Workflows in een CRM zijn automatische acties die worden uitgevoerd wanneer er iets specifiek gebeurt in je systeem. Denk aan het versturen van een welkomstmail zodra je een nieuwe klant registreert, of het toewijzen van een taak aan een collega wanneer een offerte wordt verstuurd. Deze automatisering bespaart je tijd, voorkomt vergeetmomenten en zorgt ervoor dat je klanten een consistente ervaring krijgen. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over workflows in een CRM.
Wat zijn workflows in een CRM precies?
Een workflow in een CRM is een automatisch proces dat acties uitvoert op basis van specifieke gebeurtenissen of voorwaarden. Je kunt het zien als een domino-effect: zodra iets gebeurt (bijvoorbeeld een klant vult een formulier in), zet de workflow automatisch vervolgstappen in gang zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
Stel je voor: je registreert een nieuwe klant in je systeem. Een workflow kan dan automatisch een welkomstmail versturen, een taak aanmaken voor een collega om contact op te nemen, en de klant toevoegen aan een specifieke nieuwsbrief. Allemaal zonder dat jij er een vinger voor hoeft uit te steken.
Het mooie is dat workflows niet ingewikkeld hoeven te zijn. Je kunt beginnen met simpele automatiseringen zoals het versturen van een bevestigingsmail na een aanvraag, of het toewijzen van een taak aan jezelf om een offerte na te bellen. De kracht zit hem in het automatiseren van die kleine, repetitieve handelingen die je anders misschien zou vergeten.
Hoe werken workflows in de praktijk?
Workflows functioneren volgens een trigger-actie principe: er gebeurt iets (de trigger), waarna automatisch een of meerdere acties volgen. Deze structuur is eenvoudig maar krachtig, omdat je hiermee bijna elk proces kunt automatiseren.
Een praktijkvoorbeeld: een potentiële klant vraagt een offerte aan via je website. Dit is de trigger. De workflow zorgt er vervolgens voor dat de offerte automatisch wordt aangemaakt in je CRM, een e-mail wordt verstuurd naar de klant met een bevestiging, en er een taak wordt ingepland om na drie dagen telefonisch contact op te nemen. Zo werk je gestructureerd en vergeet je geen enkele lead.
Bij klantonboarding werkt dit net zo handig. Zodra een klant een contract tekent, kan een workflow automatisch een welkomstpakket versturen, de klant toevoegen aan je facturatiesysteem, en een reeks introductiemails inplannen voor de komende weken. Je klant krijgt een professionele ervaring, terwijl jij je kunt focussen op het echte werk.
Het mooie van workflows is dat ze op de achtergrond draaien. Je team hoeft niet constant te checken of er nog acties nodig zijn, want het systeem doet het werk. Dit zorgt voor minder stress en meer overzicht in je dagelijkse bedrijfsvoering.
Waarom zijn workflows belangrijk voor je bedrijf?
Workflows besparen je tijd door repetitieve taken te automatiseren. In plaats van elke keer handmatig een e-mail te versturen of een taak toe te wijzen, doet het systeem dit voor je. Dit kan je gemakkelijk enkele uren per week schelen, tijd die je kunt besteden aan taken die echt je aandacht nodig hebben.
Daarnaast zorgen workflows voor consistente processen. Iedereen in je team volgt dezelfde stappen, waardoor klanten altijd dezelfde kwaliteit ervaren. Geen vergeten follow-ups meer, geen gemiste kansen omdat iemand het te druk had. Alles verloopt volgens plan.
Een ander voordeel is dat je minder menselijke fouten maakt. Een workflow vergeet nooit een stap en typt geen verkeerde naam in een e-mail. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van je dienstverlening en voorkomt ongemakkelijke situaties met klanten.
Ook helpen workflows je om te groeien zonder direct extra personeel aan te nemen. Als je processen goed geautomatiseerd zijn, kun je meer klanten aan met hetzelfde team. Dit maakt je bedrijf schaalbaarder en efficiënter.
Welke soorten workflows kun je maken in een CRM?
Er zijn verschillende types workflows die je kunt inzetten, afhankelijk van wat je wilt bereiken. Verkoop workflows helpen bij het opvolgen van leads en het verzorgen van follow-ups. Denk aan automatische herinneringen om een prospect te bellen, of het versturen van aanvullende informatie na een eerste gesprek.
Marketing workflows zijn perfect voor e-mailcampagnes en het segmenteren van je doelgroep. Je kunt bijvoorbeeld automatisch verschillende berichten versturen aan nieuwe klanten versus bestaande klanten, of specifieke content sturen op basis van interesses die iemand heeft aangegeven.
