Je CRM zit bomvol waardevolle informatie over je klanten, verkoop, projecten en financiën. Maar als je iedere keer door verschillende schermen moet klikken om te zien hoe je bedrijf ervoor staat, verlies je kostbare tijd. Dashboards geven je in één oogopslag een compleet beeld van wat er speelt in je onderneming. In dit artikel lees je welke vijf dashboards je als MKB-ondernemer echt nodig hebt om grip te houden op je bedrijf, en hoe ze je helpen om sneller en slimmer te ondernemen.
Waarom dashboards je werk makkelijker maken
Stel je voor: je begint je werkdag en wilt weten hoe het met je bedrijf gaat. Zonder dashboard klik je eerst naar je verkoopoverzicht, dan naar je projecten, vervolgens naar je openstaande facturen, en misschien nog even naar je marketingcijfers. Voor je het weet ben je twintig minuten verder en heb je nog steeds geen compleet beeld.
Dashboards lossen dit op door alle belangrijke informatie op één plek samen te brengen. Je ziet in één oogopslag waar je aandacht nodig is, welke projecten goed lopen en waar misschien een probleem dreigt. Het verschil tussen werken met verspreide data en een visueel overzicht is enorm: je bespaart niet alleen tijd, maar maakt ook betere beslissingen omdat je het complete plaatje ziet.
Voor MKB-ondernemers is dit extra waardevol. Je hebt niet de luxe van een apart management team dat rapportages voor je maakt. Je moet zelf overzicht houden terwijl je ook nog operationeel bezig bent. Een goed ingericht dashboard werkt als je persoonlijke assistent die continu de vinger aan de pols houdt.
1. Verkoop- en omzetdashboard
Je verkooppijplijn is de levensader van je bedrijf. Een verkoop- en omzetdashboard laat je zien hoeveel deals er momenteel lopen, wat de verwachte waarde is, en welke fase ze hebben bereikt. Je ziet direct welke prospects al maanden in dezelfde fase hangen en misschien een duwtje nodig hebben, en welke deals juist snel richting afsluiting gaan.
Het dashboard toont ook je maandomzet trends, zodat je patronen kunt herkennen. Zie je bijvoorbeeld dat augustus altijd een rustige maand is? Dan kun je daar rekening mee houden in je planning. Je conversieratio’s geven aan hoeveel van je leads daadwerkelijk klant worden, wat je helpt om je verkoopproces te verbeteren.
Wat dit dashboard zo praktisch maakt, is dat je precies ziet waar je verkooptargets staan gedurende de maand. Geen verrassing meer aan het einde van de maand dat je je target niet hebt gehaald. Je kunt tijdig bijsturen, extra gas geven bij bepaalde deals, of prioriteiten verschuiven als dat nodig is. Het geeft je controle over je omzet in plaats van dat je achteraf alleen maar kunt constateren hoe het is gelopen.
2. Klantoverzicht dashboard
Klanten kunnen gemakkelijk door de mazen van het net glippen als je geen systeem hebt om ze bij te houden. Een klantoverzicht dashboard toont je actieve klanten, wanneer je voor het laatst contact met ze had, en hoe tevreden ze zijn. Dit voorkomt dat je plotseling ontdekt dat je al zes maanden niets van een belangrijke klant hebt gehoord.
Het dashboard kan ook klanttevredenheid indicatoren bevatten, zoals recent ontvangen feedback of signalen dat een klant minder actief wordt. Door dit in één overzicht te zien, kun je proactief handelen voordat een klant besluit om weg te gaan. Je ziet ook welke klanten het meeste omzet genereren, zodat je je relatiemanagement kunt prioriteren.
Voor MKB-bedrijven die persoonlijk contact met klanten belangrijk vinden, is dit dashboard onmisbaar. Het helpt je om die persoonlijke touch te behouden, zelfs als je klantenbestand groeit. Je weet precies wanneer je iemand moet bellen, een verjaardagskaartje moet sturen, of een evaluatiegesprek moet inplannen. Zo bouw je sterkere, langdurige klantrelaties op die je bedrijf stabiel houden.
3. Projecten en urenregistratie dashboard
Als je op projectbasis werkt, is inzicht in je projecten en uren goud waard. Dit dashboard toont alle actieve projecten, hoeveel uren er al op zijn geschreven, en hoe dat zich verhoudt tot het budget. Je ziet in één oogopslag welke projecten binnen budget blijven en waar je misschien uit de bocht vliegt.
