Je CRM-data blijft schoon en actueel door duidelijke afspraken te maken over invoer, regelmatig dubbele contacten op te sporen en te verwijderen, en een vast onderhoudsschema aan te houden. Gebruik automatische validatieregels om fouten te voorkomen en plan maandelijkse checks van belangrijke accounts. Train je team in correcte invoermethoden en maak gebruik van verplichte velden voor de belangrijkste contactgegevens. Zo voorkom je dat je CRM-systeem een rommelige verzameling verouderde informatie wordt.
Waarom raakt CRM-data eigenlijk zo snel vervuild?
CRM-data vervuilt omdat meerdere mensen op hun eigen manier gegevens invoeren, contactpersonen van functie wisselen, bedrijven verhuizen en verschillende systemen met elkaar gekoppeld zijn. Dit gebeurt bij elk bedrijf en is geen teken van slecht beheer, maar simpelweg het gevolg van dagelijkse bedrijfsvoering waarbij data continu in beweging is.
Handmatige invoer is de grootste boosdoener. De ene collega schrijft “Jan de Vries”, de andere “J. de Vries” en weer een ander “De Vries, Jan”. Allemaal dezelfde persoon, maar je CRM ziet drie verschillende contacten. Daarnaast vergeten mensen velden in te vullen of vullen ze informatie in op een plek waar het niet thuishoort.
Koppelingen met andere systemen brengen ook hun eigen uitdagingen mee. Wanneer je bijvoorbeeld je CRM koppelt aan je boekhoudsysteem of mailingtools, kunnen er verschillen ontstaan in hoe data wordt opgeslagen en gesynchroniseerd. Een kleine afwijking in een format kan zorgen voor dubbele records.
De realiteit is dat bedrijven groeien, mensen van baan veranderen en organisaties fuseren of verhuizen. Je contactpersoon die vorig jaar nog marketing manager was, is nu directeur bij een ander bedrijf. Als niemand dit bijwerkt in je CRM, stuur je je offertes naar het verkeerde adres.
Wat zijn de gevolgen van vervuilde CRM-data voor je bedrijf?
Vervuilde CRM-data leidt tot verkeerde beslissingen omdat je rapportages onbetrouwbaar zijn, verspilde tijd bij het zoeken naar correcte informatie en gemiste verkoopkansen door onjuiste contactgegevens. Je team raakt gefrustreerd en klanten krijgen een slechte ervaring doordat ze verkeerde of dubbele communicatie ontvangen.
Stel je voor: je bereidt een belangrijke presentatie voor en baseert je verkoopprognose op data uit je CRM. Maar omdat er tientallen dubbele contacten in staan, lijkt het alsof je veel meer prospects hebt dan in werkelijkheid. Je neemt beslissingen over personeel en investeringen op basis van verkeerde cijfers.
Je collega’s verliezen kostbare tijd. Ze bellen een telefoonnummer dat niet meer klopt, sturen emails die retour komen en moeten vervolgens op zoek naar de juiste gegevens. Die tien minuten per dag die iedereen kwijt is aan het zoeken naar correcte informatie, tellen op tot uren per week.
Nog vervelender wordt het wanneer een klant twee keer dezelfde mailing ontvangt omdat hij dubbel in je systeem staat. Of wanneer je een offerte stuurt naar iemand die al drie maanden niet meer bij dat bedrijf werkt. Dit soort situaties schaden je professionaliteit en kunnen je verkoopkansen kosten.
Hoe voorkom je dat er dubbele contacten in je CRM komen?
Voorkom dubbele contacten door duidelijke afspraken te maken over hoe je namen en bedrijfsnamen invoert, gebruik automatische duplicaatdetectie, werk met verplichte velden en controleer altijd externe data voordat je deze importeert. Train nieuwe medewerkers in de juiste invoermethoden en maak dit onderdeel van je onboarding.
Maak concrete afspraken met je team. Bijvoorbeeld: voornaam en achternaam altijd in aparte velden, bedrijfsnamen zonder hoofdletters aan het begin van elk woord (dus “De Bakkerij” in plaats van “de bakkerij” of “DE BAKKERIJ”), en telefoonnummers altijd in hetzelfde format. Leg deze regels vast en zorg dat iedereen ze kent.