Service workflows helpen bij het afhandelen van klantvragen en het monitoren van klanttevredenheid. Als een klant een vraag indient, kan een workflow automatisch een ticket aanmaken, het toewijzen aan de juiste medewerker, en een bevestigingsmail sturen naar de klant dat je ermee bezig bent.
Interne workflows verbeteren de samenwerking binnen je team. Denk aan het automatisch toewijzen van taken wanneer een project een bepaalde fase bereikt, of het aanvragen van goedkeuring voor offertes boven een bepaald bedrag. Dit houdt iedereen op de hoogte en voorkomt dat dingen blijven liggen.
Hoe begin je met het opzetten van workflows?
Begin met het identificeren van processen die je regelmatig herhaalt. Welke taken doe je elke week op dezelfde manier? Welke e-mails stuur je steeds opnieuw met kleine aanpassingen? Dit zijn perfecte kandidaten voor automatisering.
Kies vervolgens de belangrijkste om mee te beginnen. Probeer niet alles in één keer te automatiseren. Start met een workflow die duidelijk tijd bespaart en weinig complexiteit heeft, zoals het versturen van een welkomstmail of het toewijzen van een follow-up taak.
Map het proces uit voordat je begint met bouwen. Schrijf stap voor stap op wat er moet gebeuren: wat is de trigger, welke acties volgen, en wanneer moeten deze plaatsvinden? Deze planning voorkomt dat je halverwege moet aanpassen omdat je iets over het hoofd hebt gezien.
Test je workflow grondig voordat je hem actief maakt. Controleer of alle e-mails correct worden verstuurd, of taken bij de juiste personen terechtkomen, en of de timing klopt. Een paar minuten testen bespaart je later veel frustratie.
Bouw je workflows geleidelijk uit. Als je eerste workflow goed werkt, kun je er meer complexiteit aan toevoegen of nieuwe workflows aanmaken. Zo bouw je stap voor stap aan een volledig geautomatiseerd systeem dat perfect bij je bedrijf past.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij workflows?
Een veelvoorkomende fout is dat bedrijven te complex beginnen. Ze willen meteen een workflow bouwen met tien verschillende vertakkingen en voorwaarden. Dit wordt al snel onoverzichtelijk en moeilijk te onderhouden. Begin simpel en bouw uit wanneer je meer ervaring hebt.
Veel mensen activeren een workflow zonder deze te testen. Het resultaat? Klanten ontvangen verkeerde e-mails, taken worden dubbel aangemaakt, of er gebeurt helemaal niets. Neem altijd de tijd om je workflow te testen met voorbeelddata voordat je hem live zet.
Een andere valkuil is workflows vergeten te onderhouden. Je bedrijf verandert, processen evolueren, maar de workflows blijven hetzelfde. Controleer regelmatig of je geautomatiseerde processen nog steeds passen bij hoe je nu werkt, en pas ze aan waar nodig.
Te veel automatiseren kan ook een probleem zijn. Als je alle communicatie automatiseert, verlies je het persoonlijke contact met je klanten. Vind een balans tussen efficiëntie en menselijke interactie. Sommige momenten vragen om een persoonlijk telefoontje in plaats van een geautomatiseerde e-mail.
Hoe Compenda helpt bij workflows automatiseren
Bij Compenda hebben we workflows volledig geïntegreerd in onze CRM-oplossing, zodat je eenvoudig processen kunt automatiseren die perfect passen bij jouw bedrijf. Onze aanpak is praktisch en flexibel, omdat we weten dat geen enkel MKB-bedrijf hetzelfde werkt.
Wat we bieden:
- Flexibele workflow-builder waarmee je zonder technische kennis automatiseringen kunt opzetten die aansluiten bij jouw werkwijze
- Integratie met alle bedrijfsprocessen zoals projectbeheer, urenregistratie, facturatie en HRM, zodat workflows door je hele organisatie heen werken
- Maatwerk mogelijkheden voor unieke processen die niet in standaard software passen, want we begrijpen dat jouw bedrijf net niet binnen de standaard valt
- Persoonlijke begeleiding bij het opzetten en optimaliseren van je workflows, omdat we niet alleen software leveren maar echt meedenken over wat jou verder helpt
- Automatische taken en herinneringen die ervoor zorgen dat je nooit meer een follow-up vergeet of een offerte laat liggen
We werken samen met je om te kijken welke processen het meeste baat hebben bij automatisering, en helpen je stap voor stap bij de implementatie. Zo bouw je aan een systeem dat echt werkt voor jouw team.
