Het beheren van lange salesprocessen in een CRM vereist een gestructureerde aanpak met duidelijke fases, consistente informatiedocumentatie en regelmatige opvolging. Je houdt prospects warm door waardevolle content te delen, automatiseert herinneringen om momentum te behouden en gebruikt kwalificatiecriteria om te bepalen wanneer je moet doorzetten of loslaten. Een goed CRM-systeem ondersteunt dit proces met mijlpalen, taakbeheer en rapportages die inzicht geven in de voortgang van langdurige verkooptrajecten.
Wat maakt een salesproces eigenlijk ‘lang’ en waarom is dat belangrijk?
Een lang salesproces duurt meestal langer dan drie maanden en omvat meerdere besluitvormers, uitgebreide evaluaties en grote investeringen. Deze processen komen vaak voor in B2B-sectoren zoals consultancy, ICT-dienstverlening en zakelijke software, waar klanten zorgvuldig afwegen voordat ze een beslissing nemen.
Lange salesprocessen bieden unieke kansen omdat ze meestal leiden tot hogere dealwaarden en langdurige klantrelaties. Klanten die een uitgebreid evaluatieproces doorlopen, zijn vaak meer committed aan hun uiteindelijke keuze. Het nadeel is dat je meer tijd en energie investeert per prospect, waardoor het belangrijk wordt om selectief te zijn en je inspanningen goed te doseren.
De uitdaging zit hem in het behouden van momentum gedurende maanden van contact. Prospects kunnen interesse verliezen, prioriteiten kunnen verschuiven en nieuwe stakeholders kunnen betrokken raken. Daarom heb je een systematische aanpak nodig die ervoor zorgt dat je het overzicht behoudt en op het juiste moment de juiste actie onderneemt.
Hoe zet je een lange salespipeline overzichtelijk op in je CRM?
Begin met het definiëren van duidelijke salesfases die passen bij jouw verkoopproces. Denk aan fases zoals ‘eerste contact’, ‘behoefteanalyse’, ‘voorstel ingediend’, ‘onderhandeling’ en ‘contractfase’. Elke fase moet een duidelijke uitkomst hebben die bepaalt wanneer een prospect naar de volgende stap mag.
Stel voor elke fase specifieke mijlpalen in die je helpen de voortgang te meten. Bijvoorbeeld: in de behoefteanalysefase moet je budget, tijdlijn en besluitvormers hebben geïdentificeerd. In de voorstelfase moet je een concrete offerte hebben ingediend met duidelijke vervolgstappen.
Gebruik statuslabels die meer informatie geven dan alleen de fase. Labels zoals ‘wacht op goedkeuring’, ‘concurrent in beeld’ of ‘budget niet beschikbaar’ geven direct inzicht in wat er speelt. Koppel aan elke status een vervolgactie met een datum, zodat niets tussen wal en schip valt.
Maak gebruik van waarschijnlijkheidspercentages per fase om realistische omzetprognoses te maken. Dit helpt je in te schatten hoeveel prospects je nodig hebt om je doelstellingen te halen en waar je prioriteiten moeten liggen.
Welke informatie moet je bijhouden tijdens een lang salesproces?
Documenteer bij elk contactmoment de datum, gesprekspartner, besproken onderwerpen en vervolgafspraken. Noteer ook de stemming en houding van je contactpersoon: zijn ze enthousiast, twijfelend of afwachtend? Deze informatie helpt je de juiste toon te vinden in vervolgcontact.
Houd een overzicht bij van alle betrokken besluitvormers met hun rol, invloed en standpunt ten opzichte van jouw oplossing. Noteer ook wie de uiteindelijke beslisser is en hoe je toegang tot deze persoon kunt krijgen. In lange processen veranderen deze rollen soms, dus update dit regelmatig.
Leg de specifieke behoeften en pijnpunten vast die je hebt geïdentificeerd. Noteer ook welke criteria ze gebruiken om leveranciers te evalueren en hoe zwaar elk criterium weegt. Deze informatie is goud waard bij het opstellen van voorstellen en het overwinnen van bezwaren.
