Contracten beheren in een CRM-systeem doe je door contractgegevens centraal vast te leggen bij de bijbehorende klant of project. Je registreert belangrijke informatie zoals looptijd, waarde en vernieuwingsvoorwaarden, en stelt automatische herinneringen in voor verloopdatums. Zo voorkom je dat contracten ongemerkt aflopen en houd je alle afspraken met klanten op één plek overzichtelijk bij.
Waarom zou je contracten in een CRM-systeem willen beheren?
Contractbeheer in je CRM zorgt ervoor dat alle afspraken met klanten direct gekoppeld zijn aan hun relatiegegevens. Je ziet in één oogopslag welke contracten er lopen, wanneer ze aflopen en wat de voorwaarden zijn. Dit voorkomt dat belangrijke verlengingsmomenten door de mazen van het net glippen.
Veel bedrijven werken nog met losse Excel-bestanden of papieren contractmappen. Het probleem daarmee is dat niemand een compleet overzicht heeft. De verkoper weet niet wat de accountmanager heeft afgesproken, en andersom. Door contracten in je CRM te beheren, heeft iedereen die met de klant werkt toegang tot dezelfde actuele informatie.
Je kunt ook automatisch acties koppelen aan contractmomenten. Denk aan een taak voor de accountmanager drie maanden voor afloop, of een herinnering om de offerte voor verlenging te versturen. Zo werk je proactief in plaats van reactief, en mis je geen kansen voor contractverlenging of upsell.
Daarnaast krijg je waardevolle inzichten in je contractenportefeuille. Welke contracten lopen dit kwartaal af? Wat is de totale contractwaarde per klant? Deze informatie helpt je bij forecasting en geeft je grip op je toekomstige omzet.
Hoe zet je contractbeheer op in een CRM-systeem?
Begin met het bepalen welke contractinformatie je wilt vastleggen. Maak een contractrecord aan dat je koppelt aan de klantrelatie. Vul minimaal de contractnaam, startdatum, einddatum en contractwaarde in. Voeg indien nodig specifieke velden toe die voor jouw bedrijf relevant zijn, zoals automatische verlenging of opzegtermijn.
Structureer je contracten op een manier die aansluit bij je werkproces. Gebruik bijvoorbeeld contracttypes om onderscheid te maken tussen servicecontracten, licentieovereenkomsten of onderhoudsabonnementen. Dit maakt filteren en rapporteren later veel eenvoudiger.
Koppel contracten niet alleen aan klanten, maar ook aan relevante projecten of diensten. Zo zie je direct welke werkzaamheden onder welk contract vallen. Dit is handig voor projectmanagement en facturatie, omdat je precies weet wat je wel en niet mag declareren binnen een contract.
Stel vervolgens je notificaties in. Bepaal wanneer je gewaarschuwd wilt worden voor aflopende contracten. Voor de meeste bedrijven werkt het goed om drie maanden van tevoren een eerste herinnering te krijgen, gevolgd door een tweede melding een maand voor afloop. Zo heb je genoeg tijd om met de klant in gesprek te gaan over verlenging.
Test je opzet met een paar voorbeeldcontracten voordat je alle bestaande contracten invoert. Controleer of alle informatie logisch is gestructureerd en of je makkelijk kunt vinden wat je zoekt. Pas indien nodig je structuur nog aan voordat je grote hoeveelheden data invoert.
Hoe houd je verloopdatums van contracten automatisch bij?
Automatische tracking van verloopdatums werkt via workflows die je instelt in je CRM. Je bepaalt een periode voorafgaand aan de einddatum waarin het systeem automatisch een taak aanmaakt of een notificatie verstuurt naar de verantwoordelijke medewerker. Zo hoef je niet handmatig bij te houden welke contracten wanneer aflopen.
De meeste CRM-systemen bieden de mogelijkheid om verschillende herinneringsmomenten in te stellen. Voor langlopende contracten wil je misschien al een half jaar van tevoren een eerste signaal, terwijl kortlopende contracten slechts een maand vooraf aandacht nodig hebben. Pas je herinneringstermijnen aan op basis van het contracttype en de tijd die nodig is voor het verlengingsproces.