Moderne CRM-systemen hebben ingebouwde duplicaatdetectie die waarschuwt wanneer je een contact toevoegt dat lijkt op een bestaand record. Zet deze functie aan en leer je team om de waarschuwingen serieus te nemen. Vaak denken mensen “dit is toch echt een andere persoon” terwijl het gewoon een typfout is in de naam.
Bij het importeren van externe data zoals een lijst van een beurs of event, neem je altijd eerst de tijd om deze te controleren. Kijk naar het format, verwijder dubbele entries vooraf en check of de veldnamen overeenkomen met je CRM-structuur. Een half uur voorbereiding bespaart je later dagen opschoonwerk.
Werk met verplichte velden voor de meest belangrijke informatie. Als je systeem geen nieuwe relatie toelaat zonder minimaal een naam, emailadres en bedrijfsnaam, voorkom je dat er half ingevulde contacten ontstaan die later voor verwarring zorgen.
Hoe maak je je CRM-data weer schoon als het al een puinhoop is?
Begin met een inventarisatie om te zien hoe groot het probleem is, bepaal welke data het belangrijkst is om op te schonen en plan opschoonsessies in beheersbare blokken. Gebruik filters en exports om systematisch te werken en betrek je team bij grote operaties. Probeer niet alles tegelijk te doen, want dat is overweldigend en leidt zelden tot succes.
Start met een eerlijke blik op je huidige situatie. Hoeveel contacten heb je? Hoeveel daarvan zijn compleet ingevuld? Hoeveel dubbele records zie je bij een snelle scan? Dit geeft je een realistisch beeld van de klus die voor je ligt. Schrik niet als het tegenvalt, je bent niet de eerste.
Prioriteer vervolgens. Begin met je actieve klanten en belangrijkste prospects. Dit zijn de contacten waar je dagelijks mee werkt en waar fouten de meeste impact hebben. Oude leads uit 2015 die nooit gereageerd hebben kunnen wachten of zelfs gewoon verwijderd worden.
Plan opschoonsessies van maximaal twee uur per keer. Bijvoorbeeld: elke vrijdagmiddag van 14:00 tot 16:00 werk je aan het opschonen van één categorie contacten. Deze week alle klanten waarvan de naam begint met A tot en met E, volgende week F tot en met J. Klein en overzichtelijk werkt beter dan één grote operatie van twee dagen.
Gebruik de filterfuncties in je CRM om slim te werken. Filter bijvoorbeeld op contacten zonder emailadres, of op bedrijven waarvan het laatste contactmoment langer dan twee jaar geleden is. Export deze lijsten naar Excel als dat makkelijker werkt voor je, schoon ze op en importeer ze weer terug.
Bij grote opschoonoperaties betrek je het hele team. Iedereen pakt zijn eigen contacten erbij en werkt deze bij. Maak er desnoods een teamactiviteit van met koffie en muziek. Samen gaat het sneller en je voorkomt dat één persoon met alle rotzooi blijft zitten.
Welke velden in je CRM moet je minimaal up-to-date houden?
Houd minimaal deze velden actueel: contactgegevens zoals email en telefoonnummer, functietitels, bedrijfsnaam, status van de relatie, laatste contactmoment en communicatievoorkeuren. Deze velden zijn belangrijk omdat je ze direct nodig hebt voor dagelijkse communicatie en opvolging. Andere velden zijn minder belangrijk en mogen afhankelijk van je bedrijfstype prioriteit krijgen.
Email en telefoonnummer zijn je belangrijkste contactgegevens. Als deze niet kloppen, kun je simpelweg niet communiceren met je relatie. Check deze regelmatig, vooral na bounced emails of niet-bereikbare telefoonnummers. Een simpele vraag “Klopt dit emailadres nog?” kan je veel gedoe besparen.
