Data overzetten naar een nieuw CRM-systeem doe je door een grondige voorbereiding, waarbij je eerst een back-up maakt en je data opschoont. Vervolgens map je de gegevensvelden tussen het oude en nieuwe systeem, voer je een testmigratie uit en valideer je de resultaten. Met de juiste aanpak voorkom je dataverlies en zorg je voor een soepele CRM transitie die je bedrijfsprocessen versterkt.
Waarom is het overzetten van data naar een nieuw CRM-systeem zo belangrijk?
Data migratie naar een nieuw CRM-systeem bepaalt de continuïteit van je klantrelaties en operationele processen. Zonder een goede overstap verlies je waardevolle klanthistorie, contactmomenten en bedrijfsinformatie die jaren zijn opgebouwd.
Je klantgegevens vormen de basis van je bedrijfsrelaties. Wanneer je CRM-systeem wisselt, moet alle informatie over contactpersonen, communicatiegeschiedenis, projecten en afspraken correct worden overgezet. Dit helpt je om je klanten te blijven bedienen alsof er niets is veranderd.
Een mislukte data migratie kan leiden tot verlies van klantinformatie, dubbele records en incomplete dossiers. Dit verstoort niet alleen je dagelijkse werkprocessen, maar kan ook je klantrelaties beschadigen wanneer je belangrijke afspraken of contactmomenten kwijtraakt.
Daarnaast zorgt een succesvolle CRM transitie ervoor dat je team direct productief kan zijn met het nieuwe systeem. Je medewerkers hoeven niet opnieuw alle klantgegevens op te bouwen en kunnen voortbouwen op de bestaande relaties en projecthistorie.
Wat moet je voorbereiden voordat je begint met de CRM data migratie?
Goede voorbereiding begint met een volledige data-audit van je huidige CRM-systeem. Je inventariseert welke gegevens je hebt, wat relevant is om over te zetten en welke informatie je kunt opschonen of weglaten.
Maak allereerst een complete back-up van je huidige CRM data. Dit geeft je een veiligheidsnet mocht er tijdens de migratie iets misgaan. Bewaar deze back-up op een aparte locatie en test of je de gegevens kunt terughalen.
Vervolgens stel je een migratieplan op met een duidelijke tijdlijn. Bepaal wanneer je de overstap maakt, hoeveel tijd je nodig hebt en wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen. Plan de migratie bij voorkeur in een rustige periode, zodat je bedrijfsprocessen minimaal worden verstoord.
Een belangrijk onderdeel is het mappen van gegevensvelden tussen je oude en nieuwe CRM software. Niet alle velden hebben dezelfde naam of structuur, dus je moet bepalen hoe informatie uit het oude systeem wordt gekoppeld aan het nieuwe systeem. Documenteer deze mapping zorgvuldig om fouten te voorkomen.
Welke data kun je het beste overzetten naar je nieuwe CRM software?
Prioriteer klantgegevens, contacthistorie en actieve projectinformatie bij je data migratie. Deze informatie is direct nodig voor je dagelijkse bedrijfsvoering en klantcontact.
Begin met de basisklantgegevens zoals namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Deze informatie vormt de kern van je CRM en moet volledig en correct worden overgezet. Controleer hierbij op dubbele records en verouderde contactgegevens.
Contacthistorie en communicatie zijn eveneens waardevol om over te zetten. Dit omvat e-mailcorrespondentie, notities van gesprekken, afspraken en belangrijke documenten. Deze informatie helpt je om gesprekken met klanten voort te zetten zonder context te verliezen.
Actieve projecten, lopende offertes en openstaande taken moeten ook worden overgezet. Deze gegevens zijn nodig om je huidige werkprocessen voort te zetten en deadlines te halen. Afgesloten projecten kun je selectief overzetten, afhankelijk van hun relevantie.
Verouderde informatie zoals oude contactpersonen die al jaren niet meer actief zijn, kun je beter achterlaten. Dit houdt je nieuwe CRM-systeem overzichtelijk en verbetert de prestaties. Maak hierbij een bewuste keuze wat wel en niet relevant is voor je toekomstige bedrijfsvoering.
Hoe zorg je ervoor dat geen belangrijke gegevens verloren gaan tijdens de overstap?
Voer altijd een testmigratie uit voordat je de definitieve overstap maakt. Test met een klein deel van je data om te controleren of alle informatie correct wordt overgezet en geen gegevens verloren gaan.
Stel validatieprocedures op om de data-integriteit te controleren. Vergelijk steekproefsgewijs records uit je oude en nieuwe systeem om te zien of alle informatie correct is overgezet. Let vooral op speciale karakters, datumformaten en lange tekstvelden die soms problemen kunnen geven.