De projectrentabiliteit wordt direct zichtbaar. Je kunt realtime zien of een project winstgevend is of dat je verlies draait. Dit helpt je om vroegtijdig bij te sturen in plaats van achteraf te ontdekken dat een project je geld heeft gekost. Je ziet ook waar je team hun tijd aan besteedt, wat inzicht geeft in de efficiëntie van je werkprocessen.
Het dashboard toont ook deadlines en planning, zodat je kunt zien of projecten op schema lopen. Als consultant, adviseur of dienstverlener zijn je uren je belangrijkste bron van inkomsten. Met dit overzicht houd je grip op je belangrijkste asset: de tijd van jou en je team. Je kunt capaciteit beter plannen en zien waar medewerkers over- of onderbelast zijn.
4. Marketing en leadgeneratie dashboard
Marketing kost geld, en je wilt natuurlijk weten of die investering iets oplevert. Een marketing dashboard laat zien waar je leads vandaan komen: via je website, social media, advertenties, of misschien via doorverwijzingen. Je ziet welke kanalen de meeste én de beste leads opleveren.
Het dashboard toont ook je conversietrechter: hoeveel bezoekers worden leads, hoeveel leads worden prospects, en hoeveel prospects worden uiteindelijk betalende klanten. Dit geeft je inzicht in waar mensen afhaken in je proces. Misschien zijn je marketingcampagnes wel succesvol in het aantrekken van bezoekers, maar haak je ze kwijt in de offerte fase.
Je kostprijs per lead wordt ook inzichtelijk. Als je ziet dat Google Ads je €50 per lead kost, terwijl organisch verkeer maar €5 per lead kost, kun je je marketingbudget slimmer verdelen. Dit dashboard laat zien welke marketing inspanningen écht business genereren, zodat je niet langer in het duister tast over wat werkt en wat niet. Voor MKB-bedrijven met beperkte marketingbudgetten is dit cruciaal om iedere euro effectief in te zetten.
5. Financieel overzicht dashboard
Cashflow is de zuurstof van je bedrijf. Een financieel dashboard geeft je direct inzicht in je openstaande facturen, welke betalingen je deze week of maand verwacht, en welke facturen al te lang openstaan. Je ziet in één oogopslag of je financiële gezondheid goed is of dat er actie nodig is.
Het dashboard toont je debiteuren veroudering: welke facturen zijn net verstuurd, welke zijn al dertig dagen oud, en welke zijn misschien al zestig dagen of langer onbetaald. Dit helpt je om gericht aan de slag te gaan met betalingsherinneringen. Je kunt prioriteren welke klanten je deze week belt over openstaande betalingen.
Je ziet ook je cashflow indicators voor de komende periode. Komen er grote betalingen aan waardoor je buffer groeit? Of heb je juist een krappe periode voor de boeg waarin je zelf grote uitgaven hebt maar weinig inkomsten verwacht? Met dit inzicht kun je proactief handelen in plaats van reactief. Je voorkomt liquiditeitsproblemen doordat je ze al ziet aankomen, en je kunt tijdig maatregelen nemen zoals betalingsregelingen treffen of een kredietlijn aanspreken.
Hoe Compenda helpt bij dashboard management
Bij Compenda begrijpen we dat ieder MKB-bedrijf uniek is. Daarom bieden we geen standaard dashboards die je moet accepteren zoals ze zijn. We werken samen met je om dashboards in te richten die perfect aansluiten bij jouw bedrijfsprocessen en de informatie die jij belangrijk vindt.
Wat we voor je betekenen:
- Maatwerk dashboards: We kijken samen naar welke informatie jij dagelijks nodig hebt en richten je dashboards daarop in. Dankzij vrije velden kun je ook bedrijfsspecifieke data vastleggen en visualiseren.
- Realtime integratie: Al je data uit CRM, HRM, projectmanagement, urenregistratie en facturatie komt samen in één systeem. Je dashboards tonen altijd actuele informatie.
- Implementatie en doorontwikkeling: We fungeren als een extensie van je team. Van de eerste analyse van je processen tot de implementatie en doorontwikkeling, we blijven betrokken om je te helpen het maximale uit je dashboards te halen.
- Mobiele toegang: Via onze app heb je ook onderweg toegang tot je belangrijkste dashboards, zodat je altijd op de hoogte bent van hoe je bedrijf ervoor staat.
