Je moet in je CRM ten minste de contractnaam, start- en einddatum, contractwaarde, betaalvoorwaarden en verlengingsafspraken opslaan. Daarnaast horen ook de betrokken partijen, het contractnummer en de huidige status erin thuis. Deze basisgegevens zorgen ervoor dat je overzicht houdt, verlengingen niet mist en altijd weet waar je met een klant aan toe bent.
Waarom is het opslaan van contractgegevens in je CRM belangrijk?
Het opslaan van contractgegevens in je CRM voorkomt dat je belangrijke deadlines mist en kansen laat liggen. Je krijgt direct overzicht van alle lopende contracten, verlengingsdata en afspraken met klanten. Dit betekent dat je proactief kunt handelen in plaats van achter de feiten aan te lopen.
Wanneer alle contractinformatie centraal staat, hoef je niet meer te zoeken in verschillende mappen of mailboxen. Je team heeft toegang tot dezelfde actuele informatie, wat miscommunicatie voorkomt. Een collega die een klant belt, ziet meteen welke contracten er lopen en wat de voorwaarden zijn.
Het systeem kan je automatisch waarschuwen wanneer een contract bijna afloopt. Zo kun je tijdig met je klant in gesprek over verlenging of aanpassing. Dit versterkt de klantrelatie omdat je laat zien dat je betrokken bent en meedenkt.
Voor de administratie scheelt het een hoop gedoe. Geen vergeten verlengingen meer, geen onduidelijkheid over afspraken en geen zoekwerk naar contractdetails. Je bespaart tijd en voorkomt frustratie bij zowel je team als je klanten.
Welke basisgegevens van een contract horen in je CRM?
De contractnaam of het contractnummer is je eerste referentiepunt. Kies een logische naamgeving die je team direct begrijpt, bijvoorbeeld “Servicecontract 2024 – Bedrijfsnaam” of een uniek nummer dat aansluit bij je administratie. Dit maakt het gemakkelijk om snel het juiste contract te vinden.
De start- en einddatum zijn onmisbaar. Je wilt precies weten wanneer een contract ingaat en vooral wanneer het afloopt. Zonder deze data mis je verlengingsmomenten en loop je het risico dat contracten stilzwijgend worden verlengd terwijl je dat niet wilt.
Leg vast wie de betrokken partijen zijn. Dat klinkt logisch, maar het gaat niet alleen om de klantnaam. Noteer ook de contactpersoon die het contract heeft getekend en eventueel andere betrokkenen aan beide kanten. Dit voorkomt verwarring over wie waarover gaat.
De contractwaarde en betaalvoorwaarden horen erbij. Wat is de totale waarde? Hoe wordt er betaald: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks? Welke betalingstermijn geldt? Deze informatie helpt je bij het monitoren van cashflow en het plannen van inkomsten.
Ook de verlengingsvoorwaarden zijn belangrijk. Wordt het contract automatisch verlengd? Wat is de opzegtermijn? Onder welke voorwaarden kan het worden aangepast? Door dit vast te leggen, voorkom je verrassingen en kun je tijdig actie ondernemen.
Tot slot de contractstatus: is het contract actief, verlopen, opgezegd of in onderhandeling? Dit geeft je in één oogopslag duidelijkheid over waar je staat met elke klant.
Hoe houd je contractdata actueel en betrouwbaar?
Stel een vast reviewmoment in, bijvoorbeeld elk kwartaal. Plan dan tijd om alle contracten door te lopen en te checken of de informatie nog klopt. Zijn er wijzigingen geweest? Zijn verlengingen verwerkt? Door dit structureel te doen, voorkom je dat je data veroudert.
Wijs iemand verantwoordelijk voor het bijhouden van contractgegevens. Dit hoeft niet altijd dezelfde persoon te zijn, maar het moet wel duidelijk zijn wie ervoor zorgt dat wijzigingen worden doorgevoerd. Zonder eigenaarschap raakt data snel verouderd.
Gebruik automatische herinneringen voor belangrijke momenten. Stel je CRM zo in dat het je waarschuwt wanneer een contract over drie maanden afloopt of wanneer een review nodig is. Zo hoef je niet zelf alles te onthouden en mis je geen belangrijke deadlines.
Bouw validatieregels in waar mogelijk. Zorg bijvoorbeeld dat een einddatum niet voor de startdatum kan liggen, of dat verplichte velden ingevuld moeten worden voordat je een contract kunt opslaan. Dit voorkomt fouten bij invoer.
Maak duidelijke afspraken over hoe contractwijzigingen worden verwerkt. Wie mag wat aanpassen? Hoe worden wijzigingen gecommuniceerd naar het team? Een simpel proces zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en dat updates niet vergeten worden.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij contractregistratie in CRM?
De meest voorkomende fout is onvolledige informatie. Je slaat wel de hoofdzaken op, maar vergeet belangrijke details zoals opzegtermijnen of specifieke afspraken. Later, wanneer je die informatie nodig hebt, moet je alsnog gaan zoeken in documenten of mails.
