Een CRM-migratie betekent dat je jouw klantgegevens en bedrijfsprocessen overzet van je huidige systeem naar een nieuw CRM-platform. Je hebt dit nodig wanneer je huidige software niet meer voldoet door groei, verouderde functionaliteit of gebrek aan integratiemogelijkheden. De stappen omvatten voorbereiding, systeemselectie, data-overdracht, testing en training van je team. Een goede migratie zorgt ervoor dat je geen waardevolle informatie verliest en dat je medewerkers soepel kunnen overstappen naar het nieuwe systeem.
Wat is een CRM-migratie en wanneer heb je het nodig?
Een CRM-migratie is het proces waarbij je alle klantgegevens, workflows en bedrijfsprocessen verhuist van je oude systeem naar een nieuwe CRM-oplossing. Dit gaat verder dan alleen het kopiëren van contactgegevens. Je neemt ook je verkoophistorie, projectinformatie, communicatie-historie en aangepaste instellingen mee.
Je weet dat het tijd is voor een migratie wanneer je tegen bepaalde beperkingen aanloopt. Misschien groeit je bedrijf en kan je huidige systeem de hoeveelheid data niet meer aan. Of je mist belangrijke functionaliteit zoals projectbeheer of urenregistratie die je nu handmatig moet bijhouden in losse systemen.
Voor veel MKB-bedrijven is het gebrek aan integratiecapaciteit een belangrijk signaal. Als je software niet kan koppelen met je boekhoudpakket, mailprogramma of andere tools, verlies je veel tijd aan dubbel werk. Ook verouderde software die niet meer wordt doorontwikkeld of slecht wordt ondersteund, vraagt om vervanging.
Andere praktische signalen zijn: je team klaagt over de gebruiksvriendelijkheid, je mist inzicht in je bedrijfsprocessen, of je betaalt voor functionaliteit die je niet gebruikt terwijl je belangrijke features mist.
Welke voorbereiding heb je nodig voor een CRM-migratie?
Goede voorbereiding bepaalt voor een groot deel het succes van je migratie. Begin met het in kaart brengen van je huidige processen. Hoe werkt je team nu? Welke stappen doorloopt een klant vanaf eerste contact tot factuur? Documenteer dit, zodat je precies weet wat je nieuwe systeem moet kunnen ondersteunen.
Maak een lijst van requirements voor je nieuwe CRM. Wat moet het systeem absoluut kunnen? Denk aan functionaliteit zoals relatiebeheer, projectbeheer, facturatie of urenregistratie. Maar ook aan praktische zaken zoals mobiele toegang voor buitendienst of specifieke rapportages die je nodig hebt.
Betrek je team bij dit proces. Zij werken dagelijks met het systeem en weten precies waar de pijnpunten zitten. Organiseer een sessie waarin iedereen input kan geven over wat beter moet. Dit vergroot ook het draagvlak voor de verandering.
Identificeer welke data je mee wilt nemen. Niet alle oude informatie hoeft mee naar het nieuwe systeem. Maak onderscheid tussen actieve klanten en oude contacten, relevante projecten en afgeronde zaken. Een schone start met alleen relevante data werkt vaak prettiger dan alles meenemen.
Stel een realistisch migratieplan op met duidelijke mijlpalen. Wanneer kies je het nieuwe systeem? Wanneer start de data-overdracht? Wanneer train je het team? Plan ook testmomenten in voordat je volledig overschakelt.
Hoe kies je het juiste nieuwe CRM-systeem?
Het kiezen van een nieuw CRM-systeem vraagt om een afweging tussen verschillende factoren. Start met functionaliteit: het systeem moet aansluiten bij je bedrijfsprocessen, niet andersom. Voor veel MKB-bedrijven betekent dit dat standaard software niet voldoet en je flexibiliteit nodig hebt.
Kijk naar schaalbaarheid. Je nieuwe systeem moet meegroeien met je bedrijf. Als je nu tien medewerkers hebt maar over twee jaar twintig verwacht, moet het systeem dat aankunnen zonder dat je opnieuw moet migreren.
Integratiecapaciteit is belangrijk. Je CRM moet naadloos samenwerken met je andere tools zoals je boekhoudpakket, mailprogramma en eventuele branchespecifieke software. Vraag naar bestaande koppelingen en de mogelijkheid om maatwerk integraties te realiseren.
