Je CRM-systeem zou je salesteam moeten helpen om sneller te werken, maar vaak gebeurt precies het omgedekte. Te veel administratie, onduidelijke processen en gebrek aan training zorgen ervoor dat je verkopers meer tijd kwijt zijn aan het systeem dan aan verkopen. De oplossing? Maak je CRM-invoer simpeler, automatiseer repetitieve taken, geef je team alleen relevante data, integreer met andere tools, train goed en blijf optimaliseren. In dit artikel krijg je zes praktische tips die je salesteam direct sneller laten werken.
Waarom je salesteam trager werkt dan nodig
Veel MKB-bedrijven investeren in een CRM-systeem met de beste bedoelingen, maar merken al snel dat hun salesteam er niet sneller, maar juist langzamer door wordt. Het probleem zit hem vaak in hoe het systeem wordt gebruikt, niet in het systeem zelf.
Een veelvoorkomend knelpunt is slechte datakwaliteit. Als je CRM vol staat met dubbele contacten, verouderde informatie of incomplete gegevens, dan kost het je verkopers kostbare tijd om uit te zoeken wat wel en niet klopt. Ze moeten zoeken, verifiëren en opschonen voordat ze überhaupt aan de slag kunnen met hun eigenlijke werk: verkopen.
Daarnaast werken veel teams nog met te veel handmatige processen. Denk aan het steeds opnieuw invullen van dezelfde gegevens, het handmatig aanmaken van taken na ieder klantgesprek, of het kopiëren van informatie tussen verschillende systemen. Dit soort repetitief werk vreet energie en tijd, terwijl het prima geautomatiseerd kan worden.
Ook gebrek aan goede training speelt een grote rol. Als je team niet precies weet hoe ze het CRM efficiënt moeten gebruiken, gaan ze hun eigen werkwijze verzinnen. Dat leidt tot inconsistentie, fouten en uiteindelijk frustratie. Het resultaat? Je verkopers zien het CRM als een verplicht nummer in plaats van als een hulpmiddel dat hen echt helpt.
1. Maak je CRM-invoer zo simpel mogelijk
De grootste tijdverspiller in elk CRM-systeem is de datainvoer. Als je verkopers tien minuten nodig hebben om een klantgesprek te loggen, dan gaat er enorm veel verkooptijd verloren. Het goede nieuws? Je kunt dit drastisch verbeteren door de invoer zo simpel mogelijk te maken.
Begin met het gebruik van templates en standaardvelden. In plaats van dat je team elke keer opnieuw moet nadenken over welke informatie ze moeten vastleggen, creëer je vaste sjablonen voor veelvoorkomende situaties. Denk aan templates voor eerste contactmomenten, offerteaanvragen of klachten. Zo weet iedereen precies wat er moet worden ingevuld en vergeet je geen belangrijke informatie.
Keuzelijsten en dropdown menu’s zijn je beste vrienden. In plaats van vrije tekstvelden waar iedereen op zijn eigen manier informatie invoert, werk je met vooraf gedefinieerde opties. Dit zorgt niet alleen voor snellere invoer, maar ook voor consistente data waar je later goed op kunt filteren en rapporteren. Dankzij vrije velden kun je voor jou specifieke informatie documenteren en toch de structuur behouden die je nodig hebt.
Vergeet ook de mobiele mogelijkheden niet. Je verkopers zijn vaak onderweg, tussen afspraken door of bij de klant op locatie. Als ze daar direct hun gegevens kunnen invoeren via een gebruiksvriendelijke app, hoeven ze het niet later nog een keer te doen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar zorgt ook voor accuratere informatie omdat alles nog vers in het geheugen zit.
2. Automatiseer repetitieve taken en follow-ups
Als je verkopers hun tijd besteden aan het handmatig versturen van herinneringsmails, het aanmaken van terugkerende taken of het toewijzen van nieuwe leads, dan is er enorm veel efficiëntiewinst te behalen. Automatisering is niet ingewikkeld, maar het effect op de snelheid van je team is gigantisch.