Functietitels en bedrijfsnamen veranderen regelmatig. Mensen krijgen promoties, wisselen van baan of bedrijven fuseren. Als je dit niet bijhoudt, stuur je je communicatie naar “Marketing Manager” terwijl diegene inmiddels directeur is bij een ander bedrijf. Check dit minimaal bij elk contact dat je hebt.
De status van je relatie geeft aan waar iemand in je verkoopproces zit. Is het een lead, prospect, actieve klant of voormalige klant? Dit veld bepaalt vaak welke communicatie iemand ontvangt en hoe je team ermee omgaat. Houd dit dus altijd bij wanneer de situatie verandert.
Het laatste contactmoment helpt je te zien wanneer je voor het laatst contact had met iemand. Dit voorkomt dat belangrijke relaties tussen wal en schip vallen. Als je ziet dat je drie maanden niets van je beste klant hebt gehoord, kun je proactief contact opnemen.
Communicatievoorkeuren worden steeds belangrijker met privacywetgeving. Wil iemand je nieuwsbrief ontvangen? Mag je bellen? Dit soort informatie moet kloppen om problemen te voorkomen. Velden zoals hobby’s, geboortedatum of favoriete kleur zijn leuk maar niet belangrijk genoeg om constant bij te houden, tenzij dit specifiek relevant is voor jouw bedrijf.
Hoe vaak moet je je CRM-data controleren en opschonen?
Voer dagelijkse checks uit bij nieuwe invoer, controleer wekelijks je eigen contacten, plan maandelijkse teamreviews van belangrijke accounts en organiseer elk kwartaal of halfjaar een grote opschoonactie. Pas de frequentie aan op basis van je teamgrootte en hoeveel data je gebruikt. Het moet geen last worden maar een natuurlijk onderdeel van je werkproces.
Dagelijks kost het je maar een paar minuten. Wanneer je een nieuw contact toevoegt of bestaande informatie aanpast, neem je even de tijd om te checken of alles correct is ingevuld. Staan alle verplichte velden ingevuld? Klopt het format? Zie je geen rare typefouten? Deze gewoonte voorkomt dat er nieuwe rommel bijkomt.
Wekelijks kijk je naar je eigen contacten waar je die week mee gewerkt hebt. Heb je gebeld of gemaild? Update dan ook meteen het laatste contactmoment en eventuele statuswijzigingen. Dit duurt hooguit tien minuten en houdt je eigen werkgebied netjes.
Maandelijks plan je een teammoment van een half uur waarin jullie samen de belangrijkste accounts doornemen. Zijn de gegevens van jullie topklanten nog actueel? Zijn er wijzigingen die iedereen moet weten? Dit zorgt ervoor dat het hele team op dezelfde pagina zit en voorkomt verrassingen.
Elk kwartaal of halfjaar organiseer je een grotere opschoonactie. Dit is het moment waarop je systematisch door categorieën contacten gaat, dubbele records verwijdert, oude leads opschoont en je filters en segmenten controleert. Plan hier een paar uur voor in en maak het onderdeel van je standaard planning.
Voor kleine teams van 2-5 mensen is een halfjaarlijkse grote schoonmaak vaak voldoende. Grotere teams met veel data-invoer doen dit beter elk kwartaal. Luister naar je eigen gevoel: als je merkt dat je regelmatig tijd verliest aan het zoeken naar correcte informatie, moet je frequenter opschonen.
Hoe Compenda helpt bij het schoon houden van je CRM-data
Wij begrijpen dat datakwaliteit geen eenmalige klus is maar een doorlopend proces. Daarom hebben we in ons CRM-systeem verschillende functies ingebouwd die je helpen om je data automatisch schoon te houden:
- Automatische duplicaatdetectie die je waarschuwt wanneer je een contact toevoegt dat lijkt op een bestaand record
- Verplichte velden en validatieregels die ervoor zorgen dat belangrijke informatie altijd correct wordt ingevuld
- Gebruiksvriendelijke interface met duidelijke structuur die correcte invoer stimuleert en fouten voorkomt
- KvK-koppeling waarmee je bedrijfsgegevens direct en foutloos ophaalt uit de officiële database
- Overzichten en filters die je helpen om snel incomplete of verouderde records te vinden
- Mobiele app waarmee je ook onderweg je contactgegevens kunt bijwerken wanneer je nieuwe informatie ontvangt
Door deze tools te combineren met de werkwijzen die we in dit artikel besproken hebben, houd je je CRM-data met minimale inspanning schoon en actueel. Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? Bekijk onze features of prijzen, en neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo waarin we je precies laten zien hoe onze oplossing jouw datamanagement kan verbeteren.
