Een gemiddelde CRM-migratie duurt tussen de 4 en 12 weken, afhankelijk van de omvang van je data, het aantal gebruikers en de complexiteit van je bedrijfsprocessen. Kleine bedrijven met een eenvoudige CRM-setup kunnen binnen een maand live gaan, terwijl grotere organisaties met uitgebreide integraties en maatwerk soms meerdere maanden nodig hebben. De voorbereiding en data-opschoning nemen vaak net zoveel tijd in beslag als de technische migratie zelf.
Wat bepaalt de duur van een CRM-migratie?
De duur van een CRM-migratie hangt af van vijf belangrijke factoren: de hoeveelheid data die je moet overzetten, het aantal gebruikers dat mee moet, de complexiteit van koppelingen met andere systemen, de mate van maatwerk die je nodig hebt, en hoeveel tijd je team kan vrijmaken. Een klein bedrijf met 5 gebruikers en een overzichtelijke database kan binnen 2 tot 4 weken klaar zijn, terwijl een organisatie met 50 gebruikers en meerdere integraties al snel 8 tot 12 weken nodig heeft.
De omvang van je data speelt een grote rol. Heb je duizenden klantcontacten met bijbehorende offertes, projecten en communicatiegeschiedenis? Dan kost het meer tijd om alles netjes over te zetten dan wanneer je alleen basisgegevens hebt. Het gaat niet alleen om het aantal records, maar ook om de kwaliteit. Slordig bijgehouden data moet je eerst opschonen, anders sleep je problemen mee naar je nieuwe systeem.
Ook het aantal gebruikers maakt uit. Meer gebruikers betekent meer training, meer instellingen per persoon en meer tijd om iedereen comfortabel te krijgen met het nieuwe systeem. Daarnaast hebben verschillende afdelingen vaak specifieke wensen. De verkoopafdeling wil andere dingen zien dan de projectafdeling, en dat vraagt om maatwerk in de inrichting.
Koppelingen met andere systemen kunnen de migratie flink vertragen. Moet je CRM communiceren met je boekhoudsoftware, je mailingsysteem of andere tools? Dan moet je die integraties opnieuw opzetten en testen. Hoe meer systemen met elkaar moeten praten, hoe langer het duurt voordat alles soepel loopt.
De beschikbaarheid van je eigen team is vaak de meest onderschatte factor. Je leverancier kan nog zo efficiënt werken, maar als jouw mensen geen tijd hebben om vragen te beantwoorden, data aan te leveren of testrondes te doen, loopt het project vertraging op. Zorg dus dat je intern voldoende capaciteit reserveert.
Welke fases doorloop je tijdens een CRM-migratie?
Een CRM-migratie bestaat uit vijf fases: voorbereiding en analyse, data-opschoning en mapping, test-migratie, de daadwerkelijke migratie en nazorg met optimalisatie. Elke fase heeft zijn eigen tijdsduur en uitdagingen. De voorbereiding neemt meestal 1 tot 2 weken in beslag, data-opschoning kan 2 tot 4 weken duren, testen kost 1 tot 2 weken, de migratie zelf gebeurt vaak in een weekend, en de nazorg loopt door gedurende de eerste maanden van gebruik.
In de voorbereidingsfase kijk je samen met je leverancier naar je huidige situatie en wat je nodig hebt. Welke gegevens wil je meenemen? Welke processen moeten worden ingericht? Wie krijgt welke rechten? Deze fase lijkt misschien minder belangrijk, maar een goede voorbereiding scheelt je later veel frustratie. Je maakt concrete afspraken over planning, verantwoordelijkheden en verwachtingen.
Data-opschoning en mapping is vaak de meest tijdrovende fase. Je gaat door je huidige data heen en schoont dubbele contacten op, verwijdert oude informatie en zorgt dat alles klopt. Daarna map je de velden uit je oude systeem naar het nieuwe CRM. Welk veld komt waar terecht? Hoe noem je dingen in het nieuwe systeem? Dit vraagt precisiewerk en aandacht voor detail.
De test-migratie is je proefrit. Je zet een deel van de data over naar het nieuwe systeem en controleert of alles goed gaat. Kloppen de gegevens? Werken de koppelingen? Kunnen gebruikers vinden wat ze zoeken? Op basis van deze test pas je dingen aan voordat je de echte migratie doet. Deze stap voorkomt nare verrassingen.
De daadwerkelijke migratie gebeurt meestal in een weekend of buiten werktijd, zodat je bedrijf gewoon door kan draaien. De data wordt overgezet, systemen worden gekoppeld en alles wordt gecontroleerd. Maandagochtend log je in op je nieuwe CRM en kun je aan de slag.