Creëer een standaard workflow voor contractverlenging. Wanneer de eerste herinnering afgaat, wordt automatisch een taak aangemaakt om contact op te nemen met de klant. Na dit contactmoment volgt een taak om een verlengingsofferte te versturen. En weer later een reminder om de offerte telefonisch te bespreken. Zo werk je gestructureerd en vergeet je geen stappen in het verlengingsproces.
Houd ook rekening met opzegtermijnen. Als een contract een opzegtermijn van twee maanden heeft, moet je herinnering eerder afgaan dan alleen de einddatum. Stel je notificaties zo in dat je ruim voor de uiterste opzegdatum al actie onderneemt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Maak gebruik van dashboards of overzichten waarin je in één oogopslag ziet welke contracten de komende periode aflopen. Dit geeft je een proactief overzicht en helpt bij het plannen van gesprekken en het voorbereiden van verlengingsvoorstellen. Je kunt dan ook prioriteiten stellen op basis van contractwaarde of strategisch belang van de klant.
Welke contractgegevens moet je minimaal vastleggen in je CRM?
De basisgegevens die je altijd moet vastleggen zijn de contractnaam, het contractnummer (indien van toepassing), de startdatum en de einddatum. Voeg hier de contractwaarde aan toe en de betalingsfrequentie, zodat je weet wat de financiële impact is en wanneer je facturen moet versturen.
Leg ook vast wie de verantwoordelijke medewerker is aan jouw kant en wie de contactpersoon is bij de klant. Dit voorkomt verwarring over wie waarvoor moet zorgen en wie je moet benaderen bij vragen. Koppel het contract aan de juiste klantrelatie in je CRM, zodat alle informatie bij elkaar staat.
Documenteer de belangrijkste contractvoorwaarden, zoals automatische verlenging, opzegtermijn en eventuele indexeringen. Je hoeft niet het hele contract over te typen, maar de punten die actie vereisen moet je snel kunnen terugvinden. Denk aan: wordt het contract automatisch verlengd of moet de klant actief verlengen? Wat is de opzegtermijn? Zijn er prijsafspraken voor verlenging?
Voeg indien relevant het contracttype toe. Maak onderscheid tussen bijvoorbeeld onderhoudscontracten, licentieovereenkomsten, serviceabonnementen of projectcontracten. Dit helpt bij het maken van overzichten en rapportages per type contract.
Upload het ondertekende contract als PDF in je CRM. Zo heb je altijd de volledige documentatie bij de hand en hoef je niet te zoeken in e-mailboxen of bestandsmappen. Koppel ook gerelateerde documenten zoals offertes, aanvullende voorwaarden of correspondentie over wijzigingen aan het contractrecord.
Hoe koppel je contracten aan klanten en projecten in je CRM?
Koppel ieder contract aan de hoofdrelatie in je CRM. Dit is de klant waarmee je het contract hebt afgesloten. Zo zie je bij het klantenrecord direct welke contracten er lopen en heb je alle informatie bij elkaar. Wanneer een collega het klantdossier opent, ziet hij of zij meteen de contractuele afspraken.
Als je werkt met projecten, koppel dan ook het contract aan het bijbehorende project. Dit is handig wanneer je uren of materialen declareert, omdat je dan direct ziet onder welke contractuele voorwaarden het werk plaatsvindt. Je voorkomt zo dat je meer declareert dan contractueel is afgesproken, of dat je vergeet bepaalde werkzaamheden door te berekenen.
Maak gebruik van de relatiemogelijkheden in je CRM om contracten ook te koppelen aan specifieke diensten of producten. Als een klant meerdere contracten heeft voor verschillende diensten, kun je zo per dienst zien welke afspraken gelden. Dit geeft helderheid en voorkomt miscommunicatie over wat wel en niet onder een bepaald contract valt.
