De grootste fouten bij het gebruik van projectbeheer software zijn te complexe systemen zonder goede training, te veel functies activeren die je niet gebruikt, slechte gebruikersadoptie, inconsistente data-invoer, en software implementeren zonder eerst je processen op orde te hebben. Ook geïsoleerde systemen die niet integreren met andere tools en onduidelijke rapportages zorgen vaak voor problemen. Deze fouten maken dat teams teruggrijpen naar Excel of e-mail, waardoor je investering verloren gaat.
Waarom gaat projectbeheer software zo vaak mis?
Projectbeheer software faalt meestal niet door de software zelf, maar door de manier waarop je het implementeert en gebruikt. De meest voorkomende reden is dat bedrijven een te complex systeem kiezen dat niet past bij hun werkwijze. Je koopt een alleskunner met tientallen modules, terwijl je team eigenlijk gewoon projecten wil volgen en uren wil schrijven.
Gebrek aan training speelt ook een grote rol. Je installeert de software, geeft een korte uitleg van een halfuur, en verwacht dat iedereen ermee aan de slag gaat. Dat werkt niet. Mensen grijpen terug naar wat ze kennen, zoals Excel of e-mail, omdat dat makkelijker voelt. Voordat je het weet, draait de software wel, maar gebruikt niemand hem echt.
Een andere veelgemaakte fout is dat je de software los implementeert van je bestaande werkwijze. Je past je proces niet aan de software aan, en je past de software niet aan je proces aan. Het resultaat is een systeem dat ergens in een hoekje staat, waar niemand echt blij van wordt. Zelfs goede software kan zo falen.
Wat gebeurt er als je te veel functies activeert die je niet gebruikt?
Te veel functies activeren zorgt voor feature overload, waarbij je team overweldigd raakt door opties die ze niet begrijpen of nodig hebben. Het scherm staat vol met knoppen, menu’s en velden die niemand gebruikt. In plaats van dat de software je werk makkelijker maakt, wordt het een ingewikkelde puzzel waar niemand doorheen komt.
Dit leidt direct tot lagere adoptie. Medewerkers vinden het te ingewikkeld en gaan op zoek naar simpelere alternatieven. Voordat je het weet, schrijven ze hun uren weer in Excel, sturen ze projectupdates via e-mail, en staat je dure projectbeheer software er verlaten bij. De investering die je deed om gestroomlijnd te werken, heeft precies het tegenovergestelde effect.
Voor het MKB zijn er vaak functies die gewoon niet nodig zijn. Denk aan geavanceerde resource planning tools als je maar vijf medewerkers hebt, of complexe risicomanagement modules als je projecten overzichtelijk zijn. Ook ingewikkelde rapportage dashboards met twintig grafieken zijn vaak overbodig als je gewoon wilt weten of je binnen budget blijft.
Begin daarom met de basis: projecten aanmaken, taken toewijzen, uren schrijven en budgetten monitoren. Activeer pas extra functies als je team daar echt om vraagt en als je een duidelijke behoefte ziet. Minder is vaak meer.
Hoe zorg je ervoor dat je team de software ook echt gebruikt?
Gebruikersadoptie begint bij betrokkenheid vanaf het begin. Betrek je team bij de keuze voor projectbeheer software. Laat ze meekijken, vragen stellen en hun wensen delen. Als mensen het gevoel hebben dat er naar ze geluisterd is, zijn ze veel meer bereid om de software een eerlijke kans te geven.
Goede onboarding en training zijn vervolgens belangrijk. Niet een saaie PowerPoint van twee uur, maar praktische sessies waarin mensen direct met hun eigen projecten aan de slag gaan. Laat ze zien hoe de software hun dagelijkse werk makkelijker maakt. Geef concrete voorbeelden die herkenbaar zijn voor hun situatie.
Dwang werkt niet. Als je zegt “vanaf morgen moet iedereen de software gebruiken, punt uit”, creëer je weerstand. Mensen doen het dan wel, maar zonder enthousiasme. Ze vullen het minimale in en blijven ondertussen hun eigen systeem gebruiken. Dat wil je niet.