Start met het automatiseren van e-mailsequenties. Als een prospect zich aanmeldt voor meer informatie, kan je CRM automatisch een welkomstmail sturen, gevolgd door relevante content op vaste momenten. Je verkopers hoeven alleen in actie te komen als er een reactie komt of wanneer het echt tijd is voor persoonlijk contact. Zo focussen ze op gesprekken die ertoe doen.
Ook het automatisch aanmaken van taken bespaart enorm veel tijd. Zodra een offerte wordt verstuurd, kan het systeem automatisch een taak aanmaken om na drie dagen te bellen voor een follow-up. Is een deal gewonnen? Dan wordt automatisch een onboarding-taak aangemaakt voor het team. Je verkopers hoeven niet meer zelf bij te houden wanneer ze wat moeten doen, het systeem doet dat voor hen.
Lead-toewijzing is een ander proces dat perfect te automatiseren is. Op basis van criteria zoals regio, productinteresse of omvang van de deal, kan je CRM nieuwe leads automatisch aan de juiste verkoper toewijzen. Geen discussies meer over wie welke lead oppakt, en geen leads die tussen wal en schip vallen omdat niemand zich verantwoordelijk voelt.
3. Geef je team alleen relevante data te zien
Een overvolle dashboard met informatie die niet relevant is voor de dagelijkse werkzaamheden, vertraagt je team enorm. Ze moeten zoeken, scrollen en filteren om te vinden wat ze nodig hebben. De oplossing is simpel: zorg dat iedereen alleen ziet wat voor hen belangrijk is.
Maak gebruik van gepersonaliseerde dashboards per rol. Een accountmanager heeft andere informatie nodig dan een sales development representative. De een wil zijn bestaande klanten en hun projectstatus zien, de ander focust op nieuwe leads en belafspraken. Door voor elke rol een eigen dashboard in te richten, krijgt iedereen direct de informatie die hen helpt om sneller te werken.
Filters en weergaven zijn krachtige tools die vaak onderbenut blijven. Leer je team om standaard weergaven aan te maken voor hun meest voorkomende taken. Bijvoorbeeld een weergave met alle klanten die deze week gebeld moeten worden, of alle offertes die langer dan een week open staan. In plaats van elke keer opnieuw te moeten zoeken, hebben ze met één klik de juiste informatie voor zich.
Denk ook na over welke velden echt nodig zijn. Veel CRM-systemen worden in de loop der tijd volgestouwd met velden die ooit belangrijk leken, maar nu alleen maar afleiden. Maak regelmatig een opschoning en verberg of verwijder velden die niet meer gebruikt worden. Hoe minder rommel, hoe sneller je team de belangrijke informatie vindt.
4. Integreer je CRM met andere tools
Niets vertraagt je salesteam meer dan constant moeten schakelen tussen verschillende systemen. E-mail in Outlook, agenda in Google Calendar, documenten in Dropbox en klantgegevens in het CRM. Al dat heen en weer klikken kost niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kans op fouten en vergeten taken.
Een goede koppeling met je e-mailplatform is onmisbaar. Als je verkopers hun e-mails kunnen versturen en ontvangen vanuit het CRM, of als alle klantcommunicatie automatisch wordt gelogd bij de juiste relatie, dan scheelt dat enorm veel handmatig werk. Ze hoeven niet meer te kopiëren en plakken tussen systemen, alles staat automatisch op de juiste plek.
Ook de integratie met je agenda is waardevol. Als afspraken die in het CRM worden ingepland automatisch in de persoonlijke agenda van je verkoper verschijnen, en andersom, dan voorkom je dubbele boekingen en vergeten afspraken. Je team heeft één bron van waarheid voor hun planning, niet drie verschillende systemen die ze handmatig synchroon moeten houden.
Voor MKB-bedrijven die met projecten werken is de koppeling met facturatie en urenregistratie belangrijk. Als een offerte akkoord is, kun je deze automatisch promoveren naar een project waarbij alle afspraken en voorcalculatie worden doorgezet. Medewerkers kunnen hun uren declareren en hebben direct inzicht in het budget. Zo verdeel je de verantwoordelijkheid en voorkom je overschrijdingen, terwijl alle data op één centrale plek staat.
