Een opgeruimd CRM-systeem bespaart je niet alleen tijd, maar voorkomt ook kostbare fouten en verhoogt de productiviteit van je team. Door structureel aandacht te besteden aan data-kwaliteit, zorg je ervoor dat iedereen werkt met betrouwbare klantgegevens. In dit artikel deel ik zes praktische tips waarmee je jouw CRM schoon en actueel houdt, zodat je altijd de juiste informatie bij de hand hebt wanneer je die nodig hebt.
Waarom een schoon CRM je tijd en geld bespaart
Stel je voor: je belt een klant en noemt per ongeluk de verkeerde contactpersoon. Of je stuurt een offerte naar een e-mailadres dat al maanden niet meer bestaat. Vervelend, en het kost je ook nog eens tijd en geld. Een opgeruimd CRM-systeem voorkomt dit soort situaties en zorgt ervoor dat je team efficiënter kan werken.
Wanneer je klantgegevens up-to-date en goed georganiseerd zijn, hoef je niet meer eindeloos te zoeken naar die ene telefoonnummer of het laatste contactmoment. Je vindt informatie razendsnel terug, waardoor je meer tijd overhoudt voor de dingen die er echt toe doen: je klanten helpen en je business laten groeien.
Daarnaast neem je betere beslissingen op basis van betrouwbare data. Als je weet welke klanten actief zijn, waar kansen liggen en welke contacten al lang niet meer relevant zijn, kun je je marketingactiviteiten en verkoopinspanningen veel gerichter inzetten. Een schoon CRM verhoogt de productiviteit van je hele team, omdat iedereen werkt met dezelfde, correcte informatie. En misschien wel het belangrijkste: je voorkomt kostbare fouten die ontstaan door verouderde of onjuiste gegevens.
1. Plan vaste momenten voor CRM-onderhoud
Net zoals je auto regelmatig onderhoud nodig heeft, geldt dat ook voor je CRM-systeem. Als je geen structureel moment inplant om je klantgegevens op te schonen, loop je het risico dat je systeem langzaam maar zeker vervuilt met verouderde informatie.
Maak daarom vaste afspraken in je agenda voor CRM-onderhoud. Denk bijvoorbeeld aan een wekelijks moment van 15 minuten om je eigen contacten door te lopen, een maandelijkse sessie van een uur voor het opschonen van duplicaten, en een kwartaalcheck waarbij je inactieve contacten archiveert. Door dit structureel te doen, wordt het een gewoonte en voorkom je dat het een enorme klus wordt.
Integreer deze momenten ook in je teamagenda’s. Bespreek tijdens teamvergaderingen het belang van data-kwaliteit en plan gezamenlijk tijd in voor onderhoud. Maak een handige checklist met taken die bij elke frequentie horen. Wekelijks kun je bijvoorbeeld nieuwe contacten controleren en aanvullen, maandelijks duplicaten opsporen en samenvoegen, en per kwartaal een grondige opschoning doen van inactieve relaties. Zo blijft je CRM altijd in topconditie.
2. Stel duidelijke regels op voor data-invoer
Een van de grootste oorzaken van rommelige CRM-data is inconsistente invoer. De ene collega schrijft telefoonnummers met streepjes, de ander zonder. Iemand vult “Amsterdam” in bij de plaats, terwijl een ander “amsterdam” gebruikt. Dit lijken kleine details, maar ze maken het later lastig om te filteren en te zoeken.
Daarom is het belangrijk om heldere richtlijnen op te stellen voor het invoeren van klantgegevens. Bepaal samen met je team standaardformaten voor namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Bijvoorbeeld: bedrijfsnamen altijd met hoofdletters beginnen, telefoonnummers zonder spaties of streepjes, en plaatsnamen altijd met een hoofdletter.
Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden in je CRM-systeem. Stel verplichte velden in voor informatie die je altijd nodig hebt, zoals naam en e-mailadres. Gebruik dropdown-menu’s waar mogelijk, zodat mensen niet zelf hoeven te typen maar kunnen kiezen uit vooraf bepaalde opties. Dit voorkomt typfouten en zorgt voor consistentie. Train je team in deze invoermethoden en leg de afspraken vast in een toegankelijk document waar iedereen bij kan. Dankzij vrije velden kun je precies vastleggen wat voor jouw business belangrijk is, en kun je later gemakkelijk filteren om informatie razendsnel terug te vinden.
3. Verwijder duplicaten en samenvoeg dubbele contacten
Dubbele contacten zijn een veelvoorkomend probleem in CRM-systemen. Ze ontstaan bijvoorbeeld wanneer verschillende collega’s dezelfde klant invoeren, of wanneer iemand een contactformulier op je website invult terwijl die persoon al in je systeem staat. Het resultaat: verwarring over welke gegevens nu kloppen en een vervuild overzicht.