Gebruiksvriendelijkheid bepaalt of je team het systeem gaat gebruiken. Een CRM vol met functionaliteit helpt niets als niemand ermee wil werken. Test het systeem zelf en laat ook toekomstige gebruikers uit je team meekijken tijdens een demo.
Let op de ondersteuning die je krijgt. Migreren is meer dan software installeren. Je hebt begeleiding nodig bij het inrichten, het overzetten van data en het trainen van je team. Vraag naar de implementatie-aanpak en welke nazorg je kunt verwachten.
Voor bedrijven met unieke processen die net buiten de standaard vallen, is maatwerkmogelijkheid relevant. Kun je het systeem aanpassen aan jouw werkwijze? Zijn er vrije velden beschikbaar om specifieke informatie vast te leggen die voor jouw bedrijf belangrijk is?
Hoe zorg je dat je data veilig en compleet wordt overgedragen?
Data-overdracht is een technisch proces dat zorgvuldigheid vraagt. Begin met het schoonmaken van je huidige data. Verwijder duplicaten, corrigeer foutieve informatie en archiveer verouderde contacten. Een migratie is het perfecte moment om je database op te schonen.
Map je oude gegevens naar de nieuwe structuur. Welke velden in je oude systeem komen overeen met velden in het nieuwe? Dit lijkt simpel, maar in de praktijk hebben systemen vaak verschillende manieren om informatie op te slaan. Een adresveld kan bijvoorbeeld in je oude systeem één veld zijn, terwijl het nieuwe systeem aparte velden heeft voor straat, nummer, postcode en plaats.
Test de overdracht eerst met een kleine dataset. Kies bijvoorbeeld tien klanten met verschillende soorten informatie en zet deze over. Controleer of alles correct is overgekomen. Zijn alle gegevens compleet? Staan ze in de juiste velden? Werken relaties tussen verschillende onderdelen nog?
Maak een backup van je oude data voordat je de definitieve migratie start. Zelfs met goede voorbereiding kunnen er onverwachte problemen opduiken. Met een backup kun je altijd terug als dat nodig is.
Plan de definitieve overdracht op een rustig moment. Veel bedrijven doen dit in het weekend of buiten kantooruren, zodat het dagelijkse werk niet wordt verstoord. Zorg dat er iemand beschikbaar is die technische problemen kan oplossen als die zich voordoen.
Controleer na de migratie grondig of alles compleet is overgekomen. Check niet alleen of de aantallen kloppen, maar ook of de inhoud correct is. Zijn bijlagen meegekomen? Werken koppelingen naar projecten of documenten nog? Zijn historische gegevens bewaard?
Wat zijn veelgemaakte fouten bij een CRM-migratie?
De grootste fout is onvoldoende voorbereiding. Bedrijven onderschatten hoe complex een migratie kan zijn en beginnen zonder duidelijk plan. Het gevolg: chaos, dataverlies en frustratie bij het team. Neem de tijd om het proces goed voor te bereiden en haast je niet.
Veel bedrijven vergeten hun gebruikers te betrekken bij het proces. Ze kiezen een systeem zonder input van het team en verwachten dat iedereen enthousiast overschakelt. In werkelijkheid krijg je weerstand en blijven mensen op de oude manier werken. Betrek je team vanaf het begin bij de keuze en voorbereiding.
Het onderschatten van de benodigde tijd is een veelvoorkomende valkuil. Een migratie kost meer tijd dan je denkt. Niet alleen de technische overdracht, maar ook het inrichten van het nieuwe systeem, het testen en het trainen van medewerkers. Plan ruim en communiceer duidelijk over de tijdlijn.
Geen testfase inplannen leidt vaak tot problemen. Bedrijven schakelen direct over naar het nieuwe systeem en ontdekken dan pas dat bepaalde processen niet werken of data niet correct is overgekomen. Test altijd grondig voordat je volledig overschakelt.
Training wordt vaak genegeerd of te beperkt ingepland. Een korte uitleg van een uur is niet genoeg om een nieuw systeem te leren kennen. Plan meerdere trainingsmomenten in, zowel theoretisch als praktisch, en bied doorlopende ondersteuning in de eerste weken.