Zorg dat iedereen in je organisatie die met de klant werkt, toegang heeft tot de contractinformatie. Stel rechten zo in dat verkopers, accountmanagers en projectmedewerkers allemaal kunnen zien welke afspraken er gelden. Zo werkt iedereen met dezelfde informatie en ontstaan er geen verrassingen.
Gebruik tags of labels om contracten extra te categoriseren. Denk aan labels zoals “strategische klant”, “verlengingskans” of “opzegrisico”. Dit helpt bij het maken van gerichte overzichten en het prioriteren van je contractbeheer activiteiten. Je kunt dan bijvoorbeeld een lijst maken van alle strategische klanten waarvan het contract dit kwartaal afloopt.
Wat zijn de grootste fouten bij contractbeheer in een CRM?
De meest gemaakte fout is incomplete data-invoer. Medewerkers vullen alleen de verplichte velden in en slaan belangrijke details over. Het gevolg is dat je later cruciale informatie mist, zoals opzegtermijnen of specifieke prijsafspraken. Maak duidelijke afspraken over welke velden verplicht zijn en train je team in het consequent vastleggen van contractgegevens.
Een tweede veelvoorkomende fout is het ontbreken van standaardisatie. Iedereen legt contracten op zijn eigen manier vast, waardoor je geen betrouwbare overzichten kunt maken. De ene medewerker noteert bedragen inclusief BTW, de andere exclusief. Of contracttypes worden verschillend benoemd. Los dit op door duidelijke richtlijnen te maken en waar mogelijk keuzelijsten te gebruiken in plaats van vrije tekstvelden.
Veel bedrijven stellen wel automatische herinneringen in, maar koppelen daar geen workflow aan. Het gevolg is dat mensen een melding krijgen, maar niet weten wat ze ermee moeten doen. Creëer een duidelijk proces voor wat er moet gebeuren wanneer een contract bijna afloopt. Wie neemt contact op met de klant? Wanneer moet de offerte verstuurd worden? Wie volgt op?
Een andere valkuil is te strikte toegangsrechten. Als alleen de accountmanager het contract kan inzien, zit de rest van het team in het duister bij vragen over wat wel of niet onder het contract valt. Zorg voor voldoende transparantie, zodat iedereen die met de klant werkt de relevante contractinformatie kan raadplegen.
Tot slot vergeten veel bedrijven hun contractenbestand up-to-date te houden. Contracten worden verlengd of aangepast, maar dit wordt niet doorgevoerd in het CRM. Hierdoor werk je met verouderde informatie en neem je beslissingen op basis van onjuiste gegevens. Maak het bijwerken van contractgegevens onderdeel van je standaard werkproces bij iedere wijziging.
Hoe Compenda helpt bij contractbeheer in je CRM
Ons CRM-systeem is speciaal ontwikkeld voor MKB-bedrijven die hun contractbeheer willen professionaliseren zonder ingewikkelde systemen. We begrijpen dat elk bedrijf unieke contracten heeft, daarom bieden we flexibele mogelijkheden om precies die informatie vast te leggen die voor jou relevant is.
- Automatische herinneringen voor aflopende contracten, zodat je nooit meer een verlengingsmoment mist
- Vrije velden om contractspecifieke informatie vast te leggen die past bij jouw bedrijfsvoering
- Directe koppeling met klanten, projecten en facturatie voor compleet overzicht
- Standaard documenten voor contracten, zodat klantgegevens automatisch worden ingevuld
- Taken en workflows die automatisch worden aangemaakt bij contractmomenten
- Overzichten en filters om snel inzicht te krijgen in je contractenportefeuille
- Digitaal archief waarin je ondertekende contracten veilig opslaat en altijd terugvindt
We helpen je niet alleen met software, maar denken ook mee over hoe je contractbeheer het beste kunt inrichten voor jouw specifieke situatie. Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk de features of prijzen, en neem contact met ons op om te ontdekken hoe Compenda jouw contractbeheer kan verbeteren.