Maak gebruik van geautomatiseerde validatietools waar mogelijk. Veel CRM-systemen hebben ingebouwde functies om data te controleren op volledigheid en consistentie. Deze tools kunnen duplicaten detecteren en ontbrekende verplichte velden identificeren.
Plan voldoende tijd in voor handmatige controles van kritieke klantgegevens. Vooral voor je belangrijkste klanten en actieve projecten wil je zeker weten dat alle informatie correct is overgezet. Betrek je team hierbij, zij kennen de klantgegevens vaak het beste.
Houd tijdens de CRM-systeem wisselen beide systemen tijdelijk beschikbaar. Dit geeft je de mogelijkheid om ontbrekende informatie alsnog over te zetten en dient als backup mocht je bepaalde gegevens niet kunnen terugvinden in het nieuwe systeem.
Wat zijn de meest voorkomende problemen bij CRM data migratie en hoe los je die op?
Incompatibele dataformaten vormen het grootste probleem bij data migratie. Datums, telefoonnummers en vrije tekstvelden hebben vaak verschillende formats tussen CRM-systemen, wat tot verlies of vervorming van informatie kan leiden.
Los dit op door vooraf de dataformaten van beide systemen te vergelijken en waar nodig conversieregels op te stellen. Datums kunnen bijvoorbeeld van DD-MM-JJJJ naar MM/DD/JJJJ moeten worden omgezet. Test deze conversies grondig met voorbeelddata.
Dubbele records ontstaan vaak wanneer klanten op verschillende manieren in het oude systeem stonden geregistreerd. Dit kan leiden tot verwarring en incomplete klantinformatie in het nieuwe CRM-systeem.
Identificeer duplicaten vooraf door te zoeken op vergelijkbare namen, e-mailadressen of telefoonnummers. Voeg deze records handmatig samen voordat je de migratie start. De meeste CRM-systemen hebben tools om duplicaten te detecteren en samen te voegen.
Ontbrekende velden kunnen problemen geven wanneer je nieuwe CRM verplichte velden heeft die in het oude systeem niet bestonden. Dit kan de import blokkeren of leiden tot incomplete records.
Maak een lijst van alle verplichte velden in het nieuwe systeem en controleer of deze informatie beschikbaar is in je oude data. Waar nodig kun je standaardwaarden invullen of de gegevens handmatig aanvullen na de migratie.
Hoe test je of je nieuwe CRM-systeem correct werkt na de data-overzet?
Begin met een systematische controle van de geïmporteerde data door steekproeven te nemen uit verschillende categorieën klanten en projecten. Controleer of alle informatie correct is overgezet en volledig zichtbaar is in het nieuwe systeem.
Test alle CRM functionaliteit met echte klantgegevens. Probeer nieuwe contacten aan te maken, bestaande gegevens te wijzigen, rapporten te genereren en e-mails te versturen. Dit helpt je om te ontdekken of alle functies correct werken met je bedrijfsdata.
Voer gebruikersacceptatietests uit met je team. Laat verschillende medewerkers het nieuwe CRM-systeem gebruiken voor hun dagelijkse taken. Zij kunnen problemen ontdekken die jij over het hoofd ziet en kunnen feedback geven over de bruikbaarheid.
Controleer de integratie met andere systemen zoals je boekhoudsoftware, e-mailprogramma of projectmanagement tools. Test of gegevens correct worden uitgewisseld en of alle koppelingen functioneren zoals verwacht.
Valideer je workflows en automatiseringen na de CRM implementatie. Controleer of automatische e-mails worden verstuurd, taken correct worden aangemaakt en rapportages de juiste informatie tonen. Dit voorkomt problemen in je dagelijkse bedrijfsvoering.
Plan een periode van parallel gebruik in waarbij je beide systemen tijdelijk naast elkaar gebruikt. Dit geeft je de zekerheid dat het nieuwe systeem correct functioneert voordat je het oude systeem definitief afsluit.
Een succesvolle CRM data migratie vraagt om zorgvuldige planning en grondige testing, maar het resultaat is een systeem dat je bedrijfsprocessen ondersteunt en je klantrelaties versterkt. Bij Compenda helpen we bedrijven al meer dan 15 jaar met het implementeren van CRM-oplossingen die echt aansluiten bij hun werkprocessen. We zorgen ervoor dat je data veilig wordt overgezet en dat je team direct productief kan zijn met het nieuwe systeem. Voor meer informatie over onze prijzen of om direct van start te gaan, kun je altijd contact met ons opnemen.