5. Train je team op de juiste manier
Je kunt het beste CRM-systeem hebben met alle automatiseringen en integraties, maar als je team niet weet hoe ze het efficiënt moeten gebruiken, dan haalt het niet het gewenste resultaat. Goede training is niet iets eenmaligs bij de implementatie, het is een doorlopend proces.
Begin met praktijkgerichte training in plaats van theoretische uitleg. Laat je team oefenen met echte scenario’s uit hun dagelijkse werk. Hoe log je een klantgesprek? Hoe maak je een offerte aan? Hoe vind je snel alle informatie over een bestaande klant? Door te trainen met situaties die ze echt tegenkomen, blijft de kennis beter hangen en zien ze direct de waarde.
Maak onderscheid tussen verschillende rollen in je training. Een verkoper heeft andere functionaliteiten nodig dan een projectmanager of een backoffice medewerker. Door rolspecifieke trainingen te geven, voorkom je dat mensen overspoeld worden met informatie die ze nooit gaan gebruiken. Ze leren precies wat zij nodig hebben om hun werk sneller te doen.
Creëer interne champions binnen je team. Dit zijn mensen die het systeem goed beheersen en waar collega’s snel terecht kunnen met vragen. Zo hoeft niet iedereen bij de IT-afdeling of externe support aan te kloppen voor kleine vragen, en krijgen mensen sneller hulp. Deze champions kunnen ook nieuwe collega’s inwerken en best practices delen die binnen jullie organisatie goed werken.
6. Meet en optimaliseer je CRM-processen continu
Als je niet meet, weet je niet of je verbeteringen echt werken. Het mooie van een CRM-systeem is dat je precies kunt bijhouden hoe je team ermee werkt en waar de knelpunten zitten. Door deze data te gebruiken, kun je gericht blijven optimaliseren.
Houd bij hoeveel tijd je team kwijt is aan datainvoer en administratieve taken. Als dit percentage te hoog is, weet je dat daar winst te behalen valt. Misschien zijn bepaalde velden overbodig, of kunnen processen verder geautomatiseerd worden. Door dit structureel te meten, zie je of je verbeteringen effect hebben.
Kijk ook naar gebruikspatronen in je systeem. Welke functies worden veel gebruikt en welke niet? Als bepaalde features niet worden gebruikt terwijl ze wel waardevol zouden kunnen zijn, is dat een teken dat er meer training nodig is. Omgekeerd, als niemand bepaalde functionaliteit gebruikt, kun je overwegen om die te vereenvoudigen of te verwijderen.
Creëer een feedbackloop met je team. Vraag regelmatig wat goed werkt en wat beter kan. Zij werken dagelijks met het systeem en weten precies waar ze tegenaan lopen. Door deze feedback serieus te nemen en er actief mee aan de slag te gaan, zorg je ervoor dat je CRM blijft aansluiten bij de praktijk. Zo blijf je snelheid winnen in plaats van verliezen.
Hoe Compenda helpt bij sneller werken met CRM
Bij Compenda begrijpen we dat business software enkel een middel is. Daarom hebben we onze CRM-oplossing speciaal ontwikkeld voor MKB-bedrijven die flexibiliteit nodig hebben en niet in een standaard keurslijf passen. We helpen je niet alleen met software, maar denken actief mee over hoe je processen sneller en efficiënter kunnen.
Onze aanpak richt zich op de praktijk:
- Flexibele invoer met vrije velden: Bepaal zelf welke informatie je vastlegt, zodat datainvoer aansluit bij jouw werkwijze en niet andersom
- Uitgebreide automatiseringsmogelijkheden: Van automatische taakgeneratie tot slimme workflows die repetitief werk uit handen nemen
- Naadloze integraties: Koppelingen met je e-mail, boekhoudsoftware en andere tools die je al gebruikt, zodat alle data op één centrale plek staat
- Persoonlijke dashboards: Iedereen ziet alleen de informatie die voor hem of haar relevant is, zonder onnodige afleiding
- Mobiele app: Je team kan overal werken en direct informatie invoeren, ook onderweg tussen afspraken
- Implementatie en training op maat: We analyseren je processen en zorgen voor een implementatie die past bij hoe jij werkt
We fungeren niet als traditionele leverancier, maar als een extensie van jouw team. Samen zorgen we ervoor dat je CRM echt helpt om sneller te werken, niet langzamer. Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt voor jouw organisatie? Bekijk onze features, ontdek de prijzen of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo en ontdek hoe we jouw salesteam kunnen helpen om efficiënter te werken.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost het om een CRM-systeem goed te implementeren voor mijn salesteam?