Nazorg en optimalisatie begint zodra je live gaat. De eerste weken kom je erachter wat nog beter kan, welke instellingen aangepast moeten worden en waar gebruikers tegenaan lopen. Een goede leverancier blijft beschikbaar om je te helpen, vragen te beantwoorden en het systeem verder te verfijnen.
Hoeveel tijd kost de data-overgang naar een nieuw CRM?
De data-overgang zelf kost technisch gezien vaak maar een paar uur tot een dag, maar de voorbereiding ervan neemt 2 tot 6 weken in beslag. Je moet data exporteren uit het oude systeem, opschonen, mappen naar de nieuwe structuur en importeren in het nieuwe CRM. Voor een kleine dataset van enkele duizenden contacten ben je sneller klaar dan voor tienduizenden records met uitgebreide historie.
Het exporteren van data uit je oude systeem lijkt simpel, maar kan verrassend ingewikkeld zijn. Niet elk systeem geeft data even makkelijk vrij, en soms zit informatie verspreid over meerdere bestanden of tabellen. Je moet zorgen dat je alles compleet hebt voordat je verder gaat, inclusief bijlagen, notities en relaties tussen verschillende gegevens.
Data-opschoning is waar je echt tijd in stopt. Je komt dubbele contacten tegen, verouderde informatie, lege velden en inconsistenties. Iemand heeft klanten op drie verschillende manieren ingevoerd, adressen kloppen niet meer, en telefoonnummers missen landcodes. Dit moet je aanpakken voordat je migreert, anders heb je straks een rommelig nieuw systeem.
Het mappen van data betekent dat je bepaalt welke informatie uit het oude systeem waar terechtkomt in het nieuwe. Het veld “Bedrijfsnaam” wordt misschien “Organisatie” in je nieuwe CRM. Notities moeten gekoppeld worden aan de juiste contacten. Deze mapping moet je zorgvuldig documenteren, zodat je precies weet wat er gebeurt met elke data-element.
De daadwerkelijke import is meestal het snelste deel. Moderne systemen kunnen grote hoeveelheden data in korte tijd verwerken. Maar ook hier geldt: hoe beter je voorbereid hebt, hoe soepeler het gaat. Een kleine dataset van 2.000 contacten importeer je in een uur. Een grote dataset van 50.000 contacten met bijbehorende projecten, offertes en communicatie kan een hele dag duren.
Hoe lang duurt de training en adoptie van een nieuw CRM?
Training van gebruikers kost meestal 1 tot 2 dagen, maar volledige adoptie duurt 2 tot 3 maanden. Je team moet niet alleen leren hoe het systeem werkt, maar ook wennen aan nieuwe werkwijzen en het vertrouwen krijgen om het oude systeem los te laten. Deze fase wordt vaak onderschat, terwijl het succes van je CRM-migratie er grotendeels van afhangt.
De initiële training geef je vlak voor of direct na de go-live. Gebruikers leren de basisfuncties: hoe voeg je contacten toe, hoe maak je offertes, hoe registreer je uren. Deze training moet praktisch zijn en aansluiten bij de dagelijkse taken van je team. Theoretische uitleg vergeten mensen snel, maar als ze direct kunnen oefenen met hun eigen werk, blijft het beter hangen.
De eerste weken na de migratie zijn belangrijk voor adoptie. Mensen vallen terug in oude gewoontes, vergeten hoe dingen werken en lopen tegen vragen aan. Zorg dat er begeleiding beschikbaar is, zodat ze snel geholpen worden. Niks is frustrerender dan vastlopen en niet verder kunnen met je werk.
Volledige adoptie bereik je pas na enkele maanden, wanneer het nieuwe CRM onderdeel is geworden van de dagelijkse routine. Mensen ontdekken handige functies, vinden hun weg door het systeem en gaan er vertrouwen in krijgen. Dit proces kun je versnellen door goede documentatie beschikbaar te stellen en regelmatig verdiepende trainingen aan te bieden.
Veel bedrijven maken de fout om training als eenmalige activiteit te zien. In werkelijkheid is het een doorlopend proces. Nieuwe medewerkers moeten worden ingewerkt, functionaliteit wordt uitgebreid en gebruikers willen meer leren. Plan daarom structureel tijd in voor kennisdeling en bijscholing.
Wat zijn de grootste vertragingen bij een CRM-migratie?
De vijf grootste vertragingen bij CRM-migraties zijn slechte data-kwaliteit, onduidelijke requirements, gebrek aan interne capaciteit, complexe integraties met andere systemen en scope creep. Deze obstakels kunnen je planning met weken of zelfs maanden vertragen als je er niet alert op bent. Gelukkig kun je de meeste vertragingen voorkomen met goede voorbereiding.
