Effectieve workflows in je CRM bouw je door eerst simpele, repetitieve processen te automatiseren en deze stap voor stap uit te breiden. Begin met het identificeren van taken die veel tijd kosten en foutgevoelig zijn, zoals opvolgmails of taakherinneringen. Stel vervolgens triggers, acties en voorwaarden in die deze processen automatisch uitvoeren. Test je workflows grondig voordat je ze live zet en blijf ze optimaliseren op basis van feedback en resultaten.
Wat is een workflow in je CRM en waarom heb je het nodig?
Een workflow in je CRM is een geautomatiseerde reeks acties die automatisch worden uitgevoerd wanneer er iets specifieks gebeurt. Denk aan een nieuwe klant die zich aanmeldt, een offerte die wordt verstuurd, of een taak die wordt afgerond. Het systeem voert dan automatisch vervolgstappen uit zonder dat jij of je team er nog naar hoeft om te kijken.
De voordelen zijn direct merkbaar in je dagelijkse werk. Je bespaart tijd omdat repetitieve taken automatisch gebeuren. Je klantencontact wordt consistenter omdat iedereen dezelfde vervolgstappen krijgt. En je voorkomt menselijke fouten die ontstaan wanneer iemand vergeet een klant terug te bellen of een belangrijke e-mail te sturen.
Voor MKB-bedrijven zijn er concrete voorbeelden die direct toepasbaar zijn. Wanneer je een offerte verstuurt, kan automatisch een taak worden aangemaakt om de klant na drie dagen te bellen. Of wanneer een project wordt afgerond, krijgt de klant automatisch een evaluatiemail. Dit zijn simpele workflows die je meteen kunt inzetten.
Hoe bepaal je welke processen je moet automatiseren?
Begin met processen die je regelmatig herhaalt en die veel tijd kosten. Maak een lijst van taken die je team iedere week of zelfs dagelijks uitvoert. Denk aan het versturen van bevestigingsmails, het aanmaken van vervolgafspraken, of het bijwerken van klantstatussen.
Let op drie belangrijke criteria bij het selecteren van processen. Ten eerste: is het proces herhaalbaar en volgt het steeds dezelfde stappen? Ten tweede: hoeveel tijd kost het je nu om dit handmatig te doen? En ten derde: hoe vaak gaat het mis wanneer het handmatig gebeurt?
Start klein en bouw geleidelijk op. Kies niet meteen je meest complexe proces, maar begin met iets simpels dat snel resultaat oplevert. Een workflow voor het bevestigen van afspraken of het versturen van bedankmails zijn goede startpunten. Wanneer die goed werken, kun je complexere processen aanpakken zoals projectopvolging of budgetbewaking.
Focus op processen die de meeste impact hebben. Vraag je team welke taken zij als vervelend of tijdrovend ervaren. Vaak zijn dit precies de processen die het meest geschikt zijn voor automatisering en waar je team het meeste baat bij heeft.
Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een goede workflow?
Iedere workflow bestaat uit drie bouwstenen: triggers, acties en voorwaarden. De trigger is wat de workflow start. De acties zijn wat er gebeurt. En de voorwaarden bepalen wanneer welke actie plaatsvindt.
Triggers zijn gebeurtenissen die de workflow activeren. Veelgebruikte triggers in MKB-context zijn: een nieuwe klant wordt toegevoegd, een offerte wordt verstuurd, een taak wordt afgerond, of een deadline nadert. De trigger is het startpunt van je geautomatiseerde proces.
Acties zijn de stappen die automatisch worden uitgevoerd. Dit kunnen verschillende dingen zijn: een e-mail versturen, een taak aanmaken, een klantgegevens bijwerken, of een teamlid notificeren. Je kunt meerdere acties achter elkaar zetten om een compleet proces te automatiseren.
Voorwaarden zorgen ervoor dat je workflow slim reageert op verschillende situaties. Je kunt bijvoorbeeld instellen: als een klant binnen twee dagen reageert op een offerte, stuur dan een bedankmail. Reageert de klant niet, dan wordt automatisch een belafspraak voor een teamlid ingepland. Zo ontstaat een logische volgorde die past bij verschillende scenario’s.
Hoe bouw je je eerste workflow stap voor stap?
Kies een simpel proces om mee te beginnen. Een goed voorbeeld is het opvolgen van een verstuurde offerte. Dit proces is overzichtelijk en heeft direct zichtbare waarde voor je team.
