Ja, je kunt debiteuren- en crediteurengegevens automatisch synchroniseren met Exact door gebruik te maken van financiële koppelingen. Deze automatische synchronisatie zorgt ervoor dat je boekhoudkundig relevante informatie real-time wordt uitgewisseld tussen je CRM-systeem en Exact Online, waardoor je altijd beschikt over actuele en consistente financiële gegevens. De meeste moderne software voor MKB biedt standaard koppelingen met Exact voor naadloze financiële integratie.
Hoe werkt automatische synchronisatie van klantgegevens met Exact?
Financiële gegevens synchroniseren werkt via gespecialiseerde koppelingen die een directe verbinding maken tussen je CRM-systeem en Exact Online. Deze koppelingen zijn bewust puur financieel gehouden en voornamelijk one-way (van Compenda naar boekhoudsoftware) voor optimale betrouwbaarheid.
Het synchronisatieproces begint wanneer er wijzigingen plaatsvinden in je CRM-systeem. De koppeling stuurt dan automatisch boekhoudkundig relevante informatie naar Exact. Deze data wordt vertaald naar het juiste format en geplaatst op de correcte grootboeken inclusief BTW-verwerking.
De technische implementatie is door CRM-leveranciers zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Voor SnelStart wordt de koppelsleutel methodiek gebruikt, wat de configuratie sterk vereenvoudigt. Het proces vereist geen complexe technische kennis van je team.
Voor een betrouwbare koppeling zorgt de synchronisatie-software voor de juiste mapping tussen systemen, zodat financiële gegevens op de juiste plek terechtkomen in je boekhoudsoftware zonder dat bedrijfsprocessen in je CRM hoeven te veranderen.
Welke klantgegevens kun je synchroniseren met Exact?
Je kunt specifieke financieel relevante klantdata synchroniseren tussen je CRM en Exact Online. Dit omvat debiteuren- en crediteurengegevens, contactpersonen en projectinformatie als kostenplaats.
Debiteuren en crediteuren worden real-time gesynchroniseerd bij wijzigingen, inclusief bedrijfsnamen, adressen en financiële gegevens. Voor contactpersonen geldt dat SnelStart maximaal 1 contactpersoon per relatie ondersteunt (dit is een beperking van SnelStart), terwijl Exact meerdere contactpersonen mogelijk maakt.
Financiële boekingen worden doorgezet naar de juiste grootboeken inclusief BTW-verwerking. Openstaande posten kunnen worden teruggelezen om de betaalstatus te controleren. Bij SnelStart Online worden facturen ook als bijlage bij boekingen toegevoegd.
| Type gegevens | Voorbeelden | Sync richting |
|---|---|---|
| Debiteuren/Crediteuren | Naam, adres, financiële gegevens | CRM naar boekhoudsoftware |
| Financiële boekingen | Facturen, BTW, grootboeken | CRM naar boekhoudsoftware |
| Projecten | Kostenplaats, omschrijving, nummer | CRM naar boekhoudsoftware |
| Openstaande posten | Betaalstatus controleren | Boekhoudsoftware naar CRM |
Projecten kunnen als kostenplaats worden gesynchroniseerd, waarbij geboekte inkopen per project teruglezen kunnen worden in je CRM. Let op: alleen projectomschrijving en nummer worden overgedragen, niet uitgebreide projectinformatie.
Wat zijn de voordelen van automatische klantgegevens synchronisatie?
Administratieve last vermindering is het grootste voordeel van financiële synchronisatie. Je boekhouder profiteert doordat alle financiële gegevens automatisch kloppen, wat uren dubbel werk per week bespaart.
De foutmarge wordt drastisch verminderd omdat handmatige invoer van financiële gegevens wegvalt. Debiteuren- en crediteurengegevens blijven automatisch actueel, zonder typ- of interpretatiefouten bij het overnemen van factuurgegevens.
Bedrijfsprocessen kunnen volledig in je CRM blijven omdat de koppeling zich aanpast aan jouw werkwijze. Je hoeft geen processen te veranderen – de financiële integratie werkt op de achtergrond mee met je bestaande werkwijze.
Je kunt meerdere financiële administraties koppelen (bijvoorbeeld een stichting en BV met gedeeld klantenbestand), wat vooral handig is voor bedrijven met complexere structuren. Real-time synchronisatie bij relatiewijzigingen zorgt dat alle administraties up-to-date blijven.
Financiële rapportage wordt betrouwbaarder omdat boekhoudkundig relevante informatie automatisch up-to-date is. Je kunt vertrouwen op de cijfers omdat alles klopt tussen je CRM en boekhoudsoftware.
Hoe kies je de juiste synchronisatie-oplossing voor jouw bedrijf?
Begin met het evalueren van je financiële integratie behoeften. Bepaal welke boekhoudkundig relevante informatie je wilt synchroniseren en hoe vaak deze updates nodig zijn voor je administratie.
Kosten spelen een belangrijke rol in je keuze. Sommige CRM-systemen bieden standaard Exact-koppelingen, terwijl andere oplossingen maandelijkse kosten met zich meebrengen. Bereken de totale kosten inclusief implementatie en onderhoud. Bekijk ook verschillende prijzen van synchronisatie-oplossingen om de beste keuze te maken.