De implementatietijd hangt af van de complexiteit van je processen en het aantal gebruikers, maar reken gemiddeld op 4-8 weken voor een volledige implementatie inclusief configuratie, datamingratie en training. De eerste resultaten zie je vaak al na 2-3 weken wanneer de basisprocessen draaien. Het is belangrijk om gefaseerd te implementeren: start met de kernfunctionaliteiten en breid daarna uit met automatiseringen en integraties.
Wat doe ik als mijn salesteam weerstand heeft tegen het gebruik van het CRM?
Weerstand komt vaak voort uit onduidelijkheid over het nut of angst voor extra werk. Betrek je team vanaf het begin bij de inrichting en laat hen meebeslissen over workflows en velden. Toon concrete voorbeelden van tijdwinst, zoals geautomatiseerde follow-ups die ze niet meer handmatig hoeven te doen. Zorg ook voor een laagdrempelige manier om feedback te geven en implementeer hun suggesties, zodat ze zien dat hun mening telt.
Welke automatiseringen moet ik als eerste instellen om direct resultaat te zien?
Start met de drie automatiseringen die de meeste tijd besparen: automatische lead-toewijzing op basis van criteria zoals regio of producttype, automatische follow-up taken na belangrijke acties zoals het versturen van offertes, en e-mailsequenties voor standaard communicatie zoals welkomstmails of herinneringen. Deze drie zorgen direct voor minder handmatig werk en voorkomen dat leads of taken tussen wal en schip vallen.
Hoe voorkom ik dat mijn CRM-data rommelig en onbetrouwbaar wordt?
Preventie is het belangrijkst: gebruik verplichte velden voor cruciale informatie, werk met dropdown menu's in plaats van vrije tekstvelden waar mogelijk, en stel validatieregels in die dubbele contacten detecteren. Plan daarnaast maandelijks een kort moment voor data-opschoning, waarbij je dubbele records samenvoegt en incomplete gegevens aanvult. Wijs ook een data-eigenaar aan die verantwoordelijk is voor de kwaliteit en standaarden bewaakt.
Wat zijn de belangrijkste integraties die ik moet hebben naast mijn CRM?
De drie must-have integraties zijn: je e-mailplatform (zoals Outlook of Gmail) voor automatisch loggen van communicatie, je agenda voor naadloze planning van afspraken, en je boekhoudsoftware voor het doorvoeren van offertes naar facturen. Afhankelijk van je bedrijf kunnen ook koppelingen met marketing automation tools, telefonie voor automatisch bellen vanuit het CRM, of projectmanagement software waardevol zijn.
Hoe vaak moet ik mijn CRM-processen evalueren en aanpassen?
Plan elk kwartaal een evaluatiemoment waarbij je met je team de belangrijkste knelpunten bespreekt en gebruiksstatistieken analyseert. Daarnaast is het slim om na elke grote verandering in je salesproces (zoals nieuwe producten of doelgroepen) te kijken of je CRM-inrichting nog aansluit. Kleine optimalisaties kun je doorlopend doorvoeren op basis van feedback van je team, zonder te wachten op het formele evaluatiemoment.
Wat kost een goed CRM-systeem voor een MKB-bedrijf gemiddeld?
Voor een MKB-bedrijf kun je rekenen op €30-€80 per gebruiker per maand voor een professioneel CRM-systeem met goede automatiseringsmogelijkheden en integraties. Daarbovenop komen eenmalige kosten voor implementatie en maatwerk, die kunnen variëren van €2.000 tot €10.000 afhankelijk van de complexiteit. Let op de totale eigendomskosten: een goedkoop systeem zonder goede ondersteuning kan uiteindelijk duurder uitpakken door verloren productiviteit.