Wil je weten hoe wij jouw dashboards kunnen inrichten zodat je meer grip krijgt op je bedrijf? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We laten je graag zien hoe onze geïntegreerde oplossing jouw dagelijkse werk eenvoudiger en inzichtelijker maakt, en welke prijzen het beste bij jouw situatie passen.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn dashboards bekijken om er echt waarde uit te halen?
Voor de meeste MKB-ondernemers is een dagelijkse check van 5-10 minuten ideaal, bij voorkeur aan het begin van je werkdag. Sommige dashboards, zoals je financieel overzicht en verkoopdashboard, bekijk je het beste dagelijks, terwijl je marketing dashboard wekelijks kan volstaan. Het belangrijkste is dat je een routine opbouwt waarbij je dashboards echt onderdeel worden van je besluitvorming, niet slechts iets dat je af en toe bekijkt.
Kan ik dashboards delen met mijn team of zijn ze alleen voor mij als ondernemer?
Dashboards zijn juist krachtiger wanneer je ze deelt met je team, maar dan wel met de juiste toegangsrechten. Je verkoopteam kan toegang krijgen tot het verkoopdashboard, je projectmanagers tot het projectendashboard, enzovoort. Dit zorgt voor transparantie en stelt iedereen in staat om zelfstandig bij te sturen. Je kunt per medewerker bepalen welke informatie ze wel en niet mogen zien, zodat gevoelige financiële data bijvoorbeeld alleen voor jou zichtbaar blijft.
Wat als ik nog niet alle data in mijn CRM heb staan? Kan ik dan al met dashboards beginnen?
Absoluut, je kunt gefaseerd beginnen. Start met het dashboard dat voor jou het belangrijkst is en zorg dat die data goed wordt bijgehouden. Veel ondernemers beginnen met het verkoopdashboard omdat dat direct impact heeft op de omzet. Naarmate je team went aan het werken met dashboards en het nut ervan inziet, kun je stapsgewijs andere dashboards toevoegen en je datakwaliteit verbeteren. Het is beter om te starten met één goed dashboard dan vijf half ingevulde.
Hoe voorkom ik dat mijn dashboards te complex worden met te veel informatie?
Focus op de 5-7 belangrijkste KPI's per dashboard die direct invloed hebben op je beslissingen. Vraag jezelf af: als ik deze informatie zie, welke actie kan ik dan ondernemen? Als een metric geen actie oplevert, haal hem dan weg. Begin simpel en voeg alleen metrics toe als je merkt dat je bepaalde informatie écht mist. Een overzichtelijk dashboard dat je daadwerkelijk gebruikt is veel waardevoller dan een overvolle dashboard die je gaat negeren.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het opzetten van dashboards?
De drie grootste fouten zijn: te veel metrics tegelijk willen volgen waardoor je het overzicht verliest, dashboards instellen maar je team niet trainen in het consequent invoeren van data, en dashboards maken zonder na te denken over welke acties je wilt ondernemen op basis van de informatie. Daarnaast vergeten veel ondernemers om hun dashboards periodiek te evalueren en aan te passen als hun bedrijf groeit of verandert.
Hoeveel tijd kost het om dashboards in te richten en te onderhouden?
De initiële inrichting met een specialist zoals Compenda kost meestal 1-2 dagen, afhankelijk van de complexiteit van je wensen en hoeveel maatwerk je nodig hebt. Het dagelijkse onderhoud is minimaal: als je CRM-data goed wordt bijgehouden, updaten je dashboards automatisch. Je investeert vooral tijd in het bekijken en interpreteren van de data, maar dat levert juist tijd op doordat je sneller en beter beslissingen neemt. De meeste ondernemers besparen per week 3-5 uur aan het handmatig verzamelen en analyseren van informatie.
Kan ik mijn dashboards aanpassen als mijn bedrijf groeit of verandert?
Ja, en dat zou je ook regelmatig moeten doen. Je dashboards moeten meegroeien met je bedrijf. Wat belangrijk was toen je 5 medewerkers had, kan anders zijn als je er 20 hebt. Plan ieder kwartaal of halfjaar een moment in om te evalueren of je dashboards nog steeds de juiste informatie tonen. Bij Compenda kunnen we je dashboards eenvoudig aanpassen zonder dat je hele systeem overhoop hoeft, zodat ze altijd relevant blijven voor je huidige situatie.