Slechte data-kwaliteit is veruit de meest voorkomende oorzaak van vertraging. Als je data rommelig is, moet je eerst opschonen voordat je kunt migreren. Dit kost tijd en vraagt handmatig werk. Dubbele contacten moeten worden samengevoegd, verouderde informatie moet worden verwijderd en ontbrekende gegevens moeten worden aangevuld. Start daarom al maanden voor de migratie met het op orde brengen van je data.
Onduidelijke requirements zorgen voor miscommunicatie en verkeerde verwachtingen. Als je niet precies weet wat je wilt, kan je leverancier het ook niet goed inrichten. Halverwege ontdek je dan dat belangrijke functionaliteit ontbreekt of dat dingen anders werken dan gedacht. Voorkom dit door vooraf goed na te denken over je wensen en deze helder te documenteren.
Gebrek aan interne capaciteit is een praktisch probleem dat veel projecten vertraagt. Je team heeft het druk met het dagelijkse werk en kan niet altijd tijd vrijmaken voor het migratieproject. Vragen blijven liggen, testrondes worden uitgesteld en beslissingen duren lang. Wijs daarom iemand aan die tijd heeft om zich op de migratie te focussen.
Complexe integraties kunnen technische uitdagingen opleveren die je niet had voorzien. Oude systemen willen niet altijd makkelijk praten met nieuwe, API’s werken anders dan verwacht en data moet worden getransformeerd om te passen. Test integraties daarom vroeg in het proces, zodat je tijd hebt om problemen op te lossen.
Scope creep betekent dat het project steeds groter wordt omdat er onderweg nieuwe wensen bijkomen. Wat begon als een simpele migratie groeit uit tot een compleet heringerichte werkwijze met allerlei extra functionaliteit. Dat is niet per se erg, maar het vertraagt wel de oplevering. Houd daarom vast aan je oorspronkelijke plan en bewaar extra wensen voor een volgende fase.
Hoe verkort je de doorlooptijd van een CRM-migratie?
Je verkort de doorlooptijd van een CRM-migratie door goede voorbereiding, een dedicated projectteam, een gefaseerde aanpak, gebruik van migratie-tools en realistische planning. Deze strategieën helpen je om efficiënter te werken en vertragingen te voorkomen. Een migratie die normaal 12 weken duurt, kun je soms terugbrengen naar 6 tot 8 weken met de juiste aanpak.
Goede voorbereiding is de basis van een snelle migratie. Begin maanden van tevoren met het opschonen van je data, het documenteren van je processen en het verzamelen van requirements. Hoe meer je vooraf regelt, hoe soepeler de uitvoering verloopt. Maak een checklist van alles wat geregeld moet worden en werk die systematisch af.
Een dedicated projectteam zorgt dat er altijd iemand beschikbaar is om beslissingen te nemen en vragen te beantwoorden. Als het migratieproject erbij moet worden gedaan naast het normale werk, loopt het vertraging op. Geef iemand de ruimte om zich fulltime of in ieder geval grotendeels op de migratie te richten. Die investering verdien je terug in tijd.
Een gefaseerde aanpak betekent dat je niet alles in één keer migreert, maar stapsgewijs. Begin met de basisfunctionaliteit en voeg later uitbreidingen toe. Zo kun je sneller live gaan en leren gebruikers het systeem geleidelijk kennen. Deze aanpak verlaagt ook het risico, omdat je bij problemen makkelijker kunt bijsturen.
Migratie-tools kunnen het proces flink versnellen, vooral bij grote hoeveelheden data. Moderne CRM-systemen hebben vaak importfuncties die automatisch data kunnen omzetten en controleren. Dat scheelt handmatig werk en vermindert fouten. Vraag je leverancier welke tools beschikbaar zijn en hoe je die het beste kunt inzetten.
Realistische planning voorkomt teleurstelling en stress. Bouw buffer in voor onverwachte problemen en onderschat de tijd voor data-opschoning en training niet. Een strakke planning die je niet haalt, werkt demotiverend. Een realistische planning die je wel haalt, geeft vertrouwen en energie. Wees eerlijk over wat haalbaar is binnen de beschikbare tijd en capaciteit.
Hoe Compenda helpt bij CRM-migraties
Wij begeleiden je persoonlijk door het hele migratieproces, van voorbereiding tot nazorg. Onze aanpak is praktisch en gericht op wat jouw bedrijf echt nodig heeft. We gooien niet zomaar software over de schutting, maar kijken samen naar je bedrijfsprocessen en zorgen dat het nieuwe systeem daar perfect bij aansluit.