Veelgestelde vragen
Kan ik CRM-data automatisch laten opschonen door een tool of software?
Ja, er zijn gespecialiseerde tools die automatisch dubbele records kunnen samenvoegen, ontbrekende gegevens kunnen aanvullen en verouderde informatie kunnen markeren. Deze tools werken het beste als aanvulling op handmatig onderhoud, niet als volledige vervanging. Let wel op dat je altijd controleert wat de tool doet voordat je massale wijzigingen doorvoert, want automatische processen kunnen soms verkeerde matches maken.
Wat moet ik doen met oude contacten die al jaren inactief zijn?
Maak onderscheid tussen waardevol en waardeloos. Contacten die ooit klant waren of concrete interesse toonden kun je archiveren in een aparte status, zodat ze je actieve database niet vervuilen maar wel beschikbaar blijven voor toekomstige referentie. Leads die nooit gereageerd hebben en ouder zijn dan 2-3 jaar kun je meestal veilig verwijderen, tenzij je een specifieke reden hebt om ze te bewaren.
Hoe voorkom ik dat collega's weerstand hebben tegen nieuwe CRM-invoerregels?
Betrek je team vanaf het begin bij het opstellen van de regels en leg uit waarom schone data iedereen tijd bespaart. Maak de regels zo simpel mogelijk en geef concrete voorbeelden. Organiseer een korte training en maak één persoon verantwoordelijk als aanspreekpunt voor vragen. Wanneer mensen zien dat correcte data hun eigen werk makkelijker maakt, neemt de weerstand snel af.
Wat is het verschil tussen archiveren en verwijderen van contacten?
Archiveren betekent dat je contacten bewaart maar uit je actieve werkgebied haalt, zodat ze je dagelijkse overzichten niet vervuilen maar wel beschikbaar blijven voor historische referentie en rapportages. Verwijderen betekent dat je de data permanent uit je systeem haalt. Archiveer bij twijfel, verwijder alleen wanneer je zeker weet dat je de informatie nooit meer nodig hebt.
Hoe ga ik om met contacten die bij meerdere bedrijven werken of van baan wisselen?
Maak een nieuw contactrecord aan voor de nieuwe functie en markeer het oude record als 'voormalig' of 'inactief' in plaats van het te verwijderen. Zo behoud je de geschiedenis van eerdere communicatie en deals, terwijl je nieuwe interacties koppelt aan de actuele situatie. Sommige CRM-systemen ondersteunen ook het koppelen van één persoon aan meerdere bedrijven, wat nog overzichtelijker werkt.
Welke KPI's kan ik gebruiken om de kwaliteit van mijn CRM-data te meten?
Meet het percentage contacten met complete verplichte velden, het aantal dubbele records, het percentage bounced emails, en de gemiddelde tijd sinds laatste update per contact. Track ook hoeveel tijd je team kwijt is aan het zoeken naar correcte informatie. Deze cijfers geven je een objectief beeld van je datakwaliteit en helpen je te zien of je verbeteringen werken.
Moet ik externe data zoals LinkedIn-profielen handmatig synchroniseren met mijn CRM?
Synchroniseer alleen de meest belangrijke wijzigingen handmatig, zoals functiewisselingen of bedrijfsveranderingen van je key accounts. Voor alle contacten dit doen is te tijdrovend en vaak niet nodig. Sommige CRM-systemen bieden integraties met LinkedIn die automatisch updates kunnen voorstellen, waarna jij beslist of je deze doorvoert. Focus je handmatige tijd op de contacten die het meeste waarde hebben voor je bedrijf.