Het meenemen van alle oude data zonder opschoning zorgt voor een rommelig nieuw systeem. Je neemt dan ook verouderde informatie, duplicaten en irrelevante contacten mee. Gebruik de migratie als kans om je database schoon te maken.
Hoe train je je team op het nieuwe CRM-systeem?
Effectieve training begint voor de officiële migratie. Organiseer vooraf kennismakingssessies waarin je het nieuwe systeem laat zien en uitlegt waarom je overstapt. Dit helpt om verwachtingen te managen en enthousiasme te creëren.
Maak trainingsmateriaal dat aansluit bij jullie specifieke werkwijze. Generieke handleidingen helpen niet als ze niet passen bij hoe jouw team werkt. Creëer stappenplannen voor de processen die jullie dagelijks gebruiken, met screenshots en concrete voorbeelden uit jullie praktijk.
Plan hands-on trainingssessies waarin medewerkers zelf met het systeem kunnen oefenen. Theorie is nuttig, maar mensen leren het beste door te doen. Laat ze echte taken uitvoeren in een testomgeving, zoals het aanmaken van een relatie of het registreren van uren.
Wijs ambassadeurs aan binnen je team. Dit zijn collega’s die sneller het nieuwe systeem oppikken en enthousiast zijn over de verandering. Zij kunnen andere teamleden helpen en fungeren als aanspreekpunt voor vragen. Dit ontlast jou en zorgt voor snellere adoptie.
Bied doorlopende ondersteuning in de eerste weken na de overstap. Medewerkers zullen vragen hebben zodra ze het systeem in de praktijk gaan gebruiken. Zorg dat er iemand beschikbaar is om te helpen, of dat er een duidelijk kanaal is waar ze terecht kunnen.
Verminder weerstand tegen verandering door te luisteren naar zorgen en deze serieus te nemen. Sommige mensen vinden verandering lastig. Leg uit wat de voordelen zijn, niet alleen voor het bedrijf maar ook voor hen persoonlijk. Hoe maakt het nieuwe systeem hun werk makkelijker?
Plan verdiepingssessies na enkele weken gebruik. Als het team de basis onder de knie heeft, kun je geavanceerdere functionaliteit uitleggen die hun werk nog efficiënter maakt.
Hoe Compenda helpt bij je CRM-migratie
Wij begrijpen dat een CRM-migratie meer is dan alleen software installeren. Met meer dan 15 jaar ervaring in het begeleiden van MKB-bedrijven bij hun overstap, weten we precies waar de uitdagingen liggen. We gooien niet enkel software over de schutting, maar kijken samen naar jouw bedrijfsproces om echt een verschil te maken.
Onze ondersteuning bij jouw migratie omvat:
- Procesbegeleiding van A tot Z: We helpen je bij het inventariseren van je huidige situatie, het bepalen van requirements en het maken van een realistisch migratieplan
- Flexibele software die past bij jouw unieke proces: Dankzij vrije velden en maatwerkmogelijkheden sluit ons systeem aan bij hoe jij werkt, niet andersom
- Data-migratie ondersteuning: We zorgen dat je relaties, projecten en andere belangrijke informatie veilig en compleet worden overgezet naar ons systeem
- Volledige integratie met je bestaande tools: Of je nu werkt met Twinfield, SnelStart of andere software, we koppelen het naadloos aan je nieuwe CRM
- Uitgebreide training en nazorg: Je team krijgt praktische training afgestemd op jullie werkwijze, en we blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning
- Mobiele toegang: Ook je buitendienst kan direct aan de slag met onze app voor toegang tot klantgegevens, agenda en urenregistratie
We fungeren niet als traditionele softwareleverancier, maar als een extensie van jouw team. Omdat onze software maandelijks opzegbaar is, blijf je klant omdat je dat wil, niet omdat het moet.
Wil je weten hoe wij jouw CRM-migratie kunnen begeleiden? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een gesprek over jouw specifieke situatie. Bekijk ook onze features om te zien hoe onze software aansluit bij jouw bedrijfsproces. We laten je graag in een demo zien hoe de overstap soepel kan verlopen. Meer weten over de prijzen en mogelijkheden? Bekijk onze CRM-oplossing voor het MKB.
Veelgestelde vragen
Hoelang duurt een gemiddelde CRM-migratie voor een MKB-bedrijf?