Wijs een paar ambassadeurs aan binnen je team. Dit zijn mensen die enthousiast zijn over de nieuwe manier van werken en anderen kunnen helpen. Zij beantwoorden vragen, delen tips en zorgen dat iedereen meekomt. Vier ook kleine successen: het eerste project dat volledig in de software is gedraaid, de eerste correcte urenregistratie, de eerste factuur die direct uit het systeem komt. Dat motiveert.
Wat is de grootste fout bij het invoeren van projectgegevens?
De grootste fout bij data-invoer is inconsistente naamgeving. De een noemt een project “Website Jansen”, de ander “Jansen website”, en weer een ander “Web Jansen 2024”. Voordat je het weet, kun je geen overzicht meer maken omdat alles door elkaar staat. Rapportages kloppen niet, je kunt niet goed zoeken, en niemand weet meer welk project welk is.
Te veel of te weinig detail is ook een veelvoorkomend probleem. Sommige mensen vullen hele verhalen in bij iedere taak, anderen schrijven alleen “werk gedaan”. Beide uitersten zijn niet handig. Te veel detail maakt het onoverzichtelijk en kost te veel tijd. Te weinig detail zorgt dat je later niet meer weet wat er precies gebeurd is of waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn.
Een ander pijnpunt is dat er geen duidelijke afspraken zijn over wie wat invoert. Moet de projectleider de uren goedkeuren? Wie werkt de projectstatus bij? Wie zorgt dat budgetten kloppen? Als dit niet helder is, gebeurt het vaak dubbel of juist helemaal niet. Het resultaat is chaos en onbetrouwbare rapportages waar je niets mee kunt.
Maak daarom heldere afspraken over standaardisatie. Gebruik een vaste opbouw voor projectnamen, bijvoorbeeld “Klantnaam – Projecttype – Jaar”. Bepaal welke velden verplicht zijn en welke optioneel. Leg vast wie verantwoordelijk is voor welke invoer. En train iedereen hierop, zodat het vanaf dag één goed gaat.
Waarom werkt projectbeheer software niet als je processen niet op orde zijn?
Software lost geen rommelige processen op, het maakt ze juist pijnlijk zichtbaar. Als je werkwijze onduidelijk is, met onduidelijke verantwoordelijkheden en geen vaste stappen, dan gaat software daar niets aan veranderen. Je automatiseert dan gewoon de chaos, en dat werkt niet.
Stel je voor dat je nu al niet weet wanneer een project officieel start, wie wat moet doen, en wanneer je factureert. Als je dat proces in software giet, blijven al die onduidelijkheden bestaan. Sterker nog, ze worden groter omdat iedereen nu op een andere manier met de software omgaat. De software wordt dan de zondebok, terwijl het eigenlijk aan je proces ligt.
Je moet eerst je werkwijze stroomlijnen voordat je automatiseert. Breng in kaart hoe een project bij jou loopt: van offerte tot oplevering en facturatie. Bepaal wie welke stappen zet, wanneer iemand de volgende persoon informeert, en welke informatie je vastlegt. Pas als dat helder is, kun je dit proces ondersteunen met software.
Concrete procesverbeteringen die vaak nodig zijn: duidelijke projectfases definiëren, afspraken maken over wanneer je uren schrijft, bepalen wie budgetten monitort, en vastleggen hoe je met wijzigingen omgaat. Dit lijkt saai werk, maar het is de basis voor succesvolle software-implementatie.
Hoe voorkom je dat projectbeheer software een eiland wordt?
Geïsoleerde projectbeheer software die niet praat met je andere systemen is een veelvoorkomend probleem. Je schrijft uren in je projecttool, maar je factureert vanuit je boekhoudpakket. Je klantgegevens staan in je CRM, maar je moet ze handmatig overnemen naar je projecten. Je e-mails over projecten staan los van de projectinformatie zelf.
