Projectfacturatie gaat vaker mis dan je denkt, vooral in het MKB. Van gemiste uren tot onduidelijke afspraken, deze fouten kosten je direct geld en kunnen klantrelaties onder druk zetten. De vijf meest voorkomende fouten zijn: onvolledige urenregistratie, vage projectscopes, verkeerde tariefstructuren, slechte factuurfrequentie en gebrekkige integratie tussen systemen. Door deze valkuilen te herkennen en aan te pakken, verbeter je niet alleen je cashflow maar ook de transparantie naar je klanten toe.
Waarom projectfacturatie zo vaak misgaat in het mkb
Projectfacturatie is voor veel MKB-bedrijven een uitdaging die verder gaat dan alleen het versturen van een factuur. Het begint al bij de eerste urenregistratie en eindigt pas wanneer de betaling binnen is. Tussen die twee momenten kunnen talloze dingen misgaan die je winstgevendheid aantasten.
Het probleem zit vaak in de handmatige processen die veel bedrijven nog hanteren. Medewerkers schrijven hun uren op verschillende manieren bij, projectgegevens worden handmatig overgetypt naar factureringssystemen, en afspraken met klanten blijven vaak vaag of onduidelijk vastgelegd.
Deze inefficiënties hebben directe gevolgen voor je cashflow. Gemiste uren betekenen onderfacturatie, onduidelijke afspraken leiden tot discussies met klanten, en vertraagde facturatie zorgt voor liquiditeitsproblemen. Daarnaast tasten deze problemen je klantrelaties aan, omdat onduidelijkheid over kosten en scope voor frustratie zorgt aan beide kanten.
1: Onvolledige urenregistratie en tijdtracking
Het grootste lek in je projectfacturatie zit vaak in de urenregistratie. Medewerkers vergeten uren bij te schrijven, schatten achteraf hun tijd in plaats van deze real-time te registreren, of schrijven uren bij onder verkeerde projectcodes. Dit leidt direct tot onderfacturatie en winstderving.
Een veel voorkomend probleem is dat medewerkers hun uren pas aan het eind van de week of maand bijwerken. Dan moeten ze zich herinneren wat ze precies gedaan hebben, wat vaak resulteert in geschatte tijden die meestal te laag uitvallen. Ook kleine taken van 15 of 30 minuten worden vaak vergeten, terwijl deze over een heel project opgeteld flink kunnen oplopen.
De oplossing ligt in het implementeren van een gebruiksvriendelijk systeem waarbij medewerkers hun tijd direct kunnen registreren. Gebruik timers voor accurate tijdmeting en zorg ervoor dat het systeem toegankelijk is vanaf verschillende apparaten. Maak urenregistratie onderdeel van de dagelijkse routine en niet iets wat achteraf wordt ingevuld.
2: Onduidelijke projectscope en afspraken vastleggen
Vage projectomschrijvingen zijn een garantie voor problemen later. Wanneer de scope niet helder is vastgelegd, ontstaat er ruimte voor verschillende interpretaties tussen jou en je klant. Dit leidt tot scope creep, waarbij het project langzaam uitdijt zonder dat daar extra budget tegenover staat.
Het probleem begint vaak al in de offertfase. Algemene beschrijvingen zoals “website ontwikkeling” of “IT-ondersteuning” geven te veel ruimte voor verschillende verwachtingen. Zonder duidelijke deliverables, tijdlijnen en voorwaarden voor projectfacturatie loop je het risico dat discussies ontstaan over wat wel en niet binnen het project valt.
Leg daarom altijd specifiek vast wat er geleverd wordt, binnen welke tijdsperiode, en onder welke voorwaarden. Definieer duidelijk wat declarabele en niet-declarabele uren zijn. Maak afspraken over hoe wijzigingen in de scope worden afgehandeld en gefactureerd. Dit voorkomt niet alleen discussies, maar zorgt ook voor transparantie die klanten waarderen.
3: Verkeerde tariefstructuur en prijsstelling hanteren
Het bepalen van de juiste tariefstructuur is crucialer dan veel bedrijven denken. Te vaak wordt alleen gekeken naar het uurtarief, zonder alle projectkosten mee te nemen. Materialen, reistijd, licenties en overhead worden vergeten of onvoldoende doorberekend, wat resulteert in projecten die op papier winstgevend lijken maar in werkelijkheid verlies draaien.