Een CRM-migratie voor een MKB-bedrijf duurt gemiddeld 6 tot 12 weken, afhankelijk van de hoeveelheid data, complexiteit van je processen en beschikbaarheid van je team. De eerste 2-3 weken zijn voorbereiding en systeemselectie, gevolgd door 2-4 weken voor data-overdracht en inrichting, en minimaal 2 weken voor testing en training. Plan extra tijd in voor onverwachte uitdagingen en zorg dat je team voldoende ruimte heeft naast hun dagelijkse werkzaamheden.
Kunnen we tijdens de migratie gewoon doorwerken, of moeten we tijdelijk stoppen?
Je kunt tijdens het grootste deel van de migratie gewoon doorwerken in je oude systeem. Alleen tijdens de definitieve data-overdracht (meestal een weekend of avond) is het verstandig om geen nieuwe gegevens in te voeren. Een goede aanpak is een parallelle periode van 1-2 weken waarin beide systemen beschikbaar zijn, zodat je team rustig kan wennen aan het nieuwe systeem terwijl kritieke informatie nog in het oude systeem raadpleegbaar blijft.
Wat gebeurt er met onze oude data nadat we zijn gemigreerd?
Je oude data blijft beschikbaar in je vorige systeem zolang je daar toegang toe hebt of totdat je contract afloopt. Het is verstandig om een volledige export of backup te maken van al je oude gegevens voordat je het oude systeem opzegt, inclusief informatie die je niet hebt gemigreerd. Bewaar deze backup minimaal 7 jaar voor administratieve en juridische doeleinden. Sommige bedrijven kiezen ervoor om het oude systeem nog enkele maanden in read-only modus te behouden voor naslagdoeleinden.
Hoe voorkomen we dat klanten last hebben van onze CRM-migratie?
Goede planning en communicatie zijn cruciaal om klantimpact te minimaliseren. Voer de technische migratie buiten werktijd uit en zorg dat alle klantcommunicatie en lopende projecten gewoon doorgaan. Test grondig of belangrijke klantgegevens correct zijn overgekomen voordat je live gaat. Informeer je team over mogelijke kinderziektes in de eerste dagen en zorg dat er extra capaciteit beschikbaar is om eventuele vragen snel op te lossen, zodat klanten niets merken van de interne verandering.
Wat als we na de migratie ontdekken dat bepaalde data ontbreekt of verkeerd is overgekomen?
Daarom is een grondige testfase en een backup van je oude systeem zo belangrijk. Als je binnen enkele dagen na de migratie problemen ontdekt, kun je vaak specifieke datasets opnieuw overzetten of handmatig corrigeren. Houd je oude systeem daarom nog minimaal een maand toegankelijk na de migratie. Bij een goede CRM-partner zoals Compenda krijg je nazorg en ondersteuning om dergelijke problemen snel op te lossen, zodat je bedrijfsvoering niet wordt verstoord.
Moeten we onze werkprocessen aanpassen aan het nieuwe CRM, of kan het CRM worden aangepast aan onze manier van werken?
Bij een goed CRM-systeem zou het systeem zich moeten aanpassen aan jouw werkwijze, niet andersom. Standaard software dwingt je vaak om je processen te veranderen, wat tot weerstand en inefficiëntie leidt. Kies daarom voor een flexibel systeem met maatwerkmogelijkheden en vrije velden dat kan worden ingericht volgens jouw specifieke bedrijfsprocessen. Wel is het verstandig om tijdens de migratie kritisch naar je huidige processen te kijken en inefficiënties die je tegenkomt te verbeteren.
Wat zijn de typische kosten van een CRM-migratie en waar moeten we rekening mee houden?
Naast de licentiekosten van het nieuwe CRM moet je rekening houden met implementatiekosten (begeleiding, inrichting, data-migratie), trainingskosten voor je team, en eventuele kosten voor maatwerk integraties. Voor MKB-bedrijven liggen totale migratiekosten vaak tussen €3.000 en €15.000, afhankelijk van complexiteit. Vergeet ook de interne kosten niet: de tijd die je team investeert in voorbereiding, training en gewenning. Vraag altijd naar een transparante kostenbegroting inclusief alle onderdelen, zodat je geen verrassingen krijgt.