Breng alle stappen in kaart voordat je begint met instellen. Schrijf op: wat is de trigger (offerte wordt verstuurd), wat moet er gebeuren (wachten drie dagen, dan taak aanmaken voor opvolgen), en zijn er uitzonderingen (misschien wil je VIP-klanten sneller opvolgen). Deze planning voorkomt dat je halverwege moet aanpassen.
Stel de workflow in je CRM-systeem in. De meeste systemen hebben een workflow-builder waar je de stappen kunt configureren. Verbind de trigger met de acties en stel eventuele voorwaarden in. Veel systemen laten je dit visueel doen, zodat je precies ziet hoe het proces loopt.
Test de workflow grondig voordat je hem actief maakt. Maak een testofferte aan en kijk of alle stappen correct worden uitgevoerd. Controleer of de juiste persoon de taak krijgt, of de timing klopt, en of alle informatie correct wordt doorgegeven. Pas aan waar nodig.
Laat de workflow een paar weken draaien en verzamel feedback van je team. Werkt alles zoals bedoeld? Zijn er situaties waar de workflow niet goed mee omgaat? Gebruik deze inzichten om je workflow te verfijnen. Wanneer deze goed werkt, kun je je volgende workflow aanpakken.
Welke veelvoorkomende fouten moet je vermijden bij workflows?
De grootste fout is te complex beginnen. Veel bedrijven willen meteen hun hele proces automatiseren met allerlei vertakkingen en uitzonderingen. Dit wordt onoverzichtelijk en moeilijk te onderhouden. Begin simpel en voeg stapsgewijs complexiteit toe wanneer de basis goed werkt.
Een andere veelvoorkomende valkuil is geen testfase inbouwen. Je zet een workflow live en gaat ervan uit dat het goed werkt. Vervolgens krijgen klanten verkeerde e-mails of worden taken niet aangemaakt. Test altijd eerst met fictieve gegevens voordat je workflow echt actief wordt.
Vergeten om uitzonderingen te plannen gebeurt vaak. Je bouwt een workflow voor het standaardproces, maar niet iedere klant of situatie is standaard. Denk na over wat er moet gebeuren bij afwijkende situaties en bouw daar logica voor in, of zorg dat je team handmatig kan ingrijpen wanneer nodig.
Workflows niet regelmatig evalueren is ook een gemiste kans. Je processen veranderen, je team groeit, en wat zes maanden geleden goed werkte past misschien niet meer. Plan ieder kwartaal een moment om je workflows door te nemen en bij te stellen waar nodig.
Wanneer deze fouten toch gebeuren, blijf dan rustig en pas aan. Workflows zijn niet in steen gebeiteld. Je kunt ze altijd pauzeren, aanpassen en opnieuw starten. Het is beter om een workflow tijdelijk uit te zetten en te verbeteren dan hem door te laten lopen terwijl hij niet goed werkt.
Hoe test en verbeter je je workflows na implementatie?
Testen voordat je workflow live gaat is niet optioneel. Maak testgegevens aan die het echte gebruik nabootsen. Doorloop het hele proces en controleer of iedere stap werkt zoals je bedoeld hebt. Let vooral op de timing van acties en of de juiste personen notificaties ontvangen.
Houd specifieke data bij om te monitoren of je workflow goed werkt. Belangrijke gegevens zijn: hoeveel keer wordt de workflow geactiveerd, worden alle acties correct uitgevoerd, en hoeveel workflows stoppen voortijdig. Deze cijfers vertellen je of alles naar verwachting verloopt.
Verzamel regelmatig feedback van je team. Zij werken dagelijks met de workflows en merken als eerste wanneer iets niet lekker loopt. Plan maandelijks een kort overleg om ervaringen te delen en verbeterpunten te bespreken. Vaak hebben zij praktische suggesties die je workflow nog beter maken.
Maak aanpassingen wanneer je patronen ziet. Als een bepaalde voorwaarde nooit wordt geactiveerd, is hij misschien overbodig. Wanneer je team vaak handmatig moet ingrijpen bij dezelfde situatie, kun je daar een extra tak in je workflow voor bouwen. Continue optimalisatie houdt je workflows relevant en effectief.
Gebruik de inzichten die je opdoet bij het bouwen van nieuwe workflows. Iedere workflow die je maakt leert je iets over wat wel en niet werkt binnen jouw organisatie. Documenteer deze lessen zodat je volgende workflows sneller en beter worden opgezet.
Hoe Compenda helpt bij het bouwen van effectieve workflows
Bij Compenda begrijpen we dat ieder MKB-bedrijf unieke processen heeft. Daarom bieden we flexibele workflow-mogelijkheden die precies passen bij hoe jij werkt. Onze software groeit mee met je behoeften, van simpele automatiseringen tot complexe processen.