Inconsistente naamgeving zorgt voor chaos. De ene keer noem je het “Service overeenkomst”, de andere keer “Servicecontract” en weer een andere keer “Maintenance contract”. Hierdoor kun je contracten moeilijk terugvinden en krijg je geen goed overzicht.
Veel bedrijven vergeten de verlengingsdatum in te voeren of stellen alleen de einddatum in. Het probleem is dat je vaak al maanden voor het einde actie moet ondernemen. Als je alleen de einddatum hebt, krijg je te laat een seintje.
Het niet koppelen van documenten is een gemiste kans. Je hebt alle basisgegevens in je CRM staan, maar het daadwerkelijke contractdocument ligt ergens anders. Wanneer je de kleine lettertjes moet checken, ben je alsnog aan het zoeken.
Slechte categorisering maakt het lastig om contracten te groeperen. Je wilt bijvoorbeeld alle servicecontracten of alle contracten die dit kwartaal aflopen kunnen filteren. Zonder goede labels of categorieën wordt dat een uitdaging.
Tot slot wordt vaak vergeten om contracten te koppelen aan de juiste contacten of accounts. Het contract staat wel in het systeem, maar niet bij de klant zelf. Hierdoor zie je bij een klantgesprek niet direct welke contracten er lopen.
Welke extra contractinformatie kan nuttig zijn voor je bedrijf?
SLA-afspraken verdienen een eigen plek in je contractregistratie. Welke responstijden heb je toegezegd? Wat zijn de uptime-garanties? Door dit vast te leggen, kun je monitoren of je aan je verplichtingen voldoet en voorkom je discussies achteraf.
Ook boeteclausules en penalty’s zijn belangrijk om te documenteren. Wat zijn de consequenties bij te late levering of niet-nakoming? Voor welke bedragen ben je aansprakelijk? Deze informatie helpt je risico’s in te schatten.
De opzegtermijn staat misschien al bij je verlengingsvoorwaarden, maar verdient extra aandacht. Noteer niet alleen hoeveel maanden van tevoren je moet opzeggen, maar ook hoe: schriftelijk, per mail of aangetekend? Dit voorkomt misverstanden.
Wijs een contracteigenaar of verantwoordelijke persoon toe binnen je organisatie. Wie is het aanspreekpunt voor dit contract? Wie monitort de voortgang? Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt dat contracten tussen wal en schip vallen.
Tags zijn handig voor flexibel filteren. Je kunt contracten taggen met “prioriteit”, “auto-renewal”, “strategisch” of wat dan ook relevant is voor jouw bedrijf. Zo maak je je eigen overzichten zonder dat je een vast veld nodig hebt voor elke categorie.
Vrije velden voor branchespecifieke eisen maken je CRM echt passend. Werk je in de bouw? Dan wil je misschien bouwplaatslocaties vastleggen. Ben je een ICT-bedrijf? Dan zijn licentieaantallen of gebruikersrechten relevant. Pas je systeem aan op wat jij nodig hebt.
Een notitieveld voor bijzondere afspraken is altijd nuttig. Daar leg je zaken vast die nergens anders passen: mondelinge toezeggingen, achtergrond bij de onderhandeling of specifieke wensen van de klant.
Hoe koppel je contracten aan klanten en projecten in je CRM?
Begin met het koppelen van elk contract aan het juiste klantaccount. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het is de basis van goed contractbeheer. Wanneer je het klantprofiel opent, zie je meteen alle lopende en verlopen contracten. Zo heb je tijdens elk gesprek de juiste context.
Link contracten ook aan specifieke contactpersonen binnen die klantorganisatie. Wie heeft het contract getekend? Wie is de dagelijkse aanspreekpartner? Door deze relaties vast te leggen, weet je altijd wie je moet benaderen voor vragen of verlengingen.
Wanneer je op projectbasis werkt, koppel dan contracten aan de bijbehorende projecten. Dit geeft je inzicht in welke afspraken gelden voor welk project. Je ziet direct de budgetten, uren en voorwaarden die relevant zijn. Dit voorkomt verwarring en helpt bij het bewaken van marges.
Ook de koppeling met deals of verkoopkansen is waardevol. Zo zie je de hele klantreis: van eerste contact via offerte naar gesloten deal en uiteindelijk het lopende contract. Deze geschiedenis helpt je patronen te herkennen en toekomstige deals beter te voorspellen.
Het voordeel van deze koppelingen is dat je informatie niet hoeft te dupliceren. De klantgegevens staan op één plek, maar zijn vanuit verschillende invalshoeken bereikbaar. Of je nu vanuit het project, de klant of het contract zelf kijkt, je ziet altijd het complete plaatje.
Voor je team betekent dit minder zoekwerk en meer duidelijkheid. Een projectmanager ziet welke contractuele afspraken gelden. Een accountmanager ziet alle projecten die onder een contract vallen. Iedereen werkt met dezelfde informatie en dat voorkomt miscommunicatie.