Houd concurrentie-informatie bij: wie zijn de andere kandidaten, wat zijn hun sterke en zwakke punten en hoe positioneer je jezelf daartegenover? Noteer ook budgetinformatie, de timing van de beslissing en eventuele interne projecten die invloed kunnen hebben op de aanschaf.
Hoe houd je prospects warm tijdens een lang verkooptraject?
Ontwikkel een waardevolle contentstrategie die aansluit bij de fase waarin je prospect zich bevindt. Deel relevante casestudy’s, whitepapers of branche-inzichten die hun besluitvorming ondersteunen. Vermijd puur commerciële boodschappen en focus op het bieden van echte waarde.
Stel een contactritme in dat past bij de urgentie van het project. Voor actieve projecten kan dat elke twee weken zijn, voor langetermijnprojecten misschien eens per maand. Varieer je contactmomenten: soms een telefoontje, soms een e-mail met nuttige informatie, soms een uitnodiging voor een relevant evenement.
Gebruik sociale media om op de radar te blijven zonder opdringerig te zijn. Reageer op hun LinkedIn-posts, deel relevante content die voor hen interessant is en feliciteer hen met bedrijfsmijlpalen. Dit houdt de relatie warm zonder direct commercieel te zijn.
Plan strategische face-to-facemomenten, zoals lunchmeetings of bezoeken aan referentieklanten. Persoonlijk contact versterkt de relatie en maakt het moeilijker voor prospects om je te negeren. Zorg dat elk contactmoment een duidelijk doel heeft en waarde toevoegt aan hun proces.
Wanneer weet je dat je een lange sale moet loslaten of juist moet doorzetten?
Evalueer regelmatig of je prospect voldoet aan de BANT-criteria: Budget, Authority, Need en Timeline. Als een of meer van deze elementen ontbreekt of onduidelijk is, moet je kritisch kijken naar de tijd die je investeert. Geen budget of geen urgentie betekent vaak een lage slaagkans.
Let op engagementsignalen van je prospect. Reageren ze nog steeds op je berichten? Nemen ze deel aan gesprekken? Stellen ze relevante vragen? Afnemende betrokkenheid kan een teken zijn dat je prioriteit hebt verloren of dat er interne verschuivingen zijn.
Stel jezelf de vraag: krijg je nog toegang tot besluitvormers? Als je alleen nog contact hebt met lagere functies of als meetings steeds worden uitgesteld, kan dat betekenen dat het project is stilgelegd of dat een concurrent de voorkeur heeft gekregen.
Gebruik de ‘championtest’: heb je nog steeds een interne voorvechter die actief voor jouw oplossing pleit? Zonder een champion die intern jouw belangen behartigt, wordt het veel moeilijker om een lang proces succesvol af te ronden. Als je champion vertrekt of zijn invloed verliest, heroverweeg dan je strategie.
Hoe voorkom je dat lange salesprocessen vastlopen of vergeten worden?
Zet automatische herinneringen in je CRM voor alle vervolgacties en belangrijke mijlpalen. Plan niet alleen de volgende actie, maar ook een herinnering een week van tevoren om je voor te bereiden. Dit voorkomt dat je onvoorbereid een belangrijk gesprek ingaat of een deadline mist.
Maak wekelijkse reviews van je lange salesprocessen tot een standaardroutine. Ga alle deals langs die langer dan een maand geen activiteit hebben gehad en bepaal wat de volgende stap is. Deze discipline zorgt ervoor dat prospects niet tussen wal en schip vallen.
Gebruik taakbeheer om complexe salesprocessen op te delen in kleinere, beheersbare acties. In plaats van ‘prospect opvolgen’ maak je taken zoals ‘ROI-berekening opsturen’, ‘referentiegesprek plannen’ of ‘implementatietijdlijn bespreken’. Specifieke taken worden minder vaak uitgesteld.