Een andere veelgemaakte fout is het hanteren van één standaardtarief voor alle soorten werkzaamheden. Strategisch advies, uitvoerend werk en projectmanagement hebben verschillende waardes en zouden ook verschillende tarieven moeten hebben. Ook de keuze tussen vaste prijzen en variabele kosten wordt vaak te licht genomen, zonder rekening te houden met de risico’s van scope wijzigingen.
Ontwikkel een tariefstructuur die alle kosten dekt en verschillende soorten werk reflecteert. Bereken niet alleen directe kosten maar ook overhead, winstmarge en onvoorziene uitgaven. Voor meer informatie over hoe je de juiste prijzen bepaalt voor je diensten, is het belangrijk om alle kostenfactoren mee te nemen. Wees transparant over je tarieven en leg uit waarom bepaalde werkzaamheden verschillende tarieven hebben. Dit verhoogt de acceptatie bij klanten en voorkomt discussies achteraf.
4: Hoe vaak moet je eigenlijk projectfacturen versturen?
De timing van facturatie heeft een enorme impact op je cashflow, maar veel bedrijven denken hier pas over na wanneer liquiditeitsproblemen ontstaan. Wachten tot het einde van een project voordat je factureert betekent dat je maandenlang je eigen werk voorfinanciert. Dit is vooral problematisch voor langlopende projecten.
Tussentijdse facturatie is vaak de oplossing, maar dan moet dit wel goed worden afgestemd met de klant. Sommige klanten prefereren maandelijkse facturen voor een beter overzicht van de kosten, terwijl anderen liever per mijlpaal of fase betalen. Het belangrijkste is dat je van tevoren afspreekt wat de factuurfrequentie wordt en je hier consequent aan houdt.
Bepaal per project wat de beste facturatiecyclus is op basis van de projectduur, budgetomvang en klantvoorkeuren. Voor projecten langer dan een maand is maandelijkse facturatie meestal het meest praktisch. Communiceer duidelijk wanneer facturen verstuurd worden en wat de betaaltermijn is. Gebruik automatische herinneringen om betalingsachterstanden te voorkomen.
5: Gebrekkige integratie tussen projectbeheer en facturatie
Het handmatig overzetten van projectgegevens naar factureringssystemen is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Wanneer projectbeheer en facturatie in verschillende systemen plaatsvinden, ontstaan er breuken in je proces waarbij informatie verloren gaat of verkeerd wordt overgenomen.
Dit probleem wordt nog groter wanneer meerdere mensen betrokken zijn bij een project. De projectmanager heeft inzicht in de voortgang en budgetten, maar degene die factureert moet alle gegevens opnieuw verzamelen en controleren. Dit leidt tot vertraging in facturatie, fouten in bedragen en frustratie bij alle betrokkenen.
De oplossing ligt in geïntegreerde systemen waarbij projectgegevens automatisch beschikbaar komen voor facturatie. Wanneer uren, materialen en kosten direct vanuit het project naar de factuur kunnen worden overgenomen, bespaar je niet alleen tijd maar verminder je ook de kans op fouten. Zoek naar CRM projectmanagement oplossingen die deze integratie bieden en je volledige controle geven van inkoop tot factuurverzending.
Transformeer je projectfacturatie met geïntegreerde crm-oplossingen
Het aanpakken van deze vijf veel voorkomende fouten begint met het erkennen dat projectfacturatie meer is dan alleen het versturen van facturen. Het is een proces dat begint bij de eerste klantcontacten en pas eindigt wanneer alle betalingen binnen zijn. Door dit proces te integreren in één systeem, creëer je overzicht en voorkom je de meeste problemen.
Een geïntegreerde CRM-oplossing brengt projectbeheer, urenregistratie en facturatie samen op één platform. Met de juiste features kunnen offertes automatisch worden omgezet naar projecten, kunnen medewerkers hun uren direct registreren met real-time budgetinzicht, en kunnen facturen automatisch worden gegenereerd op basis van geregistreerde uren en materialen.
De voordelen gaan verder dan alleen efficiëntie. Je krijgt real-time inzicht in het rendement van je projecten, kunt vroegtijdig bijsturen wanneer budgetten worden overschreden, en biedt transparantie naar je klanten toe. Dit versterkt niet alleen je winstgevendheid maar ook je klantrelaties. Een professioneel CRM-systeem zoals Compenda helpt je om alle aspecten van projectfacturatie onder controle te krijgen.
Welke van deze vijf fouten herken je in jouw huidige projectfacturatie, en welke stap ga je als eerste nemen om dit aan te pakken? Neem contact op voor persoonlijk advies over het optimaliseren van je projectfacturatie.