Hoe Compenda helpt bij contractbeheer
Ons CRM-systeem is speciaal ontwikkeld voor MKB-bedrijven die contracten centraal willen beheren zonder gedoe. We begrijpen dat elk bedrijf net iets anders werkt, daarom bieden we flexibiliteit waar je die nodig hebt.
Dit is hoe we je helpen:
- Flexibele vrije velden voor al je contractdata – leg precies vast wat jij belangrijk vindt, van SLA’s tot branchespecifieke voorwaarden
- Automatische herinneringen voor verlengingen en belangrijke deadlines – mis nooit meer een opzegmoment of verlengingsgesprek
- Documenten koppelen en opslaan – bewaar het contractdocument direct bij de contractgegevens, altijd binnen handbereik
- Geïntegreerd overzicht met klant- en projectdata – zie in één oogopslag alle contracten per klant, inclusief gekoppelde projecten en facturatie
- Rapportages en inzichten – krijg overzicht van aflopen contracten, contractwaarde per periode en meer
We denken graag met je mee over hoe je contractbeheer in jouw specifieke situatie het beste werkt. Benieuwd hoe Compenda jouw contractadministratie kan vereenvoudigen? Bekijk onze features, ontdek onze prijzen of neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo en ontdek wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om contractbeheer in een CRM volledig in te richten?
De basis kun je binnen een dag opzetten: velden aanmaken, categorieën definiëren en eerste contracten invoeren. Het volledig migreren van bestaande contracten kost meer tijd, afhankelijk van het aantal - reken op enkele dagen tot een week voor een grondige implementatie. De grootste tijdsinvestering zit in het opstellen van werkprocessen en het trainen van je team, zodat iedereen weet hoe en wanneer contractgegevens worden bijgewerkt.
Wat doe je met contracten die al zijn verlopen maar nog wel relevant zijn?
Bewaar verlopen contracten zeker in je CRM, maar geef ze een duidelijke status zoals 'Verlopen' of 'Afgesloten'. Deze historische data is waardevol voor toekomstige onderhandelingen, het begrijpen van klantrelaties en het analyseren van contractpatronen. Maak eventueel een apart overzicht of filter voor actieve contracten, zodat verlopen contracten je dagelijkse werklijst niet vervuilen maar wel beschikbaar blijven wanneer je ze nodig hebt.
Hoe voorkom je dat teamleden vergeten contractwijzigingen door te voeren in het CRM?
Maak het bijwerken van contracten onderdeel van je standaard werkproces en communiceer dit duidelijk met het team. Gebruik een checklist voor contractwijzigingen en wijs één persoon aan die periodiek controleert of updates zijn doorgevoerd. Overweeg ook om toegangsrechten zo in te stellen dat alleen getrainde teamleden contracten kunnen aanpassen, wat de kwaliteit en consistentie verhoogt.
Kan ik contracten uit Excel of andere systemen importeren in mijn CRM?
De meeste moderne CRM-systemen, waaronder Compenda, ondersteunen import vanuit Excel of CSV-bestanden. Zorg dat je data goed gestructureerd is voordat je importeert: consistente datumformaten, uniforme naamgeving en complete informatie per contract. Het is verstandig om eerst een testimport te doen met een paar contracten om te checken of alles goed wordt overgenomen, voordat je je volledige database migreert.
Welke rechten moeten verschillende teamleden hebben voor contractinformatie?
Dit hangt af van je organisatie, maar over het algemeen is het verstandig om iedereen leestoegang te geven zodat ze contractvoorwaarden kunnen raadplegen tijdens klantcontact. Beperk bewerkrechten tot accountmanagers, contractbeheerders of leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor onderhandelingen. Voor gevoelige informatie zoals contractwaarden kun je extra beperkingen instellen, zodat alleen management of finance toegang heeft tot financiële details.
Hoe ga je om met contracten die meerdere producten of diensten bevatten?
Maak gebruik van subcontracten, contractregels of een modulaire structuur binnen je CRM. Je kunt één hoofdcontract aanmaken met daarin aparte regels voor elk product of dienst, inclusief eigen prijzen, start- en einddata. Een alternatief is het gebruik van tags of categorieën om verschillende componenten te labelen, waardoor je per product of dienst kunt filteren en rapporteren terwijl alles onder één contractnummer blijft.
Wat is de beste manier om opzegtermijnen te monitoren in plaats van alleen einddata?
Maak een apart veld aan voor de 'actiedatum' of 'opzegdatum' die automatisch wordt berekend op basis van de einddatum minus de opzegtermijn. Stel je herinneringen in op deze actiedatum in plaats van op de einddatum zelf. Zo krijg je bijvoorbeeld drie maanden voor afloop een waarschuwing, wat je genoeg tijd geeft om met de klant in gesprek te gaan over verlenging, aanpassing of opzegging.
