft niet meer handmatig gegevens over te typen tussen systemen, wat het risico op invoerfouten drastisch vermindert. Ook kun je sneller rapportages maken omdat alle financiële gegevens geïntegreerd zijn.
| Voordeel | Impact op je bedrijf |
|---|---|
| Financiële gegevens synchroniseren | Minder handmatig werk en invoerfouten |
| Betere klantinzichten | Compleet overzicht van klantrelaties |
| Efficiëntere processen | Snellere afhandeling van facturen |
| Geïntegreerde rapportages | Betere besluitvorming op basis van data |
Wat heb je nodig voor de koppeling tussen CRM en Exact Online?
Voor een succesvolle Exact Online CRM verbinding heb je verschillende technische en administratieve zaken op orde. De basis ligt bij de juiste toegangsrechten en een stabiele internetverbinding voor beide systemen.
Technisch gezien heb je toegang nodig tot de Exact Online API. Dit betekent dat je een ontwikkelaar of softwareleverancier nodig hebt die ervaring heeft met API-koppelingen. Je CRM-systeem moet ook API-functionaliteit ondersteunen om data uit te wisselen.
Daarnaast is het belangrijk dat je van tevoren bepaalt welke financiële gegevens je wilt synchroniseren. Denk aan debiteuren- en crediteurengegevens, contactpersonen (Exact ondersteunt meerdere contactpersonen per relatie) en projecten als kostenplaats. Maak een lijst van alle datastromen die je wilt automatiseren.
Je hebt ook beheerrechten nodig in beide systemen om de koppeling in te stellen. Zorg ervoor dat je weet wie in je organisatie verantwoordelijk wordt voor het onderhoud van de integratie.
Hoe stel je de koppeling tussen je CRM en Exact Online in?
Het instellen van een CRM systeem koppelen met Exact Online begint met het aanvragen van API-toegang bij Exact. Je krijgt dan speciale toegangssleutels die nodig zijn voor de verbinding tussen beide systemen.
Vervolgens configureer je in je CRM-systeem de Exact Online integratie. Dit gebeurt meestal via een koppelingmodule of plugin die specifiek voor jouw CRM is ontwikkeld. Hier voer je de API-gegevens in en stel je de synchronisatie-instellingen in. CRM-leveranciers hebben dit proces zo eenvoudig mogelijk gemaakt.
De volgende stappen zijn belangrijk voor een soepele implementatie:
- Test de koppeling eerst met een beperkte dataset
- Controleer of alle gegevensvelden correct worden overgedragen
- Stel synchronisatie-intervallen in die passen bij je werkwijze
- Train je medewerkers in het gebruik van de geïntegreerde systemen
- Maak back-ups voordat je de koppeling live zet
Het is verstandig om deze implementatie stap voor stap uit te voeren. Begin met de belangrijkste gegevensstromen en breid daarna uit naar andere functionaliteiten.
Welke gegevens kun je synchroniseren tussen CRM en Exact Online?
De mogelijkheden voor financiële gegevens synchroniseren tussen je CRM-systeem en Exact Online zijn gericht op boekhoudkundig relevante informatie. Je kunt alle klant- en transactiegerelateerde informatie automatisch laten uitwisselen die je boekhouder nodig heeft.
Debiteuren en crediteuren vormen de basis van de synchronisatie. Dit omvat contactinformatie, bedrijfsgegevens en factuuradressen. Met Exact Online kun je meerdere contactpersonen per relatie synchroniseren. Deze gegevens worden real-time gesynchroniseerd bij wijzigingen.
Financiële boekingen worden doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW-behandeling. Ook kun je projecten als kostenplaats synchroniseren, waarbij geboekte inkopen per project terug te lezen zijn in je CRM. Openstaande posten kunnen worden terugelezen om de betaalstatus te controleren.
Een bijzonder voordeel is dat je meerdere financiële administraties kunt koppelen, bijvoorbeeld een stichting en BV met een gedeeld klantenbestand. Dit houdt alle boekhoudkundig relevante informatie actueel tussen de systemen.
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij de CRM-Exact Online koppeling?
Synchronisatiefouten komen regelmatig voor bij bedrijfssoftware koppeling. Deze ontstaan vaak door verschillen in dataformaten tussen beide systemen of door incomplete gegevens die niet correct kunnen worden overgedragen.
Duplicate data is een ander veelvoorkomend probleem. Dit gebeurt wanneer dezelfde klant in beide systemen bestaat met kleine verschillen in schrijfwijze of formatting. Het resultaat is dat je meerdere records krijgt voor dezelfde persoon of organisatie.
Toegangsproblemen kunnen optreden wanneer API-sleutels verlopen of wanneer er wijzigingen zijn in de beveiligingsinstellingen van een van beide systemen. Dit resulteert in onderbroken synchronisatie tot het probleem is opgelost.
Praktische oplossingen voor deze problemen:
- Stel duidelijke datastandaarden in voordat je de koppeling activeert
- Gebruik matching-regels om duplicaten te voorkomen
- Monitor regelmatig de synchronisatiestatus
- Houd API-sleutels up-to-date en stel herinneringen in
- Train je team in het herkennen en oplossen van veel voorkomende problemen
Hoe onderhoud je de koppeling tussen CRM en Exact Online?
Regelmatig onderhoud van je real-time financiële integratie is nodig om problemen te voorkomen en optimale prestaties te behouden. Plan maandelijkse controles waarin je de synchronisatiestatus bekijkt en eventuele foutmeldingen analyseert.
Monitor de gegevensuitwisseling door regelmatig te controleren of nieuwe debiteuren, crediteuren en facturen correct worden gesynchroniseerd tussen beide systemen. Let vooral op gegevens die handmatig zijn aangepast, omdat deze soms synchronisatieproblemen kunnen veroorzaken.
Updates van beide softwarepakketten kunnen invloed hebben op de koppeling. Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van updates en test de integratie na elke belangrijke software-update. Sommige updates vereisen aanpassingen aan de koppeling.
Houd ook de prestaties van de koppeling in de gaten. Als synchronisatie langzamer wordt, kan dit duiden op problemen met de API-verbinding of een toename in datavolume die aanpassingen vereist.
Een CRM koppelen met Exact Online biedt enorme voordelen voor je bedrijfsvoering, maar vereist wel de juiste aanpak en regelmatig onderhoud. Bij Compenda helpen we MKB-bedrijven al meer dan 15 jaar met het realiseren van effectieve integraties die echt werken in de praktijk. Onze koppelingen zijn bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way van Compenda naar de boekhoudsoftware, zodat je bedrijfsprocessen volledig in Compenda blijven en je boekhouder altijd beschikt over correcte financiële gegevens. Bekijk onze features of neem contact met ons op voor meer informatie.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de voordelen van een koppeling tussen CRM en Exact Online?
- Welke CRM integraties zijn mogelijk met boekhoudsoftware?
- Welke data kan ik synchroniseren tussen CRM en SnelStart?
- 7 manieren om je team productiever te maken met CRM-projectmanagement
- Hoe kan een CRM je helpen om sneller te rapporteren aan je klanten?