Stel waarschuwingen in voor belangrijke data, zoals contractverlengingen bij prospects, budgetcycli of geplande implementatiedata. Deze informatie helpt je het gesprek op het juiste moment weer op te pakken, met relevante timing.
Hoe Compenda helpt bij het beheren van lange salesprocessen
Compenda is speciaal ontwikkeld voor mkb-bedrijven die complexe, langdurige verkooptrajecten beheren. We begrijpen dat elk bedrijf unieke processen heeft, daarom bieden we flexibele CRM-oplossingen die meegroeien met jouw behoeften.
Met Compenda krijg je:
- Flexibele salesfases die je volledig kunt aanpassen aan jouw verkoopproces
- Uitgebreide vrije velden om alle relevante prospectinformatie vast te leggen
- Automatische herinneringen en taakbeheer om niets te vergeten
- Projectkoppeling om van prospect naar klant over te gaan zonder informatie te verliezen
- Rapportages die inzicht geven in je salespipeline en voorspelbare omzet
We gooien niet zomaar software over de schutting, maar kijken samen naar wat jou echt verder helpt. Onze implementatie-experts hebben ervaring met diverse branches en helpen je het systeem optimaal in te richten voor jouw specifieke situatie. Bekijk onze features en ontdek welke functionaliteiten perfect aansluiten bij jouw verkoopproces.
Wil je zien hoe Compenda jouw lange salesprocessen kan stroomlijnen? Vraag een gratis demo aan via ons contact formulier en ontdek hoe onze software jou helpt meer deals binnen te halen met minder administratieve rompslomp. Bekijk ook onze transparante prijzen om te zien welk pakket het beste bij jouw bedrijf past.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik wachten voordat ik contact opneem met een prospect die niet reageert?
Voor actieve projecten wacht je maximaal 1-2 weken voordat je opnieuw contact opneemt. Voor langetermijnprojecten kun je dit oprekken tot 3-4 weken. Varieer je aanpak: probeer verschillende kanalen (telefoon, e-mail, LinkedIn) en bied telkens nieuwe waarde in plaats van alleen te vragen om een reactie.
Wat doe je als de besluitvormer halverwege het proces verandert?
Start opnieuw met de relatieopbouw en behoefteanalyse voor de nieuwe besluitvormer. Vraag je bestaande contactpersoon om een warme introductie en een briefing over wat er al besproken is. Ga er niet vanuit dat de nieuwe persoon dezelfde prioriteiten en criteria heeft als zijn voorganger.
Hoe voorkom je dat prospects jou gebruiken om concurrenten onder druk te zetten?
Stel kritische vragen over hun selectieproces, vraag naar concrete criteria en tijdlijnen, en eis wederzijdse commitment (zoals toegang tot besluitvormers of feedback op voorstellen). Als je merkt dat je alleen wordt gebruikt voor prijsvergelijking zonder echte interesse, trek je terug en focus op kwaliteitsprojecten.
Welke KPI's moet je bijhouden voor lange salesprocessen?
Monitor je gemiddelde salesfase-duur, conversieratio per fase, aantal touchpoints per deal, en de tijd tussen eerste contact en afsluiting. Houd ook bij hoeveel prospects per maand uit je pipeline vallen en in welke fase dat gebeurt, zodat je knelpunten kunt identificeren.
Hoe ga je om met budgetbeperkingen die pas laat in het proces naar voren komen?
Bespreek budget altijd vroeg in het proces en vraag naar het goedkeuringsproces. Als budget pas laat een probleem wordt, onderzoek of er alternatieve financieringsmogelijkheden zijn (zoals fasering, leasing, of een beperktere scope). Soms is het budget er wel, maar moet het nog worden goedgekeurd door hogere management.
Moet je andere prospects laten wachten voor een grote, veelbelovende deal?
Nooit al je energie op één deal zetten, ongeacht hoe groot deze is. Blijf nieuwe prospects werven en andere kansen ontwikkelen. Een goede vuistregel is dat geen enkele deal meer dan 30% van je tijd mag innemen, zodat je altijd een gevarieerde pipeline hebt.