Dit gebrek aan integratie leidt tot dubbel werk en fouten. Je moet dezelfde informatie op meerdere plekken invoeren. Dat kost tijd en er sluipen fouten in. De ene keer vergeet je iets over te nemen, de andere keer type je het verkeerd over. Voordat je het weet, kloppen je systemen niet meer met elkaar en weet niemand meer wat de waarheid is.
Integratie is belangrijk omdat je bedrijfsproces niet ophoudt bij projectbeheer. Een project begint vaak bij een offerte in je CRM, loopt via projectbeheer waar je uren schrijft en budgetten monitort, en eindigt bij facturatie. Als die systemen niet met elkaar praten, blijft het gedoe.
Kies daarom software die goed integreert met je andere tools, of nog beter: kies een alles-in-één oplossing waarbij CRM, projectbeheer en facturatie in één systeem zitten. Zo hoef je gegevens maar één keer in te voeren en stromen ze automatisch door naar waar je ze nodig hebt. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Wat zijn de gevaren van te weinig of te veel rapportages?
Te weinig rapportages betekent dat je niet weet waar je staat. Je hebt geen idee of projecten binnen budget blijven, of je team overbelast is, of je winstgevend werkt. Je vaart blind en kunt pas achteraf zien dat het mis ging. Dan is het te laat om bij te sturen.
Maar te veel rapportages is ook een probleem. Als je twintig dashboards hebt met honderd grafieken, ziet niemand meer de bomen door het bos. Welke cijfers zijn nu echt belangrijk? Wat moet je doen met al die informatie? Het leidt tot verlamming in plaats van actie. Bovendien kost het maken en onderhouden van al die rapportages veel tijd.
Voor het MKB zijn een paar praktische rapportages vaak genoeg. Denk aan een overzicht van lopende projecten met hun status, een budgetrapportage die laat zien of je binnen de begroting blijft, en een urenregistratie die declarabele versus niet-declarabele uren toont. Misschien nog een rendementoverzicht waarin je voorcalculatie vergelijkt met realisatie.
Houd rapportages praktisch en actionable. Iedere rapportage moet een duidelijk doel hebben en moet leiden tot actie als er iets niet klopt. Geen mooie grafieken om de grafieken, maar informatie die je helpt om betere beslissingen te nemen. En vermijd micromanagement: je wilt sturen op hoofdlijnen, niet ieder kwartier controleren wat iedereen doet.
Hoe Compenda helpt bij het voorkomen van projectbeheer fouten
Bij Compenda begrijpen we dat projectbeheer software alleen werkt als het aansluit bij hoe jij werkt. We gooien niet zomaar software over de schutting en wensen je succes. In plaats daarvan kijken we samen naar je bedrijfsproces en richten we de software in op wat jij echt nodig hebt.
Onze aanpak voorkomt de veelgemaakte fouten op verschillende manieren:
- Flexibele implementatie op maat: We activeren alleen de functies die je nodig hebt, zodat je team niet overweldigd raakt door onnodige complexiteit
- Volledige integratie: Projectbeheer zit geïntegreerd in ons CRM-systeem, samen met facturatie, urenregistratie en relatiebeheer. Geen losse eilanden, maar één systeem waarin alles samenkomt
- Persoonlijke begeleiding en training: We begeleiden je team bij de overstap met praktische training die aansluit bij jullie dagelijkse werkzaamheden
- Focus op wat werkt: We helpen je eerst je processen op orde te krijgen voordat we automatiseren, zodat je een solide basis hebt
- Duidelijke afspraken over data-invoer: We maken samen heldere richtlijnen voor consistente projectgegevens
- Praktische rapportages: We richten rapportages in die je echt helpt, zoals realtime inzicht in budgetten, voortgang en rendement
Met Compenda krijg je een projectbeheer oplossing die meegaat met je bedrijf. Van offerte tot facturatie, alles op één plek. Wil je weten hoe dit voor jouw situatie werkt? Neem contact op en we laten je zien hoe onze software jouw projecten winstgevender maakt. Bekijk ook onze prijzen om te zien welk pakket bij jouw bedrijf past.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een succesvolle implementatie van projectbeheer software?