Begin met het identificeren van duplicaten in je systeem. Veel CRM-systemen hebben ingebouwde functies om dubbele contacten op te sporen op basis van naam, e-mailadres of telefoonnummer. Gebruik deze tools regelmatig om duplicaten te vinden voordat ze een probleem worden.
Wanneer je duplicaten hebt gevonden, is het tijd om ze samen te voegen. Dit doe je door eerst goed te kijken welk contact de meest complete en actuele informatie bevat. Voeg vervolgens de contacten samen en zorg ervoor dat je geen belangrijke informatie verliest in het proces. Noteer bijvoorbeeld notities uit beide contacten in het definitieve profiel. Om toekomstige duplicaten te voorkomen, kun je afspraken maken over wie nieuwe contacten invoert, of een centraal aanspreekpunt aanwijzen voor bepaalde klantgroepen. Zo houd je je CRM overzichtelijk en werkbaar.
4. Archiveer of verwijder inactieve contacten regelmatig
Niet alle contacten in je CRM blijven voor altijd relevant. Klanten verhuizen, bedrijven stoppen, of de samenwerking loopt simpelweg dood. Als je al deze inactieve contacten in je systeem laat staan, wordt je overzicht onoverzichtelijk en zijn je rapportages minder betrouwbaar.
Maar wanneer beschouw je een contact als inactief? Dat hangt af van je business, maar een goede vuistregel is: geen enkele interactie in de afgelopen 12 tot 24 maanden. Geen e-mails, geen telefoongesprekken, geen aankopen. Als er in die periode helemaal niets is gebeurd, is de kans groot dat dit contact niet meer relevant is.
Nu is de vraag: archiveren of definitief verwijderen? Archiveren heeft de voorkeur, omdat je de gegevens dan nog kunt terugvinden als dat ooit nodig is, maar ze tellen niet meer mee in je dagelijkse overzichten en rapportages. Verwijderen doe je alleen bij contacten die echt geen enkele waarde meer hebben, zoals duidelijke spamcontacten of testaccounts. Doe dit altijd op een veilige manier door eerst een backup te maken. Het bijhouden van alleen relevante contacten zorgt ervoor dat je rapportages en analyses kloppen en je een realistisch beeld hebt van je klantenbestand.
5. Automatiseer waar mogelijk om fouten te voorkomen
Handmatige invoer betekent altijd een risico op fouten. Gelukkig kun je veel data-kwaliteitsproblemen voorkomen door slimme automatisering in te zetten. Moderne CRM-systemen bieden allerlei mogelijkheden om je data automatisch te controleren en aan te vullen.
Denk bijvoorbeeld aan automatische validatie van e-mailadressen en telefoonnummers. Je systeem controleert dan of een e-mailadres de juiste opmaak heeft voordat het wordt opgeslagen. Of neem een KvK-koppeling: daarmee vul je NAW-gegevens van een bedrijf automatisch in vanuit de Kamer van Koophandel database. Dat scheelt een hoop klopwerk en voorkomt typfouten.
Andere handige automatiseringen zijn workflows die herinneringen sturen om data te verifiëren. Bijvoorbeeld een automatische taak die wordt aangemaakt wanneer een contact al zes maanden niet is bijgewerkt, met de vraag om de gegevens te checken. Of integraties die gegevens synchroniseren tussen verschillende systemen, zodat wijzigingen automatisch worden doorgevoerd. Door te automatiseren waar het kan, houd je meer tijd over voor het werk dat echt aandacht nodig heeft, en verbeter je tegelijkertijd de kwaliteit van je data.
6. Maak iedereen verantwoordelijk voor data-kwaliteit
Een schoon CRM is niet de verantwoordelijkheid van één persoon, maar van het hele team. Als iedereen zijn steentje bijdraagt, blijft je systeem automatisch op orde. Het creëren van een teamcultuur waarin iedereen eigenaarschap neemt over CRM-data is daarom belangrijk.
Begin met het toewijzen van duidelijke verantwoordelijkheden. Wie is verantwoordelijk voor welke klantgroep of welk type contact? Communiceer regelmatig het belang van goede data-kwaliteit naar het team. Leg uit hoe een opgeruimd CRM iedereen helpt om beter te presteren en klanten beter te bedienen.
Geef ook feedback op data-kwaliteit. Als je ziet dat iemand consequent incomplete gegevens invoert, bespreek dit dan constructief. Overweeg om een data-champion aan te wijzen: iemand in het team die het goede voorbeeld geeft en anderen helpt met vragen over het CRM. Zorg voor goede training wanneer nieuwe medewerkers beginnen, en blijf investeren in continue verbetering. Wanneer iedereen begrijpt waarom data-kwaliteit belangrijk is en weet hoe het moet, wordt het vanzelf een onderdeel van de dagelijkse werkzaamheid.