Zo pakken we jouw CRM-migratie aan:
- Grondige analyse vooraf: We beginnen met een gesprek over je huidige situatie, knelpunten en wensen, zodat we precies weten wat je nodig hebt
- Gefaseerde implementatie: Vaak kunnen we binnen een week de software draaiend en ingericht hebben, waarna we stapsgewijs verder optimaliseren
- Volledige data-migratie: Een relatie-import hoort standaard bij onze implementatie, en we bepalen samen wat er verder wel en niet overgezet moet worden
- Uitgebreide training en ondersteuning: Je krijgt persoonlijke begeleiding, toegang tot handleidingen en telefonische support van consultants die jouw proces kennen
- Flexibel en maatwerk: Omdat we ons richten op unieke MKB-bedrijven die net niet binnen de standaard vallen, integreren we aanvullende programma’s volledig in je werkprocessen
Het mooie van onze aanpak is dat we meegroeien met je organisatie. Heb je later meer nodig? Dan breidt ons pakket met je mee. We zien onszelf niet als leverancier, maar als een extensie van je team. Wil je weten hoe lang jouw specifieke migratie zou duren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over een migratietraject op maat. Bekijk ook onze features om te zien welke mogelijkheden er zijn, of informeer naar onze prijzen. Meer informatie over Compenda vind je op onze website.
Veelgestelde vragen
Kan ik tijdens de CRM-migratie gewoon doorwerken of moet mijn bedrijf stilliggen?
Je kunt gewoon doorwerken tijdens het grootste deel van de migratie. Alleen tijdens de daadwerkelijke data-overgang (meestal een weekend of buiten kantooruren) is het oude systeem tijdelijk niet beschikbaar. De voorbereidingsfase, training en testen gebeuren allemaal parallel aan je normale bedrijfsvoering. Plan de go-live moment strategisch, bijvoorbeeld in een rustige periode of op vrijdagavond, zodat je maandagochtend met het nieuwe systeem kunt starten.
Wat gebeurt er met mijn data als de migratie misgaat?
Een betrouwbare leverancier maakt altijd een volledige backup van je data voordat de migratie start. Je oude systeem blijft intact totdat definitief is vastgesteld dat alles correct is overgezet. Bij de test-migratie controleer je of alles klopt, en pas na goedkeuring vindt de definitieve overgang plaats. Mocht er toch iets misgaan, kun je altijd terugvallen op je oude systeem en de backup herstellen.
Hoeveel kost een CRM-migratie gemiddeld?
De kosten variëren sterk afhankelijk van de complexiteit, maar reken voor een MKB-bedrijf op €2.000 tot €10.000 voor de volledige migratie inclusief implementatie en training. Kleine migraties met standaard data-import kunnen vanaf €1.000, terwijl complexe trajecten met maatwerk-integraties en uitgebreide opschoning richting €15.000 of meer kunnen gaan. Vraag altijd een gedetailleerde offerte aan waarin staat wat wel en niet is inbegrepen.
Moet ik al mijn oude data meenemen of kan ik selectief migreren?
Je hoeft niet alles mee te nemen, en vaak is het zelfs verstandig om selectief te zijn. Veel bedrijven nemen alleen actieve klanten en prospects van de afgelopen 2-3 jaar mee, en laten oude, inactieve contacten achter. Historische data kun je desgewenst exporteren naar een archief dat je kunt raadplegen indien nodig. Bespreek met je leverancier welke data essentieel is voor je dagelijkse werk en welke data je veilig kunt achterlaten.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn team het nieuwe CRM daadwerkelijk gaat gebruiken?
Betrek je team vanaf het begin bij het migratieproject en laat ze meebeslissen over de inrichting. Mensen accepteren verandering beter als ze erbij betrokken zijn. Zorg voor hands-on training met praktijkvoorbeelden uit jullie eigen werk, wijs superusers aan die collega's kunnen helpen, en vier kleine successen. Maak het oude systeem na de go-live ontoegankelijk, zodat iedereen gedwongen is om over te stappen en er geen dubbele administratie ontstaat.
Wat als ik tijdens de migratie nieuwe klanten of deals moet toevoegen?
Tijdens de voorbereidingsfase werk je gewoon door in je oude systeem. Vlak voor de definitieve migratie (meestal enkele dagen ervoor) bepaal je een 'freeze moment' waarop je geen nieuwe data meer toevoegt in het oude systeem. Dringende nieuwe contacten of deals kun je tijdelijk in een spreadsheet bijhouden en direct na de go-live handmatig invoeren in het nieuwe CRM. De meeste leveranciers plannen de migratie daarom in een rustige periode of weekend om deze overlap te minimaliseren.
Kan ik de CRM-migratie zelf doen of heb ik altijd een externe partij nodig?
Technisch gezien kun je een eenvoudige migratie zelf uitvoeren als je ICT-vaardig bent en een kleine, overzichtelijke database hebt. De meeste CRM-systemen bieden importfuncties voor CSV-bestanden. Voor complexere situaties met veel data, integraties of maatwerk is externe expertise echter sterk aan te raden. Een specialist zorgt dat het in één keer goed gebeurt, bespaart je veel tijd en voorkomt kostbare fouten die je later moet herstellen.