Wil je zien hoe workflows jouw bedrijfsprocessen kunnen verbeteren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo, of plan een gesprek in om te bespreken hoe we jouw specifieke uitdagingen kunnen aanpakken. Bekijk ook onze features om te ontdekken wat er allemaal mogelijk is, of informeer naar onze prijzen om te zien welk pakket bij jouw bedrijf past.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost het om een workflow op te zetten?
Een eenvoudige workflow kun je binnen 15-30 minuten opzetten, zoals het automatisch versturen van een welkomstmail of het toewijzen van een taak. Complexere workflows met meerdere voorwaarden en vertakkingen kunnen 1-2 uur in beslag nemen. De eerste keer duurt het langer omdat je het systeem leert kennen, maar daarna gaat het steeds sneller. De tijdsinvestering verdien je meestal binnen enkele weken terug door de tijd die je bespaart.
Kan ik een workflow aanpassen nadat deze actief is?
Ja, je kunt workflows op elk moment aanpassen, zelfs als ze al actief zijn. Het is wel verstandig om eerst de workflow te pauzeren, de wijzigingen door te voeren en opnieuw te testen voordat je hem weer activeert. Let op dat lopende processen die al gestart zijn met de oude workflow meestal gewoon afgemaakt worden volgens de oorspronkelijke instellingen.
Wat gebeurt er als een workflow een fout maakt?
Moderne CRM-systemen loggen alle workflow-acties, zodat je precies kunt zien wat er is gebeurd en waar het mis is gegaan. Je kunt foutieve acties vaak handmatig corrigeren, bijvoorbeeld door een verkeerde e-mail opnieuw te versturen met de juiste informatie. Daarom is het belangrijk om je workflows regelmatig te monitoren, vooral in de eerste weken na activering, zodat je snel kunt ingrijpen als er iets niet goed gaat.
Hoe weet ik welke processen ik als eerste moet automatiseren?
Focus op processen die je het meeste tijd kosten en die je het vaakst herhaalt. Maak een lijst van taken die je elke week meerdere keren doet op dezelfde manier, zoals follow-up e-mails, taaktoewijzingen of statusupdates. Begin met de meest tijdrovende of de processen waar je het vaakst fouten maakt of stappen vergeet. Een goede vuistregel: als je iets meer dan 5 keer per week doet, is het waarschijnlijk de moeite waard om te automatiseren.
Kunnen workflows ook werken met externe tools en systemen?
Ja, de meeste moderne CRM-systemen kunnen workflows koppelen aan externe applicaties via integraties of API's. Denk aan het automatisch aanmaken van facturen in je boekhoudsoftware, het versturen van notificaties via Slack, of het synchroniseren van gegevens met je e-mailmarketingtool. Vraag bij je CRM-leverancier na welke integraties beschikbaar zijn en of er maatwerk mogelijk is voor specifieke koppelingen die jij nodig hebt.
Hoe voorkom ik dat klanten te veel geautomatiseerde e-mails ontvangen?
Stel limieten in voor het aantal e-mails dat een klant binnen een bepaalde periode mag ontvangen, en gebruik voorwaarden in je workflows om te checken of iemand al recent contact heeft gehad. Je kunt ook een 'do not disturb' status toevoegen aan klantprofielen, of workflows zo inrichten dat ze stoppen als een klant op een eerdere e-mail heeft gereageerd. Monitor regelmatig welke klanten veel geautomatiseerde berichten krijgen en pas je workflows aan om spam te voorkomen.
Wat is het verschil tussen een workflow en een takenlijst?
Een takenlijst is een handmatige checklist die iemand moet doorlopen, terwijl een workflow automatisch acties uitvoert zonder menselijke tussenkomst. Workflows kunnen wel taken aanmaken en toewijzen aan teamleden, maar ze doen ook andere dingen zoals e-mails versturen, data updaten of notificaties triggeren. Je kunt workflows zien als een slimme assistent die zowel dingen zelf doet als anderen herinnert aan wat zij moeten doen, terwijl een takenlijst alleen maar herinneringen geeft.
Gerelateerde artikelen
- 6 manieren om klanttevredenheid te verhogen met beter projectbeheer
- Hoe ondersteunt een CRM accountmanagers in hun dagelijkse werk?
- Hoe hub je urenregistratie, budget en rapportage in één tool?
- Hoe rapporteer je projectresultaten aan klanten via projectbeheer software?
- Hoe optimaliseer je je verkoopproces met een CRM?