Veelgestelde vragen
Hoe ga je om met contracten die automatisch verlengen als je niet opzegt?
Markeer deze contracten duidelijk in je CRM met een veld 'automatische verlenging' en stel je herinneringen in op basis van de opzegtermijn, niet de einddatum. Creëer een taak die ruim voor de uiterste opzegdatum afgaat, zodat je tijd hebt om met de klant te evalueren of verlenging wenselijk is. Het is verstandig om bij dit soort contracten een extra vroege herinnering in te stellen, bijvoorbeeld drie maanden voor de opzegdatum, om intern te bespreken wat de beste strategie is.
Wat doe je als je honderden bestaande contracten hebt die je in het CRM moet invoeren?
Begin met het prioriteren van je contracten op basis van waarde en vervaldatum. Voer eerst de contracten in die binnenkort aflopen of de hoogste waarde vertegenwoordigen. Overweeg om een importtemplate te gebruiken als je CRM dit ondersteunt, zodat je gegevens uit Excel in één keer kunt uploaden. Je kunt ook overwegen om alleen actieve contracten in te voeren en pas nieuwe contracten toe te voegen wanneer ze worden verlengd, zodat je systeem geleidelijk compleet wordt.
Kunnen meerdere medewerkers tegelijk werken aan hetzelfde contract in het CRM?
Ja, de meeste CRM-systemen ondersteunen gelijktijdige toegang tot contractgegevens. Je kunt verschillende medewerkers verschillende rollen toewijzen, bijvoorbeeld één persoon als contracteigenaar en anderen als betrokkenen die alleen leesrechten hebben. Het systeem houdt bij wie wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht, zodat je een volledig audit trail hebt van alle aanpassingen aan het contract.
Hoe rapporteer je over contractwaarde en omzetprognoses vanuit je CRM?
Gebruik de rapportagefunctie van je CRM om dashboards te maken die totale contractwaarde, maandelijkse terugkerende omzet (MRR) en aflopende contracten per periode tonen. Filter op einddatum om te zien welke omzet mogelijk wegvalt als contracten niet worden verlengd, en koppel dit aan je verlengingspercentages uit het verleden voor realistische prognoses. De meeste CRM-systemen bieden voorgebouwde rapportages voor contractbeheer die je kunt aanpassen aan jouw specifieke behoeften.
Wat is de beste manier om contractwijzigingen en addenda bij te houden?
Maak gebruik van de notitie- of activiteitenfunctie in je CRM om alle wijzigingen chronologisch vast te leggen met datum en betrokkenen. Upload gewijzigde contractversies als aparte documenten met een duidelijke naamgeving (bijvoorbeeld 'Contract_KlantX_v2_2024-03-15') en gebruik versiebeheer. Overweeg om een apart veld 'laatste wijzigingsdatum' toe te voegen aan je contractrecord, zodat je in één oogopslag ziet wanneer het contract voor het laatst is aangepast.
Hoe voorkom je dat vertrouwelijke contractinformatie door de verkeerde mensen wordt gezien?
Stel rolgebaseerde toegangsrechten in waarbij je bepaalt welke teams of individuele medewerkers welke contractinformatie mogen inzien. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat financiële details alleen zichtbaar zijn voor management en finance, terwijl operationele medewerkers wel de einddatum en leveringsvoorwaarden kunnen zien. Maak gebruik van gevoeligheidslabels voor contracten met extra vertrouwelijke informatie en train je team in het correct omgaan met deze gegevens.
Wat moet je doen als een klant meerdere contracten tegelijk heeft lopen?
Leg elk contract als apart record vast in je CRM, allemaal gekoppeld aan dezelfde klantrelatie. Gebruik contracttypes of labels om onderscheid te maken tussen de verschillende overeenkomsten, en overweeg een 'moedercontract' veld toe te voegen als één contract leidend is voor de anderen. Creëer een overzichtsweergave bij de klant waarin alle actieve contracten in één lijst staan, zodat je direct ziet welke afspraken er allemaal lopen en wanneer deze aflopen.