Reken voor een MKB-bedrijf minimaal 4-6 weken voor een volledige implementatie. Dit omvat het op orde brengen van je processen (1-2 weken), de technische installatie en configuratie (1 week), training van je team (1 week), en een pilotfase waarin je met echte projecten oefent (2 weken). Haast je niet: een gedegen implementatie voorkomt dat je software later alsnog faalt door slechte adoptie.
Kan ik projectbeheer software ook gefaseerd invoeren, of moet alles in één keer?
Gefaseerde invoering is juist aan te raden en verhoogt de slagingskans aanzienlijk. Start bijvoorbeeld eerst met alleen projectregistratie en taakbeheer bij één team of afdeling. Als dat goed loopt, voeg je urenregistratie toe, daarna budgetmonitoring, en vervolgens breid je uit naar andere teams. Zo voorkom je dat iedereen tegelijk overweldigd raakt en kun je leren van de ervaringen uit de eerste fase.
Wat doe je als je team blijft terugvallen op Excel ondanks de nieuwe software?
Ga eerst in gesprek om te begrijpen waarom ze terugvallen: is de software te ingewikkeld, missen ze functies, of is het gewoon wennen? Los de echte blokkades op door extra training, het uitschakelen van onnodige functies, of het aanpassen van werkafspraken. Maak vervolgens Excel-gebruik actief onpraktisch door bijvoorbeeld alleen nog vanuit de software te rapporteren of te factureren, zodat dubbel werk ontstaat als mensen Excel blijven gebruiken.
Hoe weet ik of mijn bedrijf klaar is voor projectbeheer software?
Je bent klaar als je minimaal drie dingen op orde hebt: (1) je kunt beschrijven hoe een standaard project bij jou loopt van start tot eind, (2) je hebt een duidelijk probleem dat software kan oplossen (zoals verlies van overzicht, budgetoverschrijdingen, of inefficiënte urenregistratie), en (3) je management en team zijn bereid tijd te investeren in de implementatie. Als deze basis er niet is, werk daar dan eerst aan voordat je software aanschaft.
Wat zijn realistische verwachtingen qua ROI van projectbeheer software?
Voor MKB-bedrijven zie je meestal binnen 6-12 maanden rendement door betere budgetcontrole (minder overschrijdingen), efficiëntere urenregistratie (5-10 uur per maand bespaard per persoon), en hogere declaratiegraden (vaak 10-15% meer declarabele uren gevonden). Verwacht echter niet dat software direct alle problemen oplost: de echte waarde komt van beter inzicht waardoor je betere beslissingen neemt over projecten, prijzen en capaciteit.
Hoe voorkom je dat alleen de projectleider de software gebruikt en de rest van het team niet?
Zorg dat iedereen direct voordeel ervaart van de software, niet alleen de projectleider. Geef medewerkers bijvoorbeeld eenvoudige urenregistratie via mobiel, laat ze hun eigen takenoverzicht zien, of maak duidelijk wanneer hun uren zijn goedgekeurd. Als alleen de projectleider voordeel heeft en anderen alleen maar extra administratie ervaren, faalt adoptie. Maak de software dus relevant en waardevol voor elke gebruikersrol.
Wat moet ik doen als mijn gekozen software toch te complex blijkt voor mijn team?
Probeer eerst onnodige functies uit te schakelen en de interface te vereenvoudigen tot alleen de essentiële onderdelen. Als dat niet helpt, overweeg dan een switch naar eenvoudigere software - het is beter om vroeg te switchen dan jaren door te modderen met een systeem dat niet werkt. Zie het niet als falen, maar als een waardevolle les: nu weet je precies wat je wel en niet nodig hebt voor je volgende keuze.