Functionaliteit is belangrijk voor de lange termijn. Controleer of de koppeling alle gewenste financiële datatypen ondersteunt zoals debiteuren, crediteuren en projecten als kostenplaats. Let op beperkingen zoals het maximale aantal contactpersonen bij SnelStart.
Gebruiksgemak bepaalt hoe snel je team de oplossing adopteert. De implementatie wordt door leveranciers als eenvoudig proces vormgegeven. Kies voor duidelijke configuratiemogelijkheden zonder onnodige complexiteit.
Compatibiliteit met je bestaande boekhoudsoftware is cruciaal. Controleer of de koppeling werkt met jouw specifieke versies van CRM en Exact Online of SnelStart. Moderne koppelingen ondersteunen de meest gebruikte versies.
Welke uitdagingen kom je tegen bij het synchroniseren van klantgegevens?
Data-mapping vormt de grootste uitdaging bij financiële synchronisatie. Verschillende systemen hanteren andere veldstructuren voor debiteuren en crediteuren, wat correcte koppeling vereist.
Systeembeperkingen kunnen je synchronisatie beperken. SnelStart ondersteunt bijvoorbeeld slechts 1 contactpersoon per relatie, terwijl je CRM mogelijk meerdere contactpersonen beheert. Ook API-limieten bepalen de synchronisatiesnelheid.
Beveiligingskwesties vereisen extra aandacht omdat gevoelige financiële klantdata wordt uitgewisseld tussen systemen. Je moet zorgen voor veilige verbindingen en juiste autorisaties om datalekken te voorkomen.
Duplicate debiteuren ontstaan wanneer synchronisatie niet goed is geconfigureerd. Klanten kunnen dan dubbel in je boekhoudsoftware verschijnen, wat de administratie verstoort. Goede matching-regels zijn belangrijk om dit te voorkomen.
Synchronisatie-conflicten bij financiële gegevens kunnen ontstaan wanneer dezelfde debiteur tegelijkertijd in beide systemen wordt gewijzigd. Duidelijke prioriteitsregels voorkomen deze problemen.
Hoe zet je automatische synchronisatie op tussen je CRM en Exact?
Start met een grondige voorbereiding door je huidige debiteuren- en crediteurendata te controleren en op te schonen. Verwijder duplicaten en corrigeer onjuiste gegevens voordat je begint met synchroniseren.
Configureer de koppeling volgens de eenvoudige implementatiestappen van je CRM-leverancier. Voor SnelStart gebruik je de koppelsleutel methodiek, voor Exact Online volg je de API-configuratie. De leverancier heeft dit proces zo makkelijk mogelijk gemaakt.
Map de financiële datavelden tussen beide systemen. Bepaal welke debiteurenvelden in je CRM overeenkomen met welke velden in je boekhoudsoftware. Let op verschillen in dataformaten en veldlengtes.
Test de financiële synchronisatie uitgebreid voordat je live gaat. Begin met een kleine set testdebiteuren om te controleren of boekhoudkundig relevante informatie correct wordt overgenomen. Test zowel de initiële synchronisatie als real-time updates.
Monitor de eerste weken na implementatie extra goed. Controleer regelmatig of debiteuren- en crediteurengegevens correct worden gesynchroniseerd en los eventuele problemen direct op. Stel waarschuwingen in voor gefaalde synchronisaties.
Wat moet je doen als de synchronisatie niet goed werkt?
Controleer allereerst de koppelingsverbindingen tussen je systemen. Voor SnelStart controleer je de koppelsleutel, voor Exact Online de API-toegang. Verlopen toegangsgegevens zijn vaak de oorzaak van synchronisatieproblemen.
Bekijk de error logs van je synchronisatie-tool. Deze bevatten meestal specifieke foutmeldingen die aangeven waar het probleem zit bij het synchroniseren van financiële gegevens. Veel voorkomende fouten zijn dataformat-problemen of API-limieten.
Controleer je datamapping wanneer bepaalde debiteuren- of crediteurenvelden niet correct worden gesynchroniseerd. Mogelijk zijn er wijzigingen in een van de systemen waardoor de mapping niet meer klopt.
Reset de financiële synchronisatie indien nodig door een volledige hersynchronisatie uit te voeren. Dit lost vaak problemen op met incomplete of beschadigde overdracht van boekhoudkundig relevante informatie.
Neem contact op met de support van je CRM-leverancier als problemen aanhouden. Zij kunnen dieper ingaan op technische issues en specifieke configuratieproblemen met de financiële koppeling oplossen.
Onderhoud je synchronisatie door regelmatig updates uit te voeren en de prestaties te monitoren. Preventief onderhoud voorkomt veel problemen en houdt je financiële integratie optimaal functioneren.
Automatische synchronisatie van financiële klantgegevens met Exact biedt enorme voordelen voor je bedrijfsvoering door de administratieve last te verminderen en ervoor te zorgen dat alles klopt. Met goede voorbereiding en de juiste koppeling kun je zorgen voor naadloze overdracht van boekhoudkundig relevante informatie die je boekhouder tijd bespaart en je financiële processen verbetert. We helpen MKB-ondernemingen graag bij het realiseren van deze efficiënte financiële koppelingen binnen hun unieke bedrijfsprocessen. Ontdek alle features die beschikbaar zijn voor optimale bedrijfsautomatisering.