Hoe Compenda helpt bij het schoon houden van je CRM
Bij Compenda begrijpen we dat een schoon en actueel CRM-systeem de basis is voor efficiënt werken. Daarom hebben we onze software zo ingericht dat het onderhouden van je klantgegevens zo makkelijk mogelijk wordt. Onze CRM-oplossing ondersteunt je op verschillende manieren:
- KvK-koppeling: Vul NAW-gegevens van bedrijven automatisch en correct in vanuit de Kamer van Koophandel database, zodat je geen tijd verspilt aan handmatig overtypen
- Vrije velden met structuur: Bepaal zelf welke informatie je wilt vastleggen, maar met de mogelijkheid om verplichte velden en dropdown-menu’s in te stellen voor consistente invoer
- Geavanceerde filters: Vind duplicaten en inactieve contacten razendsnel door te filteren op bijna elk kenmerk of veld
- Automatische workflows: Stel taken en herinneringen in die automatisch worden aangemaakt, zodat data-verificatie niet wordt vergeten
- Gebruiksvriendelijke interface: Alle essentiële gegevens van je relaties op één centrale plek, overzichtelijk en gemakkelijk bij te houden
- Mobiele app: Ook onderweg kun je klantgegevens bijwerken en inzien, zodat je CRM altijd up-to-date blijft
We zeggen altijd: business software is enkel een middel. Door samen goed naar jouw bedrijfsproces te kijken, kunnen we pas echt een verschil maken. Wil je zien hoe Compenda jou helpt om je CRM schoon en actueel te houden? Bekijk onze features, ontdek de prijzen of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo waarin we je precies laten zien hoe onze software aansluit bij jouw manier van werken.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn CRM-systeem minimaal onderhouden?
Voor optimale resultaten adviseren we een combinatie van frequenties: wekelijks 15 minuten voor je eigen contacten, maandelijks een uur voor duplicaten en algemene opschoning, en per kwartaal een grondige check van inactieve contacten. Deze aanpak voorkomt dat onderhoud een overweldigende taak wordt en houdt je CRM consistent schoon.
Wat doe ik als teamleden de data-invoerregels niet volgen?
Begin met het duidelijk communiceren van het 'waarom' achter de regels – laat zien hoe slechte data hun eigen werk bemoeilijkt. Geef constructieve feedback wanneer je fouten ziet, en overweeg een data-champion aan te wijzen die anderen ondersteunt. Maak de regels ook praktisch toegankelijk door ze in een kort document of checklist te zetten waar iedereen makkelijk bij kan.
Is het veilig om oude contacten definitief te verwijderen uit mijn CRM?
We raden aan om te archiveren in plaats van definitief te verwijderen, tenzij het duidelijke spam of testdata betreft. Gearchiveerde contacten zijn niet zichtbaar in dagelijkse overzichten maar blijven wel beschikbaar mocht je ze ooit nodig hebben. Maak altijd eerst een backup voordat je contacten permanent verwijdert.
Welke automatiseringen zijn het belangrijkst om mee te beginnen?
Start met de basis: automatische validatie van e-mailadressen en telefoonnummers om directe invoerfouten te voorkomen. Voeg daarna een KvK-koppeling toe voor automatische bedrijfsgegevens, en stel verplichte velden in voor cruciale informatie. Deze drie stappen leveren direct merkbaar resultaat met relatief weinig inspanning.
Hoe identificeer ik duplicaten als contacten net iets anders zijn ingevoerd?
Gebruik de ingebouwde duplicaatdetectie van je CRM die zoekt op overeenkomsten in naam, e-mail of telefoonnummer. Filter daarnaast handmatig op bedrijfsnaam of achternaam om variaties te vinden (zoals 'Jan de Vries' versus 'J. de Vries'). Plan dit maandelijks in zodat duplicaten niet de kans krijgen om zich op te stapelen.
Wat zijn de eerste stappen als mijn CRM nu al erg vervuild is?
Begin niet met alles tegelijk. Start met één grondige opschoonronde: verwijder eerst duidelijke duplicaten, archiveer daarna contacten zonder activiteit in 24+ maanden, en stel vervolgens invoerregels op om nieuwe vervuiling te voorkomen. Plan hiervoor een dedicated dag of middag in, en bouw daarna de reguliere onderhoudsroutine op zoals beschreven in dit artikel.
Hoe overtuig ik mijn team van het belang van CRM-onderhoud?
Maak het concreet met voorbeelden uit jullie eigen praktijk: toon hoeveel tijd er verloren gaat aan zoeken naar gegevens, of bespreek een situatie waarin verouderde data tot een fout leidde. Laat ook zien hoeveel sneller ze kunnen werken met een schoon systeem. Mensen zijn eerder gemotiveerd als ze de directe voordelen voor hun eigen werk zien.
Gerelateerde artikelen
- Hoe maak je subprojecten aan voor overzichtelijke fases?
- Welke voordelen heeft een CRM voor dienstverlenende bedrijven?
- Hoe werk je projectprocessen uit vanuit offertes zonder dubbel werk te doen?
- Welke dashboards zijn essentieel in projectbeheer software?
- Hoe gebruik je Power BI om projectresultaten live te volgen?