Dit krijg je van ons:
- Flexibele workflow-builder die je zelf kunt instellen zonder technische kennis, met visuele overzichten van je processen
- Integratie met andere systemen zoals je boekhoudsoftware, zodat workflows door je hele bedrijf heen werken
- Persoonlijke begeleiding bij implementatie waarbij we samen kijken welke processen het meest geschikt zijn voor automatisering
- Voorbeeldworkflows voor MKB die je direct kunt gebruiken en aanpassen aan jouw situatie
- Continue ondersteuning wanneer je workflows wilt uitbreiden of aanpassen
We gooien niet alleen software over de schutting. We kijken samen naar je bedrijfsprocessen en helpen je stap voor stap bij het opzetten van workflows die echt werken. Zo maak je je organisatie efficiënter en krijg je meer tijd voor waar het om draait: je klanten.
Benieuwd hoe workflows jouw bedrijf kunnen helpen? Bekijk onze features of prijzen, of vraag een demo aan en we laten je zien hoe Compenda jouw processen kan automatiseren.
Veelgestelde vragen
Hoeveel workflows moet ik tegelijk implementeren als ik net begin?
Begin met maximaal 1-2 workflows tegelijk. Focus eerst op één simpel proces, laat dit een maand goed draaien en verzamel feedback van je team. Pas daarna kun je de volgende workflow toevoegen. Deze gefaseerde aanpak voorkomt overweldiging en zorgt ervoor dat je team wendt aan de automatisering voordat je meer complexiteit toevoegt.
Wat doe ik als een workflow per ongeluk verkeerde e-mails naar klanten stuurt?
Pauzeer de workflow onmiddellijk om verdere verkeerde verzendingen te voorkomen. Neem persoonlijk contact op met de getroffen klanten om de fout uit te leggen en te herstellen. Analyseer vervolgens waar het misging in je workflow-logica, pas de voorwaarden of triggers aan, en test grondig voordat je de workflow weer activeert.
Kan ik een workflow halverwege aanpassen zonder lopende processen te verstoren?
Dat hangt af van je CRM-systeem. De meeste systemen laten je workflows aanpassen, maar lopende processen volgen vaak nog de oude versie totdat ze zijn afgerond. Voor grote wijzigingen is het veiliger om de workflow te dupliceren, de nieuwe versie te testen, en dan over te schakelen. Kleine aanpassingen zoals het wijzigen van e-mailteksten kun je meestal direct doorvoeren.
Hoe voorkom ik dat klanten te veel geautomatiseerde berichten ontvangen?
Bouw frequentielimieten in je workflows door voorwaarden toe te voegen die controleren wanneer de laatste communicatie plaatsvond. Bijvoorbeeld: stuur alleen een opvolgmail als er minimaal 5 dagen geen contact is geweest. Maak ook een overzicht van alle workflows die klantcommunicatie bevatten, zodat je kunt zien of bepaalde scenario's tot spam kunnen leiden.
Wat is een realistisch tijdsbesparingspercentage door workflow-automatisering?
Voor goed gekozen processen kun je rekenen op 50-80% tijdsbesparing op die specifieke taken. Een team dat bijvoorbeeld 5 uur per week besteedt aan het versturen van opvolgmails en het aanmaken van taken, kan dit terugbrengen naar 1-2 uur. De werkelijke besparing hangt af van hoeveel repetitieve taken je hebt en hoe goed je workflows zijn ingericht.
Moet ik technische kennis hebben om workflows te bouwen in mijn CRM?
Nee, moderne CRM-systemen hebben visuele workflow-builders die werken met drag-and-drop functionaliteit. Je hebt wel logisch denkvermogen nodig om processen in stappen op te delen en te begrijpen hoe triggers en voorwaarden werken. De meeste MKB-ondernemers kunnen na een korte training zelfstandig workflows bouwen, en voor complexere automatiseringen kun je altijd ondersteuning inschakelen.
Hoe weet ik of een workflow echt waarde toevoegt aan mijn bedrijf?
Meet concrete resultaten: hoeveel tijd bespaart je team per week, hoeveel sneller worden klanten opgevolgd, en hoeveel fouten zijn verminderd? Vraag ook je team of ze minder gefrustreerd zijn door repetitieve taken. Als een workflow na 2-3 maanden niet meetbaar tijd bespaart of de klanttevredenheid verbetert, is het tijd om hem te heroverwegen of aan te passen.
